SISTEMA DE APOIO À GESTÃO DA RESERVA TÉCNICA INSTITUCIONAL FAPESP

Transcrição

1 SISTEMA DE APOIO À GESTÃO DA RESERVA TÉCNICA INSTITUCIONAL FAPESP 1

2 Sumário Registro no sistema... 3 Login... 4 Criar e Alterar Demandas... 5 Inclusão de Itens nas demandas... 7 Formalização e entrega da demanda na Envio de orçamento/proformas Impresão da folha de Protocolo da Demanda Entrega da documentação e confirmação do recebimento Avaliação e submissão `a Fapesp da proposta institucional consolidada Solicitação de Compra Upload de arquivos Orientações Complementares SINTEGRA e Receita Federal Consulta ao SINTEGRA: Consulta à Receita Federal Ministério da Fazenda:

3 Registro no sistema Para ter acesso ao sistema, basta cadastrar-se através do menu Cadastro de Usuário/Cadastre-se: Fig. 02 Após o preenchimento de todos os campos, automaticamente receberá acesso às áreas de usuários registrados. IMPORTANTE: Guarde seu login e senha em algum lugar seguro. O sistema criptografa a senha e portanto não há possibilidade de recuperá-la. No caso de perda da senha, entrar em contato com Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa. 3

4 Login Para acessar o sistema é necessário realizar o login. Preencher o nome de usuário e senha conforme a figura abaixo. Fig. 01 Ao fazer o login, serão apresentados outros menus para interagir com o sistema de acordo com o perfil do usuário. NOTA IMPORTANTE: Cada proposta de demanda (Departamental ou Competitiva) e posterior solicitação de compra estará vinculada a um único usuário e só poderá ser gerenciada por este. 4

5 Criar e Alterar Demandas Para criar uma demanda no sistema o usuário deverá estar registrado e logado no sistema. Uma vez logado o usuário deverá clicar no menu Demandas / Cadastrar Demanda (Fig.03-1) conforme abaixo. Após essa seleção de menu, clicar no botão Cadastrar nova demada (Fig.03-2). Fig. 03 5

6 Após clicar no botão Cadastrar nova demanda, será apresentada a tela abaixo. Preencher todos os campos com os respectivos dados conforme a Fig. 04. Fig. 04 Clicar no botão Gravar Dados para finalizar o processo de Cadastro ou em Cancelar para não efetivar a criação de uma nova demanda. Ela poderá ser alterada a qualquer momento, porém para alterar uma demanda, clicar no ícone Alterar Demanda (Fig.03-4) e então será possível modificar os dados de uma demanda existente. IMPORTANTE: Após a criação de uma demanda, a alteração dos dados só pode ocorrer enquanto esta ainda estiver em situação de PENDENTE. A situação PENDENTE é alterada quando a mesma passa pelo Processo de Avaliação. O processo de avaliação não está descrito nesse documento, pois é de uso restrito à. 6

7 Inclusão de Itens nas demandas Uma vez cadastrada uma demanda o sistema automaticamente irá direcionar o usuário para a tela de cadastro de item (Fig. 05). Uma demanda deve ter no mínimo um item cadastrado. Os itens equivalem à proposta de despesa que o pesquisador pretende executar. Para cadastrar novos itens clique em Incluir Item (Fig.03-3). Ao clicar nesse ícone o usuário será redirecionado para a tela abaixo. Fig. 05 Preencher os dados do novo item e clicar em Gravar Solicitação. 7

8 Formalização e entrega da demanda na Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa Para enviar a solicitação para a, siga as orientações abaixo. Fig Envio de orçamento/proformas Toda solicitação de material permanente deverá ser acompanhada de 3 orçamentos/proformas em um único arquivo no formato PDF. Clicar no botão Enviar Arquivos (Fig. 04-1), e uma janela será aberta (Fig. 07) com a finalidade de realizar o upload do arquivo. Selecionar o seu arquivo e clicar em Enviar. Fig. 07 8

9 2 - Impresão da folha de Protocolo da Demanda Quando o processo estiver terminado clicar no botão Imprimir (Fig. 06-2) e será apresentada a tela abaixo com todas as informações da atual demanda. Imprima 2 (duas) vias do protocolo abaixo Fig. 08 9

10 3 - Entrega da documentação e confirmação do recebimento Entregar duas vias do Protocolo da Demanda (Fig. 08) juntamente com seu orçamento/proforma na Pró- Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa 4 - Avaliação e submissão `a Fapesp da proposta institucional consolidada. Na demanda Competitiva, as propostas serão avaliadas por comissão designada pelo CPGPq. Na demanda Departamental, as propostas serão analisadas pela Pró-Reitoria quanto ao enquadramento dos ítens solicitados nas diretrizes da Fapesp e da Unifesp. A proposta consolidada será enviada `a Fapesp, e após a assinatura do Termo de Outorga, os chefes de Departamentos (Demanda Departamental) ou Coordenadores de propostas (Demanda Competitiva) serão informados para utilização das verbas conforme as propostas aprovadas. 10

