Como abrir processo de COMPRA no SEI/UFPR PREGÃO ELETRÔNICO Setor de Ciências da Saúde

Transcrição

1 Como abrir processo de COMPRA no SEI/UFPR PREGÃO ELETRÔNICO Setor de Ciências da Saúde

2 SEI: Iniciar processo

3 Escolha o tipo: Orçamento e Finanças: Solicitações

4 Deverão ser abertos Processos diferentes para Pregões diferentes e para fornecedores diferentes. CONSULTA AOS PREGÕES VIGENTES: Caso tenham dois itens de mesmo pregão e de mesmo fornecedor: entre em contato com o ORÇAMENTO (ramais 7246/7255) para verificar se é o mesmo sub-elemento, pois se forem sub-elementos distintos, será necessário abrir dois processos, com um item em cada processo Historicamente processos de compras com valores muito baixos não são entregues pelos fornecedores. Estes alegam que o valor do empenho não cobre o valor do frete. Isto resulta em notificações e sanções ao fornecedor, que fica impedido de fornecer para Universidade, impossibilitando o fornecimento deste material licitado. Isto também gera a burocracia do cancelamento do empenho. Portanto, sugerimos que os processos de compra tenham valor mínimo de R$ 100,00 para evitar tais episódios como os mencionados acima.

5 Em especificação: Compra de material (permanente ou consumo) Departamento de [NOME DA UNIDADE] Pregão XX/201X nome do fornecedor e valor Em interessados: Colocar o NOME DA UNIDADE DEMANDANTE

6 Selecionar: Incluir documento

7 Escolha o tipo de documento: Licitacao: Autorização para Empenho Dica: para exibir todos os tipos de documentos, clique em

8 Em descrição: Colocar o mesmo título quando da abertura do processo Compra de material (permanente ou consumo) Departamento de [NOME DA UNIDADE] Pregão XX/201X nome do fornecedor

9 Clicar no ícone Editar conteúdo: para habilitar a edição

10 Preencher todo o documento: Todos os Pregões disponíveis no site de Pregões Vigentes da PRA são gerenciados pela GEPEC. Portanto, preencher GEPEC.-

11 Atenção!! O documento deverá ser assinado pelo chefe/suplente da unidade demandante. *Lembrar que deverão ser abertos Processos diferentes para Pregões diferentes e para fornecedores diferentes.

12 Se o item for PERMANENTE: Incluir documento ORÇ. FIN: TERMO DE INDICAÇÃO DE RESPONSABILIDADE Dica: Para escolher novo documento, primeiro deve clicar no nº do processo e depois em Incluir documento

13 Em descrição: Colocar o mesmo título quando da abertura do processo Compra de material (permanente ou consumo) Departamento de [NOME DA UNIDADE] Pregão XX/201X nome do fornecedor

14 Clicar no ícone Editar conteúdo para habilitar a edição.

15 Preencher os dados pessoais do servidor que ficará responsável pelo patrimônio Matrícula UFPR Preencher com o nº do pregão, conforme planilha de PREGÕES VIGENTES Descrição do local Preencher a descrição do bem, conforme a planilha de PREGÕES VIGENTES Preencher com a quantidade solicitada Código do local conforme SAP O termo de responsabilidade deverá conter os dados do servidor que ficará responsável pelo patrimônio do bem e ser assinado DIGITALMENTE pelo mesmo.

16 Como colocar o processo em acompanhamento especial na sua unidade (para acompanhar o andamento do processo). Clique no ícone Acompanhamento especial.

17 Selecione Novo Grupo para criar um grupo para acompanhamento das solicitações de compra.

18 Nome do Grupo Sugestão: Orçamento solicitações 2018 OBS: CADA UNIDADE PODE PERSONALIZAR SEU ACOMPANHAMENTO ESPECIAL

19 Após criado o grupo, basta clicar novamente no ícone Acompanhamento especial e selecionar o Grupo criado. (A criação de grupo não é necessária a cada pedido de compra)

20 Tramitar o processo para UFPR/R/SD/SD/SCEO e fechar na sua unidade; Para acompanhamento do seu processo, selecione o grupo criado:

21 Quando a Seção de Controle e Execução Orçamentária receber o processo, caso não haja pendências, verificará as Certidões Federais do fornecedor no SICAF, confeccionará a Autorização de Empenho, colherá autorização do Ordenador de Despesas para a compra e enviará o processo ao Departamento de Contabilidade e Finanças para conferência de documentação e posterior registro do Empenho no SIAFI, sistema financeiro do governo federal. OBS: O documento em.pdf Autorização de Empenho Sigecof ¹ não tem validade de empenho se não acompanhado pelo documento DCF: Declaração de Registro de empenho ². Neste segundo documento, emitido pelo Departamento de Contabilidade e Finanças, conterá a informação do número do empenho e data de sua emissão. É de responsabilidade da Seção de Orçamento o envio do empenho ao Fornecedor! O servidor que enviar documentos para fornecedores sem o devido cadastro no SIAFI será responsabilizado conforme Art. 60 da Lei n 4.320, de 17 de março de 1964, que dispõe sobre despesas sem prévio empenho.

22 Para exemplificar a informação anterior, eis a situação de um documento sem registro no SIAFI, ou seja, sem validade. A autorização foi confeccionada pela Seção de Orçamento, porém não foi registrada pelo DCF. Neste caso, esta ainda está em fase de autorização pelo Ordenador de Despesas.

23 Neste outro caso, há o documento da Autorização de Empenho Sigecof com o ID n e o documento DCF: Declaração de Registro de Empenho, que declara o seu registro no SIAFI, citando o ID do Empenho registrado, o número de registro e sua data de emissão. A partir da assinatura desde documento pelo DCF, este passa a ter validade. Assim que assinado o DCF envia o Processo para a Seção de Orçamento solicitante, que irá informar por via SEI, tanto o fornecedor, como a unidade solicitante.

24 Em hipótese alguma a unidade solicitante deverá enviar documentos do processo de aquisição para o Fornecedor. Após o encaminhamento do Processo à Seção de Orçamento, a unidade deverá aguardar a mensagem de confirmação do Empenho no informado no documento Licitação: Autorização de Empenho.

25 Quando chegar o empenho, a SEÇÃO DE CONTROLE E EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA SCEO: 1 Encaminhará o empenho, via , para o fornecedor e para a unidade demandante; 2 Disponibilizará o processo para a unidade solicitante. Quando a unidade receber o material, deverá digitalizar a NOTA FISCAL (NÃO ASSINAR OU CARIMBAR A NOTA), e anexar ao processo como documento externo e autenticar:

26 Inserir o documento:orç. FIN: Atesto de Documentos Fiscais Material ou Serviços (depende do que for o objeto) e assinar. Após a digitalização da nota fiscal e da declaração do Simples Nacional (quando houver), bem como atestar a nota fiscal, a unidade deverá tramitar o processo para UFPR/R/SD/SD/SCEO e FECHAR EM SUA UNIDADE.

27 Importante Os processos enviados fora das especificações serão devolvidos para adequações, SEM EXCEÇÕES. O controle dos saldos orçamentários de cada unidade é realizado pela Seção de Controle e Execução Orçamentária do Setor, porém este também deverá ser realizado por cada unidade. Dúvidas de como usar o SEI? Acesse! de apoio/