Pedido de Compra. Procedimentos para consultar e inserir um pedido de compra no SISGEM.

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1 Procedimentos para consultar e inserir um pedido de compra no SISGEM. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www. flexlife.com.br Versão /08/15

2 1. Para Consultar um Pedido de Compra 1.1 Selecione o menu Compras + Pedido de Compras O sistema exibirá uma tela com os pedidos em aberto. Para efetuar a pesquisa de um pedido em específico clique nos botões posicionados ao lado do campo pesquisa (Data de Emissão, Número do Pedido ou por Fornecedor). 1.2 Para Incluir um Pedido de Entrada Há três maneiras de inserir um pedido, que serão explicadas abaixo: Pedidos de Entradas emitidos pelo Módulo Compras. (Imagem01) Note que no Campo Número, na tela acima, alguns estão com a letra C antes do número, isso significa que esses pedidos vieram diretamente do Módulo Compras, se sua empresa possuir esse módulo você terá apenas que conferir, e alterar alguns dados se necessário. Incluindo um Pedido de Entrada através de um Orçamento: Na pasta Pedidos, clique no botão Importar Orçamento. O sistema abrirá uma nova janela para consulta, com todos os orçamentos em aberto: Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 1

3 (Imagem02) Selecione o orçamento desejado. Observe que o Campo Número do Pedido será preenchido automaticamente com o número do orçamento. Informe a data do Pedido e clique no botão Transfere, pronto a importação já esta concluída. 1.3 Inserindo um novo Pedido de Entrada Se sua empresa não possuir o Módulo Compras, ou não tiver um orçamento de Entrada para o Fornecedor, siga os seguintes passos: Clique na pasta Rosto. Clique no botão <<+>> na Barra de Navegação. O sistema exibirá a tela de Pedidos juntamente com a janela Fornecedores, conforme mostra a figura abaixo: (Imagem03) Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 2

4 Na janela Fornecedores (Figura 3), digite no campo Pesquisa o nome ou o código do fornecedor e clique no botão correspondente. Essa janela se fechará ficando somente a de Pedidos. Observe que logo abaixo do nome do fornecedor aparecerá o endereço de faturamento (matriz/filiais), que poderá ser modificado dando um clique sobre o mesmo. Após selecionar o fornecedor e definir o endereço de faturamento e preencha os campos da seguinte forma: Número do Documento: (Número do Pedido) Número do Pedido: Preenchido manualmente. Poderá ser preenchido automaticamente de acordo com critérios da empresa. Processo Processo que o pedido faz parte, esse campo não é obrigatório. Data de Emissão Data de emissão do Pedido. Tipo de Movimento Informe para qual finalidade serão aplicados os itens do pedido. Exemplo: Entrada de Mercadorias para Industrialização Entrada de Mercadorias para uso e consumo Entrada por devolução de Cliente Esses Tipos são cadastrados na tabela Tipo de Movimento de Entrada e Saída Condição de Pagamento Selecione a condição de pagamento Exemplo: 30 D 30/60/90 DD 30/60/90/120 DD As condições são cadastradas na tabela Condições de Pagamento Modalidade de Embarque Informe se o frete será por conta do fornecedor ou do cliente. Exemplo: CIF frete por conta do Fornecedor. FOB frete por conta do Cliente. Transportador Selecione o responsável pelo transporte desses itens. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 3

5 Local de Pagamento Informe o local de pagamento (Instituição financeira). End. de Entrega Alternativo Informe um endereço alternativo caso os produtos tenham que ser entregue em local diferente do endereço de faturamento. Se desejar imprimir o pedido de entrada, clique no botão Imprimir. Atenção: Após terminar o cadastro nesta pasta, clique no botão << V >> na Barra de Navegação para salvar os dados. 1.4 Inserindo um Produto ao Pedido Clique na pasta Produtos (Imagem04) Observe que nesta tela, do lado superior esquerdo há um circulo em vermelho, esse circulo deverá permanecer em vermelho até o término da inclusão do pedido. Clique na coluna Código do Produto, se desejar inserir um produto pelo código, ou então, clique em Descrição, se preferir adicionar pela descrição, note que o cursor foi posicionado na coluna, após clicar pressione a tecla << + >> no seu teclado, aparecerá à tela abaixo: Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 4

