SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho

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1 SERVIÇOS GERAIS E ALMOXARIFADO IT / 6 1. OBJETIVO Orientar a realização de serviços gerais e almoxarifado nas dependências do Crea GO e controle dos s. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA PO. 02 Gestão de compras. IT. 28 Patrimônio. 3. PROCEDIMENTOS 3.1 Realização de serviços gerais Quando da necessidade de solicitação de realização de serviços gerais, as Áreas Requisitantes devem utilizar o registro Requisição de Serviço ou Memorando devidamente preenchido e com anuência do Gestor da Área solicitante, e encaminhar para o Departamento Administrativo/Financeiro. Observação: no caso de necessidade de manutenção predial detectada pela, não é necessário a aprovação pelo Departamento Administrativo/Financeiro. De posse da solicitação, o Gestor Administrativo/Financeiro deve analisar a necessidade da mesma e caso autorizado deve despachar a solicitação para a. Caso a solicitação não seja apropriada, o Departamento Administrativo/Financeiro deve comunicar ao solicitante. Caso a solicitação seja aprovada, a deverá providenciar a solicitação verificando: Disponibilidade de material, nos casos de manutenção predial ou serviços que necessitem de utilização de material; Agendamento para realização do serviço. No caso da indisponibilidade de material, a deverá solicitar através de Memorando devidamente especificado à Licitação e Compras para providências, Mensalmente, a deverá elaborar o RG. 086 serviços executados pela e o RG. 108 controle de combustível encaminhando-a ao Departamento Administrativo/Financeiro para conhecimento e controle. Elaborado/revisado por: 18/01/2010 Fiodor Pawlowitscsh Wosnjuk Data Aprovado para uso: 18/01/2010 Edvaldo Pereira Maia Data

2 SERVIÇOS GERAIS E ALMOXARIFADO IT / Controle de s a) Solicitação e entrega de s Quando da necessidade de solicitação de s, as Áreas Requisitantes devem fazer um pré-agendamento do, via telefone ou , junto à, com o objetivo de verificar a disponibilidade do. Em caso de solicitação de viagem para fora de Goiânia, o requerente deverá encaminhar um memorando solicitando o ao Gestor Administrativo/Financeiro para analise e aprovação. No caso de solicitação referente à diárias e suprimento de fundos, o Gestor Administrativo/Financeiro encaminhará à Presidência para analise e aprovação Caso a solicitação seja autorizada, a deverá preencher o registro Solicitação de e encaminhar ao solicitante para assinatura. Não sendo autorizada, o Departamento Administrativo/Financeiro deve comunicar tal fato ao solicitante, no caso de solicitação para dentro da cidade, a liberação será feita pelo responsável da Quando da entrega do ao solicitante e seu recebimento, a deverá analisar as condições do mesmo e solicitar a assinatura do condutor no registro Solicitação de. Diariamente a deverá registrar o RG. 087 controle de movimento de s, com objetivo de proceder ao controle da quilometragem diária percorrida, nome do condutor e local de destino, exceto o de uso privativo da Presidência b) Multas de s Na ocorrência de multas, a deverá verificar qual foi o condutor e encaminhar Memorando, ao Gestor Administrativo/Financeiro, com cópia da multa e do registro solicitação de s da da multa. De posse dos documentos, o Gestor Administrativo/Financeiro deverá entrar em contato com o devedor para a negociação da multa. c) Manutenção dos s Semanalmente, a deverá verificar as condições dos s do Crea GO, relacionadas a: troca de pneus (rodízio), alinhamento e balanceamento (a cada 1000 km), aspectos físicos (lataria), água, abastecimento, lavagens.

