Elaborado em Manual do Novo Portal de Fornecedores

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1 Elaborado em Manual do Novo Portal de Fornecedores 1

2 Índice: 1. Como acessar o Novo portal Primeiro acesso Esqueci minha senha Conhecendo o Novo Portal Aba "Bem-vindo" Detalhes da aba "Cotação" Conhecendo a "Caixa de entrada" Como responder cotações Informando preços e impostos Anexando/excluindo documentos técnicos e comerciais da cotação Caixa de saída e histórico Como declinar cotações/itens Detalhes da aba "Pedido" Como consultar informações do Pedido Como aprovar o pedido Detalhes da aba "Contrato" O que é Certificado digital Funcionalidades da aba "Contrato" Assinando contratos digitalmente

3 1. Como acessar o Novo portal 1.1. Primeiro acesso O Acesso ao Portal de fornecedores deve ser realizado através do site Clicar no link: "Portal de fornecedores" Clique aqui "ATENÇÃO: O USUÁRIO E SENHA PARA ACESSO AO SISTEMA MUDOU" 3

4 Usuário: Pessoa jurídica: CNPJ sem os dois últimos dígitos Exemplo: (Sem pontos ou caracteres especiais) Fornecedor estrangeiro : VAT NUMBER Fornecedor pessoa : número do CPF Senha: Informar a senha inicial que foi encaminhada para o cadastrado. O fornecedor deverá alterar a senha no primeiro acesso ao portal. Caso não tenha recebido a senha, entrar em contato com a CPFL pelo telefone (19) , e solicitar a verificação do primeiro do cadastro. Pois é o responsável por receber a senha de acesso. Usuário: Inserir CNPJ sem os dois últimos dígitos Senha: Inserir senha enviada por Senha antiga: Inserir senha enviada por Senha nova: Nova senha (O sistema diferencia letras maiúsculas e minúsculas, além de caracteres especiais) Confirmar senha: Repetir a "Senha nova" Clicar em "Modificar" 4

5 1.2. Esqueci minha senha Para criar uma nova senha você deve: 1) Informar o CNPJ sem os últimos dígitos; 2) Informar uma senha incorreta. Ex: teste O ícone "Esqueci minha senha" surgirá no canto esquerdo da tela 3) Clicar no ícone "Esqueci minha senha" 4) Uma nova senha será encaminhada para o cadastrado Clicar aqui. 5

6 2. Conhecendo o Novo Portal 2.1. Detalhes da aba "Bem-vindo" Apresenta informações de contato e possibilita o download de arquivos. 6

7 2.2. Detalhes da aba "Cotação" (1) Informações do fornecedor (2) Informações do comprador (3) Acesso a Caixa de entrada, saída e histórico

8 Conhecendo a "Caixa de entrada" Para visualizar as cotações pendentes de resposta é necessário clicar no número que consta na frente do ícone "Caixa de entrada", sendo que este número sinaliza quantas cotações estão pendentes de resposta. (1) Cotação: Número da cotação. Ex.: , sendo "018" (Nº comprador), "11" (ano) e (Seqüência numérica) Na etapa de negociação o "-" será substituído por uma letra, ex.: 01811A0001, etc. (2) Hora e Prazo de apresentação: Data de encerramento do prazo de resposta da cotação (3) Modalidade: Demonstra se a cotação é da modalidade Técnica, Comercial ou Técnica e Comercial. (4) Acompanhamento: Canal de comunicação entre fornecedor e comprador (5) Anexos: Local onde ficam disponíveis os anexos da cotação que foram fixados pelo comprador. Exemplo: Especificações técnicas. (6) Objeto de contratação: Descrição do objeto de contratação referente à cotação (7) Declinar: Permite o declínio de toda a cotação, contemplando todos os itens da cotação. (8) Semáforo: Conforme informações da legenda, este semáforo aponta o status da cotação

9 Clicando duas vezes sobre o número da cotação o sistema apresenta a tela abaixo, onde: (1) Cotação (2) Item da cotação (3) Tipo: Material ou Serviço (4) Número do material (5) Texto breve: Texto do material referente a linha da cotação (6) Empresa: Nome da empresa do Grupo CPFL (7) Texto do material e item (8) Preço/Impostos: Link para preenchimento dos preços e impostos propostos pelo fornecedor (9) Proposta técnica: Anexar às propostas técnicas. Atenção: "Nunca informar preços nos anexos técnicos" "Nas cotações modalidade Técnica é obrigatória a inclusão da proposta técnica" (10) Proposta comercial: Anexar às propostas comerciais

