SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho

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1 ÁREA DE PESSOAL IT / 7 1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes para a realização das atividades da Área de Pessoal. 1. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA CLT Consolidação das Leis Trabalhistas. DS. 06 Manual de Funções. IT. 01 Processo Administrativo. 1. PROCEDIMENTOS 3.1 Contratação de pessoal Quando da contratação de pessoal, a Área de Pessoal deverá: Solicitar ao servidor os documentos necessários para a contratação: Carteira de trabalho; Carteira de identidade; CPF; Título de eleitor, com o último comprovante de votação; Comprovante de endereço; Comprovante de escolaridade; PIS/ PASEP; Carteira de reservista (sexo masculino); Certidão de nascimento dos filhos, caso houver; 02 (duas) fotos 3x4 recentes e de frente. Documentos exigidos (registros) no DS. 06 Manual de Funções. Emitir uma Portaria de nomeação da função que o servidor irá exercer, em 03 (três) vias, encaminhando à Presidência para aprovação; Cadastrar o servidor no programa FPW - Folha de Pagamento ; Montar a pasta do servidor (dossiê), inserindo a Ficha Funcional e os documentos do servidor, e solicitando sua assinatura; Imprimir o Contrato de Experiência, com assinaturas do servidor e da Presidência; Elaborado/revisado por: 19/11/2008 Célia de Avelar Soares Data Aprovado para uso: 19/11/2008 Célia de Avelar Soares Data

2 ÁREA DE PESSOAL IT / 7 Anotar a carteira de trabalho do servidor; Entregar a Portaria de nomeação ao servidor, bem como o contrato de experiência. Observação: quando da contratação por tempo determinado, a Área de Pessoal deverá anotar na carteira de trabalho e no dossiê do servidor o período de vigência estabelecido no contrato. 3.2 Demissão de pessoal O processo de demissão poderá ser: a) Demissão sem justa causa Na ocorrência de necessidade de demissão sem justa causa, o responsável pela Unidade (Departamento ou Área) deverá solicitar a demissão ao Departamento de Gestão de Pessoas ou diretamente à Presidência para análise e aprovação. Após aprovação, a Área de Pessoal deverá abrir um processo administrativo, e realizar as seguintes atividades: Emitir Aviso Prévio, quando o servidor for cumprir o aviso; Cadastrar a rescisão do servidor; Solicitar o saldo do FGTS junto à Caixa Econômica Federal CEF, bem como, a numeração do saque do FGTS; Elaborar a Rescisão inserindo o saldo do banco, após o cálculo da rescisão, em 06 (seis) vias, sendo uma via para o Departamento Financeiro, uma via para a Área de Pessoal, uma via para o Sindicato da Categoria e as demais vias para o servidor. Encaminhar o processo à Presidência para análise e aprovação; Encaminhar o processo para o Departamento Financeiro, para emissão do cheque proveniente ao pagamento dos direitos trabalhistas; Encaminhar o servidor ao Sindicato da Categoria para homologação da Rescisão, no caso de servidor com mais de um ano de serviço; Observação: em caso de servidor com menos de um ano de serviço, a homologação da Rescisão é realizada pela Área de Pessoal. b) Demissão a pedido Na ocorrência de demissão a pedido, o servidor deverá solicitar a sua demissão em um documento dirigido à Presidência, encaminhando-o ao Departamento de Gestão de Pessoas, que deverá encaminhar a solicitação à Presidência para análise e aprovação. Após aprovação, a solicitação é encaminhada para a Área de Pessoal.

3 ÁREA DE PESSOAL IT / 7 Quando do recebimento da solicitação, a Área de Pessoal deverá abrir um processo administrativo e realizar as seguintes atividades: Cadastrar a rescisão do servidor, verificando se o mesmo irá cumprir o aviso ou não; Elaborar a Rescisão inserindo o saldo do banco, após o cálculo da rescisão, em 06 (seis) vias, sendo uma via para o Departamento Financeiro, uma via para a Área de Pessoal, uma via para o Sindicato da Categoria e as demais vias para o servidor; Encaminhar o processo para o Departamento Financeiro, para emissão do cheque proveniente ao pagamento dos direitos trabalhistas; Encaminhar o servidor ao Sindicato da Categoria para homologação da Rescisão, no caso de servidor com mais de um ano de serviço; Observação: em caso de servidor com menos de um ano de serviço, a homologação da Rescisão é realizada pela Área de Pessoal. 3.3 Folha de pagamento (mensal e inativo) Para o pagamento da folha de pagamento, a Área de Pessoal deverá: Recolher o ponto de cada colaborador, verificando as faltas e os abonos do mês (férias, atestados médicos). Lançar as faltas e os abonos no sistema SPWIN Ponto Eletrônico. Após cadastro, imprimir e conferir novamente o lançamento dos dados. Para cargos em que Presidência, autorizar a liberação do registro de ponto eletrônico deverá ser preenchido diariamente pelo colaborador em questão, o RG. 084 Folha de freqüência 8 horas ou o RG. 085 Folha de freqüência 6 horas, conforme a carga horária diária deste. Levantar a ocorrência de horas extras e gratificações, por meio de memorandos autorizados pela Gerência do Departamento e Presidência; Levantar os descontos de cada colaborador, tais como: vale transporte, ticket alimentação, pensão, convênios, dentre outros; Inserir todos os dados levantados no sistema FPW Folha de pagamento e calcular a folha de pagamento; Emitir folha de pagamento para conferência; Após conferência, emitir o registro Autorização para Pagamento em 02 (duas) vias, sendo uma para o Departamento Financeiro e outra para o Banco, e encaminhar à Presidência para análise e aprovação. Emitir folha de pagamento definitiva, em 02 (duas) vias, e disquete para o banco, encaminhando-os ao Departamento Financeiro para pagamento; Uma via da folha de pagamento deverá ser armazenada na Área de Pessoal;