6 (Imagem05) Coloque o código ou a descrição do produto, que deseja inserir no pedido e tecle << Enter >>. Após inserir o(s) produto(s) a tela ficará como mostra a figura abaixo: (Imagem06) Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 5

7 Se for necessário ajustar os valores dos impostos, dê um duplo clique no local indicado pela seta na figura acima. O sistema abrirá uma nova janela (Imagem 7) Se necessário for alterar a base de calculo dos impostos e valores, desmarque as caixas de seleção apresentadas em vermelho (Imagem 7 ) (Imagem 07) Se houver a necessidade de incluir itens que estão em um Pedido de Saída, poderá fazer utilizando o botão Importa Itens do Pedido de Saída, localizado na parte superior direita da tela (Imagem 6). O botão em destaque localizado no canto superior direito da tela acima (Figura 6), será habilitado somente para usuários que possuírem permissão para consulta de produtos. Sendo possível analisar a quantidade em estoque, as entradas, as pendências de entrada, as saídas, etc. C. Descrição Poderá ser acrescentada uma descrição ao produto que aparecerá na nota fiscal, caso haja necessidade de inserir mais informações ao produto basta clicar no botão ao lado desse campo. Conta Refere-se à Conta Contábil, é preenchida automaticamente de acordo com a Forma de Contabilização que está relacionado o produto, essa forma está cadastrada na tabela Forma de Contabilização. Natureza Refere-se ao CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações). Esses códigos são cadastrados na Tabela Código Fiscal de Operações Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 6

8 Situação Tributária Será a mesma cadastrada na tabela de Produtos, só será preenchida se houver uma Situação Tributária diferenciada do cadastro de produtos. Atenção: Após terminar o cadastro nesta pasta, clique no botão << V >> da Barra de Navegação para salvar os dados. 1.5 Programando a Entrega de um Produto. Se no pedido de Entrada constar um ou mais produtos, e algum desses produtos o fornecedor não tiver em estoque para atender a necessidade de sua empresa, ou que a quantidade solicitada for maior do que consta no estoque, deverá ser utilizada a programação de entrega. Selecione o produto. Clique na subpasta Programação de Entrega (Imagem08) No campo Data coloque a data prevista de recebimento desse produto, e logo abaixo a quantidade que será entregue nesta data. Observação: Para inserir mais de uma programação de entrega por produto, clique no botão <<+>> na BGarra de Navegação. Atenção: Após terminar o cadastro nesta pasta, clique no botão << V >> na Barra de Navegação para salvar os dados. Pronto está programado a entrega do produto. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 7

9 1.6 Inserindo Programação de Pagamentos Clique na pasta Programação de Pagamento (Imagem09) Clique no botão Gerar Programação. Observe que o sistema automaticamente fornecerá as datas de vencimentos e os valores de acordo com a Condição de Pagamento definida na pasta Rosto (figura 3) Observação: Se for necessário fazer alterações de Data de Vencimento e Valor, clique nos campos e altere. Atenção: No caso de alteração dos campos Data Vencimento e Valor nesta pasta, clique no botão << V >> na Barra de Navegação para salvar os dados. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 8

10 1.7 Programação de Entrega do Pedido Integral Clique na pasta Programação de Entrega. (Imagem10) A guia Programação de entrega deverá ser preenchida, somente no caso de programação de todo pedida, não é como na pasta Produtos que foi feita a programação de entrega individual por produtos. Para programar basta colocar a data prevista para a entrega e um histórico Atenção: Após terminar o cadastro nesta pasta, clique no botão << V >> na Barra de Navegação para salvar os dados. Após preenchimento de todas as pastas, volte para a pasta Produtos e clique com o botão direito do mouse sobre o circulo apresentado em vermelho, observe que neste momento ele mudará para a cor verde. Pronto foi concluído o Pedido de Entrada. Se não for necessário incluir as outras movimentações explicadas abaixo, clique no botão Efetivar. Automaticamente este pedido será enviado para o Faturamento de Entrada, onde deverá ser analisado novamente, antes de sua efetivação. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 9

