Portal de Cotação da FCC S.A.

Transcrição

1 da FCC S.A. Manual do fornecedor Revisão 2 17/07/2017

2 Portal de Cotação da FCC S.A. Manual do fornecedor Introdução Para facilitar o processo de compras da FCC S.A. foi criado um novo portal de cotações, onde os fornecedores podem responder os processos de compra da empresa, informando seus preços e prazos para os produtos e serviços adquiridos pela FCC S.A. Antes de utilizar o portal de cotação, leia atentamente este manual. O portal foi desenvolvido para ser fácil de utilizar, reduzindo ao máximo a quantidade de telas e informações que o fornecedor deve preencher, mas como qualquer sistema, há regras que devem ser seguidas para o perfeito funcionamento do sistema. Em caso de dúvidas sobre a utilização do portal, entre em contato com o setor de compras da FCC S.A. Configuração de Todos os provedores de utilizam alguma forma de filtro contra mensagens indesejáveis (span). É recomendável que o fornecedor configure seu programa de leitura de (ou pelo seu navegador web) para confiar nos s enviados da FCC S.A. Isso normalmente é feito cadastrando o domínio da FCC S.A. (fccsa.com.br) na lista de domínios confiáveis. Como toda a comunicação do sistema de cotação com o fornecedor é feita por , é fundamental que as mensagens não sejam bloqueadas pelo filtro anti-span do seu provedor de e- mail. Configurando o filtro no Hotmail O procedimento abaixo descreve como adicionar o domínio da FCC S.A. na lista de remetentes confiáveis do Hotmail da Microsoft. Este procedimento também se aplica a outros serviços de como Live.com e Outlook.com, ambos da Microsoft. Após efetuar o login com sua conta de , clique em configurações no canto superior direito da janela do navegador (a pequena engrenagem destacada na figura abaixo): Ao clicar neste botão, será exibido um menu. Clique na opção [Opções], como destacado na figura abaixo: Página 2 de 14

3 Será exibida a página abaixo: Clique na opção [Remetentes confiáveis e bloqueados], destacado em vermelho na figura acima. Será exibida a página abaixo: Página 3 de 14

4 Clique na opção [Remetentes confiáveis], destacado em vermelho na figura acima. Será exibida a página abaixo: Na caixa de texto do lado esquerdo, preencha o domínio da FCC S.A., fccsa.com.br sem o e clique no botão [Adicionar à Lista >>]. A página ficará como o exemplo abaixo: Note que o próprio site acrescenta o Desta forma todas as mensagens de com origem na FCC. S.A. serão aceitas, não sendo necessário incluir cada um dos endereços de cada pessoa individualmente. Página 4 de 14

5 Acessando o portal O portal é acessado no endereço Este endereço esta presente no que é enviado ao fornecedor com o convite para participar do processo de compra da FCC S.A. Ao clicar no link do ou preencher a barra de endereço no navegador, será exibida a página inicial do portal, a autenticação, conforme exemplo abaixo: Para os fornecedores que estão utilizando o portal pela primeira vez, estes devem clicar no link Primeiro Acesso/Esqueci a senha. A figura abaixo destaca este link: Este link levará o usuário para a tela de recuperação de senha, conforme a figura abaixo: Página 5 de 14

6 Informe o CNPJ do fornecedor (apenas os números, sem pontos, traços ou barras) e clique no botão para que o portal envie uma nova senha para o do fornecedor. Observe que o para qual será enviada a nova senha é o de contato que esta cadastrado no sistema ERP da FCC S.A. Caso se solicite uma nova senha e não se receba o e- mail (que pode levar vários minutos para chegar), entre em contato com o setor de compras da FCC S.A. para confirmar ou corrigir o que consta no cadastro do fornecedor na empresa. Por questões de segurança, o portal não pode informar uma senha que tenha sido alterada pelo fornecedor. Sempre que for utilizada a função descrita acima o sistema ira gerar uma nova senha aleatória e esta nova senha é enviada por ao fornecedor. Após receber a nova senha o fornecedor deve efetuar o acesso ao portal e deve trocar esta senha por outra de sua conveniência. Efetuando login no portal Para o login, preencha os campos destacados na tela abaixo: No primeiro campo informe o CNPJ do fornecedor (apenas os números, sem pontos, traços ou barras) e no segundo a senha (a nova que foi recebida por ou a senha conhecida pelo usuário) e em seguida clique no botão. Se os dados estiverem corretos, será exibida a página principal do portal, conforme exemplo abaixo: Página 6 de 14

7 Após efetuar o login no portal, observe a parte inferior esquerda da tela do navegador e certifique-se que o nome do usuário e o CNPJ da empresa estão corretos, conforme destacado na figura abaixo: Lembrando que a figura acima é um exemplo e o que será exibido deverá ser da sua empresa. Usando o Portal de Cotação A consulta inicial do portal exibe a relação de processos de cotação para os quais o fornecedor que esta acessando a aplicação foi convidado. Inicialmente esta página mostra apenas os processos que ainda estão em aberto, ou seja, antes de alcançar a data de término e que ainda não foram respondidos. Para começar a responder uma solicitação de cotação, clique no link [Editar] na primeira coluna da linha que se quer responder, conforme destacado na figura abaixo: Página 7 de 14

