PROCEDIMENTO GERENCIAL

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1 03 1 / 7 ÍNDICE 1. OBJETIVO ÂMBITO DE APLICAÇÃO DEFINIÇÕES SÍMBOLOS E SIGLAS DESCRIÇÃO INDICADORES RELACIONADOS REFERÊNCIAS ANEXOS... 7

2 03 2 / 7 1. OBJETIVO Estabelecer os procedimentos e responsabilidades que deverão ser observados pelas empresas do grupo BMG para o fiel cumprimento da Política de Veículos Executivos. 2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO Aplica-se a todas as empresas não financeiras do Grupo BMG, considerados os critérios de elegibilidade estabelecidos na Política de Veículos Executivos. 3. DEFINIÇÕES Comex: Comitê Executivo do Grupo BMG, composto pela Presidência, Vice-Presidência, Diretoria Executiva da Comercial Mineira, Superintendência de Relações Institucionais e Superintendência de Auditoria Interna do Grupo BMG, que tem como objetivo deliberar sobre os assuntos estratégicos do grupo; CSC: Departamento do grupo responsável pelos procedimentos comuns das empresas; Usuário Autorizado: Diretor ou qualquer outro colaborador do Grupo BMG que possua direito ao uso de veículo do Grupo BMG. Termo de responsabilidade: documento que estabelece as responsabilidades para utilização do veículo e da autorização para desconto de multas. 4. SÍMBOLOS E SIGLAS Não se aplica. 5. DESCRIÇÃO 5.1. Solicitação As solicitações de veículos devem ser formalizadas por ao Vice-Presidente do Grupo BMG, que as submeterá ao Comex para apreciação, mediante análise dos critérios de elegibilidade dispostos na Política de Veículos Executivos ou justificativa aplicável para o pedido Devem ser identificados na aprovação do Comex: nome, empresa, cargo, área de atuação e dados do veículo proposto Caso o pedido seja aprovado, deverá ser encaminhada a cópia da aprovação ao Setor Administrativo do CSC, para que faça a requisição de compra, indicando o modelo escolhido Caso o pedido seja negado, o Vice-Presidente encaminhará uma resposta ao pedido do solicitante indicando os motivos da negativa Processo de aquisição do veículo

3 03 3 / Caberá ao Setor Administrativo do CSC: a) Após receber a aprovação formal do COMEX, formalizar a requisição de compra ao Setor de Suprimentos do CSC, especificando todos os dados do veículo a ser adquirido, bem como a empresa para a qual deverá ser faturado o bem. b) Providenciar a assinatura pelo Usuário Autorizado do Termo de Responsabilidade, e entregá-lo ao Setor de Recursos Humanos do CSC ou da empresa do Grupo, caso possua setor próprio, para arquivamento; c) Controlar e solicitar o pagamento dos impostos devidos: IPVA, DPVAT e Licenciamento. d) Manter em pastas individuais, por veículo, o arquivamento dos documentos: Nota Fiscal de Compra, Certificado de Registro de Veículo- CRV, aprovações e demais documentos que componham a compra e o acompanhamento periódico. O documento de transferência do veículo deve ser mantido no cofre sob a custódia do Setor Financeiro do CSC Caberá ao Setor de Suprimentos do CSC: a) efetuar a compra do veículo, respeitados os termos da Política de Compras e respectivos procedimentos internos. b) informar ao Usuário Autorizado o prazo para entrega do veículo; c) acompanhar junto à concessionária o faturamento da Nota Fiscal e envio ao Grupo BMG; d) conferir os dados da Nota Fiscal e encaminhá-la ao Setor Fiscal do CSC ou da empresa do grupo, caso possua setor próprio, para lançamento contábil e posterior encaminhamento ao Setor Financeiro do CSC ou da empresa do Grupo, se for o caso, para pagamento; e) providenciar o emplacamento do veículo; f) solicitar ao Setor Financeiro do CSC ou da empresa do Grupo, se for o caso, a contratação do seguro automotivo; g) encaminhar a documentação referente à aquisição do veículo ao Setor Fiscal do CSC ou da empresa do Grupo, se for o caso, para inclusão no ativo imobilizado. Nota1: Conforme definido na política, o emplacamento do veículo será feito em Belo Horizonte, visando melhor controle dos mesmos. Contudo, para os veículos adquiridos eventualmente em outros Estados, será analisado o custo x benefício fiscal, pelo Comex, por meio de solicitação do Setor Administrativo do CSC.