10 (11) Entrega/Prestação: Informações sobre data e local de entrega (12) Declinar: Permite o declínio do item (13) Quantidade prevista: Quantidade fixada pela CPFL (14) Quantidade proposta: Quantidade proposta pelo fornecedor. (15) U.M.: Unidade de medida fixada pela CPFL (16) U.M. proposta: Unidade de medida proposta pelo fornecedor (17) Prazo (dias): Prazo de entrega estimado pelo fornecedor (18) Especificações: Especificações técnicas do item (19) Foto: fotos do item disponibilizadas pelo comprador

11 2.2.2.Como responder cotações Após acessar o Portal de Fornecedores, vide pág. 03, seguir os seguintes passos: (1) Acessar a aba "Cotação" (2) Verificar se há cotações pendentes para resposta (O quantidade de cotações pendentes esta disponivel na frente do icone "Caixa de entrada") (3) Clicar sobre (4) Analisar informações preliminares da cotação, vide pág.08 Atentar-se ao prazo de resposta e ao semáforo do status da cotação Não é possível responder cotação fora do prazo de resposta, ou seja, (5) Clicar sobre o número da cotação, ex. (6) Analisar as informações da cotação, vide pág.09 7 "Atenção: Sempre informar os preços conforme pág.12, pois não é possível analisar a resposta da cotação somente pelos anexos." 11

12 Informando preços e impostos (7) Clicar no ícone da coluna "Preço/impostos" para informar os preços, quantidades e impostos. Conforme figura abaixo: (8) Verificar as informações do item (9) Informar o preço unitário com ICMS e sem IPI (10) Verificar impostos fixados pela CPFL (11) Caso discorde dos impostos fixados, o fornecedor pode propor outras alíquotas e justificar a alteração no campo "Justificativa de divergência de impostos". 12

13 Inserindo anexos técnicos e comerciais Atenção: "Nunca informe preço nos anexos técnicos" "Inserir as proposta técnicas e comercias somente nos ícones correspondentes, pois a inversão dos mesmo pode prejudicar o processo" (1) Clicar sobre o ícone 1 1 O sistema habilitará a tela abaixo. 3 2 (2) Clicar sobre o para habilitar o ícone (3) Clicar no ícone para habilitar a tela abaixo 13

14 (4) Informar o nome do arquivo a ser anexado (5) Inserir uma breve descrição do anexo (6) Clicar em "Procurar" para anexar os documentos desejados (7) Clicar em "Upload" para gravar o anexo 8 9 (8) O sistema sinaliza que o documento foi anexado com sucesso (9) Clicar em "Concluído" 14

15 Para visualizar ou excluir os anexos é necessário: (1) Acessar o anexo através do ícone (2) Consulta documentos anexados (3) Excluir * anexos: Possibilita a exclusão, e substituição, do anexo (Disponível em breve) * Como, no momento, esta funcionalidade não está disponível, favor entrar em contato com o comprador responsável pelo processo para solicitar a exclusão do anexo. 15

16 Para finalizar o processo: (1) Salvar: possibilita salvar as informações sem enviar a resposta da cotação, lembrando que o envio só será possível dentro do prazo de resposta da cotação (2) Enviar: Enviar a resposta para o comprador, sendo que as informações só ficaram disponíveis para a CPFL após o encerramento do prazo de resposta da cotação

17 Caixa de saída e histórico As cotações respondidas e enviadas migram para a "Caixa de saída" e posteriormente são migradas para caixa "Histórico" (1) Clicar no ícone "Caixa de saída" 1 (2) Se a cotação ainda estiver dentro do prazo de resposta será possível: - Alterar valores, impostos e anexos - Declinar cotação ou itens 1 (3) Se for realizada alguma alteração na cotação que esteja na "Caixa de saída" é necessário clicar novamente em "Enviar" para atualizar o sistema. 17

