PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº Emitir Notas Fiscais Carteira de Faturamento 28 - CFI/Fat

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1 UNIDADE GESTORA: Coordenação Financeira - CFI PROCESSOS ORGANIZACIONAIS FATURAMENTO EMITIR NOTAS FISCAIS EMITIR FATURAS EMITIR BOLETOS ACOMPANHAR PAGAMENTOS COBRAR CLIENTES INADIMPLENTES EMITIR RELATÓRIO GERENCIAL E ANALISAR DADOS ATENDER CLIENTES INTERNOS E EXTERNOS CANCELAR NOTAS FISCAIS CANCELAR FATURAS CANCELAR BOLETOS POP Nº 28 - CFI /Fat POP Nº 29 - CFI / Fat POP Nº 30 - CFI / Fat POP Nº 31 - CFI / Fat POP Nº 32 - CFI / Fat POP Nº 33 - CFI / Fat POP Nº 34 - CFI / Fat POP Nº 35 - CFI / Fat POP Nº 36 - CFI / Fat POP Nº 37 - CFI / Fat POP Nº 28 - CFI/Fat PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº Emitir Notas Fiscais Carteira de Faturamento 28 - CFI/Fat UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 / OBJETIVO Emitir documento adequado à arrecadação de recursos, visando a auto sustentabilidade da Fundação FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Processo, , Notas Fiscais Emitir Notas Fiscais Telefonema emitidas DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL de solicitação, contrato ou processo. ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBE A SOLICITAÇÃO ANALISA O PEDIDO VERIFICA SE TEM EMPENHO SOLICITA EMPENHO AO CLIENTE OU AO ANALISTA RECEBE O EMPENHO ANALISA EMPENHO SOLICITA AJUSTES OU JUSTIFICATIVA AO CLIENTE OU AO ANALISTA RECEBE NOVO EMPENHO OU JUSTIFICATIVA SOLICITA POSIÇÃO DO ANALISTA DO PROJETO EFETUA O CADASTRO DO CLIENTE EMITE A NOTA FISCAL PREENCHER PLANILHAS CADASTRAR NOTAS FISCAIS NO GPF ENVIA NOTA FISCAL ELETRONICAMENTE PARA O CLIENTE, COM CÓPIA PARA O ANALISTA 81

2 FAZ A IMPRESSÃO DA NOTA FISCAL ANEXA CERTIDÕES E DOCUMENTOS DE ISENÇÃO CONTATA O CLIENTE PARA COMUNICAR O ENVIO, CONFIRMAR O RECEBIMENTO E PERGUNTA COMO DESEJA RECEBER AS CERTIDÕES E OS DOCUMENTOS DE ISENÇÃO ENVIA CERTIDÕES E DOCUMENTOS DE ISENÇÃO ELETRONICAMENTE ENVELOPA OS DOCUMENTOS, PREENCHER O AR (AVISO DE RECEBIMENT0) ENVIA NOTA FISCAL, CERTIDÕES E DOCUMENTOS DE ISENÇÃO FISICAMENTE REGISTRA NA PLANILHA REGISTRA NO GPF CUIDADOS ESPECIAIS Verificar se está tudo conforme o acordado ou solicitado, antes de emitir a Nota Fiscal no sistema e antes de enviar ao Cliente. AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Quando emitida a Nota fiscal, se há cancelamentos por valor solicitado errado, ou por data de emissão, retornar o processo ao solicitante de origem para verificação e correção. 82

3 FLUXOGRAMA DO PROCESSO EMITIR NOTAS FISCAIS Processo, , Telefonema Emitir Notas Fiscais Notas Fiscais emitidas Início Recebe a solicitação Analisa o pedido Público ou Privado? Público Verifica se tem Empenho Tem? Solicita Empenho ao Cliente ou ao Analista Privado Está em conformidade? Analisa Empenho Recebe o Empenho Projeto está em vigência? Solicita posição do analista do projeto Solicita ajustes ou justificativa ao Cliente ou ao Analista Recebe Novo Empenho ou Justificativa CAU, CCD e CCC CFI Analisa e realiza ajustes necessários Cliente cadastrado? Efetua o cadastro Emite Nota Fiscal Imprimir? Envia Nota Fiscal Eletronicamente para o Cliente, com cópia ao Analista Contata com o Cliente para comunicar o envio, confirmar o recebimento e perguntar como deseja receber as Certidões e os Documentos de Isenção Eletronicamente ou Fisicamente? Eletronicamente Envia Certidões e os Documentos de Isenção eletronicamente Faz a Impressão Fisicamente Preencher planilhas Entrega direta ou Correio? Entrega Direta Realiza a entrega em mãos ou ao Analista ou no endereço informado, através da Secretaria da FADESP Correio Cadastrar Notas Fiscais no GPF Registra na planilha Registra no GPF Envelopa os documentos, preenche o AR identificando o tipo de postagem e entrega na Secretaria da FADESP para o devido encaminhamento Anexa Certidões e Documentos de Isenção Fim 83

