Quadrem International Ltd. Manual de Cotação Votorantim

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1 Quadrem International Ltd. Manual de Cotação Votorantim

2 Versão Data da Modificado por Comentários modificação /12/2008 Luiz Fernando Menta Versão inicial /04/2009 Ellen Ramos Atualização /08/2011 Moisés Ferreira Atualização /01/2012 Leandro Cassitas Atualização Quadrem International Ltd.

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4 ÍNDICE 1. VISUALIZAR COTAÇÃO RESPONDER COTAÇÃO PREENCHENDO OS IMPOSTOS CORRETAMENTE INFORMAÇÕES DOS PARTICIPANTES TERMOS DE ENTREGA NOTES OFERTA OFF LINE PREENCHIMENTO DA PLANILHA XLS PREENCHIMENTO DOS IMPOSTOS PELA PLANILHA XLS IMPORTAR PLANILHA DE QUOTE OFERTA DECLINAR COTAÇÃO DECLINAR COTAÇÃO NA MINHA ÁREA DE TRABALHO DECLINAR COTAÇÃO NO RESUMO DA OFERTA DECLINAR ITEM DE UMA COTAÇÃO PESQUISAR COTAÇÃO RESPONDIDA ATENDIMENTO QUADREM Quadrem International Ltd.

5 1. Visualizar Cotação Uma solicitação de Cotação (RFQ) é enviada por um comprador para solicitar informações de preços de um ou mais itens. Este dispositivo normalmente é usado para solicitações simples, que podem ser facilmente respondidas pelo fornecedor através de uma Cotação. Clicar em RFQ - Coleta de preços.

6 Após clicar em RFQ s Coletas de Preços, será listado na parte inferior todas as cotações novas. Clicar no número da cotação desejada 2. Responder Cotação Para responder a cotação, siga os procedimentos abaixo: 1º - A aba Notes possui informações relevantes para a cotação. Neste campo o fornecedor deve inserir informações 2º - Abrir o item para responder a cotação. Quadrem International Ltd. 6

7 1º - Campos a serem preenchidos nesta tela pelo fornecedor: Prazo de entrega, Preço Unitário e Notas de item que o fornecedor poderá preencher e enviar ao comprador. Notas de item que o comprador envia para o fornecedor. Observações do Preenchimento dos Campos: Código da Mercadoria Preencher no formato XXXX.XX.XX. Esse campo é de preenchimento obrigatório e representa o NCM. Prazo de entrega Preencher em dias corridos, utilizando apenas números Preço Unitário Preencher o preço unitário com ICMS incluso. Preço baseado em quantidade Preencher a quantidade por preço. Quadrem International Ltd. 7

8 2.1. Preenchendo os impostos Itens de serviço e fornecedores participantes do simples. Para estes casos, o preço unitário deve ser o preço bruto e manter a alíquota Itens de Material. O ICMS sempre deve estar incluso no preço unitário. O IPI e ICMS Substituição tributária sempre devem ser destacado. Os impostos devem ser preenchidos item a item (Através da tela Informações gerais ) ou de uma única vez (Acessando o menu Opções Multi-linhas ). Para preencher os impostos é preciso clicar no botão Habilitar impostos. 1º - Clicar HABILITAR IMPOSTOS 2º - Na janela de informação do ICMS de substituição, clicar em OK se for necessário informar o valor, caso contrario, CANCELAR. 3º - Informe a sigla do Estado do Imposto 4 - Informar alíquota do imposto (Cheia). 5º - Caso o fornecedor tenha que informar a redução da base de cálculo deverá preencher o campo "Percentual de redução da base de cálculo" Ex.: Se a redução for de 25% deve ser inserido a diferença para 100 que é igual a 75 sem o sinal de (%). Obs.: - Os Impostos inseridos através da opção multi-linhas serão aplicados para todos os itens, caso precise alterar alguma linha, clique no item desejado na tela de informações gerais. - Caso os impostos não sejam preenchidos corretamente, conforme procedimentos abaixo, a Votorantim não receberá a oferta, pois não será Quadrem International Ltd. 8

9 2.2. Informações dos Participantes Nesta área o portal disponibiliza informações sobre o comprador e fornecedor Termos de Entrega Em Termos de Entrega, na aba Informação de pagamento selecionar o Código dos termos de pagamento e na aba Termos de entrega Selecionar o Termos de transporte. Preencher o campo dias para pagamento Selecione o Tipo de Frete (Incoterm). Caso não exista o incoterm desejado poderá selecionar a opção OUTRO. Quadrem International Ltd. 9

