Regras e orientações da prestação de contas

Transcrição

1 Regras e orientações da prestação de contas

2 Veja aqui como apresentar corretamente a prestação de contas dos recursos recebidos do programa Comunidade, presente!

3 Como utilizar os recursos recebidos A organização deve usar os recursos em até três meses após seu recebimento. Caso haja impedimentos para o cumprimento desse prazo, solicitamos que sejam informados, por escrito, pelo comunidadepresente@fundacaoitausocial.org.br, explicando as razões e o prazo previsto para a conclusão da execução. Os recursos devem ser utilizados de acordo com o aprovado pelo programa Comunidade, presente!, indicado no contrato firmado entre as partes. 3

4 Como realizar alterações em orçamentos já enviados Todas as alterações devem ser informadas e aprovadas por escrito pela Fundação Itaú Social antes de serem efetuadas. Caso seja necessário alterar tipo, quantidades e/ou valores dos itens previstos nos orçamentos enviados ou solicitar a utilização da sobra dos recursos fornecidos, envie o pedido com justificativa para o comunidadepresente@fundacaoitausocial.org.br Caso ocorram alterações de preço ou a organização obtenha descontos junto ao fornecedor no momento da aquisição de parte dos itens previsto, deve ser enviada por a solicitação de alteração de orçamento com planilha descritiva das alterações, explicando/justificando a alteração. Nos casos de solicitação de inclusões devem ser enviadas também três cotações do(s) novo(s) itens, seguindo a regra de cotações. Importante: A prestação de contas pode apresentar saldo de até R$ 100. Caso haja saldo acima deste valor, a organização deve enviar um novo plano de utilização para o comunidadepresente@fundacaoitausocial.org.br e aguardar a aprovação da Fundação Itaú Social. A solicitação deverá apresentar o saldo em posse da organização, a proposta de utilização com justificativa e três cotações do(s) novo(s) itens, seguindo a regra de cotações. 4

5 Como enviar a prestação de contas dos recursos recebidos Relatório Financeiro Na aba Documentos Documentos da fase de acompanhamento, Planilha de Prestação de Contas, clicar em baixar planilha de prestação de contas, realizar o preenchimento, salvar no computador em formato Excel, depois fazer o upload e enviar o arquivo preenchido pela ferramenta. Valores Alterações Formato Os valores indicados na planilha devem corresponder aos pagamentos realizados pela organização (cheque, transferências, depósitos) e devem estar associados a pelo menos um comprovante de despesa (orientações a seguir). Ou seja, é o valor efetivamente pago, incluindo descontos, frete, adicionais, etc. Nos casos em que houver alteração entre o previsto no projeto aprovado e o projeto executado, a organização deve anexar à prestação de contas cópia da aprovação de alteração obtida previamente junto à Fundação Itaú Social. Nos casos em que a aprovação foi obtida por , basta anexar o . Caso a alteração não tenha sido aprovada previamente, a organização deve enviar justificativa detalhada da alteração e das razões para não ter tentado obter aprovação prévia. As justificativas devem estar vinculadas com as informações fornecidas no relatório final. Não serão aceitas planilhas enviadas em arquivo de imagem (.jpg,.pdf etc). As orientações de preenchimento estão na segunda aba do modelo disponível no site (o documento a ser preenchido está na primeira aba) 5

6 Como enviar a prestação de contas dos recursos recebidos Relatório final Na aba Documentos Documentos da fase de acompanhamento, Relatório Final de Projetos, clicar em relatório final, realizar o download, preencher o arquivo, salvar no computador, depois fazer o upload e enviar o arquivo preenchido pela ferramenta. Conteúdo A organização deve preencher os itens do relatório de acordo com as orientações no documento. O relatório é o meio da organização compartilhar os resultados obtidos com a execução do projeto apoiado. Apresentem informações de forma completa e correta. Cópia das notas fiscais Devem ser inseridas no sistema em formato PDF (orientações detalhadas a seguir). Atenção: ao digitalizar o documento certifique-se que o resultado está legível e completo antes de enviar. Fotos dos materiais/serviços doados Devem ser inseridas no sistema em qualquer formato de imagem (orientações detalhadas a seguir). 6

7 Como inserir os comprovantes Além de preencher os dados da nota fiscal na planilha de prestação de contas, os documentos que comprovam o pagamento ao fornecedor precisam ser inseridos no Item Cópias da nota fiscal. Validade São considerados comprovantes válidos aqueles emitidos pelo fornecedor do item e que tenham validade fiscal. Produtos e mercadorias No caso de aquisição de produtos/mercadorias, os comprovantes fiscais válidos são notas ou cupons fiscais. Serviços No caso de aquisição de serviços, os comprovantes fiscais válidos são somente notas fiscais. Sugerimos que a organização sempre consulte previamente seu contador antes de contratar serviços para compreender eventuais obrigações tributárias associadas ao tipo de serviço e, assim, evitar custos adicionais não previstos. Documentos como orçamentos, pedidos, e recibos não tem validade fiscal e não serão aceitos como comprovantes para a prestação de contas. 7

8 Como indicar os comprovantes na prestação de contas O número do comprovante deve ser indicado na coluna comprovante da planilha de prestação de contas, na linha correspondente ao seu pagamento. Caso o valor do pagamento não corresponda ao valor do comprovante, a organização deve enviar detalhamento e justificativa. Seguem alguns exemplos de casos em que isso pode ocorrer: a. Pagamento de mais de um comprovante na mesma operação: indicar no campo comprovante a numeração dos comprovantes inclusos no valor; Data Favorecido Descrição Comprovante Crédito Débito Saldo 12/3/15 Casa das Cordas 10 metros de corda / Cola e parafusos NFE NFE ,00 R$ - b. Pagamento de um comprovante em mais de uma parcela: indicar no campo descrição que o pagamento se refere a parcela 1/2 e depois 2/2 colocando a mesma numeração de comprovante no campo comprovante Data Favorecido Descrição Comprovante Crédito Débito Saldo 12/3/15 Lar dos computadores 12/6/15 Lar dos computadores 10 computadores parcela 1/2 10 computadores parcela 2/2 NF ,00 NF ,00 8

9 Como enviar fotos para comprovação Devem ser enviadas fotos da aplicação do recurso e de sua utilização, cada foto em um arquivo individual, em qualquer formato de imagem. As fotos devem mostrar de forma clara a totalidade dos itens adquiridos. Ex.: equipamentos sendo utilizados; imagens de antes e depois de espaços construídos ou reformados; atividades sendo realizadas nos espaços e/ou com os materiais adquiridos. 9

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