Cópia Não Controlada - PRO/CML V.4

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1 Página 1 de 7 Tipo de Documento PROCEDIMENTO Título do Documento Procedimento de Transporte de Produtos de Varejo Número e Versão do Documento Fase Elaborado por PRO/CML V.4 Vigente Elizabeth Tessaro Cremoneis Área Departamento Comercial de Produtos de varejo; Departamento de Logística Integrada; Departamento de Logística Integrada- Centro de Distribuição; Departamento de Logística Integrada- Transportes; Indústria de Produtos de Varejo - Administrativo; Departamento Financeiro - Operações Financeiras Cópia Não-Controlada 01. OBJETIVO: Este documento visa orientar sobre o procedimento de Transporte dos Produtos de Varejo da Cocamar realizado (s) pelas Transportadora(s) / Posto de Distribuição Avançado. 02. CAMPO DE APLICAÇÃO: Esta norma aplica-se ao Departamento de Logística Integrada - Área de Transporte e Distribuição, Centro de Distribuição, e Departamento Comercial de Produtos de Varejo. Níveis Organizacionais Treinamento Sensibilização Superintendentes Gerente de Logística Integrada, Recomendado Gerente Comercial de Produtos de Varejo. Coordenadores de Transporte e Obrigatório Distribuição, Centro de Distribuição, Planejamento e Controle Logístico, Gerentes de Vendas. Especialista Encarregados de Expedição e Obrigatório Faturamento Analista Técnico Assistentes Comerciais Obrigatório Auxiliar Administrativo Comerciais e do Administrativo da Indústria de Produtos de Varejo 03. RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE: Atividade CV TD EXP TRA PDA MOT PCC FAT Gerar Confirmação de Negócios

2 Página 2 de 7 (CN) Montar carga Liberar para transporte Localizar motorista Fazer cadastro Realizar check list Emitir autorização de - carregamento Expedir produto Emitir documentação R Descarregar no destino Trocar carta frete R A Efetivar a compensação Montar carga PDA Emitir nota fiscal para os PDAS Enviar nota fiscal A R Emitir nota fiscal de retorno Efetuar entrega 04. FLUXOGRAMA:

3 Página 3 de DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO DE TRANSPORTE DE PRODUTOS: GERAR CN:

4 Página 4 de 7 A Área Comercial de Produtos de Varejo deve realizar a geração da CN, conforme Procedimento de Comercialização de Produtos de Varejo - PRO/CML-0001, iniciando desta forma o processo de transportes de produtos de varejo. Esse processo deve ser liberado para a Área de Transportes e Distribuição em dois horários no decorrer do dia: 1º liberação até às 10h e a 2º liberação até às 14h30min. 5.2 MONTAR CARGA: Após a Área Comercial realizar a liberação da CN no sistema CML, a Área de Transporte e Distribuição deve realizar as montagens das cargas, identificando o que é carga direta, transferência e PDAs LIBERAR PARA O TRANSPORTE: A Área de Transporte e Distribuição deve liberar as cargas diretas e transferências, via sistema CML, para que seja realizado o transporte. Esta liberação ocorre para a Transcocamar, duas vezes ao dia: - 1º liberação até às 12h. - 2º liberação até às 16h. A Transportadora deve disponibilizar um caminhão até os seguintes horários: - até às 08h do dia seguinte da 1º liberação (as liberações ocorridas até às 12h). - até às 12h do dia seguinte da 2º liberação (as liberações ocorridas até às 16h). Caso esses horários não sejam cumpridos, a Área de Transportes e Distribuição deve buscar no mercado outras transportadoras para atender sua necessidade. Se não conseguir contratar transporte para a 1ª liberação até às 12h, e para a 2ª liberação até às 15h, deverá acionar o recurso da frota própria e ou dedicada LOCALIZAR MOTORISTA: A transportadora é responsável por esta etapa, no qual deve localizar um veículo que seja adequado às necessidades da carga a ser enviada. Após a Transportadora localizar o veículo apto a transportar a carga pertinente, deve realizar a negociação sobre o valor do frete com base na cotação de frete, estipulada pela Área de Transporte e Distribuição. Quando o motorista e a Transportadora chegarem a um consenso sobre o valor do frete encerra-se esta fase. 5.5 LIBERAR MOTORISTA: No caso do motorista localizado não ser cadastrado é necessário a realização do cadastro. Neste cadastro são analisadas diversas informações, e a partir delas o cadastro é aprovado ou não pelo gerenciamento de risco. Quando o motorista tem seu cadastro confirmado, recebe um número de liberação, afirmando que o mesmo está apto a transportar a devida carga. Se houver alguma restrição no cadastro do motorista ou do veículo o processo retorna, sendo que, é necessário localizar outro motorista e fazer nova negociação de frete REALIZAR CHECK LIST: Nesta etapa do processo a Transportadora deve realizar uma avaliação das condições gerais do veículo, verificando se está em boas condições para o transporte. No Check List são analisados vários itens/partes do veículo (Lona, freios, carroceria etc.). Feitas todas essas verificações a Transportadora deve preencher o formulário Avaliação do Serviço de Transporte - FOL/F-0034, e aprovar ou reprovar do caminhão. Caso o veículo seja reprovado, o processo retorna, sendo que, é necessário localizar outro motorista e fazer nova negociação de frete EMITIR AUTORIZAÇÃO DE CARREGAMENTO:

