Planejar, dirigir, controlar e avaliar a execução das atividades relacionadas com as áreas de orçamento, finanças, contabilidade;

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2 O Departamento de Administração do Campus Rio Largo, no intuito de otimizar os trâmites processuais internos, melhorar a comunicação entre os setores e servidores bem como consolidar boas práticas administrativas nas rotinas diárias, divulga o presente documento com orientações cotidianas, objetivando melhor atender à comunidade acadêmica do Campus. Este documento apresenta uma visão geral das atribuições do Departamento de Administração e suas coordenações vinculadas ao tempo que indica os trâmites necessários à utilização dos serviços disponibilizados à comunidade acadêmica. De acordo com a Resolução nº 24/CS de 22 de agosto de 2014 (alterada pela Resolução nº 37/CS de 15/08/2016), a qual estabelece a Estrutura Administrativa do IFAL, o Departamento de Administração é composto da seguinte forma: Departamento de Administração CD-04 Coordenação de Administração e Manutenção FG-01 Coordenação de Suprimentos e Materiais FG-02 Coordenação de Contabilidade e Finanças FG-02 O Departamento de Administração é o setor responsável pela elaboração, controle e execução orçamentária, financeira, contábil e patrimonial do Campus. Compete ao Departamento planejar, orientar, coordenar e supervisionar as atividades da administração do Campus, inclusive aquelas relacionadas aos serviços gerais (manutenção e conservação dos bens imóveis e transportes) e à área de Tecnologia da Informação, sempre em consonância com diretrizes estabelecidas pela Reitoria do IFAL.. Em resumo, cabe à chefia do Departamento: Planejar, dirigir, controlar e avaliar a execução das atividades relacionadas com as áreas de orçamento, finanças, contabilidade; Planejar, dirigir, controlar e avaliar a execução das atividades relacionadas com as áreas de suprimentos e materiais; Planejar, dirigir, controlar e avaliar a execução das atividades relacionadas com as áreas de manutenção e transportes;

3 Coordenar o processo de elaboração da proposta orçamentária anual do Campus Rio Largo, em consonância com as diretrizes estabelecidas pela Pró-Reitoria de Administração; Administrar a execução dos recursos disponíveis com transparência e observância dos princípios da Administração Pública; Realizar estudos e propor medidas para o aprimoramento dos métodos e técnicas de trabalho; Auxiliar o Diretor Geral do Campus e executar outras atribuições correlatas que lhe forem atribuídas por ele; Representar o Campus no FORDAP Fórum de Dirigentes de Administração do IFAL. 4.1 TRANSPORTES O veículo oficial do Campus Rio Largo está a disposição da comunidade acadêmica, nos termos da Portaria 1871/GR de 12/08/2013 (Portaria de Transportes do IFAL). Uma vez que o Campus Rio Largo não possui motorista, estão autorizados a conduzir o veículo em serviço os servidores que possuem Portaria de Autorização para Conduzir Veículos Oficiais, emitida pelo Reitor do IFAL. As solicitações de utilização de veículo devem ser encaminhadas à Coordenação de Administração e Manutenção do Campus Rio Largo, devidamente assinadas, com antecedência mínima de 02 (dois) dias para deslocamentos locais e 15 (quinze) dias para viagens. 4.2 REQUISIÇÕES DE MATERIAIS/ ALMOXARIFADO As requisições de materiais do Almoxarifado deverão ser realizadas eletronicamente através do sistema SIPAC (SIPAC/ Portal Administrativo/ Requisições/ Material/ Almoxarifado/ Cadastrar Requisição). A Coordenação de Suprimentos e Materiais tem o prazo de 24 (vinte e quatro) horas para atender as requisições. Tais requisições só podem ser realizadas pelos Coordenadores, sendo estes os responsáveis pelo recebimento dos materiais. 4.3 REQUISIÇÕES DE COMPRAS Em caso de demandas de materiais que não existam no Almoxarifado do Campus e que estejam contidas em Ata de Registro de Preços do IFAL, poderão ser solicitadas as tais compras através de Solicitação de Emissão de Nota de Empenho.

