Central de Serviços- HSF Versão Junho/2014

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1 Central de Serviços- HSF Versão Junho/2014 São Francisco Centro de Serviços Compartilhados 1

2 OBJETIVO: A Central de Serviços HSF tem por objetivo a coleta e entrega de correspondências entre os setores e unidades do Grupo São Francisco nas unidades de Ribeirão Preto. São de sua exclusiva responsabilidade o cumprimento das rotinas fixas estabelecidas e o gerenciamento da frota de moto boys para demandas fixas e extraordinárias. O setor também é responsável por receber as solicitações de moto boys extra contrato, por efetuar o controle destas solicitações e indicar o consumo por área para rateio da despesa total do serviço. Também responsável em orientar os setores quanto ao custo envolvido em solicitações extra e a viabilidade e prazo de atendimento dentro de rotinas disponíveis Auxilia, por intermédio, as necessidades de unidades externas junto a o fornecedor principal dos serviços. PROCEDIMENTOS: 1. Coleta de documentos: Todos os setores devem encaminhar seus documentos e correspondências aos pontos de coleta de suas respectivas unidades. Os documentos serão coletados de acordo com a rotina e horários estabelecidos, por moto boy ou colaborador da Central de Serviços. Os documentos devem estar disponíveis no local de coleta no horário indicado. Excepcionalmente será concedida tolerância de 5 minutos de espera, para coleta dos documentos. Os documentos também poderão ser encaminhados diretamente à Central de Serviços. Sendo necessária a entrega com 10 minutos de antecedência do horário de saída da rotina. ATENÇÃO: É de fundamental importância o cumprimento do horário e local de coleta estabelecido para que não haja prejuízo das demais rotinas a serem efetuadas. 2. Padrão de envio de documentos. Serão aceitos na central de serviços documentos e correspondências dos setores e unidades do GSF desde que acondicionados em envelopes ou malotes, devidamente endereçados, indicando local de origem e remetente bem como local de destino e destinatário e objeto (indicação genérica), São Francisco Centro de Serviços Compartilhados 2

3 Documentos soltos e/ou sem as informações básicas de endereçamento, acima mencionadas, não serão coletados ou aceitos na Central de Serviços. 3. Protocolos. Serão registrados os documentos, malotes e correspondências recebidas na central de serviços, o registro irá considerar as informações de endereçamento obrigatório (Remetente, destinatário e objeto). A Central de Serviços não esta autorizada a abrir malotes e demais correspondências que não estejam a ela destinados. Os documentos serão direcionados até o ponto de recebimento de cada unidade. A unidade de forma geral receberá um informativo dos documentos que estão sendo encaminhados. A responsabilidade da Central de Serviços cessa com a entrega dos documentos no ponto comum de recebimento. Os setores podem enviar junto a suas correspondências protocolos próprios, a assinatura e devolução do mesmo fica a cargo do setor ou unidade destinatário. Em entregas extra rotina, onde houver a necessidade de assinatura do protocolo, o mesmo deve ser colocado do lado externo do envelope ou malote e a necessidade de sua assinatura indicada expressamente. 4. Distribuição de documentos. OS documentos serão recepcionados pela Central de Serviços, separados e registrados. Serão entregues as unidades externas* e, disponibilizados para retirada das unidades e setores internos**. Será enviado informativo de recebimento de documentos as áreas internas, para que efetuem a retirada em até 24 horas uteis. *Unidades externas: Emissões de Guias SFSS e FWBP, Sesmet 9 de Julho, Unidades Comerciais 9 de Julho e 7 de Setembro, Unidade de Ortopedia, Saúde Plena, Clinica de Especialidades, CEM, Fisioterapia, Adm. Av. Portugal, Und. Operações Carlos Consone e Centro de Logística Av. do Café. **Unidades internas: Hemac, CAON, Hospital Dia, Unidades e setores do Hospital São Francisco. 5. Rotinas fixas (Segunda a Sexta-feira). Adm. Av. Portugal: 08:30, 13:30 e 15:30 Und. Operações Av. Carlos Consone: 08:30, 13:30 e 15:30 Centro de Logística Av. do Café: 13:00 Emissões de Guias SFSS e FWBP, Unds. Comerciais 07 de Setembro e 09 de julho, Sesmet e Unidade de Ortopedia: 08:30 São Francisco Centro de Serviços Compartilhados 3

