Processo de Viagem GENS Manual do Colaborador Versão 1.5

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1 - 1 - Processo de Viagem GENS Manual do Colaborador Versão 1.5

2 - 2 - SUMÁRIO 1. Apresentação Objetivos Objetivo da definição do Processo de Viagem Objetivo deste Manual Regras do Processo de Viagem Regras Gerais do Processo de Viagem pagas pela Gens Regras de Despesas com Refeição pagas pela Gens Regras de Despesas com Deslocamento pagas pela Gens Regras de Adiantamento de Viagens Regras de Viagens pagas pelo Cliente Processo de Viagem GENS Partes envolvidas no Processo de Viagem GENS Definição detalhada do Processo de Viagem Etapa 01 Solicitação de Viagem Etapa 02 Liberação de Viagem Aprovação da Diretoria GENS Orçamento Prévio das Despesas de Viagem Aquisição dos Itens da Viagem Etapa 03 Prestação de Contas das Despesas de Viagem Etapa 04 Reembolso das Despesas de Viagem (Área Corporativa Viagem) Etapa 05 Processo de Adiantamento e Pagamento das Despesas de Viagem Anexos Histórico das Revisões Conclusão

3 Apresentação A GENS apresenta o Processo de Viagens GENS - Manual do Colaborador. Este Manual é parte integrante do Processo de Viagens GENS Objetivos Objetivo da definição do Processo de Viagem Com o intuito de padronizar as atividades referentes à solicitação e a liberação de uma viagem e a comprovação e o ressarcimento das despesas de uma viagem, foi definido o Processo de Viagens GENS Objetivo deste Manual Este Manual tem como objetivo orientar todo e qualquer colaborador GENS nas viagens de caráter profissional. Contém todas as atividades e procedimentos que deverão ser seguidos obrigatoriamente por todos os envolvidos no Processo. 2. Regras do Processo de Viagem Abaixo a definição das Regras que deverão ser seguidas em todo o Processo de Viagens GENS Regras Gerais do Processo de Viagens pagas pela Gens As despesas da viagem somente serão aceitas se obedecerem a limites de bom senso.

4 - 4 - As despesas com bebidas alcoólicas não são reembolsadas e, portanto, não devem constar na nota fiscal de refeição. Caso tais despesas constem na nota fiscal, estas não serão aceitas, não sendo reembolsadas. As despesas de lavanderia para lavar e/ou passar roupas, somente serão aceitas quando a viagem for por um período superior a 05 (cinco) dias úteis, devendo ser comprovadas por meio de nota fiscal. A GENS NÃO paga qualquer MULTA de TRÂNSITO que o Colaborador venha a receber no exercício de suas atividades estando em seu carro particular ou em carro alugado pela GENS. A condução do automóvel é de responsabilidade do Colaborador Regras de Despesas com Refeição pagas pela Gens O valor total diário pago com despesas de refeição será de até R$ 33,00. Do total das despesas de refeição gastas por dia de viagem, será descontado o valor de um vale refeição - GENS por dia de viagem. Como critério de ajuste anual, é aplicado sobre o valor atual o índice de dissídio publicado pelo Sindicato da categoria de TI. Exceção: Nas cidades de São Paulo, Rio de Janeiro e Brasília, o valor diário pago com despesas de refeição será de até R$ 54,00, sendo descontado também, do total das despesas de refeição gastas por dia de viagem o valor de um vale refeição - GENS por dia de viagem. Serão aceitos até duas despesas de refeição por dia de viagem (um almoço e um jantar), desde que o tempo da viagem ultrapasse 12h no dia. Caso ocorram despesas de refeições em final de semana ou em feriados, o valor de ressarcimento destas despesas será integral.

