Pesquisa Atende Manual do Sistema 2017

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1 Pesquisa Atende Manual do Sistema 2017

2 SUMÁRIO Introdução: O que é o Pesquisa Atende? Selecione seu Perfil de Acesso: Docente Comissão de Pesquisa Remetente Externo Outras Instâncias de Aprovação (Presidente de Comissão de Pesquisa, Chefe de Departamento e Diretor de Unidade) Vídeos Tutoriais Para visualizar os vídeos tutoriais do sistema, clique aqui.

3 CONHEÇA O PESQUISA ATENDE O que é? O Pesquisa Atende é o novo sistema de comunicação entre a Pró-Reitoria de Pesquisa (PRP), as Comissões de Pesquisa (CPq), Alunos, Docentes, Pesquisadores e outros membros da comunidade da USP. A adoção do sistema reforçará o importante papel das Comissões de Pesquisa na execução dos programas de pesquisa regidos pela Pró-Reitoria de Pesquisa. Com o Pesquisa Atende, a comunidade USP será atendida diretamente pelas Comissões de Pesquisa, as quais receberão apoio e poderão enviar e encaminhar mensagens e solicitações à PRP. O novo fluxo de comunicação e informação permitirá à PRP concentrar-se no atendimento às Comissões e no aprimoramento dos Programas e Estratégias de Pesquisa da Universidade. As Comissões receberão o suporte necessário para utilização do novo Sistema, por meio de manuais, vídeos tutoriais e comunicações enviadas por .

4 CONHEÇA O PESQUISA ATENDE Como Funciona O sistema possui dois módulos: Fale Conosco e Formulários Fale Conosco As mensagens enviadas por Alunos, Docentes, Pesquisadores e outros remetentes serão encaminhadas às Comissões de Pesquisa de suas Unidades. Se houver necessidade, as Comissões poderão encaminhar as mensagens recebidas à PRP, a qual responderá às Comissões e estas responderão ao Remente inicial. As CPqs poderão ainda enviar mensagens à PRP por meio do Sistema. Formulários Além da otimização do processo de mensagens, o sistema contará com um módulo de Formulários, por meio do qual alguns assuntos atualmente tramitados por processo físico passarão a tramitar de forma online. As solicitações poderão ser realizadas por Docentes e Comissões de Pesquisa. O fluxo de encaminhamento será estabelecido de acordo com o assunto da solicitação. Sumário

5 FUNCIONALIDADES Docente Formulários 1. Enviar solicitações 2. Buscar solicitações 3. Acompanhar solicitações 4. Ajustar solicitações Fale Conosco 1. Enviar Mensagem 2. Acompanhar Mensagens 1. Visualizar Resposta 2. Avaliar o Atendimento 3. Reabrir Mensagem

6 Formulário - Enviar Solicitação Faça o login no sistema Atena e acesse o caminho Pesquisa Atende > Formulário > Nova Solicitação. No campo Assunto, escolha o Assunto da Solicitação e preencha os demais campos e perguntas apresentados pelo sistema. Se houver algum processo relacionado ao assunto, digite o número no campo Número Processo. Descreva sua solicitação e, se necessário, faça o upload de arquivos. Por fim, clique no botão Inserir. O sistema exibirá um pop-up com o código da solicitação para acompanhamento posterior.

7 Buscar Solicitação Faça o login no sistema Atena e acesse o caminho Pesquisa Atende > Formulário > Andamento. Clique na aba Consulta, filtre pelos campos desejados e clique em Buscar.

8 Buscar Solicitação Selecione a solicitação desejada e clique em Visualizar. O sistema exibirá as informações da solicitação e o fluxo de aprovação, cujas instâncias variam de acordo com o assunto.

9 Acompanhar Solicitação Faça o login no sistema Atena e acesse o caminho Pesquisa Atende > Formulário > Andamento. Clique na aba Minhas Solicitações, selecione a solicitação desejada e clique em Visualizar. O sistema exibirá um pop-up com as informações da solicitação, a instância atual e o fluxo de aprovação, cujas instâncias variam de acordo com o assunto. Fluxo de Aprovação

10 Ajustar Solicitação A depender do assunto, o destinatário ou a instância seguinte poderá solicitar ajustes de informações de sua solicitação. Neste caso, acesse a opção Andamento e clique sobre a aba Minhas Solicitações. Selecione a solicitação com situação Devolvido para Ajustes e clique no botão Visualizar para verificar os comentários do destinatário referente ao ajuste necessário que estarão na área Pareceres Recebidos.

11 Ajustar Solicitação Em seguida, feche o pop-up e clique no botão Ajustes. O sistema exibirá um pop-up com as informações da solicitação. Faça as alterações necessárias e clique no botão Alterar na parte inferior da tela. Após realizar as alterações, a situação da solicitação continuará Devolvido para Ajustes, mas a instância atual será alterada. Sumário

12 Enviar Mensagem (Usuário Não Logado) No campo Identificação, selecione Número USP ou CPF e insira o número no campo ao lado. Preencha os demais campos, escreva sua mensagem e clique em Enviar. Após o envio, o sistema irá exibir um pop-up com o número da mensagem para acompanhamento posterior. Você receberá um para orientações sobre o acompanhamento da mensagem.

