Rua Xavantes, nº 54, 1º Andar (3º piso), Bairro Atiradores Joinville, SC Telefone: (47)

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1 Rua Manoel Bento da Cruz, Bauru, SP Telefone: (14) Rua Machado Bittencourt, 361, 3º andar, Vila Mariana São Paulo, SP Telefone: (11) Rua Xavantes, nº 54, 1º Andar (3º piso), Bairro Atiradores Joinville, SC Telefone: (47) e-procurement Manual do Usuário 1

2 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO MÓDULO FORNECEDORES Menu Consultas Consulta de Cotações Condições Comerciais Justificativa Entrega Chat ISO Consulta de Pedidos Menu Notas Fiscais Menu Informações Financeiras Menu Diferenças Menu Leilão Menu Canal Aberto Menu Gerenciamento Itens Fornecedores Vendedores Vendedores x Cotações ÍNDICE DE FIGURAS e-procurement Manual do Usuário 2

3 1 INTRODUÇÃO E-Procurement é uma solução Web que permite otimizar os processos de compras de materiais e serviços, tais como: cotação, negociação e emissão de pedidos. O objetivo deste documento é demonstrar as funcionalidades e formas de uso da ferramenta e-procurement (v.4) da Lecom ao usuário, facilitando seu uso. O e-procurement possui dois módulos principais: módulo Clientes e módulo Fornecedores, os quais são acessados por meio da tela inicial da ferramenta e serão detalhados posteriormente. Para acessar o e-procurement, basta abrir o navegador Web Internet Explorer e acessar a url (caminho) do e-procurement fornecida pela Lecom. Será exibida uma tela onde será possível escolher qual módulo se deseja acessar, como mostra a figura a seguir: Figura 1 - Tela inicial do e-procurement Note que, existem duas opções logo abaixo dos botões entrar e limpar chamadas módulo clientes e módulo fornecedores, basta clicar sobre a opção desejada para acessar seu respectivo módulo. e-procurement Manual do Usuário 3

4 A ferramenta está preparada para funcionar com dois idiomas: Português e Inglês. Para alternar entre os dois idiomas, basta clicar sobre a bandeira correspondente ao idioma desejado (observe a figura 1). Fazendo isto, automaticamente a página será atualizada e as informações estarão escritas no idioma selecionado. e-procurement Manual do Usuário 4

5 2 MÓDULO FORNECEDORES Este módulo permite que os fornecedores acessem informações destinadas a eles ou geradas por eles. Por exemplo: o fornecedor pode verificar para quais cotações ele ainda não enviou um orçamento, quais notas fiscais ele já gerou e gerar novas notas fiscais, ou seja, cada fornecedor pode visualizar cotações, pedidos, notas fiscais, estatísticas, dentre outras informações pertencentes a ele. Existe um campo chamado Empresa logo no topo da página onde pode-se escolher uma empresa. Se nenhuma empresa for escolhida, todas as consultas da ferramenta buscarão informações de todas as empresas as quais o fornecedor logado tem como cliente. Se uma empresa for escolhida neste campo, as consultas só buscarão informações da empresa selecionada neste campo. 2.1 Menu Consultas Este menu fornece acesso às consultas de OC, cotações e pedidos que serão detalhadas a seguir Consulta de Cotações Por meio deste módulo o fornecedor pode consultar as cotações para respondê-las para a empresa que as solicitou. A consulta possui os seguintes filtros: e-procurement Manual do Usuário 5

6 Figura 2 - Consulta de Cotações Após preencher os filtros conforme a necessidade e clicar no botão consultar, será exibida a listagem das cotações encontradas. Figura 3 - Listagem de Cotações Para visualizar detalhes da cotação, basta clicar sobre o botão +. A figura acima mostra os detalhes da cotação 145. e-procurement Manual do Usuário 6

