SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho

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1 SERVIÇOS GERAIS E ALMOXARIFADO IT / 6 1.OBJETIVO Orientar a realização de serviços gerais e almoxarifado nas dependências do Crea GO e controle dos veículos. 2.DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA PO. 02 Gestão de compras. IT. 28 Patrimônio. 3.PROCEDIMENTOS 3.1 Realização de serviços gerais Quando da necessidade de solicitação de realização de serviços gerais, as Áreas Requisitantes devem utilizar o registro Requisição de Serviço ou Memorando devidamente preenchido e com anuência do Líder ou Coordenador, e/ou Gestor da Área solicitante, e encaminhar para o Departamento Administrativo/Financeiro. Observação: no caso de necessidade de manutenção predial detectada pela, não é necessário a aprovação pelo Departamento Administrativo/Financeiro. De posse da solicitação, o Gestor / Analista Administrativo/Financeiro deve analisar a necessidade da mesma e caso autorizado deve despachar a solicitação para a para providenciar a solicitação verificando: Disponibilidade de material, nos casos de manutenção predial ou serviços que necessitem de utilização de material; Agendamento para realização do serviço Caso a solicitação não seja apropriada/autorizada o Departamento Administrativo/Financeiro deve comunicar ao solicitante. No caso da indisponibilidade de material, a deverá solicitar ao Departamento Administrativo/Financeiro, a aquisição do mesmo, através de Memorando devidamente especificado. Mensalmente, a deverá elaborar o RG. 086 Planilha de serviços executados pela e o RG. 108 Planilha de gasto por contrato encaminhando-a ao Departamento Administrativo/Financeiro para conhecimento e controle. Elaborado/revisado por: 01/02/2012 Leandro Rasmussen Reis Data Aprovado para uso: 01/02/2012 Edvaldo Pereira Maia Data

2 SERVIÇOS GERAIS E ALMOXARIFADO IT / Controle de veículos a) Solicitação e entrega de veículos Quando da necessidade de solicitação de veículos, as Áreas Requisitantes devem preencher o registro de Solicitação de Veículo em duas vias, encaminhando os mesmos à, para realização de pré-agendamento, sendo uma via entregue ao solicitante juntamente com as chaves, no dia da retirada do veículo. No caso de solicitação dentro da região metropolitana, a liberação será autorizada pelo responsável da e/ou Gestor Administrativo/Financeiro. Em caso de solicitação de viagem para fora da região metropolitana de Goiânia, após verificado a disponibilidade do veículo através do pré-agendamento via Solicitação de Veículo, o requerente deverá encaminhar um memorando solicitando: o veículo, as diárias e o suprimento de fundos(quando for o caso), ao Gestor Administrativo/Financeiro para análise e aprovação junto à Presidência. Não sendo autorizada, o Departamento Administrativo/Financeiro deverá comunicar tal fato ao solicitante. Quando da entrega do veículo ao solicitante e seu recebimento, a deverá analisar as condições do mesmo e solicitar a assinatura do condutor no registro Solicitação de Veículo. A deverá registrar o RG. 087 Planilha de controle de movimento de veículos, com objetivo de proceder controle da quilometragem diária percorrida, nome do condutor e local de destino, exceto o veículo de uso privativo da Presidência. b) Multas de veículos Na ocorrência de multas, a deverá verificar qual foi o condutor e encaminhar Memorando, ao Gestor Administrativo/Financeiro, com cópia da multa e do registro solicitação de veículos da da multa. De posse dos documentos, o Gestor Administrativo/Financeiro deverá entrar em contato com o motorista/devedor para a negociação da multa. c) Manutenção dos veículos Mensalmente, a deverá verificar e registrar no RG. 101 Verificação das condições dos veículos, as condições dos veículos do Crea GO, relacionadas a troca de óleo, alinhamento, balanceamento, rodízio de pneus, e aspectos físicos (lataria).

