Manual de Versão Sistema Condomínio21

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1 Manual de Versão Sistema Condomínio21 Belo Horizonte, Group Software. Todos os direitos reservados.

2 1. Campo observação no cadastro de unidade A nova versão do Condomínio21 disponibiliza recurso para cadastro de informações complementares da Unidade, através da aba Observação. Como fazer: a) Acesse o menu Cadastros > Unidades. b) Na aba Observações clique no botão [+]. Será aberta a tela para inserção do texto. c) Informe o texto e clique em Gravar. d) Para inserir outras informações basta repetir o processo descrito no item acima. e) Para excluir, selecione a observação e clique no botão [-] da aba Observações. Será apresentada uma mensagem de confirmação da exclusão. 2

3 f) Basta clicar em Sim para concluir o processo de exclusão da observação. 2. Opção para gerar relatório de benchmarking sem gráfico Está disponível nesta versão, uma configuração na tela de filtros do relatório de benchmarking, para permitir optar por gerá-lo com ou sem gráficos. Essa opção está disponível somente para clientes que possuem o menu Gráficos e Estatísticas habilitado. Como fazer: a) Acesse o menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Benchmarking. b) A configuração que permite não exibir gráficos no relatório está disponível na seção Gráficos. 3

4 c) Com a nova configuração marcada, ao visualizar ou imprimir o relatório de benchmarking, o gráfico não será apresentado. Com a configuração desmarcada, os gráficos serão apresentados na forma habitual do sistema. 3. Novo modelo de relatório de inadimplência consolidado Disponível na nova versão do Condomínio21 uma opção que permite gerar o relatório de Inadimplência Consolidado em um modelo que exibe a unidade/bloco, nome do sacado, data de vencimento e valores devidos, agrupando as informações por mês de referência. Como fazer: a) Acesse o menu Relatórios > Contas > Inadimplência Consolidada. b) Na aba Filtros Avançados, selecione o modelo Valores Data de Vencimento. 4

5 c) Os seguintes campos estarão disponíveis na tela de filtros do relatório quando for selecionado o modelo acima: Situação; Mostrar sacado ( por padrão, o campo será exibido marcado quando selecionado modelo Valores Data de Vencimento) Tipo de Receita; Não mostrar valor total zerado ou negativo; Gerentes; Imprimir histórico de Cobrança; Carteira de Usuários. Estes parâmetros já existem e quando selecionados apresentarão a função habitual do sistema. d) Após a geração será apresentado ao usuário o seguinte relatório: 5

6 e) Descrição dos campos do relatório: Unidades: lista o código das unidades/bloco cadastradas para o Condomínio selecionado no filtro do relatório; Sacado: exibe o nome do proprietário da Unidade; Mês de Referência: exibe o mês de referência da inadimplência; Data de Vencimento: exibe a data de vencimento da conta em aberto; Valor: exibe, para cada conta da Unidade, o valor da inadimplência, considerando correção monetária, juros e multas caso os parâmetros do campo Reajustes estejam preenchidos. f) As informações do relatório são agrupadas por mês de referência, sendo as contas ordenadas por código do bloco/unidade e data de vencimento, em ordem crescente. g) Contas vencidas para a mesma Unidade com mesmo mês de referência, porém em dias diferentes, não serão agrupadas. h) O relatório apresenta um totalizador da inadimplência para cada mês de referência e também um totalizador indicando a soma da Inadimplência de todas as unidades do Condomínio. i) Quando forem selecionados todos os Condomínios, o relatório apresentará também o total da inadimplência para a Administradora na última página do relatório. 4. Alterações nos relatórios do Group Reports A partir da nova versão do Condomínio21 ao exportar um relatório do Group Reports para Excel será impressa a logomarca do Group Reports, o nome Group Software.. Como fazer: a) Acesse o menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports. b) Selecione uma visão qualquer e clique no ícone para impressão do relatório. 6