10 2.4. Notes Para verificar informações enviadas pelo comprador sobre esta cotação, deve-se clicar no campo Notas do comprador. Nesta área possuem diversas informações colocadas pelo Comprador, fundamentais para ajudar o fornecedor nas respostas das Cotações, como: As regras da Cotação, Qual documento vai ser gerado a partir desta Cotação (contrato de fornecimento ou uma compra SPOT), dados da transportadora e condições de Pagamento. No campo Notas para o comprador adicione informações sobre a cotação para o comprador, como por exemplo: nº da sua proposta, contato (nome, tel e ), termos de garantia, validade da proposta, reajuste cambial caso seja cotação com base em moeda estrangeira, informações técnicas e demais particularidades que o fornecedor achar relevante informar ao comprador. Clique em Notes para verificar todas as informações do Comprador referentes a esta cotação. Verifique aqui os comentários enviados pelo Comprador Adicione informações técnicas e demais particularidades que achar relevante informar ao comprador. Observação: O Comprador pode desconsiderar a proposta do fornecedor se alguma regra ou informação que tiver em Notas do Comprador não for seguida. Se a Cotação gerar um contrato de compra, o fornecedor não pode alterar a quantidade. Se for SPOT ele deve seguir todas as regras solicitadas pelo Comprador. Quadrem International Ltd. 10

11 Após inserir a sua proposta para os itens, clique no botão Atualizar e em seguida em Submeter para enviar sua oferta para a Votorantim. Caso o fornecedor queira, ele poderá salvar a oferta e não submeter, esta Quote (Resposta da RFQ) ficará na lista de documentos pendentes de envio na Minha área de trabalho. Sendo possível imprimir a oferta para conferir os impostos inseridos antes de enviar. O fornecedor poderá clicar na Quote pendente e terminar de preencher e submetâ-la, caso não faça isso e a mesma expire o status da Quote ficará como "to be deleted" e a RFQ ficará com status "expired". Clique em imprimir antes de submeter para conferir os impostos inseridos. 1. Clique em Atualizar. 2. Clique em Submeter para enviar sua proposta à Votorantim. Aparecerá uma mensagem confirmando que a oferta foi enviada. Clique em Ok para confirmar a ação. Caso a cotação seja submetida sem o preenchimento das informações de impostos o portal irá apresentar a mensagem abaixo: resposta. Clique em ok para preencher os impostos, ou em Cancelar para submeter sua Quadrem International Ltd. 11

12 3. Oferta Off Line A funcionalidade oferta Off Line permite que o fornecedor exporte sua RFQ Coleta de Preço para uma planilha, no formato XLS (Excel) e faça o preenchimento da sua resposta através desta planilha. Em seguida, poderá importar sua resposta para o portal criando assim um documento pendente (Quote Oferta) Clique em Exportar XLS para preencher sua oferta off line. Salve a planilha em Excel em alguma pasta para preenchimento posterior. Quadrem International Ltd. 12

13 3.1. Preenchimento da Planilha XLS Click em opções para habilitar as macros. Quadrem International Ltd. 13

14 Os campos a serem preenchidos na planilha são: 1. Número da Coleta: Preencher com o número interno de controle do fornecedor, na coluna B. 2. Datas de Validades (opcional): Com a data inicio no formato DD/MM/AAAA, na coluna E e com a data fim no mesmo formato, na coluna F. 3. Número do produto do fornecedor (opcional): Preencher com o código do produto do fornecedor separado por -. Preencher nas colunas E e G. 4. Prazo de entrega: Preencher com o prazo de entrega em dias úteis, na coluna K. 5. Preço Unitário: Preencha o preço unitário com ICMS incluso dos itens, separando as casas decimais por vírgula, na coluna P. 6. Notas do fornecedor (opcional): Utilize a coluna R para adicionar seus comentários ao comprador, caso necessário Preenchimento dos impostos pela Planilha XLS Se desejar inserir os impostos pela planilha selecione imposto sim, na coluna U. O Excel irá lhe transferir automaticamente para a pasta Tax Detail, onde deverá ser informado os impostos da mesma forma orientada no item 2.1. deste Manual, clicar no botão Save a direita da tabela. Conforme abaixo. Quadrem International Ltd. 14

15 selecione imposto sim Selecione primeiro ICMS Segundo IPI Terceiro ICMS- ST Caso possua Para ICMS selecionar sempre YES Para IPI, ICMS-ST sempre selecionar NO OBS: Para os campos adicionais, imposto e base, selecionar YES Atenção: Para que o envio de sua oferta off-line seja realizado com sucesso, é necessário que algumas medidas sejam tomadas. 1. As macros do Excel deve ser ativadas ao abrir a planilha. 2. Não pode deixar espaço nas células. 3. O prazo deve ser maior que "0" em todos os itens aceitos. 4. O preço deve ser maior que "0,00" em todos os itens aceitos. Quadrem International Ltd. 15

