MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO MÓDULO DE ENTRADA DE NOTAS FISCAIS VIA B2B ONLINE

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1 MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO MÓDULO DE ENTRADA DE NOTAS FISCAIS VIA B2B ONLINE Versão /2006

2 ÍNDICE 1. Objetivo Como acessar o Sistema Cadastro de Notas A digitação da Nota Fiscal esta organizada em 5 (cinco) etapas Cadastro do Pack Cadastro do SKU Dados Gerais da Nota Fiscal Cadastro de Parcelas Gravação Alteração de Nota Fiscal Cancelamento de Nota Fiscal...13 Versão /2006 Página 2 de 15

3 1. Objetivo Possibilitar a Leader receber por meio eletrônico as Notas Fiscais dos Fornecedores e executar o processo de comparação com o pedido de forma automática, aumentando a confiabilidade das informações, e ainda realizar a identificação e eventual correção de irregularidades entre Nota Fiscal e pedido antes do envio da mercadoria pelo Fornecedor e a eliminação da digitação das informações de Notas Fiscais pelo Centro de Distribuição da Leader. 2. Como acessar o Sistema O Fornecedor deverá acessar o site assim irá aparecer a seguinte tela. Versão /2006 Página 3 de 15

4 Após o Fornecedor digitar o Código da Matrícula na Leader e a senha escolhida, o B2B irá trazer a tela principal, conforme figura abaixo O Fornecedor deverá acessar no menu da tela principal o módulo de Nota Fiscal, onde terá todas as funcionalidades para Nota Fiscal, entretanto para envio da Nota Fiscal estaremos usando apenas a função Cadastro de Notas. 3. Cadastro de Notas O Fornecedor ao clicar na função Cadastro de Notas, será direcionado para um formulário contendo todos os campos de preenchimento necessários para a realização do cadastro da sua Nota Fiscal no sistema da Leader. OBSERVAÇÃO: Os campos podem ser obrigatórios ou não, os de preenchimento obrigatório estão sinalizados com um asterisco ( * ) ao lado do campo A digitação da Nota Fiscal esta organizada em 5 (cinco) etapas Identificação Ao iniciar a digitação, o Fornecedor irá informar o número da sua Nota Fiscal, conforme apresentado abaixo, sendo esse campo obrigatório e depois o número de série que não tem obrigatoriedade. Versão /2006 Página 4 de 15

5 Detalhes Na parte de Detalhes, o Fornecedor deve informar a data de emissão da nota (note que este campo já vem preenchido com a data em que o cadastro é efetuado) o CNPJ, a UF (esses campos poderão ser recuperados de acordo com o código do Fornecedor) e o CFOP. Após o preenchimento dos campos citados anteriormente pelo Fornecedor, o mesmo deverá escolher a Seção conforme está no pedido a ser entregue, assim o sistema irá identificar todos os pedidos que estão pendentes naquela Seção. Modelo 1 A seção foi selecionada, o sistema disponibilizará ao Fornecedor automaticamente uma lista de pedidos pendentes. Versão /2006 Página 5 de 15

6 Modelo 2 Selecionado o pedido o sistema irá listar todos os itens pendentes do respectivo, disponibilizando ao Fornecedor a opção de selecionar quais itens irão fazer parte da Nota Fiscal Itens Pendentes: A listagem dos itens esta dividida em duas etapas, sendo a primeira contendo esses itens: Número do Pedido; Número do Item; Código do Produto; Referência do Produto; Descrição; Data da Entrega. Antes de iniciar a digitação de um item, o primeiro passo seria selecionar o item a ser incluído na Nota (conforme o círculo em vermelho), e em seguida digitar os dados. Já, a outra etapa os dados informados deverão ser digitados pelo Fornecedor no sistema, como: Unidade de Entrega (Peças ou Caixas); Quantidade Total; Valor Unitário; Valor Total; Percentual de ICMS; Percentual de IPI; Valor do IPI. Versão /2006 Página 6 de 15

