1. Acesso ao Agilis Elaborar Prestação de contas Inclusão do Material Permanente Inclusão do Material de Consumo...

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1 TUTORIAL PRESTAÇÃO DE CONTAS DOCENTES SUMÁRIO 1. Acesso ao Agilis Elaborar Prestação de contas Inclusão do Material Permanente Inclusão do Material de Consumo Inclusão de Serviços de Terceiros Inclusão de Despesas com Transportes Inclusão de Manutenção e/ou Diárias Inclusão dos Recursos Liberados Exemplo de gastos Compatíveis com os recursos liberados Exemplo de gastos Menores que os recursos liberados Instruções para Recolhimento de Saldo Exemplo de gastos Maiores que os recursos liberados Detalhes sobre a apresentação da Documentação

2 Acessar o sistema Agilis através do seguinte link: Caso não seja cadastrado, acessar "Cadastre-se no sistema" Preencher os campos solicitados e dar prosseguimento. Acessar o numero do processo na aba "Processos - Meus Processos" Clicar em elaborar Prestação de Contas 2

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4 Selecionar a parcial da Prestação de Contas, Selecionar o Tipo de Despesa(Material permanente, Material de Consumo,Serviços de Terceiros, despesas com Transportes, manutenção e/ou Diárias),Clicar em Prosseguir 4

5 Exemplo da Inclusão de Material Permanente: Clicar em "Incluir", 5

6 Preencher os Dados referente a nota fiscal: Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronológica das notas fiscais, e cada item da nota fiscal deve ser relacionado um a um. Apos inclusão do item, clicar em Voltar. 6

7 Para acessar o item material de consumo, clicar novamente Voltar: e selecionar Material de Consumo -> Prosseguir -> Incluir 7

8 Preencher os dados da nota fiscal Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronológica das notas fiscais. Apos inclusão do item, clicar em Voltar. Para acessar item Serviços de Terceiros, clicar novamente Voltar: e selecionar Serviços de terceiros-> Prosseguir -> Incluir 8

9 Serviços de Terceiros é destinado aos seguintes Pagamentos: - Taxas de inscrição; - Seguro Saúde/Viagens Internacionais; - Serviços realizados por pessoa física(sem CNPJ) - utilizar anexo 9. Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronológica das notas fiscais/recibos. Apos inclusão do item, clicar em Voltar. Para acessar item Despesas com Transportes, clicar novamente Voltar: e selecionar Despesas com Transportes -> Prosseguir -> Incluir 9

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11 Exemplo das Informações presentes no recibo Fiscal que devem ser inseridas no Agilis Numero do recibo: Data: 29/01/2014 Valor: R$53,00 Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronológica das notas fiscais/recibos. Apos inclusão do item, clicar em Voltar. 11

12 Para acessar item Manutenção e/ou Diárias, clicar novamente Voltar: e selecionar Manutenção e/ou Diárias -> Prosseguir -> Incluir No item "Nota Fiscal Nº" pode ser preenchido "Recibo Fulano de Tal" ou "Diárias Fulano de Tal" Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronológica das notas fiscais/recibos. Apos inclusão do item, clicar em Voltar. 12

13 Para acessar item Recursos Liberados, clicar novamente Voltar: e selecionar Recursos Liberados -> Prosseguir -> Incluir 13

14 Para Obter o Extrato com as Liberações de verba efetuadas clicar em Extrato Financeiro 14

15 Selecionar Material Permanente, de Consumo e Serviços no País incluir a data de inicio do Período de Vigência da prestação de contas, e clicar em "Gerar Extrato". Incluir os dados das liberações gerados pelo Extrato Financeiro na Tela da pagina 14 15

16 EXEMPLO DE DESPESAS COMPATIVEIS COM OS RECURSOS LIBERADOS Apos a inclusão de todos os dados(despesas e liberações), retornar ao balancete e clicar em finalizar. e depois clicar em concluir. 16

17 EXEMPLO DE DESPESAS MENORES QUE OS RECURSOS LIBERADOS 17

18 Caso o valor das despesas seja menor do que o valor das liberações, devera ser escolhida uma das Opções: 1- Efetuar deposito na conta corrente da Fapesp: Banco do Brasil - Agência Lapa Conta Corrente Identificador 3 deve constar Numero do processo ou CPF; 2- Preencher um cheque nominal a Fapesp no valor da devolução; 3- Solicitar recolhimento de saldo(instruções abaixo). 18

