Projeto de Implantação e- Procurement

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1 Projeto de Implantação e- Procurement Documentação para Fornecedores OBJETIVO DO DOCUMENTO: Este documento serve como referência geral do projeto para consulta das telas do sistema e-proc do Módulo de acesso dos fornecedores com suas respectivas funcionalidades. Versão Data Hora Autor Alteração /12/ :00 Marcelo Lins LISTA DE DISTRIBUIÇÃO Nome Empresa Cargo 1

2 CONTEÚDO DO DOCUMENTO 1. OBJETIVOS DA DOCUMENTAÇÃO Cotações ACESSO AO SISTEMA e-proc Tela inicial de acesso ao sistema e-proc Quadro de aviso Comunicados Acompanhamento especial Estatísticas Caixa de entrada INÍCIO DO POCESSO - RESPOSTAS DE COTAÇÃO

3 INTRODUÇÃO Este documento tem por finalidade detalhar para todos os fornecedores que acessam o sistema e-proc os fluxos disponibilizados no sistema, apresentando cada funcionalidade dentro da sequência do processo de Cotação. OBJETIVOS DA DOCUMENTAÇÃO Cotações Permitir aos fornecedores usuários do e-proc o acesso a todas as informações dos processos de Cotação disponibilizadas no sistema e-proc. Neste documento é possível avaliar passo a passo cada tela do processo de cotação, detalhando todos os seus botões, dando assim, condições aos fornecedores de tirarem suas dúvidas ao longo de todo o processo de cotação. 3

4 ACESSO AO SISTEMA e-proc Tela inicial de acesso ao sistema e-proc Nesta tela o usuário poderá digitar seu LOGIN (devera ser CNPJ / CPF, lembrando que deve ser utilizado apenas números) e sua senha de acesso para que o sistema reconheça seu perfil e possa habilitar as funcionalidades definidas para o seu grupo. Tela inicial de abertura do sistema. OBS.:No primeiro acesso o usuário deve por o LOGIN, já senha deve deixar em branco para que o sistema o envie para pagina de alteração da senha. 4

5 Ao logar no sistema será aberto para o usuário um painel com todas as informações e status de suas requisições e cotações, avisos, comunicações. Quadro de aviso Neste painel serão mostradas mensagens automáticas e manuais enviadas pela aplicação do e- Proc. Comunicados Neste quadro serão demonstrados avisos gerais sobre procedimentos, mudanças, etc para os processos de compras. Acompanhamento especial Neste quadro serão demonstrados cotações e pedidos marcados pelo fornecedor para que tenham acompanhamento especial. Estatísticas Quadro demonstrativo de indicadores de avaliação do fornecedor e sua eficiência no processo de compras. Caixa de entrada Nesta caixa estarão demonstrados toda a movimentação das cotações e pedidos recebidos e enviados pelo fornecedor para a área de compras. 5

6 INÍCIO DO POCESSO - RESPOSTAS DE COTAÇÃO O fornecedor deverá observar as mensagens disponíveis na caixa de entrada, onde aparecerão as mensagens disponíveis. Para iniciar um processo de resposta para uma cotação pendente, o fornecedor deverá clicar na mensagem Cotações Pendentes na Caixa de Entrada. Em seguida será apresentada uma tela com todas as cotações pendentes, enviadas pela área de compras para que o fornecedor possa participar do processo. Veja abaixo tela demonstrativa das cotações pendentes disponibilizadas. O fornecedor deverá escolher a cotação que deseja responder e clicar sobre o seu número para que possa ser aberta a tela de resposta à cotação. A figura abaixo mostra a parte superior da tela com Dados Gerais da Cotação: Primeiramente estão disponibilizados os campos relativos aos impostos, onde o fornecedor poderá indicar se os mesmos são isentos, inclusos ou exclusos na composição do preço final. 6

