1. Acesso ao Agilis Elaborar Prestação de contas Inclusão do Material Permanente Inclusão do Material de Consumo...

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1 TUTORIAL PRESTAÇÃO DE CONTAS SUMARIO 1. Acesso ao Agilis Elaborar Prestação de contas Inclusão do Material Permanente Inclusão do Material de Consumo Inclusão de Serviços de Terceiros Inclusão de Despesas com Transportes Inclusão de Manutenção e/ou Diárias Inclusão dos Recursos Liberados Exemplo de gastos Compatíveis com os recursos liberados Exemplo de gastos Menores que os recursos liberados Exemplo de gastos Maiores que os recursos liberados Formuláriosde Encaminhamento Detalhes sobre a apresentação da Documentação

2 Acessar o sistema Agilis: Caso não seja cadastrado, acessar "Cadastre-se no sistema" Preencher os campos solicitados e dar prosseguimento. 2

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4 Acessar o numero do processo na aba "Processos - Meus Processos" Clicar em Elaborar Prestação de Contas 4

5 Clicar em Parcial da Prestação de Contas e selecionar o numero da Parcial - Parcial 1: é utilizada caso seja a primeira prestação de contas utilizando o Sistema Agilis. - Parcial 2(e demais): é utilizada referente as Prestações de Contas subsequentes. Marcar Reserva Técnica (Pesquisador Bolsista), Selecionar o Tipo de Despesa(Material permanente, Material de Consumo,Serviços de Terceiros, despesas com Transportes, manutenção e/ou Diárias), Exemplo da Inclusão de Material Permanente: Clicar em "Incluir", 5

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7 Preencher os Dados referente a nota fiscal: Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronológica das notas fiscais, e cada item da nota fiscal deve ser relacionado um a um. O numero de cheque é referente a projetos de pesquisa regulares(docentes). Apos inclusão do item, clicar em Voltar. Para acessar o item material de consumo, clicar novamente Voltar: e selecionar Material de Consumo -> Prosseguir -> Incluir 7

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9 Preencher os dados da nota fiscal Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronologica das notas fiscais. O numero de cheque é referente a projetos de pesquisa regulares(docentes). Apos inclusão do item, clicar em Voltar. Para acessar item Serviços de Terceiros, clicar novamente Voltar: e selecionar Serviços de terceiros-> Prosseguir -> Incluir 9

10 Serviços de Terceiros é destinado aos seguintes Pagamentos: - Taxas de inscrição; - Seguro Saude/Viagens Internacionais; - Serviços realizados por pessoa fisica(sem CNPJ) - utilizar anexo 9. Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronologica das notas fiscais/recibos. O numero de cheque é referente a projetos de pesquisa regulares(docentes). Apos inclusão do item, clicar em Voltar. Para acessar item Despesas com Transportes, clicar novamente Voltar: e selecionar Despesas com Transportes -> Prosseguir -> Incluir 10

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12 Exemplo das Informações presentes no recibo Fiscal que devem ser inseridas no Agilis Numero do recibo: Data: 29/01/2014 Valor: R$53,00 Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronologica das notas fiscais/recibos. 12

13 O numero de cheque é referente a projetos de pesquisa regulares(docentes). Apos inclusão do item, clicar em Voltar. Para acessar item Manutenção e/ou Diárias, clicar novamente Voltar: e selecionar Manutenção e/ou Diárias -> Prosseguir -> Incluir No item "Nota Fiscal Nº" pode ser preenchido "Recibo Fulado de Tal" ou "Diarias Fulano de Tal" Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronologica das notas fiscais/recibos. O numero de cheque é referente a projetos de pesquisa regulares(docentes). Apos inclusão do item, clicar em Voltar. Para acessar item Recursos Liberados, clicar novamente Voltar: e selecionar Recursos Liberados -> Prosseguir -> Incluir 13

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15 Para Obter o Extrato com as Liberações de verba efetuadas clicar em Extrato Financeiro 15

16 Selecionar Reserva Tecnica incluir a data de inicio do Período de Vigência da prestação de contas, e clicar em "Gerar Extrato". 16

17 Incluir os dados das liberações gerados pelo Extrato Financeiro na Tela abaixo 17

18 EXEMPLO DE GASTOS COMPATIVEIS COM AS LIBERAÇÕES DE RECURSOS Apos a inclusão de todos os dados(despesas e liberações), retornar ao balancete e clicar em finalizar. 18

19 EXEMPLO DE GASTOS MENORES QUE OS RECURSOS LIBERADOS Apos a inclusão de todos os dados(despesas e liberações), retornar ao balancete e clicar em finalizar. Obs*:Caso o valor das despesas seja menor do que o valor das liberações, efetuar deposito na conta corrente da Fapesp: Banco do Brasil - Agência Lapa Conta Corrente Identificador 3 deve constar Numero do processo ou CPF; 19