7 Cada cotação da listagem terá sua situação representada por símbolos (coluna lateral esquerda da listagem) cuja legenda pode ser visualizada após clicar sobre Legenda no canto superior direito da tela. Figura 4 - Legenda Ao lado do botão + (figura 60), há um caminhão que, conforme podemos observar na legenda, representa a programação de entrega dos itens da cotação. Clicando sobre este caminhão, a programação referida é exibida. Esta programação é elaborada pelo responsável pela geração da ordem de compra que já informa em qual data a empresa precisa receber cada item e qual a quantidade desejada de do item para esta data. Observe: e-procurement Manual do Usuário 7

8 Figura 5 - Programação de Entrega dos itens da cotação A tela de listagem de cotações (figura 60) tem um filtro adicional que pode ser aplicado sobre os itens da cotação a ser respondida. Para utilizar este filtro, basta preencher um ou mais campos do mesmo e clicar sobre alguma cotação da listagem. Fazendo isto, automaticamente a cotação será exibida e seus itens já serão exibidos de acordo com o que foi preenchido nos filtros. Após clicar sobre qualquer cotação que se queira responder, será exibida a tela a seguir: e-procurement Manual do Usuário 8

9 Figura 6 - Resposta da cotação Observe que existem cinco botões logo abaixo do item da cotação: Cond. Comerciais (Condições Comerciais), Just. (Justificativa), Entrega, Chat e ISO. Ao lado do botão Cond. Comerciais (destacado em laranja), existem um botão X que serve para fechar os detalhes exibidos quando os botões Cond. Comerciais, Just., Entrega, Chat e ISO são pressionados. e-procurement Manual do Usuário 9

10 Condições Comerciais Para responder uma cotação, o fornecedor deve preencher as condições comerciais da cotação e, para isto, é preciso clicar no botão Cond. Comerciais. Uma cotação pode conter vários itens e, sendo assim, existe um recurso que facilita o preenchimento das condições comerciais, ou seja, o valor de um campo pode ser digitado apenas uma vez e replicado para todos os itens. Observando a figura acima, antes da listagem Itens da Cotação existe uma área com campos como IPI, ICMS, Prazo de entrega, dentre outros; preenchendo qualquer um destes campos e clicando sobre o botão Copiar dados do cabeçalho que fica próximo ao botão voltar, os valores digitados nos campos desta área citada são copiados para seus respectivos campos na área de condições comerciais. O botão Gravar que fica próximo ao botão voltar, serve para gravar as informações digitadas nas condições comerciais. Uma vez gravadas, estas informações já vão direto para banco de dados do ERP da empresa (cliente) em forma de resposta para a cotação. O botão Excluir que fica ao lado do botão Gravar, serve para excluir e limpar todos os campos das condições comerciais. Isto faz com que as informações da condição comercial da cotação sejam perdidas e elas também serão removidas do banco de dados do ERP da empresa (cliente), ou seja, se antes a cotação tinha uma resposta do fornecedor, após clicar neste botão, ela não terá mais. e-procurement Manual do Usuário 10

11 Justificativa Ao clicar no botão Just. ao lado do botão Cond. Comerciais, é exibido um campo para que o fornecedor digite uma justificativa para o não fornecimento do item. Esta justificativa pode ter 250 caracteres. Após preencher a justificativa, basta clicar no botão Gravar para que a empresa (cliente) receba esta justificativa Entrega Ao clicar no botão Entrega ao lado do botão Just., é exibida a programação de entrega do item (data e quantidade) solicitada pela empresa (cliente) e que o fornecedor deverá obedecer Chat Ao clicar no botão Chat ao lado do botão Entrega, é exibido um campo para o fornecedor digitar sua dúvida, sugestão ou resposta para a empresa (cliente). Após digitar a mensagem, basta clicar no botão Enviar para que a mensagem seja enviada para a empresa (cliente). Nesta área também é exibido um histórico das mensagens trocadas entre fornecedor e empresa (cliente) ISO Ao clicar no botão ISO ao lado do botão Chat, é exibida a norma ISO do item, se existir alguma norma cadastrada para este item no ERP da empresa (cliente). e-procurement Manual do Usuário 11