5 Regras de Despesas com Deslocamento pagas pela Gens Serão pagas despesas com deslocamento obedecendo aos seguintes trechos: Trecho entre Residência e Aeroporto ou Rodoviária e vice-versa no primeiro e último dia de viagem. Trecho entre o Aeroporto ou Rodoviária e o Hotel e vice-versa no primeiro e último dia de viagem. Trecho entre o Hotel e o Cliente e vice-versa por dia de viagem. Importante: Quando a viagem for realizada em carro próprio do Colaborador, o valor pago por quilômetro rodado será de R$ 0,55 incluída a despesa com o combustível. Quando a viagem for realizada por meio de locação de carro, será reembolsado o valor do combustível. Serão reembolsados os valores de pedágios pagos pelo Colaborador, somente mediante a apresentação dos comprovantes de pagamentos dos pedágios. A liberação da realização da viagem por meio de locação de carro ou em carro próprio do Colaborador fica restrita a autorização do Gestor de Área do viajante Regras de Adiantamento de Viagens pagas pela Gens O Solicitante pode obter com a Área Corporativa um adiantamento para sua viagem desde que este seja solicitado com dois dias de antecedência da data da viagem. Para tanto este deverá, baseado nas regras acima estabelecidas, projetar as despesas da sua viagem conforme as circunstâncias desta. A Área Corporativa da GENS, ao concordar com a projeção, fará um depósito ou disponibilizará em espécie o montante projetado para o Solicitante de Viagem.

6 Regras de Viagens pagas pelo Cliente Permanecem válidas as demais regras contidas neste Manual. Não haverá limite para o reembolso dos valores com despesas de alimentação, desde que sigam o bom senso. Do total das despesas de refeição gastas por dia de viagem, será descontado o valor de um vale refeição - GENS por dia de viagem. Serão aceitos até duas despesas de refeição por dia de viagem (um almoço e um jantar), desde que o tempo de viagem ultrapasse doze horas. Caso ocorram despesas de refeição em final de semana ou feriados, o valor de ressarcimento destas despesas será integral. Nos casos em que o valor estipulado pelo cliente, para gastos diários com refeições, é superior aos valores mencionados no item 2.2, valerá como limite diário o valor estabelecido pelo cliente. Nos casos em que eventuais despesas não sejam pagas pelo cliente em função de excesso nos limites estabelecidos em contrato, será responsabilidade do Gestor da Unidade a cobrança junto ao cliente ou a autorização de desconto junto ao colaborador. 3. Processo de Viagem GENS O Processo de Viagem GENS é dividido em etapas, com atividades e procedimentos pré-definidos para a execução das tarefas, objetivando assim, a padronização e organização do fluxo do trabalho. Abaixo estão descritas as partes envolvidas e as etapas do Processo de Viagem GENS Partes envolvidas no Processo de Viagem GENS

7 Solicitante É qualquer colaborador GENS que preencher o formulário de Solicitação de Viagem e encaminhar para o Gestor de sua área para aprovação. 2. Gestor É o responsável pela pré-aprovação da viagem antes do encaminhamento do formulário de Solicitação de Viagens para a Área Corporativa. 3. Área Corporativa E a área responsável pela reserva e confirmação de datas e horários de viagem, escolha e reserva de hotel, compra de passagem, realização de adiantamento de viagem para o Colaborador GENS, recebimento do Relatório de Despesas e cobrança junto ao Cliente das despesas de viagens, caso necessário. 4. Diretoria GENS É responsável pela aprovação final da Solicitação de Viagem. 5. Cliente É responsável pelo pagamento das despesas de viagem como transporte, alimentação, hospedagem quando assim for definido no Contrato Comercial. 4. Definição detalhada do Processo de Viagem O Processo de Viagem GENS foi dividido em cinco etapas, abaixo listadas, para melhor entendimento e execução: Etapa 01 - Solicitação de Viagem. Etapa 02 Liberação de Viagem. Autorização da Diretoria GENS. Orçamento Prévio das Despesas de Viagem. Aquisição dos itens de Viagem. Etapa 03 - Prestação de Contas das Despesas de Viagem.