7 c) Para exportar o relatório para Excel, clique no ícone correspondente. d) O relatório em Excel passa a apresentar a logomarca do Group Reports no canto superior esquerdo da pagina, a descrição Group Software Ltda e a memória dos filtros utilizados para emissão do relatório. 7

8 5. Agrupamento de contas a pagar e impressão de cheques em lote Na nova versão do sistema, foram implementadas melhorias na funcionalidade de impressão de cheques para permitir realizar impressão de mais de um cheque por configuração utilizando formulários contínuos. Foi alterado também o processo de vínculo das contas ao cheque que poderá ser feito no momento do lançamento, conforme ativação de parâmetro específico do processo. Para complementar o processo uma nova tela foi criada para permitir cadastrar o tipo de agrupamento das contas a pagar e um novo campo na tela de lançamento para permitir agrupar as contas a serem pagas com o cheque. Está disponível, também, a opção de selecionar mais de um cheque e solicitar a impressão realizando uma única configuração. Importante: Para utilização dessa funcionalidade deverá ser disponibilizada a impressora EPSON LX-300 em rede e esta deverá ser compartilhada. A impressão de cheques em lote está disponível somente para os bancos: Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil e Sicoob. Como fazer: Configurações do Sistema a) Acesse o menu Arquivo > Configurações do Sistema > Financeiro > aba Cheques. Marque o parâmetro Vincular contas a pagar ao cheque no momento do lançamento. 8

9 b) Com o parâmetro acima marcado será visualizado campo para informar o caminho da impressora matricial compartilhada em rede. Informe o nome do diretório e em seguida o nome da impressora. Importante: para realizar o vínculo de contas a pagar ao cheque é imprescindível que o parâmetro Utilizar módulo de controle de cheques esteja marcado. c) Clique em Gravar. Como fazer: Configuração de formulário contínuo d) Acesse o menu Cadastros > Bancos e clique no botão de configuração de padrão de cheques. 9

10 e) Será apresentada tela para configuração do formulário contínuo a ser utilizado na impressão do cheque. f) Na aba Formulário Contínuo marque o parâmetro Utilizar formulário contínuo para habilitar os campos de configuração para edição. g) Deverá ser informada largura do cheque, bem como as posições das colunas e linhas correspondentes às informações a serem impressas nos cheques. Preencha os campos de configuração do formulário, defina o formato de impressão do ano no campo Imprimir ano com: e clique em Gravar. Importante: na coluna X configura-se o posicionamento da impressão e na coluna Y configura-se posicionamento dos espaçamentos. Ao posicionar o mouse sobre o nome da coluna, o sistema descreve os posicionamentos e/ou espaços que irão impactar na impressão dos cheque. 10

11 Como fazer: Configuração de acesso à tela Agrupamento de Contas a Pagar Cheques h) Acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso > Grupo de Acesso e configure a permissão de acesso dos grupos de usuários à tela Tipo de Agrupamento de Contas a Pagar Cheques. Esta tela permite realizar o cadastro dos tipos de agrupamentos que serão utilizados no momento do lançamento das contas a pagar com cheques. Como fazer: Cadastrar os Tipos de Agrupamento i) Para acessar a tela de cadastro dos tipos de agrupamentos, vá até o menu Cadastros > Tipo de Agrupamento de Contas a Pagar Cheques. 11

12 j) Clique em Novo, informe o código do tipo de agrupamento e preencha a descrição. Informe quais condomínios utilizarão o tipo de agrupamento, clicando no binóculo ao lado do campo Condomínios. Observação: para selecionar todos os condomínios mantenha a opção Todos marcada. Importante: ao informar o código do tipo de agrupamento, este poderá ser cadastrado com até 05 caracteres dentre letras e números. k) Para consultar os tipos de agrupamento cadastrados acesse o menu Cadastros > Tipo de Agrupamento de Contas a Pagar Cheques e clique no binóculo do campo Código. Outra forma de consulta é através da barra de navegação na parte inferior da tela. 12