19 Acessar o site da Fapesp pelo seguinte link: INSTRUÇÕES PARA EFETUAR O RECOLHIMENTO DE SALDO Clicar em Converse com a FAPESP 19

20 Na área PARA PESQUISADORES clicar em solicitações 20

21 Clicar em Prosseguir e selecionar recolhimento de Saldo 21

22 Preencher os Dados e clicar em Enviar Apos essa operação, verificar no extrato financeiro a data do recolhimento efetuado pela Fapesp, e inserir os dados no Agilis na área de Recursos Liberados 22

23 Informar a data do recolhimento selecionar devolução e inserir o valor. 23

24 EXEMPLO DE GASTOS MAIORES QUE OS RECURSOS LIBERADOS 24

25 Quando as despesas forem maiores que os recursos liberados, preencher o valor da diferença em um dos seguintes itens: - Houve complementação com recursos de outras fontes. - Está sendo solicitado reembolso. Clicar em Finalizar e Imprimir Datar e Assinar. DETALHES DA APRESENTAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO A documentação deve ser enviada em uma única via, SEMPRE a 1ª via original. Todos os comprovantes de despesas com aquisição de bens e serviços para utilização nas pesquisas financiadas pela FAPESP deverão ser solicitados aos fornecedores/prestadores de serviços em nome do Outorgado, constando, no corpo da nota, a indicação Processo FAPESP nº / -, NUNCA em nome da FAPESP. Nos casos de pesquisas financiadas com recursos de Convênios ou Acordos de Cooperação, deverá constar, também, o número e nome do Convênio ou do Acordo de Cooperação. *Obs:Caso não tenha o Numero do Processo Fapesp, entrar em contato com a empresa solicitando uma carta de correção, incluindo esse dado. Todo comprovante em tamanho A4 ou maior (ex.: DANFE, cotação de preço, consulta aos cadastros fiscais públicos), deverá ser apresentado na posição retrato (vertical), ordenado seqüencialmente, de forma individual sem ser colado em outra folha de papel. Os comprovantes nesta situação não deverão ser colados ou grampeados em outra folha nem entre si. 25

26 Nos casos em que o comprovante for menor que o tamanho A4 (ex.: Recibo de Pedágio, Cupom Fiscal, Bilhete de Passagem Aérea, Rodoviária, Duplicata, Boleto Bancário, etc), deverá ser colado em uma folha de tamanho A4, na posição retrato (vertical), respeitando as possíveis anotações no verso do mesmo e mantendo margem para furação. Cada folha de papel deverá conter somente um documento. Após o recebimento da Prestação de Contas pela FAPESP, caso sejam identificados documentos em desacordo com as normas descritas acima, a documentação poderá ser devolvida ao Outorgado para organização e adequação às normas. Classificar os documentos por elemento de despesa (material permanente, de consumo, serviços de terceiros, despesas de transporte e diárias) e, posteriormente, colocá-los em ordem cronológica. Cada página deverá ser numerada, sendo esta numeração a identificação a ser registrada no Modelo 3 Relação dos Documentos Comprobatórios de Despesas. Deve-se evitar dobrar documentos e Notas Fiscais; apenas aquelas maiores que uma folha A4 devem ser dobradas; evitando ainda utilizar grampos e clipes para fixação de documentos. Não são aceitos comprovantes de despesas que apresentem alterações, emendas ou rasuras que prejudiquem a clareza, sem a devida carta de correção emitida pelo fornecedor. Em todo comprovante de despesa deverá constar, obrigatoriamente, a discriminação completa da despesa, quantidades e valores. O Outorgado deve manter, para seu controle, cópia dos documentos apresentados na Prestação de Contas. A FAPESP não fornecerá cópia dos mesmos. No caso de comprovantes de despesas emitidos em papel termosensível, providenciar fotocópia do documento e encaminhar anexo ao original na Prestação de Contas. 26

27 Preencher o anexo I - Formulário para Encaminhamento de Prestação de Contas 27