PROEXT 2016 ORIENTAÇÕES PARA USO DOS RECURSOS

Transcrição

1 PROEXT 2016 ORIENTAÇÕES PARA USO DOS RECURSOS

2 Prezados Coordenadores de Projetos e Programas Desenvolvemos este material com o intuito de apoiar a execução dos recursos do Edital PROEXT/MEC, os quais são operacionalizados pela FAI e PROAD, sob a supervisão da PROEX. Independentemente destas orientações, relembramos que a execução dos recursos deve respeitar obrigatoriamente as disposições do Edital PROEXT, razão pela qual o mesmo deve ser sempre consultado. Em caso de duvidas, estamos à disposição no ramal 6547 e no endereço de deafcproex@ufscar.br.

3 Tipo de Despesa Via PROAD FAI Formas de Execução dos Recursos Pessoa Física Pessoa Jurídica Passagens e Despesas com Locomoção Material de Consumo Equipamentos Diárias Bolsas

4 ANTES DE COMEÇAR! Solicitamos aos coordenadores de projetos e programas que sempre enviem os documentos para a PROEX por meio do Sistema Trâmite (link). Todos os documentos devem ser encaminhados em duas vias assinadas pelo coordenador do projeto ou programa. Orientações Gerais O prazo estabelecido pela PROAD para cadastramento de novos itens no Sistema Sagui é o dia 31 de agosto de Por sua vez, o prazo da PROAD para elaboração de requisições de compras via Sistema SAGUI (para equipamentos) é o dia 05 de setembro de 2016 (ver orientações adicionais no Tópico Compra de Equipamentos). O telefone de contato da PROEX para dúvidas é o Qualquer mudança na execução orçamentária do projeto deve ser solicitada através do Link ALTERAÇÕES no Sistema Proexweb. O PROEXT 2016 está cadastrado na FAI como projeto nº Números dos empenhos Bolsas: 2016ne Diárias: 2016ne000242

5 O coordenador da atividade deve enviar para a PROEX um Ofício com a listagem de bolsistas. Prazo: dia 20 de cada mês. Bolsas de Extensão (via PROAD) Os dados dos bolsistas são os seguintes: Nome completo CPF Nome do Banco Agência Nº da Conta Corrente Valor da Bolsa 1. Os dados da conta do bolsista devem respeitar o seguinte: O aluno deve ser o único titular da conta. Não são aceitas conta salário e poupança, apenas conta corrente. 2. As bolsas somente podem ser pagas durante o período de vigência do projeto! Importante! Sempre Informar no Ofício: Nome do Projeto ou Programa e o Edital Proext (Ex: Proext 2015, Proext 2016, etc.) O número do empenho de bolsas: 2016ne O mês de referência do pagamento. Direcionar o Ofício para o Departamento Financeiro da PROAD

6 MODELO DEOFÍCIO PARA PAGAMENTO DEBOLSAS Bolsas de Extensão (via PROAD)

7 Pagamento de Colaborador Pessoa Física (via FAI) O pagamento de serviços de pessoa física é realizado por meio da FAI. Para tanto, o coordenador dispõe de duas possibilidades: Encaminhar para o endereço deafcproex@ufscar.br, solicitando apoio da PROEX para o cálculo dos valores. Caso o coordenador queira conduzir diretamente este processo, disponibilizamos no Anexo I desta apresentação um exemplo prático com o passo-a-passo do cálculo do pagamento de pessoa física. Importante! A FAI realiza pagamentos para um mesmo prestador de serviço somente a cada 04 meses. Portanto, se um prestador receber um valor de pessoa física em agosto, somente poderá ser pago novamente em dezembro.