4 03 4 / 7 Nota 2: A retirada do veículo da concessionária só ocorrerá com autorização por escrito do Setor de Suprimentos do CSC, mediante o devido licenciamento, emplacamento e contratação de seguro. O veículo somente poderá ser retirado pelo Usuário Autorizado Caberá ao Setor Fiscal do CSC e das empresas do Grupo: a) registrar o veículo no ativo imobilizado da empresa do Grupo BMG proprietária do veículo; b) manter controle atualizado dos veículos do ativo imobilizado Caberá ao Setor Financeiro do CSC e das empresas do Grupo: a) Providenciar a contratação do seguro automotivo, após realização de, no mínimo, 3 (três) cotações; b) Controlar os prazos de vigência das apólices e providenciar a sua renovação em tempo hábil, respeitando as regras de cotação previstas na alínea a acima Caberá ao Setor de RH: a) Manter arquivamento dos termos de responsabilidade Pagamentos de impostos e taxas Para realização dos pagamentos de IPVA, DPVAT, TRLAV e outros incidentes, deverá o Setor Administrativo do CSC: a) Apurar os valores a serem pagos, bem como definir, junto à Diretoria do CSC, a forma de pagamento, considerando as opções de parcelamento e pagamento com desconto; b) Encaminhar as guias ao setor Financeiro do CSC e/ou das empresas do Grupo para pagamento. c) Enviar cópia dos comprovantes de pagamento das guias ao Usuário Autorizado Sinistros Em caso de sinistro, o Usuário Autorizado deverá entrar em contato imediatamente com o Setor Administrativo do CSC, informando sobre a sua ocorrência e seguir as suas orientações O Usuário Autorizado deverá providenciar a emissão do Boletim de Ocorrência Policial BO, coletar os dados de terceiros envolvidos e testemunhas.

5 03 5 / Não obstante, o Usuário Autorizado deverá agir consoante as orientações constantes do manual da seguradora contratada pelo Grupo BMG, de forma a garantir que a cobertura seja preservada sempre que possível As informações e documentos acerca do registro do sinistro deverão ser encaminhados ao Setor Administrativo do CSC no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas contadas da sua ocorrência Em caso de perda total, furto ou roubo, caberá ao Setor Administrativo do CSC providenciar a compra de novo veículo, observadas as regras previstas na Política de Veículos Executivos no que diz respeito à ocorrência de sinistros Para a aquisição de novo veículo, deverá o Setor Administrativo do CSC solicitar a autorização da Vice-Presidência, e reiniciar o procedimento previsto na cláusula 5.2. acima Multas O Setor Administrativo do CSC é responsável pelo recebimento e controle das multas dos veículos de propriedade das empresas do Grupo BMG Caberá ao Setor Administrativo do CSC tomar as seguintes medidas: i. Entregar a notificação de autuação para identificação do condutor ao Usuario Autorizado; ii. Recebida pela empresa a notificação para o pagamento da multa, encaminhar ao Usuario Autorizado para pagamento no prazo legal. iii. Encaminhar ao Usuário Autorizado, no mínimo anualmente, informações e comunicados pertinentes a situação do veículo através de , para que possa efetuar os devidos pagamentos que forem de sua responsabilidade. Nota: deve ser encaminhada ao Setor Fiscal do CSC e da empresa do Grupo cópia de todas as autuações e multas aplicadas aos veículos do ativo imobilizado, imediatamente após o seu recebimento Caberá ao Usuário Autorizado: i. Providenciar o protocolo da notificação de autuação junto ao órgão competente com a identificação do condutor, exibindo cópia do respectivo protocolo no prazo de 48 (quarenta e oito) horas após a sua efetivação ao Setor Administrativo do CSC; ii. Providenciar o pagamento das multas dentro do prazo de vencimento;

