MANUAL DE PROCEDIMENTOS PROCEDIMENTO DE RESCISÃO DE CONTRATO DE TRABALHO

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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS Data Elaboração: 23/04/2013 Código: PRH-04 Elaborado por: Maria Helena Durao Chefe Adm. Pessoal Área Responsável: Recursos Humanos Revisado por: Gabriele G. Heilig Coord. de Auditoria Interna Revisão: 30/05/2016 R2 Aprovado por: Alejandro Araya Diretor Administrativo e Financeiro PROCEDIMENTO DE RESCISÃO DE CONTRATO DE TRABALHO 1. INTRODUÇÃO O Procedimento de Rescisão de Contrato de Trabalho tem por objetivo estabelecer os critérios para o processo de desligamento de empregados e estagiários nas modalidades de: pedido de dispensa, término de contrato, reestruturação organizacional ou de atividade, demissão por justa causa ou sem justa causa, e falecimento. 2. ESCOPO Rescisão de Trabalho de todas as plantas. 3. CAMPO DE APLICAÇÃO Todos os desligamentos de colaboradores realizados na empresa Melhoramentos CMPC. 4. DEFINIÇÕES Rescisão de Contrato de Trabalho: É o rompimento do contrato de trabalho estabelecido entre a empresa e o empregado. Pedido de Dispensa: Rescisão do contrato de trabalho por iniciativa do empregado. Demissão sem justa causa: Rescisão de contrato de trabalho por iniciativa da empresa decorrente de reestruturação organizacional ou de atividade, mudança tecnológica, reorganizacional empresarial, entre outros. Demissão por justa causa: Rescisão contrato de trabalho por iniciativa da empresa, resultado de todo ato doloso ou culposo, de natureza grave que impeça a continuação da relação entre empresa e empregado. Os elementos caracterizados da justa causa estão previstos no artigo 482 da CLT. Atestado de Saúde Ocupacional ASO: Formulário padrão utilizado pelo médico do trabalho para estabelecer a aptidão do candidato, sob aspecto de saúde, para exercer determinada função na empresa, conforme determina a Norma Regulamentadora NR-07 da Secretaria de Segurança e Saúde do Trabalho, do Ministério do Trabalho. 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Formulário SDP Solicitação de Desligamento de Pessoal vide Anexo I Formulário Entrevista de Desligamento vide Anexo II Check List de Desligamento vide Anexo III

2 Identificação: PRH-04 Rev.02 Acesso livre Página 2 de PROCEDIMENTOS 6.1. Solicitação de Desligamento O Gestor da Área de Negócios deve preencher o formulário Solicitação de Desligamento de Pessoal SDP e enviá-lo a área de Recursos Humanos Análise do Desligamento Para efetuar a Rescisão do Contrato de Trabalho, o Analista responsável deve consultar a estabilidade do profissional, para verificar se há algum impedimento legal, ou alguma implicação em Acordo Coletivo de Trabalho relacionado ao desligamento. O Analista de Administração Pessoal deve verificar a estabilidade, bem como acompanhamento ambulatorial decorrente de doença ocupacional. No caso de implicação sindical, o desligamento é negociado com o Sindicato. Já no caso de estabilidade identificada, sendo possível, é realizada negociação, e formalizada a concordância do colaborador, por meio de carta de próprio punho e documento emitido pela empresa declarando renúncia da condição estável. Em seguida, deve ser informado ao Gerente da Área de Negócios informando o resultado da análise. No caso de não haver impedimento, a Diretoria de Recursos Humanos aprova o formulário SDP Solicitação de Desligamento de Pessoal Anexo I. É de responsabilidade do Gestor da Área de Negócios, informar o colaborador da demissão e o encaminhar ao departamento de Recursos Humanos Documentação para Efetivação do Desligamento A área de Negócios deve encaminhar a área de Recursos Humanos a seguinte documentação: Observação: Pedido de dispensa: Formalização da concordância do gestor com o pedido de demissão formalizado em carta de próprio punho do colaborador. Término do contrato de trabalho: Comunicado ao colaborador informando o término do contrato de trabalho, providenciado pela área de Administração de Pessoal. Demissão com justa causa: Carta da empresa emitida e assinada por Recursos Humanos acompanhada de toda documentação comprobatória do fato gerador. Caso o colaborador recuse assinar, duas testemunhas assinam a carta de demissão. Demissão sem justa causa: Carta da empresa assinada por Recursos Humanos com concordância do colaborador formalizada. Caso o colaborador recuse assinar, duas testemunhas assinam a carta de demissão. Falecimento: Comunicação e cópia da certidão de óbito encaminhada ao departamento de Recursos Humanos. O processo de desligamento somente se inicia após o recebimento da documentação descrita acima. Após a aprovação da Solicitação de Desligamento de Pessoal, o trâmite de documentos é tratado diretamente entre o gestor e Recursos Humanos, o qual verifica a documentação recebida e solicita providências caso a documentação não esteja de acordo. Em seguida, Recursos Humanos, comunica via o desligamento do colaborador aos envolvidos no processo, solicitando as providências necessárias (descritas no quadro abaixo, estabelecendo prazos de retorno para cada solicitação).