8 - 8 - Etapa 04 Reembolso de Despesas de Viagem. Etapa 05 Processo de Adiantamento e Pagamento das Despesas de Viagem Etapa 01 Solicitação de Viagem A Solicitação de Viagens poderá ser executada por qualquer Colaborador GENS (Solicitante) e deverá seguir o procedimento descrito abaixo: O Solicitante deverá preencher o Formulário de Solicitação de Viagem Ver anexo Formulário Solicitação de Viagem. O Solicitante deve encaminhar o Formulário de Solicitação de Viagem para aprovação do Gestor da sua Área, com a indicação de quem será o responsável pelo reembolso das despesas de viagem (GENS ou Cliente) e com o preenchimento obrigatório de todo os campos do formulário. Importante: Caso o Gestor da Área esteja ausente, encaminhar o formulário de Solicitação de Viagem para a aprovação do Gestor da Área Administrativa. O Gestor da Área avalia a necessidade da realização de viagem: Não havendo a necessidade de realização da viagem, o Gestor da Área deve devolver o formulário para o Solicitante com a justificativa da Não Aprovação. Havendo a necessidade da realização da viagem, o Gestor da Área deve aprovar previamente a viagem assinando o formulário e devolvendo este para o Solicitante. O Solicitante deve encaminhar o formulário de Solicitação de Viagem, devidamente assinado e aprovado pelo Gestor da Área, para aprovação da Diretoria GENS. Importante: Caso a Diretoria GENS esteja ausente, o formulário de Solicitação de Viagem deverá ser encaminhado para a aprovação do Gestor da Área Administrativa. Orientações: A Solicitação de Viagem deve ser encaminhada à Diretoria GENS com, no mínimo, dois dias úteis de antecedência da data da viagem.

9 - 9 - Exceções serão permitidas para viagens de urgência. O campo Área/Tipo/Unidade do formulário de Solicitação e Adiantamento de Viagem deverá ser preenchido com a área, tipo e unidade em que será alocada a despesa. Caso o reembolso das despesas da viagem seja de responsabilidade do Cliente, o Gerente do Projeto (caso exista) ou o Gestor da Área deve sempre verificar a possibilidade com o Cliente de este realizar a compra da passagem aérea e realizar a reserva do hotel. Nos casos de Cancelamento de Viagem e Hospedagem, é de responsabilidade do viajante avisar com antecedência a Área Corporativa - Viagem para que esta providencie os cancelamentos com a Agência de Viagem. O Gestor da Área deverá ser avisado simultaneamente do Cancelamento da Viagem e Hospedagem pelo viajante. Caso o reembolso da viagem seja de responsabilidade do Cliente e a solicitação de cancelamento de viagem ocorrer por solicitação deste, é importante salientar com o Cliente que as despesas decorrentes do cancelamento serão de sua responsabilidade Etapa 02 Liberação de Viagem Aprovação da Diretoria GENS Orçamento Prévio das Despesas de Viagem Aquisição dos itens da Viagem. A Etapa 02 de Liberação de Viagem é iniciada com a apresentação de uma Solicitação de Viagem à Diretoria GENS, pois toda viagem precisa ser autorizada pela Diretoria GENS independente do seu valor Aprovação da Diretoria GENS O Solicitante deve encaminhar o formulário de Solicitação de Viagem para aprovação da Diretoria GENS. A Diretoria GENS deve analisar a solicitação, aprovando ou não a realização da viagem. A viagem não sendo aprovada, a Diretoria GENS não deve assinar o formulário de Solicitação de Viagem, e devolver este para o Solicitante. O Solicitante deve comunicar ao Gestor da Área que a viagem não foi autorizada e que é necessário elaborar outra solução para o Cliente.

10 A viagem sendo aprovada, a Diretoria GENS deve assinar o formulário de Solicitação de Viagem, entregá-lo ao Solicitante e este, deverá encaminhá-lo para a Área Corporativa - Viagem para realização do Orçamento Prévio das Despesas de Viagem - Ver item Orçamento Prévio das Despesas de Viagem Importante: Somente será realizado o orçamento prévio de despesas de viagem para o formulário de Solicitação de Viagem que estiver autorizado e assinado pela Diretora GENS ou pelo Gestor da Área Corporativa. A Área Corporativa - Viagem deve orçar previamente as despesas da viagem incluindo todos os itens necessários para a realização desta, como passagens aéreas e/ou terrestres, traslados (táxis), despesas de hospedagem e despesas com alimentação. A Área Corporativa - Viagem deve realizar a análise orçamentária com base em: O total das despesas de viagens liberadas no mês somado as despesas desta viagem NÃO deve ultrapassar o valor orçado para o período para aquela rubrica do orçamento. Análise orçamentária não ok, a Área Corporativa - Viagem deve marcar no formulário de Solicitação de Viagem a opção Análise Orçamentária como Indeferido e não deve fazer nenhuma aquisição de viagem. A Área Corporativa deve devolver o formulário de Solicitação de Viagens para o Solicitante e orientar que este solicite ao seu Gestor que autorize com a Diretoria GENS a realização da viagem fora do orçamento. Caso a Diretoria GENS aprove a realização da viagem fora do orçamento, o Solicitante deverá encaminhar novamente o formulário de Solicitação de Viagem para a Área Corporativa - Viagem para que esta após, realize as atividades do item Análise Orçamentária ok, a Área Corporativa - Viagem deve marcar no formulário de Solicitação de Viagem a opção Análise Orçamentária como Deferido e após, realizar as atividades do item