5 Página 5 de 7 Após a Transportadora aprovar o veículo, deve emitir uma autorização de carregamento. Essa autorização é dada via sistema Cocamar ou de forma manual. No caso de optar pelo transporte pela frota própria a Área de Transporte e Distribuição deve emitir a autorização de carregamento EXPEDIR PRODUTO: O Setor de Expedição da Indústria de Produtos de Varejo deve realizar o processo de expedição de produtos conforme o Procedimento para Expedição de Produtos - PRO/FOL EMITIR DOCUMENTAÇÃO DE MANIFESTO: Realizado o embarque da carga, o motorista deve retornar a Transportadora, no qual será emitida a documentação de manifesto e poderá ser feito o adiantamento do frete. A documentação de manifesto é emitida com base nas notas fiscais e na ordem de carregamento. Nesta etapa o motorista recebe a carta frete com seu respectivo valor (adiantado e para receber), juntamente com um envelope contendo as instruções para caso de acidente DESCARREGAR NO DESTINO: Nesta fase ocorre a liberação para viagem até as regiões de entrega. O motorista descarrega o conteúdo junto ao destino de entrega, seguindo o informado nas notas fiscais. Esta entrega pode ser feita diretamente para o cliente ou também para um PDA, que será responsável por realizar a entrega aos clientes, após ter recebido as notas fiscais TROCAR CARTA FRETE: Realizada as entregas, o motorista receberá o total/parcial do frete na região de destino da entrega, normalmente, em um posto de combustível conveniado. O posto conveniado retém o manifesto para depois repassar para Transportadora EFETIVAR A COMPENSAÇÃO: Feito o pagamento total do frete para o motorista, o posto conveniado envia os comprovantes (canhoto da nota fiscal e carta frete) para a Transportadora junto ao manifesto, via correio. Quando a transportadora recebe estes documentos deve encaminhá-los ao Departamento Financeiro - Seção Contas a Pagar da Cocamar, que deve efetivar a compensação junto ao posto conveniado FATURAR NOTA FISCAL: Quando as cargas forem com destino aos PDAs devem ser liberadas juntamente com as cargas diretas e de transferência, cumprindo assim os mesmos horários. O faturamento deve emitir as notas fiscais até o limite das 13h, quando for via sedex, com destinos aos PDAs ENVIAR NOTA FISCAL: Após faturar as notas, o Setor de Faturamento deve entrar em contato com Área de Transporte e Distribuição para verificar qual meio de envio das notas fiscais aos PDAs e posteriormente encaminhá-las, conforme o definido EMITIR NOTA FISCAL DE RETORNO: O PDAs devem emitir nota fiscal de retorno para a Cocamar das mercadorias enviadas como Remessa para Depósito, conforme ocorrer os faturamentos.

6 Página 6 de EFETUAR ENTREGA: Os PDAs devem entregar os produtos aos clientes conforme as informações constantes nas notas fiscais de vendas, ou no arquivos textos encaminhados pela Área de Transporte e Distribuição. Após a realização das entregas os PDAs devem encaminhar para Área de Transporte os canhotos das notas fiscais devidamente assinados. 06. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA: Não aplicável. 07. TERMOS E DEFINIÇÕES: PRO: Procedimento. CN: Confirmação de Negócio. Procedimento: Forma especificada de executar uma atividade ou um processo. DocNIX: Software para controle de documentos de Gestão da Qualidade. Software: Programas de computador, pelos quais podemos executar determinadas tarefas tais como: resolver problemas, executar uma função desejada, gerenciar informações, entre outras. Check List: Processo de avaliação das condições gerais do veículo. Neste se analisa as condições básicas do caminhão. CV: Comercial de Varejo. TD: Área de Transporte e Distribuição. EXP: Expedição da Indústria de Produtos de Varejo TRA: Transportadoras. PDA: Posto de Distribuição Avançado. MOT: Motorista. PCC: Posto de Combustível Conveniado. FAT: Faturamento Cargas diretas: a Área Centro de Distribuição realizará a expedição diretamente ao cliente. Cargas transferências: são aquelas que serão entregues em: Operadores Logísticos, PDAs e Unidades da Cocamar, o qual posteriormente serão distribuídas pelos mesmos. Data Criação Em Vigência desde 01/06/ /06/2006 Aprovado Em Próxima Revisão 05/06/ /06/2007 Revisores Aprovador Lazaro Antonio O. da Silva Antonio Manuel Lopes Jeronimo Marco Orozimbo Anexos FOL/F v. 4 - Avaliação de Serviço de Transporte Documentos Referenciados PRO/CML v. 5 PRO/FOL v. 5 Registros Alocação de Carga Avaliação do Serviço de Transporte Confirmação de Negocio (CN) Cotação de Cargas Liberação de Cotação Prévia de Cotação Arquivos Anexados

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