4 ÁREA DE PESSOAL IT / 7 Imprimir contra-cheque e encaminhar aos colaboradores. 3.4 Férias Quando do período de férias dos colaboradores, a Área de Pessoal deverá: Encaminhar às Gerências a programação de férias de sua equipe; Cadastrar as férias no sistema FPW Folha de pagamento; Emitir o Aviso de Férias, com antecedência de 30 (trinta) dias e com ciência do líder da área e do Gerente do Departamento, encaminhando-o ao colaborador; Calcular a folha de pagamento das férias; Emitir o recibo das férias; Emitir relação de pagamento de férias e disquete para o banco; Emitir o registro Autorização para Pagamento em 02 (duas) vias, sendo uma para o Departamento Financeiro e outra para o Banco, e encaminhar à Presidência para análise e aprovação. Após aprovação, encaminhar os documentos e disquete para o banco ao Departamento Financeiro para pagamento; Uma via da folha de pagamento das férias deverá ser armazenada na Área de Pessoal; 3.5 Pagamento de encargos Mensalmente, a Área de Pessoal deverá providenciar o pagamento dos seguintes encargos: INSS, utilizando a Guia de GPS do programa SEFIP ; IRRF, utilizando a guia do IRRF; PIS / PASEP, utilizando o DARF Documento de Arrecadação da Receita Federal, no programa SICALC; FGTS, utilizando o programa SEFIP ; Ascreago; Mútua (empréstimos); Banco do Brasil (empréstimos); Ipasgo, utilizando o programa DPC; Pensão alimentícia; Sindicatos;

5 ÁREA DE PESSOAL IT / 7 Ticket de alimentação; por meio de Nota Fiscal do fornecedor, utilizando o programa Sodex; Estagiário e menor aprendiz, por meio de Nota Fiscal do fornecedor; Vale transporte, através de memorando ao Departamento Administrativo solicitando a aquisição do quantitativo necessário; Todos os pagamentos dos encargos acima relacionados devem ser realizados pelo Departamento Financeiro. 3.6 Comunicação ao CAGED Comunicado Geral de Empregados Demitidos e Admitidos Mensalmente, após a emissão da folha de pagamento, a Área de Pessoal deverá informar eletronicamente ao Ministério do Trabalho a relação dos admitidos e demitidos no mês. Após envio, imprimir o recibo de recebimento e arquivar. 3.7 Aplicação de penalidades aos colaboradores (servidores) Na ocorrência de necessidade de penalidades, o Gerente de Gestão de Pessoas deverá encaminhar à Presidência um relato sobre a conduta do colaborador e uma solicitação de aplicação de penalidade. Após aprovação e determinação da penalidade pela Presidência, a Área de Pessoal deverá: Emitir Portaria da penalidade, assinada pela Presidência; Comunicar ao colaborador sobre a penalidade; Observação: em caso de não concordância da penalidade, o colaborador deverá apresentar os seus questionamentos que devem ser apresentados à Unidade responsável pela origem da solicitação da penalidade. E caso, sejam pertinentes, o processo é arquivado. Caso contrário, o colaborador é comunicado sobre a manutenção da penalidade. Arquivar a Portaria, bem como outros documentos relevantes à penalidade na pasta do colaborador (dossiê). 3.8 Atualizações da CTPS A Área de Pessoal é a responsável por atualizar constantemente os dados das CTPS Carteira de Trabalho e Previdência Social dos colaboradores do Crea GO, tais como: salário; férias; licenças; dentre outros.

6 ÁREA DE PESSOAL IT / Abertura e trâmite de processo administrativo Para a abertura e trâmite de processos administrativos, a Área de Pessoal deverá seguir as orientações descritas na IT. 01 Processo Administrativo. 2. REGISTROS Contrato Contrato por tempo determinado Item excluído Folha de pagamento Contra cheque Ficha cadastral Aviso prévio Aviso de férias RG. 084 Folha de freqüência 8 horas RG. 085 Folha de freqüência 6 horas 1. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Contrato Tempo de Retenção Descarte Contrato por tempo determinado Item excluído Contra cheque Área de pessoal Pasta suspensa Acesso da Área de Pessoal Por servidor Permanente - Aviso prévio Aviso de férias Ficha cadastral

7 ÁREA DE PESSOAL IT / 7 Folha de pagamento Área de pessoal Pasta AZ Acesso da Área de Pessoal Por mês Permanente - RG. 084 Folha de freqüência 8 horas RG. 085 Folha de Área de pessoal Caixa Box Acesso da Área de Pessoal Por mês Permanente - freqüência 6 horas