11 Aquisição dos Itens da Viagem De posse da aprovação da Diretoria e análise orçamentária ok, a Área Corporativa - Viagem deve cadastrar a viagem na Planilha de Controle de Viagens e realizar as atividades descritas a seguir: Inicialmente nas atividades de Aquisição dos Itens de Viagem, a Área Corporativa - Viagem deve analisar se a viagem é aérea ou terrestre. Na viagem terrestre, a Área Corporativa - Viagem deve efetuar consulta dos horários de ônibus e encaminhar os horários para aprovação do Solicitante. Após o retorno de aprovação do Solicitante, a Área Corporativa - Viagem pode efetuar a compra da passagem na rodoviária, por meio da ajuda de um moto-boy. O Solicitante de posse da autorização da viagem, também pode efetuar a compra da passagem, desde que combinado previamente com a Área Corporativa que realizará esta compra. Na viagem aérea, a Área Corporativa - Viagem deve consultar na internet sites de companhias aéreas e verificar as melhores tarifas e horários e deve encaminhar os horários (dentro das melhores tarifas) para o Solicitante, que poderá escolher o melhor horário desde que respeitado os critérios de melhores preços. A Área Corporativa - Viagem, após o retorno do Solicitante, deve encaminhar para a Agência de Turismo um solicitando a emissão de passagem (com base nos horários escolhidos pelo Solicitante) e reserva de hotel. A Agência de Viagem encaminhará via para a Área Corporativa - Viagem a passagem e a reserva de hotel. A Área Corporativa - Viagem deve encaminhar, para conhecimento do Gestor da Área, Gerente de Projeto (se existir) e do Solicitante o recebido da Agência de Viagem. A Área Corporativa - Viagem deve arquivar o formulário de Solicitação de Viagens na Pasta Viagens Prontas Etapa 03 Prestação de Contas das Despesas de Viagem

12 O Solicitante, ao retornar, deve preencher o Formulário Relatório de Despesas de Viagem e observar o preenchimento de todos os campos obrigatórios Ver anexo 002 Formulário Relatório de Despesas de Viagem. O Solicitante deve encaminhar o formulário Relatório de Despesas de Viagem preenchido e TODOS os Comprovantes de Despesas de Viagem para o Gestor da Área. O Gestor da Área deve conferir o formulário Relatório de Despesas de Viagem com o Solicitante. O Gestor da Área deve conferir a responsabilidade do pagamento da despesa conforme o contrato comercial firmado entre GENS e o Cliente. O Gestor da Área deve e assinar e aprovação o pagamento das despesas de viagem. Caso o Gestor da Área esteja ausente, encaminhar o formulário Relatório de Despesas de Viagem para assinatura e aprovação do Gestor da Área Administrativa. O Solicitante de Viagem deve encaminhar o formulário Relatório de Despesas de Viagem devidamente assinado pelo Gestor da Área e TODOS os Comprovantes de Despesas de Viagem para a Área Corporativa - Viagem. Orientações: O formulário Relatório de Despesas de Viagem deve ser criado individualmente por Cliente. O formulário Relatório de Despesas de Viagem deve ser entregue à Área Corporativa - Viagem, no máximo, em até dois dias úteis da data de retorno da viagem. O campo Área/Tipo/Unidade do formulário Relatório de Despesas de Viagem deverá ser preenchido com a área, tipo e unidade em que será alocada a despesa. O formulário Relatório de Despesas de Viagem só será aceito ser for relativo a uma viagem que tenha sido autorizada pela Área Corporativa ou Diretoria. Os comprovantes de despesas / cartões de embarque devem ser apresentados juntamente com os demais documentos de prestação de contas. Todas as despesas devem ter comprovação como nota fiscal ou recibo, incluindo despesas de táxi. O Solicitante deve remeter o formulário Relatório de Despesas de Viagem ao Diretor de sua unidade em caso das despesas de viagem ser de responsabilidade da Gens S.A.. No caso das despesas de viagem serem de responsabilidade do cliente será necessária a assinatura do Gestor da Área e este(s) deve(m) assinar o formulário demonstrando a concordância com as despesas apresentadas.