3 Identificação: PRH-04 Rev.02 Acesso livre Página 3 de 11 Analista de Administração Pessoal Recursos Humanos Benefícios Recursos Humanos Controle de Frequência Tecnologia de Informação Divisão de Saúde e Segurança do Trabalho Solicitar ao colaborador que encaminhe a Carteira de Trabalho e Previdência Social CTPS ao departamento de Recursos Humanos. Encaminhar o empregado para exame demissional e entrevista de desligamento. Solicitar ao colaborador que disponibilize equipamento de informática (notebooks, celulares, etc.) ao departamento de Tecnologia da Informação. Solicitar ao colaborador que disponibilize veículos, cartão combustível, etc., ao departamento de Serviços Gerais. Solicitar devolução de procurações concedidas ao colaborador desligado, se houver. Devolução do crachá e uniformes, quando aplicável. Solicitar ao empregado o preenchimento de seus dados pessoais no Check List de Desligamento e encaminhálo as áreas envolvidas. Em caso de demissão sem justa causa, levantar saldo de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço FGTS e comunicar o desligamento à Caixa Econômica Federal. Levantar débitos junto a Cooperativa de Crédito e Farmácia. Se usuário do plano de saúde e/ou odontológico, informar o desligamento da empresa. Providencias em relação à continuidade do plano. Levantar débitos de Crédito Consignado. Em caso de falecimento, conduzir o processo de indenização do Seguro de Vida. Informar dados recentes de frequência do empregado (fechamento do ponto). Retirar os acessos do colaborador desligado através de chamado aberto pelo Analista de Departamento Pessoal. Realizar exame médico demissional e emitir Atestado de Saúde Ocupacional ASO. O colaborador pode ser dispensado de fazer o exame demissional, caso tenha realizado exame médico periódico inferior a 90 dias da data do desligamento para grau 3 ou 4, e inferior a 135 para grau 1 e 2; Emitir o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário). Jurídico Verificar a existência de procuração concedida ao colaborador e cancelar.

4 Identificação: PRH-04 Rev.02 Acesso livre Página 4 de 11 Todas as informações fornecidas pelas áreas são necessárias para a viabilização do processo de desligamento e cálculo da rescisão de contrato de trabalho. A área de Recursos Humanos deve realizar a entrevista de desligamento com o colaborador, preenchendo o formulário Entrevista de Desligamento, caso seja aceito pelo colaborador Cálculo e Emissão da Rescisão de Contrato de Trabalho RCT e GRRF O Analista de Administração Pessoal deve inserir todas as informações recebidas no sistema Antares, executar o cálculo e emitir o Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho TRCT. No caso de desligamento por demissão sem justa causa e termino de contrato, deve ser gerado no sistema Antares a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS GRRF e confrontar seus valores com os do TRCT. O sistema está parametrizado para calcular a multa de 40% do FGTS automaticamente, mediante inserção do valor total do saldo da conta vinculada do FGTS para fins rescisórios, conforme extrato fornecido pela Caixa Econômica Federal. O arquivo gerado deve ser enviado à Caixa Econômica Federal e a GRRF deve ser emitida para recolhimento. A multa de 10% será recolhida em guia especifica devido a Liminar que a empresa possui. Calculada a Rescisão do Contrato de Trabalho e emitido o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho no sistema Antares, o colaborador desligado é automaticamente desabilitado da folha de pagamento Pagamento de Verbas Rescisórias O pagamento de verbas rescisórias aos colaboradores desligados é realizado por meio de credito em conta corrente, via interface do sistema AP Data com o banco e o sistema SAP para a liberação do recurso (com o banco) Procedimentos Rescisórios Após validação dos cálculos rescisórios, são realizados os seguintes procedimentos: O Analista de Administração Pessoal providencia a baixa na Carteira de Trabalho e Previdência Social CTPS do colaborador desligado; Emite o formulário Requerimento de Seguro Desemprego para o colaborador desligado, no caso de demissão sem justa causa através do site do MTE; Comunica o desligamento a Caixa Econômica Federal, por meio da Conectividade Social Homologação Toda rescisão contratual deve ser assinada pelo colaborador desligado e por representante da Melhoramentos CMPC, e homologada pelo Sindicato ou DRT responsável, quando o período de trabalho for superior a 1 (um) ano. A Convençao Coletiva dos Papeleiros exige adicionalmente a homologação do período inferior a 1 (um) ano de trabalho. Para os demais casos, a homologação é realizada na própria empresa. O Analista de Administração Pessoal deve realizar a homologação do colaborador junto ao Sindicato ou DRT, para que haja a conferencia do pagamento dos valores devidos e esclarecimento de todas as informações relacionadas ao processo. Para realização da homologação, são apresentados os seguintes documentos: ASO; Carta de Demissão; Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho;