6 03 6 / 7 iii. Encaminhar ao Setor Administrativo do CSC todas as notificações de autuação de trânsito e multas pagas, para a devida baixa Manutenção preventiva O Setor Administrativo do CSC é responsável pelo controle das manutenções periódicas dos veículos de propriedade das empresas do Grupo BMG As revisões e manutenções preventivas deverão ser providenciadas pelo Setor Administrativo do CSC toda vez que os carros atingirem a quilometragem indicada pelo fabricante ou que conste na etiqueta de revisão Quando da necessidade de revisão e manutenção preventiva do veículo, o Setor Administrativo do CSC deverá formalizar a requisição ao Setor de Suprimentos do CSC, que realizará as cotações, de acordo com a Política de Compras. Após definida a concessionária autorizada, deverá o Setor de Suprimentos comunicar o Setor Administrativo a empresa selecionada e data agendada Após recebimento de tais informações, deverá o Setor Administrativo orientar o Usuário Autorizado, para que leve o veículo à concessionária. Nota: O pagamento das despesas com manutenção deverá ocorrer através do faturamento direto pela concessionária ou oficina, devendo o Setor de Suprimentos solicitar o pagamento mediante Nota Fiscal apresentada; Opção de compra Após o encerramento do período determinado para a troca do veículo ou em caso de desligamento, o Usuário Autorizado deverá solicitar por à Vice-Presidência autorização para exercício da opção de compra do veículo, caso haja interesse A Vice-Presidência submeterá o assunto ao Comex, que deliberará sobre a autorização ou não do exercício de compra Caso a compra não seja autorizada, a Vice-Presidência encaminhará uma resposta ao pedido do Usuário Autorizado indicando os motivos da negativa Caso a compra seja autorizada, a Vice-Presidência formalizará a autorização por ao Usuário Autorizado, que deverá encaminhá-la ao Setor Administrativo do CSC para as devidas providências O Setor Administrativo realizará a avaliação do valor médio de mercado do veículo, de acordo com a tabela Fipe divulgada pela Fundação Getúlio Vargas, e informará o valor ao USUÁRIO AUTORIZADO com o desconto de 20% (vinte por cento) previsto na Política de Veículos Executivos.

7 03 7 / O Usuário Autorizado terá o prazo de 10 dias úteis para comunicar ao Setor Administrativo do CSC se irá ou não exercer a compra do veículo Caso opte por não adquirir o bem, ou caso o Comex tenha deliberado por não conceder a opção de compra, deverá o Usuário Autorizado devolver o veículo ao Setor Administrativo do CSC no prazo de 24 (vinte e quatro) horas, em caso de desligamento, ou no momento da troca, no caso de encerramento do prazo para troca do veículo, procedendo com a entrega do bem em condições de uso e perfeito estado de conservação, acompanhado dos documentos, manuais, chaves e chaves reservas Deverá o Setor Administrativo providenciar a vistoria do veículo, respondendo o Usuário Autorizado por qualquer dano causado ao bem Nas hipóteses de desligamento, deverá o Setor Administrativo verificar se há ocorrências de notificações de autuações, cujas multas ainda não tenham sido geradas, e solicitar as devidas providências ao Usuário Autorizado, nos termos da cláusula 5.5 acima Caso o Usuário Autorizado exerça a opção de compra, deverá o Setor Administrativo entregá-lo o documento de transferência do veículo, assinado pelo representante da empresa vendedora, para preenchimento e providências junto aos órgãos competentes O Setor Administrativo também deverá, nesta hipótese, entregar uma cópia do documento de transferência ao Setor Fiscal para baixa do ativo fixo Caberá ao Usuário Autorizado providenciar o pagamento do valor do veículo por meio de TED na conta identificada pelo Setor Administrativo do Grupo BMG no prazo de 5 dias contados do exercício da opção de compra. 6. INDICADORES RELACIONADOS Não definidos 7. REFERÊNCIAS 7.1- Política de Veículos Executivos 8. ANEXOS 8.1-Termo de Responsabilidade