COMO ABRIR PROCESSO FINANCEIRO NO SEI/UFPR

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1 COMO ABRIR PROCESSO FINANCEIRO NO SEI/UFPR SEI: Iniciar processos Escolha O Tipo: Orçamento E Finanças: Solicitações ou Pagamento a Pessoa Juridica

2 Deverão ser abertos processos diferentes para pregões diferentes e para fornecedores diferentes: CONSULTA AOS PREGÕES VIGENTES: Caso tenham dois itens de mesmo pregão e de mesmo fornecedor: verificar se é o mesmo sub-elemento, pois se forem sub-elementos distintos, será necessário incluir os diferentes códigos na especificação item em cada processo. OBS: Historicamente processos de compras com valores muito baixos não são entregues pelos fornecedores. Estes alegam que o valor do empenho não cobre o valor do frete. Isto resulta em notificações e sanções ao fornecedor, que fica impedido de fornecer para Universidade, impossibilitando o fornecimento deste material licitado. Isto também gera a burocracia do cancelamento do empenho. Portanto, sugerimos que os processos de compra tenham valor mínimo de R$ 100,00 para evitar tais episódios como os mencionados acima. Na abertura do Processo Financeiro o preenchimento deve, obrigatoriamente, seguir a seguinte orientação: (conforme Memorando-Circular nº 7/2018/UFPR/ R/PROPLAN/DCF/DDAF).

3 a) Protocolo: Selecionar sempre a opção "AUTOMÁTICO", ib) Tipo de Processo: Neste campo estará selecionado o t ipo escolhido quando iniciou o processo; c) Especificação: O campo "ESPECIFICAÇÃO" é a parte mais importante no preenchimento inicial, pois é a base principal para a realização da análise orçamentária e financeira, assim, deve conter a natureza da despesa detalhada e a Referência da Compra (no caso de pregão, informar a vigência). EX: P.E. 100/2016 (Vig. 01/12/18) ou Dispensa/Inexigibilidade de Licitação, [link...]. PLANILHA COM A TABELA DOS ELEMENTOS DE DESPESA MAIS USADOS PELO SETOR. I - Outras informações poderão ser acrescentadas neste campo pelas unidades, porém, não será objeto de análise ou cobrança do DCF. d) Interessados: O interessado será o Favorecido em relação ao crédito e não o servidor que solicitou a compra. EX: O Fornecedor de bens/serviços. e) Observação desta unidade: campo reservado para observações da unidade que abre o processo. Vale lembrar que outras unidades não podem visualizar tais informações. f) Nível de acesso: o nível de acesso dos processos financeiros deve ser sempre "PÚBLICO". - Caso o processo não esteja formalizado desta forma, será devolvido para correção. Os processos devem ser instruídos com os seguintes documentos: Selecionar: Incluir documento Dica: para exibir todos os tipos de documentos, clique em ou 1- Escolha o tipo de documento: Memorando; com a solicitação da compra contendo o responsável pela solicitação, Pregão, item, quantidade, fornecedor, valor unitário e valor total a ser debitado do Departamento responsável pela solicitação.

4 2- Escolha o tipo de documento: Licitação: Autorização para Empenho Em descrição: Colocar o mesmo texto quando da abertura do processo. Clicar no ícone Editar conteúdo: para habilitar a edição Preencher todo o documento: Todos os Pregões disponíveis no site da PRA são gerenciados pela GEPEC. Portanto preencher neste campo GEPEC

5 OBS; a autorização para Empenho deverá ser assinada eletronicamente pelo responsável pelo recebimento dos materiais. ATENÇÃO Todos os documentos devem ser assinados pelo chefe/suplente da unidade demandante. Se o item solicitado for material permanente deve incluir mais um documento: 3- Escolha o tipo de documento: ORÇ. FIN: TERMO DE INDICAÇÃO DE RESPONSABILIDADE Dica: Para escolher novo documento, primeiro deve clicar no nº do processo e depois em Incluir documento Em descrição: Colocar o mesmo texto quando da abertura do processo. O servidor que ficará responsável pelo patrimônio deverá preencher e assinar digitalmente o termo. Dica: o ideal é o próprio servidor anexar e assinar.

6 Tramitar para a GEPEC para emissão da autorização. Após a autorização da GEPEC encaminhar para UFPR/R/CH/CH/SCEO Financeiro do Setor de Ciências Humanas. TODOS OS PROCESSOS DEVEM ESTAR FECHADOS NAS SUAS UNIDADES DE ORIGEM, SUGERIMOS INCLUIR EM ACOMPANHAMENTO ESPECIAL. Quando a Seção de Controle e Execução Orçamentária receber o processo, caso não haja pendências, verificará as Certidões Federais do fornecedor no SICAF, confeccionará a Autorização de Empenho, colherá autorização do Ordenador de Despesas e enviará o processo ao Departamento de Contabilidade e Finanças para conferência de documentação e posterior registro do Empenho no SIAFI, sistema financeiro do governo federal. OBS: O documento em pdf Autorização de Empenho Sigecof não tem validade de empenho se não acompanhado pelo documento DCF: Declaração de Registro de empenho. Neste segundo documento, emitido pelo Departamento de Contabilidade e Finanças, conterá a informação do número do empenho e data de sua emissão. É de responsabilidade da Seção de Orçamento o envio do empenho ao Fornecedor! O servidor que enviar documentos para fornecedores sem o devido cadastro no SIAFI será responsabilizado conforme Art. 60 da Lei n 4.320, de 17 de março de 1964, que dispõe sobre despesas sem prévio empenho. Para exemplificar a informação anterior, eis a situação de um documento sem registro no SIAFI, ou seja, sem validade. A autorização foi confeccionada pela Seção de Orçamento, porém não foi registrada pelo DCF. Neste caso, esta ainda em fase de autorização pelo Ordenador de Despesas.

7 Neste outro caso, há o documento da Autorização de Empenho Sigecof com o ID n e o documento DCF: Declaração de Registro de Empenho, que declara o seu registro no SIAFI, citando o ID do Empenho registrado, o número de registro e sua data de emissão. A partir da assinatura desde documento pelo DCF, este passa a ter validade. Assim que assinado o DCF envia o Processo para a Seção de Orçamento solicitante, que irá informar por via SEI, ao fornecedor. Quando chegar o empenho registrado, a SEÇÃO DE CONTROLE E EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA SCEO: 1 Encaminhará o empenho, via via SEI, para o fornecedor. 2 Disponibilizará o processo para a unidade solicitante.

8 RECEBIMENTO DO BEM pelo solicitante. Quando a unidade solicitante receber o material do fornecedor ou transportadora, deverá seguir as seguintes etapas: - digitalizar a NOTA FISCAL (NÃO ASSINAR OU CARIMBAR A NOTA, SEM RASURA) - digitalizar a declaração do Simples Nacional (quando houver), e anexar ao processo como documentos externos e autenticar: - Inserir o documento: Orç. Fin: Atesto de Documentos Fiscais Material ou Serviços (depende do que for o objeto existem dois documentos diferentes no SEI) e assinar. a unidade deverá tramitar o processo para UFPR/R/CH/CH/SCEO e FECHAR EM SUA UNIDADE. Importante Os processos enviados fora das especificações serão devolvidos para adequações, SEM EXCEÇÕES. O controle dos saldos orçamentários de cada unidade é realizado pela Seção de Controle e Execução Orçamentária do Setor, porém este também deverá ser realizado por cada unidade. Dúvidas de como usar o SEI? Acesse! de apoio/