13 l) Quando o tipo de agrupamento a ser alterado ou excluído já estiver associado a uma conta a pagar cujo cheque ainda não foi emitido, o sistema não permitirá realizar tais ações. Neste caso, o sistema apresenta a seguinte mensagem: Como fazer: Tipo de agrupamento no lançamento de contas a pagar m) Acesse o menu Editar > Lançamento de Contas a Pagar e clique em Novo. n) Preencha os dados do lançamento e no campo Tipo Pgto selecione a opção Cheque. o) Caso não exista Tipos de Agrupamentos cadastrados para o condomínio onde a conta a pagar será lançada e o campo Tipo Pgto esteja preenchido com a opção Cheques, o sistema emitirá mensagem de alerta, permitindo realizar o cadastro dos tipos de agrupamento para o condomínio. p) Clicando em Sim será apresentada a tela de cadastro de tipos de agrupamento. q) Selecione o condomínio para qual a conta a pagar será lançada e faça o cadastro conforme passo j desse manual. 13

14 r) Selecione o tipo de agrupamento no campo Agrupamento. s) Descrição dos botões relacionados ao campo Agrupamento: Selecionar tipo de agrupamento. O sistema apresentará como opção de preenchimento do campo, somente os tipos de agrupamento que estão vinculados ao condomínio selecionado para o lançamento da conta a pagar. Limpar tipo de agrupamento. Cadastrar tipo de agrupamento. Consultar contas a pagar agrupadas no tipo de agrupamento selecionado. Ao ser acionado, o sistema apresenta a tela abaixo: Nesta tela, é possível visualizar todas as contas a pagar que foram lançadas com o tipo de agrupamento selecionado no campo Agrupamento, para o condomínio em questão, no mês de referência visualizado no campo superior Mês de Referência. Observação: caso não ajam lançamentos no mês referência selecionado para o tipo de agrupamento escolhido, o sistema emitirá a seguinte mensagem: 14

15 t) O campo Agrupamento pode ser alterado através do menu Consultas > Contas a Pagar. Selecione a conta e clique no botão Alterar Conta. Como fazer: Pesquisa de agrupamento e contas a pagar para emissão de cheques u) Pesquise as contas a pagar no momento da emissão dos cheques através do menu Baixas/Cobranças > Impressão de cheques. O sistema apresenta as contas lançadas para o condomínio selecionado e os agrupamentos cujos cheques ainda não foram emitidos. 15

16 v) As contas agrupadas são apresentadas em uma única linha, e nesta linha, serão exibidas as seguintes informações do agrupamento: o A coluna Classes é exibida em branco, quando um agrupamento apresentar lançamentos com classes de contas diferentes. Caso a classe de conta seja a mesma para todas as contas do agrupamento, o sistema apresentará a descrição da classe de conta em questão. o A coluna Vencimento será visualizada em branco, se o agrupamento possuir contas com vencimentos diferentes. Caso a data de vencimento seja a mesma para todas as contas agrupadas, o sistema exibirá a data na coluna Vencimento. o Valor: a soma de todas as contas agrupadas naquele tipo de agrupamento; o Fornecedor: a coluna será preenchida quando todas as contas do agrupamento forem lançadas para o mesmo fornecedor e será exibida em branco quando os fornecedores das contas forem diferentes. o Nominal: a coluna será visualizada em branco; o Situação: para as contas cujos cheques não foram emitidos, a coluna exibirá o valor Em aberto; o Nota Fiscal: em branco; o Pagamento: em branco. w) O botão Vincular Cheque foi alterado para que quando for acionado, cada linha do grid seja relacionada a um número de cheque. 16