8 Ao clicar neste link será exibida a página abaixo: A parte superior da página exibe os dados básicos da solicitação de cotação, como o número do processo, o nome do comprador e a situação do processo. Como fornecedor você deve preencher os campos [Validade (dias)], [Pagamento (dias)] e [Frete incluso], conforme descrito abaixo: Validade (dias) deve ser preenchida com o prazo de validade da sua proposta de fornecimento, ou seja, por quantos dias as condições de fornecimento informadas no sistema são válidas. Pagamento (dias) deve ser preenchido com prazo concedido a FCC para efetuar o pagamento ao fornecedor e deve ser expresso em dias corridos. Frete incluso é uma caixa de escolha onde o fornecedor deve indicar se o frete já esta incluso no preço dos itens. Deve ser selecionado da lista, sim ou não. A parte inferior da página contém os itens que fazem parte do processo de cotação e devem ser preenchidos individualmente clicando no link Editar na primeira coluna de cada linha, conforme destacado na figura abaixo: Observe que o item da solicitação de compra pode conter um ou mais documentos anexos, contento informações adicionais para o processo de cotação. Página 8 de 14

9 Observe os ícones para baixar e incluir os anexos do lado direito da tela, conforme o destaque na figura abaixo: Ao clicar no ícone [Baixar] (seta verde para baixo), será exibida a tela abaixo: No exemplo acima, há um anexo. Clique no nome do arquivo para baixar. Se o item sendo cotado não possuir anexo o ícone não será exibido. O ícone indica que não há anexos para o ítem. Se o fornecedor deseja incluir um ou mais anexos referentes a item que irá fornecer, poderá fazer clicando no ícone [Anexar] (seta azul para cima). Será exibida a tela abaixo: Em seguida clique no botão [Novo]. A tela ficará como a figura abaixo: Página 9 de 14

10 É necessário preencher o campo [Descrição] e em seguida clique no botão [Selecionar Arquivo...], será exibida uma caixa de diálogo para escolher o arquivo. Após selecionar o arquivo a tela ficará como o exemplo abaixo: É importante destacar que neste ponto o anexo ainda não foi incluído, é preciso clicar no botão [Inserir] para efetivar a inclusão do anexo. Quando o upload for concluído, a tela ficará como o exemplo abaixo: Neste momento o fornecedor pode incluir outros anexos clicando novamente no botão [Novo] ou concluir a inclusão de anexos clicando no botão [Sair]. Ao clicar no botão Editar, a página se modifica, passando a exibir o botão Cancelar ao lado do botão Editar e os campos de texto para informar o prazo de entrega (dias), o valor unitário, o ICMS incluso, o IPI incluso e opcionalmente, observações. A figura abaixo destaca estes campos: Deve-se destacar que apenas o campo Observações (a última coluna à direita) não é de preenchimento obrigatório, todas as demais precisam ser preenchidas pelo fornecedor. Observe que Página 10 de 14

11 após preencher as informações é necessário clicar no botão [Salvar] na parte inferior esquerda da tela, conforme destacado em vermelho na figura acima. A figura abaixo mostra um exemplo desta página preenchida: Observe que no exemplo acima o campo [Observação] não foi preenchido. Em seguida, clique no botão [Salvar] para que as informações sejam salvas de forma permanente. Após esta ação a página fica como mostrado abaixo: Observe que o fornecedor pode voltar a editar qualquer dos itens do processo de cotação antes de enviar sua resposta. Em seguida devem ser preenchidos os demais itens. A figura abaixo mostra o preenchimento do terceiro item do exemplo, com uma observação maior: Note que no exemplo acima, o campo Observações foi preenchido. Clique novamente no botão Gravar para salvar as alterações. Se desejar desfazer as alterações feitas, clique no botão Cancelar. A figura abaixo mostra a página com os dois primeiros itens preenchidos: Página 11 de 14

12 Se neste ponto o fornecedor clicar no botão Enviar (na parte inferior esquerda da página), será exibida a seguinte mensagem de erro: Isso se deve ao não preenchimento dos campos obrigatórios na parte superior da página, como destacado na figura abaixo: Preencha estas informações como descrito anteriormente neste documento e a página deve ficar semelhante ao mostrado na figura abaixo: Se agora o fornecedor clicar no botão Enviar (na parte inferior esquerda da página), será exibida a seguinte mensagem de aviso: Página 12 de 14

13 Este aviso é só para lembrar ao fornecedor que não foram preenchidos todos os itens presentes no processo de cotação. Não é obrigatório atender a todos os itens de uma cotação e neste caso o sistema avisa, apenas para lembrar o fornecedor do fato. Se o fornecedor realmente quer responder a cotação sem preencher todos os itens, clique no botão Sim, caso contrario, clique no botão Não para retornar ao preenchimento. Caso o fornecedor preencha todos os itens do processo, a página de confirmação será ligeiramente diferente, como mostrado abaixo: Após clicar no botão Sim, o procedimento de resposta ao processo de cotação será concluído e os valores informados pelo fornecedor serão enviados ao comprador da FCC e o processo Trocando a senha de acesso Sempre que o usuário solicitar o envio de uma nova senha pelo sistema e recomendável que, após o login, o usuário troque a senha que foi gerada pelo sistema pela senha da sua preferência. Isto e feito pela opção [Alterar Senha] do menu principal, como mostrado abaixo: Página 13 de 14

14 Ao clicar será exibida a tela abaixo: Preencha o campo [Senha Atual] com a senha que foi utilizada para acessar o portal (a senha antiga ou a senha enviada por ), preencha os campos [Nova Senha] e [Confirme a Nova Senha] com a nova senha que desejar. Recomenda-se sempre o uso de senhas complexas com pelo menos 8 caracteres, incluído letras, números e símbolos. A tela deve ficar preenchida como na figura abaixo: Clique no botão para confirmar a alteração da senha. Página 14 de 14