8 Aquisição de Material de Consumo & Contratação de Serviços de Pessoa Jurídica (via FAI) A aquisição de materiais de consumo e a contratação de serviços de pessoa jurídica é realizada pela FAI. Para tanto, o coordenador deve preencher o formulário disponível neste link e enviá-lo para a PROEX. Caminho: Site FAI Formulários Requisição de Compras Importante! Para que o material/serviço seja efetivamente aquele desejado para a execução do projeto ou programa, recomenda-se ao coordenador atenção especial para o preenchimento dos campos objeto e especificações. O formulário deve ser acompanhado de ao menos um orçamento. Recomenda-se a leitura das instruções disponíveis no formulário. Responsabilidades do coordenador Preencher a Solicitação de Compra de Material / Prestação de Serviços e enviá-lo para a PROEX. Informar o local de entrega e indicar um contato para assessorar o processo (pode ser o próprio coordenador). Conferir os materiais/serviços e receber a Nota Fiscal. Atenção! Após receber os materiais/serviços, é necessário assinar e informar o número do processo da atividade no verso da Nota Fiscal e enviá-la para a PROEX.

9 A compra de passagens aéreas também é realizada pela FAI. O formulário a ser preenchido pelo coordenador é o mesmo utilizado para a compra de materiais e contratação de serviços de pessoa jurídica, disponível neste link. Caminho: Site FAI Formulário Requisição de Compras Passagens Aéreas (via FAI) No campo especificações do Formulário, o coordenador deve informar os seguintes dados: Nome do passageiro Data e horário do voo Número do voo e companhia aérea. Trecho Atenção! Informar estes dados para os voos de ida e de retorno, bem como para todos os trechos da viagem.

10 Passagens de Ônibus (via FAI) Importante! As passagens de ônibus não são compras diretamente pela FAI. É realizado apenas o ressarcimento de passagens de ônibus compradas no âmbito do projeto. Dessa forma, o passageiro deve sempre se lembrar de guardar a passagem de ônibus, caso contrário não poderá ser ressarcido. Juntamente com a passagem de ônibus, deve ser preenchido e entregue na PROEX o formulário de Solicitação de Numerário, disponível neste link. Caminho: Site FAI Formulário Solicitação de Numerário Não se esqueça de anexar a passagem de ônibus original ao formulário.

11 Para preencher o Formulário de Solicitação de Numerário (SN) Nos campos a seguir, preencher as informações conforme as orientações a seguir: Passagens de Ônibus (via FAI)

12 Para preencher o Formulário de Solicitação de Numerário (SN) Informe também as informações abaixo sinalizadas! Passagens de Ônibus (via FAI)

13 O pagamento de diárias é realizado por meio do Sistema SCDP ( Diárias (via PROAD) Ao coordenador compete a solicitação da diária, cabendo à PROEX a ordenação da despesa. Recomenda-se ao coordenador que o mesmo identifique em seu Departamento o servidor responsável pela inserção da solicitação de pagamento de diária no sistema SCDP, solicitando apoio deste inclusive para a verificação de toda a documentação necessária. Importante! Somente servidores federais podem receber diárias. Informar o número de empenho 2016ne Informar que a ordenação da despesa será realizada pela PROEX Após finalizar a solicitação da diária, enviar para o endereço deafcproex@ufscar.br para que seja autorizada a despesa.

14 A compra de equipamentos é realizada pelo Departamento de Compras da PROAD. Para tanto, o coordenador deve realizar a solicitação através do Sistema SAGUI ( Compra de Equipamentos e Material Permanente (via PROAD) ATENTE AOS PRAZOS FIXADOS PELA PROAD! 31 de agosto de 2016: prazo para cadastramento de novos materiais e serviços no Sistema SAGUI. 05 de setembro de 2016: prazo para elaboração de requisições de compras de materiais permanentes (equipamentos). ORIENTAÇÕES No link estão disponíveis as Vídeo-Aulas sobre uso do Sistema de Requisição de Compras via PROAD.

15 ETAPAS DE COMPRAS DE EQUIPAMENTOS / MATERIAL PERMANENTE Compra de Equipamentos e Material Permanente (via PROAD) 1. Cadastramento do item no catálogo interno Caso o produto não esteja disponível na planilha de serviços cadastrados (ver link o coordenador deverá realizar o cadastramento do mesmo antes de efetivar a solicitação de compra. 2. Elaboração da Requisição de Compra Ao elaborar a requisição de compra, no campo Unidade de Custo, digite PROEXT 2016 e selecione a opção com o código No campo fonte de recursos, digite DESCENTRALIZAÇÃO DE CRÉDITOS e selecione a opção com mesmo nome.