4 As Atas de Registro de Preços do IFAL estão disponíveis para consulta no endereço: As Solicitações de Emissão de Nota de Empenho deverão ser encaminhadas pelas Coordenações aos respectivos Departamentos para ciência e autorização e posteriormente remetidas ao Departamento de Administração através de processo administrativo. As Notas de Empenho serão providenciadas pelo Departamento de Administração mediante autorização do Diretor Geral do Campus. 4.4 AQUISIÇÕES ESPECÍIFCAS As aquisições do Campus Rio Largo estão contempladas no Calendário de Compras e Contratações Comuns do IFAL. Havendo necessidade de solicitação de aquisição de algum material ou serviço que não esteja contido no Calendário, a Coordenação interessada deverá encaminhar solicitação ao Departamento de Administração através de processo administrativo contendo: Termo de Referência com a correta descrição dos materiais/serviços e pesquisa de mercado. A continuidade da tramitação do processo de aquisição específica fica condicionada à autorização do Diretor Geral e à disponibilidade orçamentária do Campus. 4.5 PAGAMENTO DE BOLSAS PARA ALUNOS As Coordenações responsáveis pela emissão de folha de pagamento de bolsas para alunos (assistência, monitoria, pesquisa e extensão), deverão encaminhar os documentos ao Departamento de Administração, devidamente assinados pelos responsáveis, através de processo administrativo até o dia 10 de cada mês. Processos enviados após este prazo estarão sujeitos a atrasos no pagamento. Sendo verificadas falhas, rasuras ou inconsistências nas folhas de pagamento as mesmas serão devolvidas às Coordenações responsáveis para correção, ficando suspenso consequentemente o prazo de pagamento. 4.6 DIÁRIAS E PASSAGENS As solicitações de diárias e passagens deverão ser encaminhadas ao solicitante de viagem, devidamente assinadas e justificadas, com antecedência mínima de: - 10 dias, quando não houver aquisição de passagem aérea; - 15 dias, quando houver aquisição de passagem aérea; - 15 dias quando se tratar de viagem internacional

5 O solicitante de viagem do Campus Rio Largo atualmente é o servidor Romildo Barreto, lotado no Gabinete da Direção Geral. 4.7 CONTROLES DE CHAVES - As chaves dos ambientes do Campus ficam sob a guarda do vigilante, bem como o livro de registros, o qual deverá ser assinado SEMPRE por quem está solicitando a chave, constando data e horário da retirada e devolução das chaves; - Somente estão autorizados a pegar chaves servidores, funcionários terceirizados e alunos monitores/bolsistas; - A relação de alunos monitores/bolsistas aptos a manusear as chaves deverá ser entregue ao vigilante pelos devidos Coordenadores. - É de inteira responsabilidade do servidor/aluno de posse da chave a devolução ao vigilante imediatamente após o uso do espaço solicitado, sob pena de responder por eventuais danos aos bens patrimoniais ali contidos. - Em caso de perda da chave, o servidor/aluno responsável deverá arcar com os custos de reposição da mesma. 4.8 MALOTE DE DOCUMENTOS REITORIA A movimentação de processos e documentos do Campus para a Reitoria e vice-versa é feita duas vezes por semana, às terças e quintas-feiras, sob a responsabilidade da CAM (Coordenação de Administração e Manutenção). Em casos excepcionais, ou a interesse da gestão do Campus, desde que devidamente justificado e havendo disponibilidade pela CAM, poderá ser feito o envio de documentos em momentos diferentes. Os documentos a serem enviados deverão ser entregues devidamente protocolados à recepcionista do Campus para inclusão no malote. Havendo necessidade de apanhar processos e documentos na Reitoria, deverá ser comunicado à recepcionista para inclusão da demanda no roteiro do dia. 4.9 CARIMBOS Os servidores que necessitarem de carimbos deverão preencher formulário específico e encaminhar ao Gabinete do Diretor Geral, devidamente assinado por sua chefia imediata SERVIÇOS DE POSTAGEM As Coordenações que necessitarem de serviços de postagem (correios) para documentos institucionais, devem procurar o Departamento de Administração com as correspondências a serem enviadas, devidamente lacradas e endereçadas, para as providências cabíveis REQUERIMENTO GERAL

6 A abertura de processos endereçados ao Departamento de Administração deverão ser precedidas de formulário específico (Requerimento Geral), anexo a este documento CONTATOS Elane Costa da.campusriolargo@gmail.com Departamento de Administração elane.costa@ifal.edu.br (82) Ramal: 6297 Robson Souza Coordenação de Administração e Manutenção robson.souza@ifal.edu.br cam.campusriolargo@gmail.com (82) Coordenação de Suprimentos e Materiais Giliarde Bispo ifal.riolargo.csm@gmail.com Rosa Maria Coordenação de Contabilidade e Finanças rosa.santos@ifal.edu.br Ramal: 6296 Tecnologia da Informação Luiz Humberto luizhumbertoxp@hotmail.com Fazem parte deste documento, independente de transcrição os arquivos listados abaixo, disponibilizados na página do Campus Rio Largo na internet: racao. - Portaria 1871/GR de 12/08/2013 (Transportes)

7 - Portaria 2522/GR de 05/11/2014 (Diárias e Passagens) - Calendário de Compras e Contratações Comuns IFAL Modelo de Planilha de Solicitação de Nota de Empenho - Pasta - Modelos de Termo de Referência - Formulário de solicitação de carimbos - Requerimento Geral/ PROAD (para abertura de processos)