7 OBSERVAÇÕES: o Dependendo do pedido poderá existir um botão de PACK ou de SKU para detalhamento das peças entregues; o Os pedidos que estão marcados no sistema como CROSS-DOCKING não precisam ter as suas quantidades detalhadas no sistema de Cadastramento de Nota Fiscal Cadastro do Pack Quando o pedido for de Pack, o sistema irá habilitar automaticamente o botão de PACK, assim o Fornecedor poderá realizar o preenchimento de algumas informações, como tela abaixo: Número do Item; Código do Produto; Referencia do Produto; Descrição. Essas informações preenchidas automaticamente pelo sistema de Notas Fiscais. Na área do Pack Regular, serão informados os tipos de PACK, e o usuário irá informar as quantidades de peças e pack s conforme o pedido. Ao marcar a opção para Pack irregular, o Fornecedor passará a visualizar os campos, como na próxima tela. OBSERVAÇÃO: o A Leader irá aceitar um pack a menos por cada tipo comprado pelo Departamento de Compras; o Para entregar quantidade maior do que o pedido, o fornecedor deve solicitar a Compras a alteração do pedido. o Somente será aceito um Pack irregular por item. Com as informações cadastradas basta o Fornecedor clicar em Gravar e o pack será adicionado a sua Nota Fiscal, que está sendo digitada. Versão /2006 Página 7 de 15

8 3.3. Cadastro do SKU B2B ON LINE Durante o cadastro do SKU deverão ser digitados as quantidades por cor e tamanho. E depois clicar em Gravar para que seja adicionado na Nota Fiscal. OBSERVAÇÃO: o A Leader irá receber até 5% (cinco por cento) a menos que o programado durante a negociação. o Para entregar quantidade maior do que o pedido, o fornecedor deve solicitar a Compras a alteração do pedido. 4. Dados Gerais da Nota Fiscal O Fornecedor irá informar os dados gerais da Nota Fiscal (que deverão ser obrigatórios ou não) e os cálculos de impostos: Percentual do desconto comercial; Valor do desconto comercial; Percentual do desconto VP; Valor do desconto VP; Percentual do desconto de Quebra; Valor do desconto de Quebra; Quantidade de Volume; Valor base de ICMS, Valor do ICMS; Valor base do ICMS de substituição; Valor do ICMS de substituição; Valor do Frete; Valor do Seguro; Valor de encargo e despesas acessórias; Valor total do IPI; Valor total dos Produtos; Valor total da Nota. Versão /2006 Página 8 de 15

9 4.1. Cadastro de Parcelas B2B ON LINE Caso o número de parcelas seja maior que 1(um), o botão parcelas será habilitado e o Fornecedor deverá informar o vencimento e o valor de cada parcela, que são obrigatórios. As datas de vencimento poderão posteriormente ser regularizadas conforme a data de entrega do pedido no CD. O campo Data de Vencimento é validado para não permitir a inclusão de uma nova data menor que a data já negociada com o Departamento de Compras. O Fornecedor deverá informar as datas cronologicamente. E logo após, deverá clicar no botão GRAVAR Gravação Esse processo é o último durante o cadastro da Nota Fiscal, onde o Fornecedor irá definir o status da nota selecionando o campo Esta Nota está: ao lado do botão de Parcelas. Neste campo existem duas opções de gravação da nota, Em andamento e Pronta. Caso o Fornecedor escolha a seguinte opção: Pronta: o sistema irá verificar todos os valores digitados inclusive os campos obrigatórios, fazendo assim validação na digitação. Caso apresente alguma diferença o sistema irá apresentar através da tela que será aberta automaticamente, conforme informação abaixo; OBSERVAÇÃO: o Nesta situação a nota será gravada com status Em Andamento aguardando o Fornecedor realizar a correção de todas as criticas apresentadas. Após fechar as criticas o Fornecedor deverá gravar a Nota novamente com o status de Pronta. Em andamento: todos os campos definidos como obrigatórios deverão estar preenchidos, o sistema irá gravar a nota sem fazer as devidas críticas nos valores. Isso possibilita o Fornecedor realizar futura alteração na nota, interrompendo o cadastro a qualquer momento; Versão /2006 Página 9 de 15