7 Após as informações dos impostos o fornecedor deverá informar o valor unitário e quantidade disponível para entrega e em seguida deve ser clicado na calculadora para que o sistema calcule o preço final. Deve ser informado também a validade da proposta e tempo de entrega dos itens solicitados, bem como algumas observações que o fornecedor julgar necessárias. Abaixo temos os botões disponíveis: Retornar : Retorna para a tela anterior. Fabricante : Apresentará os fabricantes relacionados os itens. Não concorrer : Neste caso o fornecedor estará respondendo que não deseja participar desse processo. Atualizar : O fornecedor poderá alterar suas informações e atualizar os dados antes de enviar a resposta, podendo inclusive voltar a participar do processo, desde que a cotação ainda esteja dentro do prazo etabelecido. Limpar : Limpar todas as informações digitadas na tela. Imprimir : Possibilita a impressão da cotação. Download da cotação : Permite baixar planilha Excel para facilitar as respostas dos itens da cotação, isso se aplica para cotações que tenham muitos itens a serem respondidos. Upload resposta : Carrega as resposta da planilha Excel baixada pelo botão Download da cotação. Enviar Cotação : Preenchidas as informações relativas a resposta do fornecedor o mesmo poderá acionar o botão Enviar Cotação. Após o envio o sistema abrirá a tela abaixo para demonstrar as condições requeridas pelo comprador e também para que o fornecedor possa passar informações relativas ao frete. O sistema permite anexar arquivos na cotação, bem como nos itens da cotação. 7

8 Após a conclusão das informações o fornecedor poderá acionar o botão Enviar cotação, para que todas as informações da resposta possam ser analisadas pela área de compra do cliente. Feita a análise da área de compras o processo poderá entrar em negociação, podendo inclusive a empresa estabelecer um preço alvo para encerrar o processo. Caso o cliente opte por um preço alvo a cotação retornará como pendente para o fornecedor e a informação do preço alvo estará destacada em vermelho para que o fornecedor decida mais uma vez se pretende participar. Esta negociação pode continuar até que as partes cheguem a um acordo. Veja abaixo tela com a informação do preço alvo em destaque: 8

9 Fechando-se o preço acordado, o fornecedor poderá enviar a resposta para que a área de compras a geração do pedido de compra. O cliente emitirá o pedido de compra que será disponibilizada na caixa de entrada do fornecedor com a mensagem Ordens de compras recebidas pedentes. Na abertura da tela acima, o fornecedor deve clicar no pedido de compra com situação Pedente para que possa confirmar as informações de aprovação ou rejeição. Abaixo parte superior e inferior da tela de Ordem de Compra. 9

10 Destacamos os botões disponibilizados para que o fornecedor decida sobre o fornecimento dos itens listados. Retornar : Retorna para a tela anterior. Aprovar : O fornecedor estará aprovando a ordem de compra emitida pelo cliente. Rejeitar : O fornecedor estará rejeitando a ordem de compra emitida pelo cliente e nessa operação o mesmo deverá justificar a sua rejeição. Loc.Cobrança : O fornecedor poderá consultar o local de cobrança da ordem de compra. Localização : O fornecedor poderá consultar o local de entrega da ordem de compra. Negociar : O fornecedor estará suspendendo a ordem de compra que ficará com a mensagem Ordem de compra suspensa pelo Fornecedor e ficará aguardando uma nova negociação com o cliente. Entrega : O fornecedor estará visualizando a programação de entrega dos itens da ordem de compra. Recebimento : O fornecedor estará visualizando o histórico de recebimento dos itens da ordem de compra. Histórico : O fornecedor estará visualizando o histórico de negociação da ordem de compra. Consultar : O fornecedor visualizar dados básicos da ordem, tais como : solciitante, preço unitário, etc. Fabricantes : O fornecedor estará poderá visualizar os fabricantes dos itens listados na ordem de compra. Marcar : Permite marcar os itens listados na ordem de compra. Limpar : Permite desmarcar os itens listados na ordem de compra. Imprimir : Permite imprimir a ordem de compras. Mesmo após toda a aprovação por parte do fornecedor, o comprador poderá efetuar alguma manutenção na ordem de compra que ficará com status Em negociação pelo comprador, sendo assim a mesma retornará para o fornecedor, que poderá usar os botões disponíveis na tela, entre eles, destacamos o aprovar ou rejeitar a ordem de compras, visto que poderá ter sido feito alguma alteração a nível de valor, quantidade ou até mesmo nas condições da ordem de compras. 10