4 DETALHAMENTO DO PROCESSO - EMITIR NOTAS FISCAIS RECEBE A SOLICITAÇÃO Solicitação feita através de memorando ou . ANALISA O PEDIDO Verificar se trata-se de uma solicitação de nota fiscal; Verificar se os documentos estão assinados; Verificar se possui o número do projeto; Verificar as datas de recebimento e envio. VERIFICA SE TEM EMPENHO Verificar se na solicitação veio o empenho correspondente. SOLICITA EMPENHO AO CLIENTE OU AO ANALISTA Fazer solicitação via ou telefone. RECEBE O EMPENHO Recebe o empenho através de , fax ou em mãos. ANALISA EMPENHO Conferir o Emitente; Conferir o Credor; Verificar a data de emissão; Verificar o valor; Verificar a natureza da despesa; Verificar se serão emitidos outros empenhos. SOLICITA AJUSTES OU JUSTIFICATIVA AO CLIENTE OU AO ANALISTA Solicitar ao técnico do Setor de Projetos caso apresente alguma informação divergente ou imprecisa. RECEBE NOVO EMPENHO OU JUSTIFICATIVA Informações repassadas pelo SEP ou Cliente. SOLICITA POSIÇÃO DO ANALISTA DO PROJETO Referente a vigência do projeto. EFETUA O CADASTRO DO CLIENTE Utilizar o Sistema da Prefeitura de Belém através do site Clicar na opção EMITIR NOTA FISCAL ; Preencher o formulário online. EMITE A NOTA FISCAL Utilizar o Sistema da Prefeitura de Belém através do site Clicar na opção EMITIR NOTA FISCAL ; Preencher o formulário online. PREENCHER PLANILHAS Utilizar sistema Gohan. CADASTRAR NOTAS FISCAIS NO GPF Utilizável para controle e acompanhamento de pagamentos. 84

5 ENVIA NOTA FISCAL ELETRONICAMENTE PARA O CLIENTE, COM CÓPIA PARA O ANALISTA No Sistema da Prefeitura Municipal de Belém preencher o campo correspondente com o endereço eletrônico da pessoa responsável pelo recebimento da nota fiscal. FAZ A IMPRESSÃO DA NOTA FISCAL Após a emissão imprimir diretamente do site da Prefeitura Municipal de Belém. ANEXA CERTIDÕES E DOCUMENTOS DE ISENÇÃO Anexar todas as certidões e Documentos de Isenção, observando se a documentação a ser anexada não se encontra com validade vencida. CONTATA O CLIENTE PARA COMUNICAR O ENVIO, CONFIRMAR O RECEBIMENTO E PERGUNTA COMO DESEJA RECEBER AS CERTIDÕES E OS DOCUMENTOS DE ISENÇÃO Ligar para o cliente para confirmar o recebimento da nota fiscal; Questionar sobre a forma de envio das documentações: , fax, correios ou em mãos. ENVIA CERTIDÕES E DOCUMENTOS DE ISENÇÃO ELETRONICAMENTE Solicitar a digitalização dos documentos; Encaminhar os documentos digitalizados via . ENVELOPA OS DOCUMENTOS, PREENCHER O AR (AVISO DE RECEBIMENT0) Colocar toda a documentação em envelope timbrado; Preencher o AR; Enviar para a secretaria executiva para o devido encaminhamento. ENVIA NOTA FISCAL, CERTIDÕES E DOCUMENTOS DE ISENÇÃO FISICAMENTE Conforme contato prévio marcar com o cliente para vir buscar a nota fiscal na FADESP ou; Enviar via correios através da secretaria executiva da FADESP. REGISTRA NA PLANILHA Acessar a planilha correspondente ao contrato localizada na pasta Técnicos do Servidor de Arquivos. REGISTRA NO GPF Acessa o Menu Básico de Finanças do GPF; Utilizar a Trilha