12 2.1.2 Consulta de Pedidos Depois que o fornecedor responde a cotação, a empresa (cliente) designa um fornecedor vencedor para a cotação e gera um pedido dos itens desta cotação para o fornecedor vencedor. Esta consulta serve para que cada fornecedor pesquise os pedidos gerados para ele e faça a confirmação ou cancelamento do mesmo. Ao confirmar um pedido, o fornecedor estará dizendo para seu cliente que ele fará a entrega do mesmo. Esta consulta possui os seguintes filtros: Figura 7 - Consulta de Pedidos Após preencher ou não o filtro da consulta e clicar no botão consultar, é exibida uma listagem dos pedidos que se encaixam no filtro utilizado contendo os campos Número, data e situação do pedido, confirmação e valor. Também são exibidos os botões + e - para exibir e ocultar os detalhes do pedido. Esses detalhes são: o nome da empresa (cliente), o nome do comprador responsável pelo pedido no cliente, e informações sobre envio de s de cobrança. Observe: e-procurement Manual do Usuário 12

13 Figura 8 - Listagem de Pedidos O campo Situação do pedido pode ser: Atrasado: pedido cujos itens estão com programação de entrega em vigor e a data de entrega é inferior à data atual; Cancelado; Liquidado: pedido com todos os itens entregues pelo fornecedor. Realizado: pedido já realizado que não permite alteração; se for necessário alterá-lo, será preciso criar uma nova versão do mesmo; O campo Confirmação pode ser: Aguardando: pedido aguardando confirmação do fornecedor; Confirmado: pedido confirmado pelo fornecedor; Cancelado: pedido cancelado pelo fornecedor, o que significa que ele não entregará os produtos do pedido. e-procurement Manual do Usuário 13

14 Para fazer a confirmação de um pedido, basta clicar sobre ele na listagem de pedidos (após consultar) e, na tela que aparecer, selecionar a opção Confirmado no campo Aprovação e clicar no botão Gravar que fica no rodapé da tela, conforme mostra a figura a seguir: Figura 9 - Confirmação do Pedido e-procurement Manual do Usuário 14

15 Após gravar o pedido, é exibida uma mensagem dizendo que o pedido foi gravado com sucesso. Sendo assim, agora é possível gerar a nota fiscal do pedido. Para gerar a nota fiscal, basta consultar novamente o pedido, clicar sobre ele na listagem para que a tela de detalhes do pedido (figura acima) seja exibida. Após isto, selecione os itens para os quais se deseja gerar a nota fiscal (clique sobre a caixa de seleção destacada em verde na figura acima) e clique no botão gerar NF. Depois que a nota fiscal do pedido foi gerada, ela precisa ser preenchida. Este preenchimento é feito no módulo Notas Fiscais que será explicado a seguir. É importante ressaltar que o lançamento da nota fiscal deve ser realizado após o faturamento do pedido (emissão da nota fiscal física). Um pedido pode ser cancelado apenas se este ainda não foi confirmado, ou seja, apenas se o campo Confirmação deste pedido estiver como Aguardando. Para realizar este procedimento, basta consultar o pedido em questão, clicar sobre ele na listagem exibida e, no campo Aprovação da tela que aparecer (este campo fica lá no final da tela, perto dos botões), selecione a opção Cancelado e clique no botão gravar. Fazendo isto, o pedido estará cancelado e o cliente saberá que a entrega dos produtos solicitados no pedido não serão entregues. 2.2 Menu Notas Fiscais Este módulo permite o cadastro e consulta de notas fiscais e o envio das mesmas para os clientes. Conforme foi demonstrado no tópico anterior, uma nota fiscal pode ser gerada automaticamente após a confirmação de um pedido. Porém, mesmo sendo gerada automaticamente, é preciso terminar de preenchêla. Para fazer isto, bastar clicar no botão Consulta para que todas as e-procurement Manual do Usuário 15

16 notas fiscais que ainda não foram enviadas para seus respectivos clientes sejam listadas. Em seguida, encontre o CNPJ do cliente da nota fiscal e clique sobre o registro correspondente. Fazendo isto, aparecerá a seguinte tela: Figura 10 - Cadastro de Notas Fiscais Inicialmente, só o cabeçalho da nota fiscal é exibido. Para que seus itens fiquem visíveis, é preciso clicar no botão + destacado na figura acima. Quando ele é pressionado uma vez, os itens da nota são exibidos e, quando pressionado pela segunda vez, os mesmos são ocultados. e-procurement Manual do Usuário 16