10 Após realizar o acerto de todos os valores divergentes, e não ocorrendo mais críticas o Fornecedor terá a nota aceita pelo sistema e será direcionado à página de confirmação de cadastro. O Fornecedor poderá fazer a Impressão da Nota Fiscal da seguinte maneira: Confirmação; Nota Fiscal Sintética; Nota Fiscal Analítica. Versão /2006 Página 10 de 15

11 Ao clicar no botão Imprimir NF Sintética, o usuário irá visualizar todos os dados cadastrados no corpo da Nota Fiscal, sem apresentar o detalhamento da quantidade (PACK ou SKU). Versão /2006 Página 11 de 15

12 Já na tela de Impressão de Nota Fiscal Analítica além dos dados cadastrados na nota, também será visualizado o detalhamento da quantidade (PACK ou SKU). 5. Alteração de Nota Fiscal Nessa função o Fornecedor irá resgatar as suas Notas Fiscais que ficaram pendentes no sistema. Versão /2006 Página 12 de 15

13 Ao acessar Alteração de Notas, o Fornecedor será direcionado a tela de busca, onde poderá localizar todas as notas cadastradas ou filtrar a busca por Número da Nota, Pedido ou Data de Emissão. Caso queira um número de Nota Fiscal especifico, basta digitar as informações da mesma e clicar em Consultar. Caso tenha digitado muitas Notas Fiscais é só marcar em todas conforme seta e clicar em Consultar. Irão aparecer informações como na tela abaixo. 6. Cancelamento de Nota Fiscal Para cancelar uma nota o Fornecedor, irá para a função Cancelamento de Notas. (1.9) Versão /2006 Página 13 de 15

14 O Fornecedor ao acessar a tela de cancelamento, o procedimento de busca da nota é o mesmo descrito na função Alteração de Nota Fiscal. Localizada a Nota Fiscal, o Fornecedor irá visualizar todos os dados e no final da página existirá um botão para Cancelamento da Nota, caso seja necessário. Versão /2006 Página 14 de 15

15 1. O Fornecedor deverá digitar a nota no sistema até 24 horas antes da entrega no Centro de Distribuição da Leader, antes do embarque da mercadoria no veículo de transporte; 2. O Desconto de Verba de Propaganda (VP) e o Desconto de Quebra deverão ser abatidos no corpo da Nota Fiscal participando do cálculo e não em Duplicata, exceto para fornecedores autorizados pela Diretoria de Compras; 3. O Fornecedor deverá iniciar e terminar o Cadastramento da Nota Fiscal no mesmo dia, caso o inicio da digitação ocorra em um dia e a finalização em outro diferente do iniciado, entretanto a data de emissão da nota fiscal eletrônica será registrada no dia do termino da digitação, quando o status da nota for Pronta; 4. O sistema irá apresentar um recibo ao Fornecedor quando a conclusão for realizada com sucesso. Esse recibo poderá ser impresso pelo Fornecedor, conforme item 4.2; 5. A Nota com o status Pronta poderá ser alterada em até 01 hora após seu envio para a Leader (o sistema estará verificando data e hora do recebimento eletrônico). Após esse prazo as Notas enviadas terão seu sincronismo realizado junto ao sistema da Empresa, onde não poderão fazer mais nenhuma alteração. Caso encontre erro depois do tempo dado pela Leader, o Fornecedor deverá cancelar a nota fiscal enviada, como no item 6. E cadastrar uma nova Nota Fiscal com uma numeração diferente da cancelada; 6. Os itens e o pedido da Nota Fiscal cancelada estarão disponíveis para um novo cadastramento. Quando a Nota estiver em vigência os itens ficam indisponíveis para cadastrar; 7. O Fornecedor poderá incluir itens novos na Nota Fiscal ou excluir itens. No entanto, não poderá alterar Número da Nota Fiscal, Série (caso tenha) e Data de Emissão. Versão /2006 Página 15 de 15

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