11 Solicitação de Compra Todas as informações sobre autorização para início do processo de Solicitação de Compra serão fornecidas por e- mails enviados para os responsáveis das propostas. Para solicitar a compra dos itens aprovados e constantes do Termo de Outorga da Fapesp, deve-se entrar no menu Compras e Pagamentos / Solicitar Compra (Fig. 09 1). Fig. 09 Clicar no combo box ao lado de Selecione o Projeto RT (Fig. 09 2) e serão apresentadas todos as demandas aprovadas do usuário. Deverá atentar para a escolha da Reserva Técnica correta. Para ver os detalhes e acompanhamento das solicitações de compra clicar no ícone Lupa conforme a Fig Ao clicar no ícone serão apresentados todos os itens aprovados da demanda. 11

12 A solicitação de compra devera ser feita através do ícone com um sinal de (+) conforme a Fig Ao clicar nesse ícone uma nova janela (Fig. 11) será aberta para a solicitação de compra. Preencher todos os campos para que seja efetivada uma nova solicitação e clicar em gravar. Para ver todas as solicitações de compra e acompanhar o andamento das mesmas, clique no ícone de Lupa conforme a Fig Será aberto o detalhamento de todas as solicitações (Fig. 10). Fig

13 Fig

14 Upload de arquivos Toda solicitação de compra deve vir acompanhada pelos arquivos correspondentes aos orçamentos/proforma. Para esse procedimento, quando o usuário iniciar o processo de solicitação de pagamento pela primeira vez, o sistema não apresentará os botões de upload e mostrará a mensagem Para ter permissão de realizar o upload de arquivos, você deve primeiro gravar essa solicitação de compra. Clique no botão Gravar e permanecer na página os botões serão apresentados conforme a figura Fig

15 O envio de arquivos deve ser realizado de forma individual. Para enviar os arquivos clique no botão correspondente e selecione um arquivo PDF para upload, conforme a figura 11.3 Fig Uma vez realizado o upload será apresentado o link Clique para ver o arquivo onde é possível ver o arquivo enviado. Novos arquivos podem ser enviados, entretanto somente o último estará disponível. Fig

16 Na área de detalhamento, poderemos acompanhar as informações de cada solicitação individualmente. Podemos observar na Fig. 12 uma tabela que informa os detalhes da solicitação: Descrição: Descrição do material solicitado. Caso o setor de compras da FAP altere alguma característica do item comprado, será demonstrado nesse campo o que foi solicitado, o valor inicial e o que foi efetivamente comprado e o valor pago. Solicitado: valor que o pesquisador preencheu na solicitação de compra Pago / A pagar: valor que a área de compras efetivamente utilizou da verba. Pode ocorrer variação de valor no momento do pagamento da solicitação (flutuação do cambio, aumento no preço do produto, etc.), que deve ser acompanhado pelo responsável pela demanda. Data do status: Data em que houve a última interação do setor de compras com a solicitação. Excluir: Esse campo permanece habilitado somente se o campo Status estiver marcado como Pendente. Fig. 12 Uma vez realizada uma solicitação de compras, estarão disponíveis dois ícones importantes. Alteração da solicitação (Fig. 12 1): Para alteração na solicitação, este ícone apresentará a tela de solicitação com todos os campos preenchidos. Esse campo permanece habilitado somente se o campo Status estiver marcado como Pendente. 16

17 Impressão do formulário FAP: Clicar no botão com ícone de Impressora (Fig. 12 2) e o formulário FAP será gerado pelo sistema RT com todos os dados que forem preenchidos anteriormente na solicitação. A figura a seguir mostra o formulário FAP preenchido automaticamente através do sistema RT e o número da solicitação de compra. Para acompanhamento da solicitação de compra basta informar esse número junto a FAP. Fig

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19 Orientações Complementares SINTEGRA e Receita Federal Junto à solicitação de compras de materiais ou serviços, deverá ser encaminhado à FAP o(s) orçamento(s) (se valor maior que 10 salários mínimos, encaminhar 3 orçamentos com idênticas especificações) acompanhado(s) de comprovante de consulta ao SINTEGRA e à Receita Federal da empresa escolhida, conforme regras da FAPESP. Orientações Complementares 1 Consulta ao SINTEGRA: Entrar no endereço acima, selecionar o Estado em que a Empresa escolhida está cadastrada, com duplo click (fig. 14): Fig. 14 Deve inserir o CNPJ do fornecedor, digitar os caracteres que irão surgir na tela e clicar em consultar por CNPJ (fig. 15) e imprimir a consulta realizada conforme fig. 16. OBS: Somente será aceita consulta de Empresa que esteja com SITUAÇÃO CADASTRAL VIGENTE: HABILITADO - ATIVO 19

20 Fig

21 Fig

22 2 Consulta à Receita Federal Ministério da Fazenda: Deve entrar no endereço acima, inserir o CNPJ do fornecedor, digitar os caracteres que irão surgir na tela e clicar em consultar (fig. 17) Fig. 17 Imprimir o Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral fig. 18. OBS: Somente será aceita consulta de Empresa que esteja com SITUAÇÃO CADASTRAL: ATIVO 22

23 Fig