17 Após clicar neste botão, é exibida uma listagem contendo todos os itens da nota fiscal (observe a seta vermelha na figura acima). É importante ressaltar que só aparecerão na nota fiscal os itens que foram selecionados antes de clicar no botão gerar NF lá no pedido. Para alterar um item, basta clicar sobre seu código na listagem ou selecioná-lo no campo destacado que fica ao lado do botão Novo Item. Para efetivar as alterações feitas no item selecionado, basta clicar no botão Gravar. Vale lembrar que é necessário clicar no botão Gravar antes de trocar de item, caso contrário, as alterações serão perdidas. Para excluir as informações do item, basta clicar no botão Excluir. Para facilitar o preenchimento das informações de um item, é possível importar tais informações de uma OC. Para fazer isto, basta preencher o campo Nº OC com o número da ordem de compra e clicar no botão Importar. Depois de preencher o cabeçalho da nota fiscal, também é preciso gravar, ou seja, clicar no botão Gravar que fica ao lado do botão Confirmar no centro da tela. Também é possível cadastrar uma nota fiscal de remessa. Para isto, basta clicar no botão Cadastro no topo da tela, preencher as informações de cabeçalho e clicar no botão Gravar. Após isto, o botão + para a inclusão de itens ficará habilitado e o processo de inclusão, alteração e exclusão de itens na nota fiscal é igual ao descrito anteriormente neste tópico. Uma nota fiscal só pode ser enviada para o cliente (a este processo dá-se o nome de sincronismo) se ela for confirmada pelo fornecedor. Para fazer isto, basta clicar no botão Confirmar após ter feito a gravação da nota fiscal. Para sincronizar notas fiscais é preciso clicar no botão Enviar no topo da tela e, em seguida, no botão sincronizar. e-procurement Manual do Usuário 17

18 Figura 11 - Sincronismo de Notas Fiscais Depois de efetuar o sincronismo com sucesso, é preciso aguardar vinte minutos para consultar o retorno da importação. Para fazer esta consulta, basta clicar no botão Retorno. Será exibida uma tela de filtro para a consulta do retorno da importação das notas fiscais, conforme mostra a figura a seguir. Preencha-a de acordo com a necessidade e clique no botão consultar. Figura 12 - Consulta de retorno da importação de notas fiscais Na listagem exibida na tela, clique sobre a nota fiscal que deseja saber o retorno da importação. e-procurement Manual do Usuário 18

19 Figura 13 - Retorno da nota fiscal Menu Informações Financeiras Fornece acesso a consulta de Informações Financeiras e possui os seguintes filtros: Figura 14 - Consulta de Informações Financeiras Após preencher os filtros conforme sua necessidade e clicar no botão consultar, é exibida a listagem a seguir: e-procurement Manual do Usuário 19

20 Figura 15 - Listagem de Informações Financeiras Para exibir e ocultar as parcelas referentes a uma nota fiscal, basta clicar no botão + e -. Clicando sobre qualquer registro da listagem, pode-se visualizar mais detalhes de cada parcela, veja: Figura 16 - Detalhes das Informações Financeiras e-procurement Manual do Usuário 20

