SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho

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1 SERVIÇOS GERAIS IT / 6 1. OBJETIVO Orientar a realização de serviços gerais nas dependências do Crea GO e controle dos s. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA IT. 28 Patrimônio. IT.27 Arquivo Geral e Correspondências 3. PROCEDIMENTOS 3.1 Realização de serviços gerais Quando da necessidade de solicitação de realização de serviços gerais, as Áreas Requisitantes devem utilizar o registro Requisição de Serviço ou Memorando devidamente preenchido e com anuência do Líder, Coordenador e/ou Gestor da Área solicitante, e encaminhar para o Departamento Administrativo/Financeiro. Observação: no caso de necessidade de manutenção predial detectada pela Área de Serviços, não é necessário a aprovação pelo Departamento Administrativo/Financeiro. De posse da solicitação, o Gestor/Assessor Administrativo/Financeiro deve analisar a necessidade da mesma e, caso autorizado, deve despachar a solicitação para a Área de Serviços para providenciar a solicitação verificando: Disponibilidade de material, nos casos de manutenção predial ou serviços que necessitem de utilização de material; Agendamento para realização do serviço. Caso a solicitação não seja apropriada/autorizada, o Departamento Administrativo/Financeiro deve comunicar ao solicitante. No caso da indisponibilidade de material, a deverá solicitar ao Departamento Administrativo/Financeiro, a aquisição do mesmo, através de Memorando devidamente especificado. Mensalmente, a deverá elaborar o RG. 086 Planilha de serviços executados pela e o RG. 108 Planilha de gasto por contrato. Elaborado/revisado por: 15/10/2012 Alessandro da Silva Marques Data Aprovado para uso: 15/10/2012 Edvaldo Pereira Maia Data

2 SERVIÇOS GERAIS IT / Controle de s a) Solicitação e entrega de s Quando da necessidade de solicitação de s, as Áreas Requisitantes devem preencher o registro Solicitação de Veículo, em duas vias, encaminhando estas à Área de Serviços para realização de pré-agendamento. A primeira via será entregue ao solicitante, juntamente com as chaves, no dia da retirada do. Após a devolução do, a segunda via será descartada. No caso de solicitação, dentro da região metropolitana, a liberação será autorizada pelo responsável da e/ou Gestor Administrativo/Financeiro. Em caso de solicitação de viagem para fora da região metropolitana de Goiânia, após verificado a disponibilidade do, através do pré-agendamento via Solicitação de Veículo, o requerente deverá encaminhar um memorando solicitando: o, as diárias e o suprimento de fundos (quando for o caso), ao Gestor Administrativo/Financeiro para análise e aprovação junto à Presidência. Não sendo autorizada, o Departamento Administrativo/Financeiro deverá comunicar tal fato ao solicitante. Quando da entrega do ao solicitante e seu recebimento, a deverá analisar as condições do mesmo e solicitar a assinatura do condutor no registro Solicitação de Veículo. A deverá registrar o RG. 087 Planilha de controle de movimento de s, com objetivo de proceder ao controle da quilometragem diária percorrida, nome do condutor e local de destino, exceto o de uso privativo da Presidência e os de uso permanente da Fiscalização. b) Veículo de uso da Fiscalização Os s de uso permanente da Fiscalização serão controlados por meio do registro RG. 030 Utilização de pela fiscalização, o qual será encaminhado à até o décimo dia útil do subsequente. Mensalmente, o responsável pelo deverá verificar e registrar no RG.101- Verificação das condições dos s as condições deste, relacionadas a: troca de óleo, alinhamento, balanceamento, rodízio de pneus e aspectos físicos (lataria). Referido registro será encaminhado à, até o décimo dia útil do subsequente, para conhecimento e providências, caso necessário.