4 Bancos Financeiro: 10:30 e 13:30 Correios: 16:00 Entregas eventuais, em destinatários não listados nas rotinas fixas, serão inclusas dentro da disponibilidade dos entregadores. A Central de Serviços ao receber a demanda deve informar ao solicitante o prazo estimado para entrega da correspondência no local indicado. 6. Solicitação de moto boys extra contrato. Em situações de urgência, onde o tempo de atendimento da solicitação extra rotina não for compatível com a necessidade da entrega, o solicitante pode autorizar a solicitação de um moto boy extra ao Prestador de Serviços. A solicitação e autorização deverá ser realizada por meio do formulário abaixo, disponível no Portal São Francisco. Não estão autorizados atendimentos dessa natureza sem o registro por meio do formulário. É vedada a solicitação do serviço diretamente ao prestador de Serviços, com exceção de datas excepcionais que serão previamente informadas, feriados e finais de semana. O envio do formulário ao fornecedor é obrigatório, devendo o mesmo se recusar ao atendimento sem que haja a apresentação do documento, que nesta situação deve ser assinado pelo solicitante, obrigatoriamente. Os valores pertinentes a cada serviço extra estão disponíveis e atualizados no Portal São Francisco. Quanto feita solicitação do serviço extra, o custo referente a este serviço será diretamente lançado ao centro de custo do solicitante. ATENÇÃO: O atendimento estará condicionado a disponibilidade de moto boys do prestador de serviços, o tempo de atendimento será informado antes de efetivada à contratação. São Francisco Centro de Serviços Compartilhados 4

5 SOLICITAÇÃO EXTRA ROTINA CENTRAL DE SERVIÇOS - CSC NOME DO SOLICITANTE: SETOR: TELEFONE: GERÊNCIA: CENTRO CUSTO: SERVIÇO EXTRA SOLICITADO LOCAL DO SERVIÇO (CIDADE) PRIORIDADE: LOCAL DE ORIGEM (COLETA) LOCAL DE DESTINO (ENTREGA) OBJETO Endereço: Endereço: Nº Nº Bairro: Bairro: Cidade: Cidade: Responsável: Responsável: INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES. IMPORTANTE: A CENTRAL DE SERVIÇOS DISPÕE DE ROTINAS DIÁRIAS EM HORÁRIOS DISTINTOS PARA ATENDER AS NECESSIDADES DO GSF. ANTES DE SOLICITAR UM SERVIÇO EXTRA VERIFIQUE SE UM DOS HORÁRIOS DA ROTINA NÃO PODE ATENDER A SUA NECESSIDADE E SEMPRE QUE NECESSÁRIO ENTRE EM CONTATO. TELEFONE: (16) Regras A. Prazos Ação Envio de documentos rotinas fixas Envio de documentos em rotinas extraordinárias Solicitações de moto boy ou ouro serviço extra Prazo Os documentos coletados ou entregues na Central de Serviços serão encaminhados no seguinte imediato horário fixo estipulado, para cumprimento da rotina do local de destino. Documentos destinados a locais não contemplados pelas rotinas fixas, serão inseridos na disponibilidade dos moto boys, o prazo para atendimento da solicitação será informado pela Central de Serviços ao solicitante. Recebido o formulário de solicitação, disponível no Portal SF, a Central de serviços, em até 20 minutos, irá acionar o prestador de serviços, verificar a disponibilidade para atendimento da solicitação e informará ao solicitante para efetivação do serviço. São Francisco Centro de Serviços Compartilhados 5

6 B. Indicadores Indicador Descrição Meio de medição Conformidade Correspondências de modo geral recebidas de acordo com a regra de padrão de envio a central de serviços Pontualidade Qualidade Produtividade Entregas recebidas e efetuadas na rotina em que foram destinadas. Entregas corretamente realizadas pelo Central de Serviços HSF,dentro dos indicadores de conformidade e pontualidade. a) Quantidade de entregas efetuados pelo setor Quantidade de solicitações recebidas em conformidade dividido pelo total de solicitações recebidas. Quantidade de solicitações de entrega atendidas dentro do prazo estabelecido pela rotina, dividido pelo total de solicitações deentrega efetivadas. Quantidade de entregas não efetivadas dividido pela quantidade total de entregas efetivados. Quantidade efetivada divididas pela quantidade de dias úteis do mês de trabalho C. Tratamento de não conformidades Entrada Correspondências ou solicitação de serviços extrasolicitação desconformes com as condições estabelecidas. Ação acordada a) Solicitação sem formulário: O solicitante será informado via e- mail da necessidade do preenchimento do formulário adequado e a solicitação informal será desconsiderada. b) Formulários com preenchimento incompleto serão vetados automaticamente pelo sistema de gerenciamento. c) Documentos disponibilizados para coleta ou enviados a Central de Serviços em desconformidade com o padrão de endereçamento serão imediatamente devolvidos ao remetente para adequação e reenvio. São Francisco Centro de Serviços Compartilhados 6

7 8. Equipe. Administrativo: Luciana G. Lima Marcelo Camperoni Samuel Torrezan Hingridy Simões Moto Boys Wagner Fábio Alexandre Gerência Walter de Fernando Filho 9. Contatos: Central de Serviços (16) Responsável Administrativo (16) Portal São Francisco São Francisco Centro de Serviços Compartilhados 7

8 São Francisco Centro de Serviços Compartilhados 8

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