Manual de utilização do portal NIX-UP para Upload de Notas Fiscais de Serviço

Transcrição

1 Manual de utilização do portal NIX-UP para Upload de Notas Fiscais de Serviço Este manual tem como objetivo demonstrar a utilização do portal NIX- UP para upload (carregamento) das notas fiscais de prestação de serviços para as unidades da Gerdau no Brasil. A mudança no processo de recebimento das notas de prestação de serviço traz diversos benefícios ao processo, dentre os principais: Canal de recebimento centralizado Agilidade no recebimento da nota no sistema da Gerdau e consequentemente no processamento e pagamento da nota fiscal Menor retrabalho Menor risco em perda de documentos nas áreas Para utilizar a ferramenta basta utilizar um computador com conexão à internet. Não é necessário possuir usuário e senha, basta ter um e- mail válido.

2 Sumário Acessando o portal... 3 Enviando Notas Fiscais... 3 Protocolo... 6 Dicas e Informações Importantes... 7

3 Acessando o portal Para acessar o portal basta entrar no link abaixo: A tela inicial irá solicitar ao usuário um Esse deve ser o mesmo que você deseja receber a confirmação de envio da sua nota ao sistema da Gerdau. Por favor, utilize sempre um válido. Após informar o , clique em Continuar. Enviando Notas Fiscais Na próxima tela, o usuário deverá inserir as notas fiscais que deseja carregar no sistema para o processamento da Gerdau:

4 Após a seleção, há dois modos de carregar as notas. O primeiro é clicando na opção Nessa tela você poderá selecionar os arquivos direto da pasta onde eles estão localizados. O segundo modo é arrastando e colocando os arquivos no local abaixo: Após a seleção das notas, ao lado direito da tela, abrirá uma opção para você informar os números das NFs Gerdau (sem nº de série) referentes a cada

5 documento: Se houver mais de uma NF Gerdau a funcionalidade para digitar mais de uma nota é simples. Assim que você digitar o número e clicar na tecla espaço, automaticamente ele fecha o campo e você já inicia com uma nova NF Gerdau. Exemplo: Caso identifique algum erro e precise corrigir, clique no x no canto direto e ele apaga a NF Gerdau. Digite novamente a NF Gerdau correta. Após concluir a inserção dos dados das NFs Gerdau, clique na opção enviar no canto inferior direito:

6 PRONTO!! Após clicar em enviar o processo de envio das notas fiscais foi concluído e um número de protocolo será exibido em tela e enviado para o e- mail que foi informado na tela inicial do portal! Protocolo Ao concluir o processo, será informado o número do protocolo gerado para as notas enviadas: Todas as notas enviadas estarão vinculadas ao protocolo. No indicado inicialmente, você receberá as informações do protocolo, exemplo: Há uma opção para consultar o protocolo na área superior da tela: Nessa opção é possível consultar os dados referente às notas que foram enviadas.

7 IMPORTANTE. As notas só ficarão disponíveis para consulta via protocolo, após as mesmas serem enviadas ao sistema da Gerdau, que deve ocorrer em até 3 dias do envio no portal NIX-UP. Dicas e Informações importantes! O sistema é compatível com todos os tipos extensão de documentos, Ex.:.PDF,.JPEG,.JPG.TIF,.TIFF, etc. O Sistema é uma interface para facilitar o envio das notas fiscais para sistema da Gerdau, tornando o processo de processamento mais ágil e com menos retrabalho. Caso após o envio de uma nota fiscal no portal a mesma seja cancelada, favor comunicar imediatamente ao Administrativo e a Central de Fretes responsável da Gerdau. Se as notas fiscais de serviço forem emitidas como modelo 55 DANFE, as mesmas devem ser enviadas para a unidade destino, pois precisamos registra-las com base no arquivo XML na nota fiscal eletrônica. A emissão e upload das NFs municipais devem ser realizadas no MÁXIMO até o dia 20 de cada mês (caso for emitido após essa data, entrar em contato com a Central de Fretes para verificação, pois é uma regra fiscal da Gerdau). Se o arquivo for no formato PDF e for realizado download diretamente do site da prefeitura, a probabilidade de agilidade é maior. Utilizar sempre o navegador Google Chrome (o Internet Explorer poderá apresentar erros). O agrupamento deve ocorrer 100% das vezes que houver mais de uma NF Gerdau mencionada na NF Municipal (vide passo a passo de agrupamento). Caso a sua NF municipal contenha menos de 9 dígitos, no agrupamento deve-se acrescentar o nº 0 (zero) na frente da NF até completar a quantidade de dígitos necessária. Ex: NF 875 Agrupamento NF