13 Após assinatura o Solicitante deve encaminhar para a Área Corporativa - Viagem o formulário. Esta realizará o ressarcimento das despesas em até cinco dias úteis da data da entrega definitiva do formulário Relatório de Despesas de Viagem Etapa 04 Reembolso das Despesas de Viagem (Área Corporativa Viagem) De posse do formulário Relatório de Despesas de Viagem corretamente preenchido, a Área Corporativa - Viagem deve: Tirar cópia xerox dos comprovantes de despesas e do formulário Relatório de Despesas de Viagem. Conferir o formulário Relatório de Despesas de Viagem com os comprovantes de despesas apresentadas pelo viajante. Verificar se não ocorreu divergência entre Relatório de Despesas de Viagem e comprovantes apresentados. Ocorrendo divergência, devolver para o viajante solicitando correção. Aguardar devolução por parte de viajante e realizar nova conferência. Realizar estas atividades, até que não ocorram mais divergências. Não ocorrendo divergências, repassar para a Área Corporativa - Controladoria o formulário Relatório de Despesas de Viagem e comprovantes de despesas. Arquivar cópia xerox do formulário Relatório de Despesas de Viagem e cópia xerox dos comprovantes de despesas Etapa 05 Processo de Adiantamento e Pagamento das Despesas de Viagem A Área Corporativa - Contas a Pagar deve receber a cópia xerox da Solicitação de Viagem, da Área Corporativa - Viagem para realizar o Adiantamento de Viagem. A Área Corporativa - Contas a Pagar deve cadastrar o Adiantamento da Viagem na Planilha Contas a Pagar e deve depositar o Adiantamento de Viagem na conta do Viajante. A Área Corporativa - Contas a Pagar deve realizar uma eventual consulta à Planilha Adiantamento de Viagem para controlar viajantes devedores. A Área Corporativa - Contas a Pagar deve efetuar os pagamentos nas datas de vencimentos

14 das faturas e realizar os descontos para os Colaboradores, caso necessário. A Área Corporativa - Contas a Pagar deve receber em dinheiro, dos Colaboradores, as diferenças de Adiantamento de Viagem, caso haja necessidade. A Área Corporativa - Contas a Pagar deve realizar a baixa na Planilha Contas a Pagar e deve encaminhar a documentação para a Empresa de Contabilidade.

15 Anexos Anexo 001 Formulário de Solicitação e Adiantamento de Viagem

16 Anexo 002 Formulário Relatório de Despesas de Viagem

17 Históricos das Revisões Data Versão Descrição Autor 28/09/ Criação do Documento Simone Brisolara de Freitas 02/04/ Alteração Processo de Viagem Simone Brisolara de Freitas 23/06/ Alteração - Formatação DATASUL Simone Brisolara de Freitas 19/09/ Alteração - Processo de Viagem Simone Brisolara de Freitas 06/10/ Alteração - Processo de Viagem Simone Brisolara de Freitas 25/03/ Alteração - Processo de Viagem Gerusa Silva Costa 7. Conclusão Este manual visa apresentar os procedimentos necessários para o Processo de Viagem GENS. Os resultados que a utilização deste Manual irá trazer poderão ser percebidos claramente na efetiva realização, com sucesso, dos Procedimentos por ele propostos.