20 EXEMPLO DE GASTOS MAIORES QUE OS RECURSOS LIBERADOS 20

21 Apos a inclusão de todos os dados(despesas e liberações), retornar ao balancete e clicar em finalizar. Caso o valor das despesas seja maior do que o valor das liberações, devera ser escolhida uma das Opções: 1- Houve complementação com recursos de outras fontes(caso as despesas tenham sido arcadas pelo Bolsista, e ele não deseja o reembolso). 2- Está sendo Solicitado Reembolso(Caso tenha restado Saldo da Reserva Tecnica, e o bolsista queira solicitar o Reembolso). Obs: A Imagem anterior refere-se a solicitação de reembolso. Clicar em Finalizar e Imprimir Datar e Assinar tanto o Bolsista/Outorgado quanto o Orientador/Responsavel 21

22 Preencher o anexo I - Formulario para Encaminhamento de Prestação de Contas Bolsista/Beneficiário -> No item Objeto marcar as seguintes Opções: Entrega da Prestação de Contas; Da reserva técnica, Pesquisador; De outras verbas(bepe); Solicitação de Reembolso(se for o caso); Em Documentos Entregues marcar as seguintes Opções: Balancete; relação dos gastos por elemento de despesa; Documentos Comprobatórios de despesas; Obs:No caso de não ter utilizado a reserva tecnica não marcas nenhum dos itens acima. No item Devolução do saldo remanescente, se houver devolução assinalar "Sim" e efetuar deposito na conta corrente da Fapesp: Banco do Brasil - Agência Lapa Conta Corrente Identificador 3 deve constar Numero do processo ou CPF; No item Outros deve constar Recibo de deposito em Anexo, 22

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24 - O termo deve ser encaminhado quando houver material permanente tais como equipamentos e livros, devendo estes ser descriminados em termos distintos(um para equipamentos e outro para os livros). - devendo ser entregue em duas vias(uma sera enviada para a Fapesp e outra para o Outorgado) - link para download do termo: 24

25 DETALHES DA APRESENTAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO A documentação deve ser enviada em uma única via, SEMPRE a 1ª via original. Todos os comprovantes de despesas com aquisição de bens e serviços para utilização nas pesquisas financiadas pela FAPESP deverão ser solicitados aos fornecedores/prestadores de serviços em nome do Outorgado, constando, no corpo da nota, a indicação Processo FAPESP nº / -, NUNCA em nome da FAPESP. Nos casos de pesquisas financiadas com recursos de Convênios ou Acordos de Cooperação, deverá constar, também, o número e nome do Convênio ou do Acordo de Cooperação. Todo comprovante em tamanho A4 ou maior (ex.: DANFE, cotação de preço, consulta aos cadastros fiscais públicos), deverá ser apresentado na posição retrato (vertical), ordenado sequencialmente, de forma individual sem ser colado em outra folha de papel. Os comprovantes nesta situação não deverão ser colados ou grampeados em outra folha nem entre si. Nos casos em que o comprovante for menor que o tamanho A4 (ex.: Recibo de Pedágio, Cupom Fiscal, Bilhete de Passagem Aérea, Rodoviária, Duplicata, Boleto Bancário, etc), deverá ser colado em uma folha de tamanho A4, na posição retrato (vertical), respeitando as possíveis anotações no verso do mesmo e mantendo margem para furação. Cada folha de papel deverá conter somente umdocumento. Após o recebimento da Prestação de Contas pela FAPESP, caso sejam identificados documentos em desacordo com as normas descritas acima, a documentação poderá ser devolvida ao Outorgado para organização e adequação às normas. Classificar os documentos por elemento de despesa (material permanente, de consumo, serviços de terceiros, despesas de transporte e diárias) e, posteriormente, colocá-los em ordem cronológica. Cada página deverá ser numerada, sendo esta numeração a identificação a ser registrada no Modelo 3 Relação dos Documentos Comprobatórios de Despesas. Deve-se evitar dobrar documentos e Notas 25

26 Fiscais; apenas aquelas maiores que uma folha A4 devem ser dobradas; evitando ainda utilizar grampos e clipes para fixação de documentos. Não são aceitos comprovantes de despesas que apresentem alterações, emendas ou rasuras que prejudiquem a clareza, sem a devida carta de correção emitida pelo fornecedor. Em todo comprovante de despesa deverá constar, obrigatoriamente, a discriminação completa da despesa, quantidades e valores. O Outorgado deve manter, para seu controle, cópia dos documentos apresentados na Prestação de Contas. A FAPESP não fornecerá cópia dos mesmos. No caso de comprovantes de despesas emitidos em papel termosensível, providenciar fotocópia do documento e encaminhar anexo ao original na Prestação de Contas. 26