17 Observação: Caso o parâmetro Vincular contas a pagar ao cheque no momento do lançamento esteja desmarcado, quando o usuário selecionar mais de uma conta e acionar o botão Vincular Cheques, o sistema agrupará estas contas em um único cheque. Se o parâmetro estiver marcado, este agrupamento já estará feito antes da impressão e o botão Vincular Cheque apenas irá gerar o número dos cheques para as contas e agrupamentos selecionados. Se um agrupamento for selecionado no grid da tela de impressão de cheques e o usuário acionar o botão Vincular cheque, nenhuma nova conta a pagar poderá ser adicionada ao agrupamento selecionado, mesmo que esta seja lançada para o mesmo mês de referência e mesmo condomínio. Se houver lançamentos de contas a pagar para o mesmo tipo de agrupamento, no mesmo mês e mesmo condomínio, estas novas contas serão agrupadas em um novo cheque. Desta forma, ao acionar o botão Vincular cheque o sistema encerrará o processo de agrupamento das contas a pagar para o(s) agrupamento(s) selecionado(s) na tela de impressão. Depois de vinculado, o cheque que recebeu o agrupamento terá seu status alterado para Emitido mesmo que ainda não tenha sido impresso, conforme processo padrão do sistema. Como fazer: Impressão de cheques em lote utilizando impressora matricial x) Acesse o menu Baixas/Cobrança > Impressão de Cheques. Para solicitar a impressão de mais de um cheque em um único acesso, faça a pesquisa dos cheques emitidos utilizando o parâmetro Exibir cheques emitidos. 17

18 y) Selecione um registro e clique em Impressão. Ao selecionar mais de um cheque e solicitar impressão destes, a tela de configuração da impressão será exibida uma única vez. Selecione os cheques a serem impressos, faça as configurações necessárias e clique em Imprimir. Observação: é possível selecionar somente os cheques emitidos pertencentes a um mesmo banco. Ao selecionar cheques de bancos diferentes e clicar no botão imprimir, o sistema emitirá a seguinte mensagem: 18

19 z) Caso seja necessário alterar as configurações de cheque, clique no botão Configurar e será apresentada a tela para configuração de emissão de cheques conforme passo f desse manual. Sugestões para configuração de cheques: CEF, SICOOB e Banco do Brasil. Abaixo, algumas sugestões para configurações de cheques a serem impressos utilizando formulários contínuos, de acordo com layouts dos bancos Caixa Econômica Federal, Sicoob e Banco do Brasil. Importante: Estas são algumas sugestões, podendo ser alteradas conforme manuseio da impressora e padrão de trabalho da administradora. Caixa Econômica Federal: Sicoob: 19

20 Banco do Brasil: 20

21 Evoluções do Condomínio 21 Versão Funcionalidades 34.28/ Validação de troca de plano de contas 34.04/ Código do sacado obtido automaticamente durante as importações de contas a receber Filtros de data da baixa e descrição do arquivo de retorno na pesquisa de contas com abonos e descontos Nova composição do número do documento do boleto 33.90/ Relatório de Contas a Receber agrupado por Data de Documento 33.85/ Agrupar valores por classe de conta e parcela no relatório de acordo Boleto Unicred (cobrança sem registro) para banco SICREDI Pernambucred Parâmetro Considerar baixa pela Data de Liquidação 33.54/ Fluxo de Caixa Diário, Semanal e Projetado Homologação Boleto Banestes Lançamentos zerados no Relatório de Baixas Destacar unidades sem valores lançados de leituras de gás, água e energia Configuração de margem por modelo de boleto Multa, juros e descontos nos balancetes Por Período, Acumulado e Acumulado 2 Novidades no Group Reports 33.30/ Melhorias Group Reports Login e senha de servidor SMTP para envio de s com autenticação 33.20/ Histórico de pessoas relacionadas à unidade Baixar lançamentos ao enviar para o GBorderô 33.16/ Melhorias Group Print Novo formato de boleto 32.77/ Melhorias Group Print 21