3/7/2010 MANUAL COMPRAS SHP. PPEDIDOS v Help Desk

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1 3/7/2010 SHP MANUAL COMPRAS PPEDIDOS v Help Desk

2 Conteúdo Editando permissões de usuário:... 3 A geração de Requisição de compras... 6 Aprovação da Requisição... 9 Gerar o pedido Trabalhando com o PEDIDO A aprovação dos pedidos

3 Editando permissões de usuário: O Modulo de Compras, PPEDIDOS, tem uma característica especial quanto às permissões de usuários. Antes de prosseguirmos com o pedido de compras, vamos olhar brevemente a configuração de permissões dentro do Módulo. Caminho: LOGISTICA-> ENTRADAS -> COMPRAS. CADASTROS-> SEGURANÇA. Nesta tela vamos fazer uma consulta, para alterarmos as permissões dos usuários que utilizarão o modulo de compras para gerar as requisições e os pedidos de compra. Sem a liberação, podemos deixar os usuários limitados, e assim, atrasar o processo e gerar erros.

4 Escolhemos consulta e teremos esta tela: Escolhemos pesquisa e como resultado teremos todos os usuários do JAD listados em seqüência, para que possamos atribuir a cada um deles as funcionalidades necessárias para utilizar este módulo. (Esta atribuição só pode ser feita por um usuário que tenha acesso de administrador) Acompanhe na imagem: Para alterar as permissões nós vamos selecionar o nome do usuário, e clicar em alterar teremos então uma imagem similar a esta:

5 Se tivermos escolhido a opção alterar, teremos a possibilidade de alteração diretamente nas bolinhas vermelhas e verdes. As verdes se referem às permissões, e as vermelhas, as áreas em que o acesso está restrito. Um duplo clique altera esta configuração. Podemos detalhar mais ainda os acessos escolhendo fazer a alteração pela aba detalhes. E podemos atribuir valores limites para a aprovação por determinado usuário, na aba Aprovação. Onde é possível escolher desde os produtos, por Sales Group até o nível de aprovação para pedidos. Esta configuração é importante, pois sem ela, não há nada que se possa fazer no modulo de compras, pois ao incluirmos um usuário no JAD, não lhe damos permissões automáticas para este modulo, e o usuário fica assim limitado ao simples acesso, sem possibilidade de edição e consulta em várias telas. Após termos nos certificado de que não há permissões a serem concedidas ou alteradas, estamos prontos para seguir com o PEDIDO DE COMPRAS.

6 A geração de Requisição de compras Acesso conforme menu abaixo Em seguida Escolhemos a Opção incluir

7 Vamos a Aba Detalhes: Depois de incluir, o sistema já preenche o numero da Requisição, assim como o nome do usuário, a hora e a data. Aqui, novamente vamos clicar em Incluir, e abrirá um menu para escolha dos produtos. Exemplo:

8 Após incluir um item, que pesquisamos pelo código ou pela descrição, clicamos em gravar, e o sistema trará esta caixa: Esta tela solicitando a confirmação aparecerá a cada item incluso, até que a escolha seja o botão No quando não desejarmos mais incluir item algum. Devemos Gravar a REQUISIÇÃO, assim que concluída a inclusão dos itens da requisição de compras. Sua requisição vai ficar com o status: EM ABERTO até que você faça a APROVAÇÂO Para seguirmos, é preciso agora aprovar esta requisição.

9 Aprovação da Requisição Para aprovar a requisição deve selecionar no menu, conforme abaixo: Assim que clicar no ícone APROVAÇÂO Pesquisar conforme exemplos abaixo: A EM ABERTO B APROVADO C REPROVADO O status a pesquisar será sempre o status da requisição. Desta forma, em nosso exemplo estamos buscando uma requisição Em aberto. Escolhemos o status, e clicamos em pesquisar. Teremos então, nesta mesma tela, os resultados, e passamos a etapa seguinte.

10 Clique 2 (duas) vezes sobre a requisição selecionada para visualizar os itens para aprovação.

11 Ao clicar com o botão direito do mouse você pode optar por Aprovar, Reprovar, Aprovar Todos ou Reprovar Todos os itens da requisição. Ou você pode incluir a quantidade manualmente. Ao aprovar o item é preciso GRAVAR a aprovação para que tenha efeito. Depois de concluída a aprovação retornar ao menu REQUISIÇÃO para transformar a requisição em pedido de compras. Ao acessar o menu requisição, clicar em consulta e pesquisar as requisições com status aprovada.

12 Assim que confirmar a seleção clicar no ícone PESQUISA, selecionar a requisição que deseja transformar em pedido e clicar duas vezes para visualizar Gerar o pedido. Clicar com o botão direito do mouse, e escolher a opção GERAR PEDIDO.

13 Ao clicar sobre a opção GERA PEDIDO, o sistema vai apresentar a tela abaixo a qual você deve indicar o fornecedor. E clicar sobre o botão A GERA NOVO PEDIDO, e incluir os dados informados pelo sistema, conforme segue abaixo Após incluir os dados solicitado clicar sobre o ícone GERA NOVO PEDIDO e o sistema pergunta se deseja gerar pedido ou não, pois após confirmado, a requisição terá se transformado em pedido de compra.

14 Trabalhando com o PEDIDO. Quando confirmamos a geração do pedido, o sistema nos pergunta Deseja alterar este pedido? para que possamos colocar valores nos itens. Podemos fazer isto neste momento ou selecionar o pedido, clicar duas vezes sobre ele e fazer a alteração. Para fazer a alteração do pedido posteriormente, iremos seguir este caminho:

15 Nesta pesquisa, você vai procurar os pedidos com status EM CRIAÇÃO, e selecionar individualmente para incluir os valores dos itens, conforme passos indicados abaixo. Encontrado o pedido, dê um duplo clique para que ele seja aberto em tela, e siga conforme os passos seguintes:

16 1º Clicar no botão ALTERAR para alterar o Pedido. 2º Clicar no botão detalhes para visualizar o item. 3º Clicar no botão ALTERAR para incluir o preço do item. 4º Inserir o Valor 5º Clicar no botão GRAVAR, assim que incluir o preço de cada item, e no Gravar no menu superior quando terminar o pedido. Assim que concluída a Gravação, voltamos a tela de APROVAÇÃO para aprovar este pedido.

17 A aprovação dos pedidos. Agora que o pedido esta com os valores, você deve retornar ao menu APROVAÇÂO e clicar sobre a opção PEDIDOS e pesquisar os pedidos A APROVAR Clicar com o botão direito do Mouse e optar por Aprova ou Reprova, conforme o exemplo. Ao clicar em APROVA o sistema vai questionar se deseja realmente aprovar o pedido, optando por SIM, seu pedido será efetivado como um pedido APROVADO. Agora vamos imprimir o Pedido. 1º Para selecionar o pedido 4º Clicar sobre o botão PEDIDO para visualização em tela quando estiver sobre 2º Selecione o status Aprovado 3º Alterar o padrão de Tela para Impressora.

18 O pedido será apresentado em tela conforme esse exemplo: Se optar por pela impressão basta clicar no ícone da impressora. Seu pedido está pronto, aguardando agora o Recebimento. Os itens que o compõem, apresentarão a quantidade que está sendo comprada como em compras quando consultado. Este status Em Compras só muda quando o pedido é recebido, seja pelo Compras como recebimento Manual, ou pelo Registro de entradas, ou ainda quando o pedido é Encerrado, indicando assim que não haverá saldo a receber deste item.

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