21 Observe que no topo da tela existe um botão chamado Parcela 1. A quantidade de botões exibida neste local é igual à quantidade de parcelas da compra. Para visualizar os detalhes de cada parcela, basta clicar sobre seu respectivo botão Menu Diferenças O funcionamento deste menu é igual ao do menu Diferenças descrito no módulo Clientes, na página 12 deste manual Menu Leilão Além da compra pelo melhor preço a empresa poderá utilizar a modalidade de Leilão para algumas ordens de compra. Para que isso ocorra, a empresa deverá indicar quais ordens de compra deverão ser disponibilizadas na modalidade de Leilão. Após a disponibilização da ordem de compra no e-procurement, o fornecedor terá acesso às informações do produto a ser comprado, poderá saber qual foi o melhor preço oferecido até o momento e inserir sua oferta. Sempre que a melhor oferta para os produtos for superada, o e- Procurement enviará um para o fornecedor que estava liderando a ordem de compra, informando que sua oferta foi superada. Com esse mecanismo, todos os fornecedores participantes de uma cotação poderão alterar suas ofertas até a data limite para o encerramento do processo, independente de sua oferta anterior ter sido considerada a melhor ou não. Após a conclusão do Leilão, a melhor oferta será enviada ao sistema ERP da empresa para a elaboração do pedido de compra. Uma vez elaborado o pedido, o restante do procedimento é o mesmo descrito anteriormente. e-procurement Manual do Usuário 21

22 2.2.4 Menu Canal Aberto O funcionamento deste menu é igual ao do menu Canal Aberto descrito no módulo Clientes, na página 17 deste manual Menu Gerenciamento Figura 17 - Menu Gerenciamento Itens O funcionamento deste menu é igual ao do menu Itens descrito no módulo Clientes Fornecedores Este módulo acesso ao cadastro do fornecedor no e-procurement. Neste módulo o fornecedor pode alterar os seguintes campos: Login, Senha, Destacar cotações que vencerão em, Idioma que deseja receber os s, Exibir listagens com, Vendedor principal, Servidor de e do responsável pelo Canal Aberto. e-procurement Manual do Usuário 22

23 Figura 18 Configurações do Fornecedor Vendedores A função de um vendedor no e-procurement é responder as cotações. Sendo assim, o fornecedor pode cadastrar vários vendedores e cada um deles pode cuidar de cotações diferentes. Este módulo permite a inclusão, alteração, exclusão e consulta de vendedores. A tela de consulta possui os seguintes filtros: Figura 19 - Consulta de Vendedores Após clicar no botão consultar, é exibida uma listagem constando todos os vendedores que se encaixam no filtro informado. Clicando sobre um vendedor desta listagem, é aberta a tela de cadastro do vendedor para que ele possa ser alterado ou excluído. e-procurement Manual do Usuário 23

24 Figura 20 - Cadastro de Vendedores Para incluir um novo vendedor, basta clicar no botão incluir localizado na tela de filtros para consulta de vendedores Vendedores x Cotações Este módulo serve para vincular e desvincular um vendedor a uma ou mais cotações. Para vincular um vendedor a uma ou mais cotações, basta consultar as cotações sem vendedor vinculado e, na listagem que for exibida, selecionar cada uma das cotações que deseja vincular ao vendedor selecionado no campo Vendedor e clique no botão gravar. Observe: Figura 21 - Consulta de Vendedores x Cotação e-procurement Manual do Usuário 24

25 Figura 22 - Listagem de Cotações Para desvincular um vendedor de uma ou mais cotações, basta consultar as cotações filtrando pelo vendedor e, na listagem de cotações, desmarcar as cotações que desejar. e-procurement Manual do Usuário 25

26 3 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 - Tela inicial do e-procurement... 3 Figura 3 - Listagem de Cotações... 6 Figura 2 - Consulta de Cotações... 6 Figura 4 - Legenda... 7 Figura 5 - Programação de Entrega dos itens da cotação... 8 Figura 6 - Resposta da cotação... 9 Figura 7 - Consulta de Pedidos Figura 8 - Listagem de Pedidos Figura 9 - Confirmação do Pedido Figura 10 - Cadastro de Notas Fiscais Figura 11 - Sincronismo de Notas Fiscais Figura 12 - Consulta de retorno da importação de notas fiscais Figura 13 - Retorno da nota fiscal Figura 14 - Consulta de Informações Financeiras Figura 15 - Listagem de Informações Financeiras Figura 16 - Detalhes das Informações Financeiras Figura 17 - Menu Gerenciamento Figura 18 Configurações do Fornecedor Figura 19 - Consulta de Vendedores Figura 20 - Cadastro de Vendedores Figura 21 - Consulta de Vendedores x Cotação Figura 22 - Listagem de Cotações e-procurement Manual do Usuário 26