3 SERVIÇOS GERAIS IT / 6 c) Multas de s Na ocorrência de multas, a deverá verificar quem foi o condutor e encaminhar Memorando ao Gestor Administrativo/Financeiro, com cópia da multa e do registro solicitação de s da da multa. De posse dos documentos, o Gestor Administrativo/Financeiro deverá entrar em contato com o motorista/devedor para a negociação da multa. d) Manutenção dos s Mensalmente, a deverá verificar e registrar no RG. 101 Verificação das condições dos s as condições dos s do Crea GO, exceto os de uso permanente da fiscalização, relacionadas a: troca de óleo, alinhamento, balanceamento, rodízio de pneus e aspectos físicos (lataria). Quando verificada a necessidade de reparos nos s, a deverá encaminhar memorando ao Departamento Administrativo/Financeiro solicitando autorização para realização do serviço e aquisição de peças, quando for o caso. Observação: As manutenções/abastecimentos realizadas nos s devem ser registradas no RG. 107 Planilha de manutenção de. 3.3 Entrega de Correspondências / Motoristas A deverá separar por setor e distribuir aos motoristas, para posterior entrega, as correspondências recebidas pelos Departamentos, Coordenadorias e Assessorias, com o recibo de entrega, até as 9h do dia e que serão entregues pelos motoristas. Após a entrega, os recibos devidamente assinados, serão devolvidos à, assim como, as correspondências que por algum motivo não foram entregues. 3.4 Serviços terceirizados Diariamente, a deverá controlar a pontualidade e assiduidade dos prestadores de serviços vinculados às empresas terceirizadas contratadas pelo Crea-GO, nas áreas de limpeza e vigilância, bem como, controlar as atividades que serão desenvolvidas, supervisionando a qualidade dos serviços prestados, e comunicando ao Gestor Administrativo/Financeiro quando verificado alguma desconformidade. A solicitação para adentrar ao conselho em horários não comerciais, feriados e finais de semana, deverá ser encaminhada ao Gestor Administrativo/Financeiro com anuência do Gestor responsável da Área solicitante para aprovação. A deverá repassar aos prestadores de serviço de vigilância vinculados à empresa terceirizada, o registro RG. 109 Autorização de entrada, com objetivo

4 SERVIÇOS GERAIS IT / 6 de proceder ao controle de acesso de pessoas no interior do prédio da sede do Crea-GO, em horários não comerciais, feriados e finais de semana. Será permitida a entrada somente de pessoas que constarem do RG Autorização de entrada, sendo necessária a assinatura do interessado na entrada. O citado registro deverá ser encaminhado à, no primeiro dia útil subsequente ao seu preenchimento. 3.5 Empréstimo de Bem Patrimonial Para colaboradores do Conselho Quando da necessidade de empréstimos de equipamento ( show, notebook, tela de projeção e outros), a Área solicitante deverá encaminhar Memorando à constando no documento os motivos da solicitação, a de retirada do bem patrimonial, bem como, a de devolução deste. Havendo disponibilidade do equipamento solicitado, a deverá proceder o preenchimento do RG. 151 Termo de Responsabilidade (Empréstimo de Bens Patrimoniais), procedendo, posteriormente, a entrega do bem. Para terceiros Quando da necessidade de empréstimos de equipamento ( show, notebook, tela de projeção e outros), o interessado deverá requerer, este, junto ao Gestor do Departamento Administrativo/Financeiro. Após o deferimento da solicitação, o documento deverá ser encaminhado à. Havendo disponibilidade do equipamento solicitado, a deverá proceder o preenchimento do RG. 151 Termo de Responsabilidade (Empréstimo de Bens Patrimoniais), procedendo, posteriormente, a entrega do bem. 4. REGISTROS Requisição de Serviço Memorando Solicitação de RG. 030 Utilização de pela fiscalização RG. 086 Planilha de serviços executados pela RG. 087 Planilha de controle de movimento de s RG. 107 Planilha de manutenção de RG. 108 Planilha de gasto por contrato RG Autorização de entrada

5 SERVIÇOS GERAIS IT / 6 RG. 101 Verificação das condições dos s RG. 151 Termo de Responsabilidade 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Requisição de Serviço Memorando RG Planilha de serviços executados pela de Serviços Solicitação de ( Primeira via) (ano atual) Caixa Box (anos es) de Serviços uprimentos 05 anos quatro es Solicitação de (Segunda via) Área de Serviços Até a devolução do com a primeira via Planilha de controle de movimento de s RG. 087 de Serviços e por

6 SERVIÇOS GERAIS IT / 6 Planilha de manutenção de RG. 107 Permanente até leilão do Planilha de gasto por contrato RG. 108 Autorização de entrada RG 109 de Serviços Verificação das condições de s RG. 101 de Serviços Termo de Responsabilidade RG. 151 de Serviços Utilização de pela fiscalização RG. 030 Área de Serviços de Serviços 05 anos quatro es