18 Como declinar Cotações/Itens O declínio da Cotação/Itens pode ser realizado dentro do prazo de resposta, através dos ícones: - Caixa de entrada: Caso a cotação ainda não tenha sido respondida e enviada, e ainda esteja dentro do prazo de resposta. - Caixa de saída: Caso a cotação já tenha sido respondida e enviada, e ainda esteja dentro do prazo de resposta. Para declinar a cotação: 1 (1) Clicar em para declinar todos os itens da cotação (2) O sistema habilitará a tela abaixo solicitando a justificativa do declínio Selecionar a mais adequada e clicar em "Confirmar declínio" 2 18

19 (3) Clicar em "Enviar" 3 Para declinar o item: (1) Clicar no número da cotação (2) Deslizar a barra de rolagem horizontal para a direita (3) Selecionar os itens que deseja declinar (4) Clicar em "Texto de declínio"

20 (5) O sistema habilitará a tela abaixo solicitando a justificativa do declínio. Selecionar a mais adequada e clicar em "Confirmar declínio" 5 (6) Clicar em "Enviar" 6 7 (7) Caso o fornecedor queira responder uma cotação que já havia declinado basta acessar a cotação na caixa de saída e verificar se a mesma ainda esta dentro do prazo de resposta. Clicar no número da cotação e desflegar as linhas declinadas, conforme demonstrado na figura acima. (8) Fornecer as informações da cotação, vide pág.11 (6) Clicar em "Enviar" 20

21 2.3. Aba "Pedido" Como consultar informações e aprovar Pedidos (1) Clicar na aba "Pedido" (2) Clicar no número do pedido para verificar informações (3) Analisar informações do pedido (4) Clicar no ícone,na coluna "Confirmar", para aprovar o pedido de compra (5) Clicar em "OK" para finalizar a aprovação 21

22 2.4. Aba "Contrato O que é Certificado Digital O Certificado Digital é uma credencial que identifica uma entidade da pessoa que esta assinando o contrato. É um documento eletrônico seguro, que permite ao usuário se comunicar e efetuar transações na internet de forma mais rápida, sigilosa e com validade jurídica. Este certificado pode ser armazenado em token, cartão ou direto no computador do assinante. Para obter maiores informações sobre Certificado digital, e entidades certificadoras,acessar o site da Receita Federal através do link: Para assinatura de contratos da CPFL é necessário utilizar o certificado na modalidade: e-cpf Atualmente não é possível assinar contratos utilizando o e-cnpj Se a sua empresa ainda não esta cadastrada para efetivação da assinatura digital de contratos, favor entrar em contato com o comprador responsável pelo processo, ou pelo cadastrodefornecedor@cpfl.com.br, e solicitar o cadastro dos assinantes habilitados. Lembrando que a assinatura digital de contratos só é possível através da utilização do e-cpf. 22

23 Detalhes da aba "Contrato" (1) Acessar a aba "Contrato" (2) Informar o CPF do assinante e clicar em "Pesquisar" (3) Os contratos pendentes para assinatura surgirão na aba "Pendente" (4) Para realizar o visualizar e realizar o download dos documentos que devem ser assinados é necessário clicar no número do contrato (5) Liberado: Mostra o status da assinatura em relação ao CPF pesquisado, onde: Sinaliza que o contrato esta liberado para assinatura do CPF pesquisado Sinaliza que o CPF pesquisado faz parte do fluxo, porém, ainda não pode assinar, pois os assinantes anteriores ainda não efetivaram a assinatura (6) Status: Possibilita o acompanhado do status da assinatura em relação a todos os assinantes, conforme demonstrado na figura abaixo: 6 23

24 Assinando contratos digitalmente (1) Acessar a aba "Contrato" (2) Pesquisar o CPF do assinante Atenção: "Verificar se o Certificado, Token ou cartão, está conectado a entrada USB do computador" (3) Clicar sobre a linha do contrato e, automaticamente, será habilitado a janela "Download e Assinatura de documentos" (4) Flegar todos os documentos a serem assinados (5) Clicar em "Assinar e Enviar", o sistema solicitará a senha do certificado digital que foi cadastrada no momento da emissão do certificado pela autorizada da Receita Federal. 5 24

25 (6) O sistema registrará a assinatura no contrato e apresentará a mensagem abaixo: 6 (7) Para visualizar os contratos já assinados acessar a aba "Assinados" e clicar sobre o número do contrato. 7 25