11 1.8 Vinculando Pedidos O Campo Vincular Pedido, será preenchido quando houver vários pedidos para um único fornecedor que deverão ser anexados a um principal. Observe que na tela abaixo (figura 11) na pasta Rosto há dois pedidos para o mesmo fornecedor, para vincular esses pedidos a um só deve-se fazer o seguinte: (Imagem11) Primeiramente anote o código do pedido de destino, depois disso deverá ser escolhido o(s) pedido(s) a vincular, e informar esse código no campo Vincular Pedido, posicionado na parte inferior da tela (Imagem12) (Imagem12) Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 10

12 Depois de colocar o número do pedido que será vinculado, salve a informação clicando no botão << V >> na Barra de Navegação. Observação: seguir esses passos para quantos pedidos for necessário a sua vinculação. Quando abrir o pedido para o qual os outros foram vinculados, aparecerá como mostra a figura abaixo: (Imagem13) Observe que no canto inferior direito destacado em vermelho, constarão os números dos outros que foram anexados, e na pasta Produtos (como mostra a figura 14) aparecerão destacados em amarelo todos os produtos que pertencem a estes pedidos. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 11

13 (Imagem14) Depois de feito esses procedimentos deverão ser gerados uma nova programação de pagamento, e clique com o botão direito do mouse sobre o circulo vermelho na pasta Produtos. 1.9 Botões de Retenção de Impostos e Operações Deverá ser observado antes de inserir alguns desses valores, que abaixo explicaremos, se esse pedido encontra-se no status de alteração/inclusão, para verificar essa situação deve-se abrir a pasta Produtos, se o circulo estiver em vermelho poderá ser modificado os valores do pedido, mas se estiver na cor verde, clique com o botão direito do mouse sobre ele, automaticamente ele mudará para a cor vermelha Retenção de impostos Para retenções de impostos na Nota Fiscal. Operações Este, será utilizado quando houver algum desconto ou acréscimo no total da nota fiscal, com os valores distribuídos por item, pode ser tanto em Porcentagem ou em Valor, poderá ser aplicado a Todos, em Produtos ou só em Serviços. (Imagem15) Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 12

14 Observação: Sempre depois de fazer alguma alteração deverá ser gerado uma nova programação de pagamento e alterar novamente o status do pedido Desdobrando um Pedido Nesse passo mostraremos como se desdobra um pedido de saída, neste caso somente será usado quando houver em um pedido entrega parcial ou programada. Primeiramente deverá ser verificado se o pedido está em posição de alteração/inclusão, através da pasta Pedidos, se o pedido desejado estiver na lista e em vermelho este está em posição de alteração. Caso o pedido não estiver destacado em vermelho, vá para a pasta Produtos, e clique com o botão direito do mouse sobre o circulo que o mesmo mudará para vermelho. Depois de ter feito esse procedimento vá até a pasta Programação de Pagamentos e apague a programação. Vá para a pasta Rosto, clique no botão Desdobramento, abrirá a seguinte tela (figura 16) que apresentará o número do pedido, a versão (que neste caso será 01, pois ainda não foi feito nenhum desdobramento) a data de emissão e o fornecedor: (Imagem16) Selecione uma data de entrega, clique no botão Desdobrar Pedido, após confirmado volte para a pasta Pedidos(figura 17), observe que haverá dois pedidos destacados em vermelho com o mesmo número, porém com versões diferentes. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 13

15 Se houver mais de uma programação de entrega, repita os mesmos procedimentos. (Imagem17) Depois de ter desdobrado os pedidos deverá ser gerado uma nova programação de pagamento e voltar ao status normal clicando no circulo com o botão direito do mouse Inserindo um Fornecedor no Cadastro de Cliente. No caso de devolução de mercadoria, esta deverá sair novamente no estoque. Para isso será preciso que o seu fornecedor esteja cadastrado como cliente. Para facilitar ainda mais essa movimentação no SISGEM foi implantado a opção Importar, como mostra a figura abaixo: Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 14

16 (Imagem 18) Ao clicar nessa opção abrirá uma nova janela, onde você irá inserir um fornecedor ao cadastro de clientes, basta colocar o nome ou o código do fornecedor no campo pesquisa e clicar em OK, pronto esse fornecedor foi inserido ao cadastro de cliente, e como um detalhe com o mesmo código. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados 15