5 Identificação: PRH-04 Rev.02 Acesso livre Página 5 de 11 GRRF, no caso de demissão sem justa causa; Saldo do FGTS (disponível e para fins rescisórios); Requerimento de Seguro Desemprego, no caso de demissão sem justa causa; Comprovante bancário de deposito das verbas rescisórias; e Carteira de Trabalho e Previdência Social CTPS atualizada. 7. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 7.1. Analista de Administração Pessoal É de responsabilidade do Analista de Administração Pessoal: Encaminhar o colaborador para realizar o exame demissional; Solicitar ao colaborador o envio da Carteira de Trabalho e Previdência Social CTPS ao Recursos Humanos; Solicitar ao colaborador o preenchimento do Check List de Desligamento para atualização dos dados pessoais Solicitar ao colaborador a devolução de equipamentos de informática (notebook, celular, etc.) à Tecnologia da Informação e a devolução de veículo e cartão combustível à Serviços Gerais Recursos Humanos Folha de Pagamento É de responsabilidade da área de Recursos Humanos Folha de Pagamento: Levantar o saldo do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço FGTS e comunicar o desligamento à Caixa Econômica Federal, em caso de demissão sem justa causa, e; Levantar a existência de débitos e créditos; 7.3. Recursos Humanos Benefícios É de responsabilidade da área de Recursos Humanos Benefícios: Informar o desligamento da empresa ao plano de saúde e/ou odontológico, caso necessário; Tomar providencia em relação à continuidade do plano; Levantar débitos de Crédito Consignado, e; Conduzir o processo de indenização do Seguro de Vida, em caso de falecimento Recursos Humanos Controle de Frequência É de responsabilidade da área de Recursos Humanos Controle de Frequência: Informar dados recentes de frequência do empregado (fechamento de ponto) Tecnologia da Informação É de responsabilidade da área de Tecnologia da Informação: Solicitar a devolução dos equipamentos (notebook, celular, modem da Vivo) Revogar os acessos do colaborador desligado;

6 Identificação: PRH-04 Rev.02 Acesso livre Página 6 de Divisão de Saúde e Segurança do Trabalho É de responsabilidade da Divisão de Saúde e da Segurança do Trabalho: Realizar exame médico demissional em todos os colaboradores; Emitir o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário), e; Emitir Atestado de Saúde Ocupacional ASO. O colaborador pode ser dispensado de fazer o exame demissional, caso tenha realizado exame médico periódico inferior a 90 dias da data do desligamento para grau 3 ou 4, e inferior a 135 para grau 1 e Jurídico Verificar a existência de procuração concedida ao colaborador e realizar o cancelamento da mesma. 8. LEGENDA TRCT Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho GRRF Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS DRT Delegacia Regional do Trabalho ASO Atestado de Saúde Ocupacional FGTS Fundo de Garantia por Tempo de Serviço CTPS Carteira de Trabalho e Previdência Social CLT Consolidação das Leis Trabalhistas 9. VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo.

7 Identificação: PRH-04 Rev.02 Acesso livre Página 7 de 11 ANEXO I SOLICITAÇÃO DE DESLIGAMENTO DE PESSOAL - SDP

8 Identificação: PRH-04 Rev.02 Acesso livre Página 8 de 11 ANEXO II FORMULÁRIO ENTREVISTA DE DESLIGAMETO

9 Identificação: PRH-04 Rev.02 Acesso livre Página 9 de 11

10 Identificação: PRH-04 Rev.02 Acesso livre Página 10 de 11

11 Identificação: PRH-04 Rev.02 Acesso livre Página 11 de 11 ANEXO III CHECK LIST DE DESLIGAMENTO