16 3.3. Importar Planilha de Quote Oferta Após o preenchimento off line da planilha, clique em Importar referente a RFQ para importar sua resposta para a cotação. Clique em Importar XLS para importar sua oferta. Ao clicar em Importar XLS, aparecerá a tela abaixo para seleção da planilha que deseja importar. Clique em Procurar para pesquisar o documento. Quadrem International Ltd. 16

17 Selecione o documento e clique em Abrir. Em seguida, clique em Importar para realizar a importação da sua oferta. Quando a importação for concluída, aparecerá uma mensagem de confirmação, conforme tela abaixo. Após a importação da sua oferta, será criada uma Quote Oferta para essa RFQ e para visualizá-la, clique em Quotes - Ofertas, em documentos pendentes. Quadrem International Ltd. 17

18 Clique em Quotes Ofertas para verificar sua oferta, finalizá-la e submetê-la. Selecione a sua oferta, clicando no número do documento. Ao abrir sua oferta, os dados importados já aparecerão na tela, para finalizar, preencha as informações de termos de entrega Quadrem International Ltd. 18

19 Em Termos de Entrega, na aba Informação de pagamento selecionar o Código dos termos de pagamento e na aba Termos de entrega Selecionar o Termos de transporte. Preencher o campo dias para pagamento Selecione o Tipo de Frete (CIF / FOB). Quadrem International Ltd. 19

20 4. DECLINAR COTAÇÃO 4.1. Declinar cotação na Minha Área de Trabalho Selecione a cotação que deseja rejeitar e clique no link Decline a direita da tela. Para declinar toda a Cotação, o usuário deve clicar em Decline na Área de Trabalho. Abrirá uma tela para que o fornecedor informe o motivo da não participação na Cotação. Após inserir os comentários, clicar em Submeter para confirmar o declínio, ou em Cancelar para retornar para a tela anterior. Inserir os comentários: Motivo pelo qual não irá participar. Clicar em Submeter Quadrem International Ltd. 20

21 4.2. Declinar Cotação no Resumo da oferta Clique no link do número da cotação. Abrirá a tela Resumo da Oferta. Clique no botão Decline na parte superior da tela. Abrirá uma tela para informar o motivo da rejeição da cotação. Após incluir as informações, clique no botão Submeter. Quadrem International Ltd. 21

22 Aparecerá uma mensagem confirmando que a cotação foi declinada Declinar item de uma Cotação 2. Clique em Atualizar 1. Para declinar um item da Cotação, marque a opção Rejeitar, referente ao item. ATENÇÃO: Ao rejeitar qualquer item da cotação, não deverão ser preenchidos os campos: Quantidade, preço unitário e os impostos. Quadrem International Ltd. 22

23 Abrirá uma tela para o fornecedor informar o motivo da rejeição da Cotação. Após inserir os comentários, clicar em Salvar para confirmar o declínio, ou em Cancelar para retornar para a tela anterior. Após Atualizar, clique no botão Submeter na parte superior da tela para enviar a resposta para a Votorantim. Aparecerá uma mensagem confirmando que a oferta foi enviada. Clique em Ok para confirmar a ação. OBS.: Lembramos que é de extrema importância para a Votorantim a justificativa do declínio de uma cotação e/ou de um item, por isso sempre quando o fornecedor for declinar deve justificar o motivo pelo qual não irá participar, utilizando o campo Decline Note. Quadrem International Ltd. 23

24 5. PESQUISAR COTAÇÃO RESPONDIDA Para visualizar as cotações respondidas, clique em Procurar > Document Search ou em Documento History Report. Selecionando a opção Document Search aparecerá a tela de busca abaixo, defina seus critérios e clique em Procurar Selecione a opção Oferta no campo Tipo de Processamento e Respondido no campo Status do Processamento. Utilize os campos Procurar Data Inicial e Procurar Data Final se desejar definir um período especifico. Quadrem International Ltd. 24

25 Após clicar em Procurar, os documentos com essas características serão listados abaixo. A outro opção de busca é selecionando a opção Document history Resport. Ao clicar nesse link aparecerá a tela de busca abaixo. No campo Nº do Documento preencha com o número da cotação e no tipo do documento selecione a opção Oferta. Após preencher os campos acima, clique em Gerar Relatório. Quadrem International Ltd. 25

26 Após clicar em Gerar Relatório o resultado da pesquisa será apresentado abaixo: Clique no número da Quote para visualizá-la. 6. ATENDIMENTO QUADREM Em caso de dúvidas não hesite em nos contatar, através da nossa central de atendimento ou para sac@quadrem.com, de segunda à sexta-feira das 8h às 20h. Quadrem International Ltd. 26