3 SERVIÇOS GERAIS E ALMOXARIFADO IT / 6 Quando verificada a necessidade de reparos nos veículos, a deverá encaminhar memorando ao Departamento Administrativo/Financeiro solicitando autorização para realização do serviço e aquisição de peças quando for o caso. Todas as manutenções realizadas nos veículos devem ser registradas no RG. 107 Planilha de manutenção de veículo e encaminhadas ao Departamento Administrativo/Financeiro para conhecimento. 3.3 Entrega de Correspondências / Motoristas Quando do recebimento das correspondências enviadas pelo arquivo geral, até as 9:00h do dia, a deverá separar por setor e distribuir aos motoristas, para posterior entrega. Após a entrega, os recibos devidamente assinados, serão devolvidos à, assim como as correspondências que por algum motivo não foram entregues. 3.4 Serviços terceirizados Diariamente, a deverá controlar a pontualidade e assiduidade, dos prestadores de serviços vinculados às empresas terceirizadas, contratadas pelo Crea-GO, nas áreas de limpeza e vigilância, bem como, controlar as atividades que serão desenvolvidas, supervisionando a qualidade dos serviços prestados, e comunicando ao Gestor Administrativo/Financeiro quando verificado alguma desconformidade. A solicitação para adentrar ao conselho em horários não comerciais, feriados e finais de semana, deverá ser encaminhada ao Gestor Administrativo/Financeiro com anuência do Gestor responsável da Área solicitante para aprovação. A deverá repassar, aos prestadores de serviço de vigilância vinculados à empresa terceirizada, o registro RG. 109 Autorização de entrada, com objetivo de proceder o controle de acesso de pessoas no interior do prédio da sede do Crea-GO, em horários não comerciais, feriados e finais de semana. Somente será permitida a entrada de pessoas que constarem do RG Autorização de entrada, sendo necessária a assinatura do interessado na entrada. O citado registro deverá ser encaminhado à, no primeiro dia útil subseqüente do seu preenchimento. 3.5 Controle de materiais a) Recebimento e verificação de materiais Sempre que chegar um material, a deverá recebê-lo conforme orientações descritas no PO. 02 Gestão de compras.

4 SERVIÇOS GERAIS E ALMOXARIFADO IT / 6 Após o recebimento do material e, quando este é passível de controle no estoque, ou seja, entregas com Notas Fiscais, a deverá providenciar a entrada no sistema de Controle de Estoque. Quando do recebimento de bem patrimonial, ou seja, todo e qualquer bem que tenha durabilidade maior que 02 (dois) anos, a deverá comunicar a Coordenadoria de Controladoria, por meio de Memorando juntamente com a nota fiscal do produto, que procederá a transferência do bem para o arquivo do patrimônio, e proceder ao lançamento patrimonial nos termos da IT. 28 Patrimônio. b) Atendimento de requisição de materiais Quando da necessidade de materiais, o requisitante deverá preencher o registro Requisição de Material e encaminhá-lo à. Quando do recebimento, deverá ser verificado a disponibilidade do material requisitado e, caso exista no estoque, a deverá entregá-lo e solicitar a assinatura de quem recebeu no registro, bem como a da entrega. No final do dia ou no início do dia posterior, a deverá lançar no sistema Controle de Estoque, as saídas que ocorreram no estoque. Após lançamento, a Requisição de material deverá ser carimbada com o impresso: LANÇADO ALMOXARIFADO e arquivada. c) Controle do estoque de materiais Mensalmente, a deverá emitir o Relatório de Entrada e o Relatório de Saída, anexando cópias das Notas Fiscais dos materiais recebidos. A documentação deverá ser efetuada em 02 (duas) vias, sendo uma via para arquivo e outra para encaminhamento à Contabilidade. Quando da necessidade de compras de materiais que tenham contrato em vigência a deverá preencher o registro Solicitação de Material, encaminhando-o à Licitação e Compras para providências. 4. REGISTROS Requisição de Serviço Memorando Solicitação de veículo RG. 086 Planilha de serviços executados pela RG. 087 Planilha de controle de movimento de veículos RG. 107 Planilha de manutenção de veículo

5 SERVIÇOS GERAIS E ALMOXARIFADO IT / 6 RG. 108 Planilha de gasto por contrato RG Autorização de entrada Requisição de Material Relatório de entrada Relatório de saída Solicitação de material RG. 101 Verificação das condições dos veículos 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Requisição de Serviço Memorando Planilha de serviços executados pela RG. 086 de mês vigente e (ano atual) Caixa Box (anos es) 05 anos Acesso da Planilha de controle de movimento de veículos RG. 087 Acesso da e por veículo

6 SERVIÇOS GERAIS E ALMOXARIFADO IT / 6 Planilha de manutenção de veículo RG. 107 Permanente até leilão do veículo Planilha de gasto por contrato RG. 108 Autorização de entrada RG 109 de mês Requisição de Material de Relatório de entrada Contabilidade de Caixa Box de Contabilidade mês e ano 05 anos Incinerar Relatório de saída Contabilidade de Caixa Box de Contabilidade mês e ano 05 anos Incinerar Solicitação de Material de Verificação das condições de veículos RG. 101 Acesso da