16 Compra de Equipamentos e Material Permanente (via PROAD) ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS DA UFSCAR É possível adquirir equipamentos por meio de ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS! As principais vantagens de optar por uma ata são as seguintes: conhecimento prévio do tipo e da descrição do equipamento e agilidade na entrega. A partir do link abaixo é possível consultar as atas de registros de preços da UFSCar. Clique na ata de registro de preços para consultar os passos para poder adquirir um item. ATAS DE REGISTROS DE PREÇOS DEOUTROS ÓRGÃOS FEDERAIS Também é possível aderir à ata de outros órgãos federais. As Instruções da PROAD para Adesão à ata de outros órgãos estão disponíveis no link abaixo: Através do Portal de Compras do Governo Federal, é possível consultar cadastro de todas as Atas de Registro de Preços em vigor nas instituições federais. Link:

17 Anexo I Exemplo Pagamento de Pessoa Física

18 Como o cálculo de pagamento de Pessoa Física não é simples, começaremos diretamente com o exemplo prático! Serviços de Terceiros Pessoa Física (via FAI) Antes é necessário saber que: A FAI realiza pagamentos para um mesmo prestador de serviço somente a cada 04 meses. Portanto, se um prestador receber um valor de pessoa física em agosto, somente poderá ser pago novamente em dezembro. Caso Prático Tenho R$ 3.500,00 disponíveis no meu projeto (somando recursos de Pessoa Física e Impostos), e pretendo pagar um colaborador/prestador de serviço (pessoa física). Como proceder? O coordenador deve ter ciência que estes R$ 3.500,00 representam o valor total a ser descontado do projeto, ou seja, o CUSTO FINAL do pagamento. O valor que o prestador do serviço irá receber, ou seja, o VALOR LÍQUIDO, é menor do que este!

19 Serviços de Terceiros Pessoa Física (via FAI) A 1ª Etapa consiste em separar o VALOR BRUTO (também chamado de valor do serviço) do INSS Patronal (20%). Para isso, dividimos o valor de R$ 3.500,00 por 1, ,00 dividido por 1,2 = R$ 2.916,67 Pronto! R$ 2.916,67 = Valor Bruto ou Valor do Serviço R$ 583,33 (diferença para completar R$ 3.500,00) = INSS Patronal 2ª Etapa: Calcular os demais impostos (abra este link) Caminho: FAI Formulários Cálculo de Pagamentos No Campo VALOR BRUTO, informe o valor calculado anteriormente (2916,67) Em seguida, clique em CALCULAR!

20 Pronto! O campo Informações para o Recibo irá apresentar todas as demais informações necessárias. Serviços de Terceiros Pessoa Física (via FAI) Considerando os valores acima, e os valores calculados nas etapas anteriores (R$ 2.916,67 = valor bruto / valor do serviço e R$ INSS Patronal = R$ 583,33), todos os valores necessários para o formulário estão calculados.

21 Na 3ª Etapa, com as informações das despesas e os dados do prestador de serviço, o coordenador já pode preencher o formulário disponível neste link, assinar o verso do mesmo e o enviar para a PROEX. Caminho: Site FAI Formulários Prestação de Serviço Serviços de Terceiros Pessoa Física (via FAI) Atenção! ORIGEM DO RECURSO: INSERIR APOIO ÀS ATIVIDADES EXTENSIONISTAS PROEXT 2016 (ACRESCENTAR O NOME DA ATIVIDADE OU NÚMERO DO PROCESSO NO PROEXWEB). GPF: é o número do projeto na FAI. Para o PROEXT 2016é o Nº Quem assina o Campo de Autorização é o Pró-Reitor de Extensão. O Coordenador assina o verso do Formulário!