3 SERVIÇOS GERAIS E ALMOXARIFADO IT / 6 Todas as manutenções realizadas nos s devem ser registradas no RG. 107 Planilha de manutenção de e encaminhando-a ao Departamento Administrativo/Financeiro para conhecimento. Quando verificada a necessidade de reparos nos s, a encaminha um memorando ao Departamento Administrativo/Financeiro solicitando autorização para realização do serviço e aquisição de peças quando for o caso. 3.3 Entrega de Correspondências /Motoristas Quando do recebimento das correspondências enviadas pelo arquivo geral, até as 9:00h do dia, a separa por setor e distribui aos motoristas, para posterior entrega. Após a entrega, os recibos devidamente assinados, são devolvidos à, assim como as correspondências que por algum motivo não foram entregues. 3.4 Serviços terceirizados Diariamente, a deverá controlar a pontualidade e assiduidade, dos prestadores de serviços vinculados às empresas terceirizadas, contratadas pelo Crea-GO, nas áreas de limpeza e vigilância, bem como, controlar as atividades que serão desenvolvidas, supervisionando a qualidade dos serviços prestados, e comunicando ao Gestor Administrativo/Financeiro quando verificado alguma desconformidade. A solicitação para adentrar ao conselho em horários não comerciais, feriados e finais de semana, deverá ser encaminhada ao Gestor Administrativo/Financeiro com anuência do Gestor responsável da Área solicitante para aprovação. A deverá repassar, aos prestadores de serviço de vigilância vinculados à empresa terceirizada, o registro RG. 109 Autorização de entrada, com objetivo de proceder o controle de acesso de pessoas no interior do prédio da sede do Crea-GO, em horários não comerciais, feriados e finais de semana. Somente será permitida a entrada de pessoas que constarem do RG Autorização de entrada, sendo necessária a assinatura do interessado na entrada. O citado registro deverá ser encaminhado à, no primeiro dia útil subseqüente do seu preenchimento. 3.5 Controle de materiais a) Recebimento e verificação de materiais Sempre que chegar um material, a deverá recebê-lo conforme orientações descritas no PO. 02 Gestão de compras.

4 SERVIÇOS GERAIS E ALMOXARIFADO IT / 6 Após o recebimento do material e, quando este é passível de controle no estoque, ou seja, entregas com Notas Fiscais, a deverá providenciar a entrada no sistema de Controle de Estoque. Quando do recebimento de bem patrimonial, ou seja, todo e qualquer bem que tenha durabilidade maior que 02 (dois) anos, a deverá comunicar a Coordenadoria de Controladoria, por meio de Memorando juntamente com a nota fiscal do produto, que procederá a transferência do bem para o arquivo do patrimônio, e proceder ao lançamento patrimonial nos termos da IT. 28 Patrimônio. b) Atendimento de requisição de materiais Quando da necessidade de materiais, o requisitante deverá preencher o registro Requisição de Material e encaminhá-lo à. Quando do recebimento, deverá ser verificado a disponibilidade do material requisitado e, caso exista no estoque, a deverá entregá-lo e solicitar a assinatura de quem recebeu no registro, bem como a da entrega. No final do dia ou no início do dia posterior, a deverá lançar no sistema Controle de Estoque, as saídas que ocorreram no estoque. Após lançamento, a Requisição de material deverá ser carimbada com o impresso: LANÇADO ALMOXARIFADO e arquivada. c) Controle do estoque de materiais Mensalmente, a deverá emitir o Relatório de Entrada e o Relatório de Saída, anexando cópias das Notas Fiscais dos materiais recebidos. A documentação deverá ser efetuada em 02 (duas) vias, sendo uma via para arquivo e outra para encaminhamento à Contabilidade. Quando da necessidade de compras de materiais que tenham contrato em vigência a deverá preencher o registro Solicitação de Material, encaminhando-o à Licitação e Compras para providências. 4. REGISTROS Requisição de Serviço Memorando Solicitação de RG. 086 serviços executados pela RG. 087 controle de movimento de s RG. 107 manutenção de

5 SERVIÇOS GERAIS E ALMOXARIFADO IT / 6 RG. 108 controle de combustível RG Autorização de entrada Requisição de Material Relatório de entrada Relatório de saída Solicitação de material 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Descarte Requisição de Serviço Memorando serviços executados pela RG. 086 Pasta de mês Lixo Solicitação de 05 anos controle de movimento de s e por RG. 087

6 SERVIÇOS GERAIS E ALMOXARIFADO IT / 6 manutenção de RG. 107 Pasta e por Permanente até leilão do de controle de combustível mês Lixo RG. 108 Autorização de entrada RG 109 Pasta de Requisição de Material Pasta A-Z de Lixo Relatório de Pasta A-Z de Lixo entrada Contabilidade Caixa Box de Contabilidade mês e ano 05 anos Incinerar Relatório de saída Contabilidade Pasta A-Z de Caixa Box de Contabilidade mês e ano Lixo 05 anos Incinerar Solicitação de Material Caixa Box de Lixo