13 Enviar Mensagem (Usuário Logado) Se já estiver logado no sistema, acesse o caminho Pesquisa Atende> Fale Conosco > Nova Mensagem. Preencha os campos, escreva sua mensagem e clique em Enviar. Após o envio, o sistema irá exibir um pop-up com o número da mensagem para acompanhamento posterior. Você receberá um para orientações sobre o acompanhamento da mensagem e poderá acompanhá-la na opção Minhas Mensagens.

14 Acompanhar Mensagens (Usuário Não Logado) Na tela de envio de mensagens, acesse o link Minhas Mensagens. Insira seu endereço de ou CPF e a Chave de Acesso recebida por . Digite os caracteres da imagem e clique em Continuar

15 Acompanhar Mensagens (Usuário Logado) Usuários logados podem acompanhar mensagens através do caminho Pesquisa Atende> Fale Conosco > Minhas Mensagens. Selecione a mensagem e clique em Visualizar.

16 Visualizar Resposta (Usuário Logado) Selecione a mensagem com situação Respondido e clique em Visualizar. O sistema exibirá um pop-up com as informações da Mensagem.

17 Avaliar Atendimento Após visualizar a mensagem, clique em Avaliar Atendimento, preencha o formulário e clique em Salvar.

18 Reabrir Mensagem Após visualizar a resposta, se for necessário enviar novamente ao destinatário, clique em Reabrir Mensagem. Digite o texto e clique em Reenviar. Sumário

19 FUNCIONALIDADES Comissão de Pesquisa Formulários 1. Enviar Solicitações 2. Buscar Solicitações 3. Acompanhar Solicitações 4. Emitir Parecer da Solicitação 5. Devolver para Ajustes 6. Ajustar Solicitação Configurações 1. Cadastrar Resposta Padrão Fale Conosco 1. Enviar Mensagem 2. Acompanhar Mensagens 1. Visualizar Resposta 2. Avaliar o Atendimento 3. Reabrir Mensagem 3. Responder Mensagens 1. Encaminhar Mensagem à PRP 2. Opção Resposta Padrão 4. Buscar Mensagens

20 Formulário - Enviar Solicitação Faça o login no sistema Atena e acesse o caminho Pesquisa Atende > Formulário > Nova Solicitação. No campo Assunto, escolha o Assunto da Solicitação e preencha os demais campos e perguntas apresentados pelo sistema. Se houver algum processo relacionado ao assunto, digite o número no campo Número Processo. Descreva sua solicitação e, se necessário, faça o upload de arquivos. Por fim, clique no botão Inserir. O sistema exibirá um pop-up com o código da solicitação para acompanhamento posterior.

21 Buscar Solicitação Faça o login no sistema Atena e acesse o caminho Pesquisa Atende > Formulário > Andamento. Clique na aba Consulta, filtre pelos campos desejados e clique em Buscar.

22 Buscar Solicitação Selecione a solicitação desejada e clique em Visualizar. O sistema exibirá as informações da solicitação e o fluxo de aprovação, cujas instâncias variam de acordo com o assunto da solicitação.

23 Acompanhar Solicitação Faça o login no sistema Atena e acesse o caminho Pesquisa Atende > Formulário > Andamento. Clique na aba Minhas Solicitações, selecione a solicitação desejada e clique em Visualizar. O sistema exibirá um pop-up com as informações da solicitação, a instância atual e o fluxo de aprovação, cujas instâncias variam de acordo com o assunto. Fluxo de Aprovação

24 Emitir Parecer da Solicitação Faça o login no sistema Atena e acesse o caminho Pesquisa Atende > Formulário > Andamento. Clique na aba Encaminhadas ao Grupo, selecione a solicitação desejada e clique no botão Emitir Parecer. O sistema exibirá um pop-up com as informações da solicitação. Selecione o parecer, digite as observações necessárias e clique em Emitir Parecer na parte inferior da tela.

25 Emitir Parecer da Solicitação Se necessário, faça o upload de arquivos no botão Encontrar Arquivo. Para enviar uma cópia da resposta para outro , preencha o campo Enviar com cópia para:. O sistema permite adicionar uma resposta padrão. Para isso, clique em Buscar Reposta Padrão. Clique aqui e saiba como cadastrar uma resposta padrão.

26 Devolver para Ajustes A depender do assunto da solicitação, poderá ser feita a devolução ao remetente para ajustes de informações. Para solicitar ajustes, selecione a opção Devolver para Ajustes no campo Parecer. A solicitação irá retornar para o solicitante que deverá realizar as alterações. Após realizar as alterações, a solicitação voltará para o início do fluxo de aprovação e estará visível na aba Encaminhadas ao Grupo dos usuários da segunda instância. Se a segunda instância do fluxo for a Comissão de Pesquisa, a situação da solicitação será Devolvido para ajustes e a instância atual será Comissão de Pesquisa.

27 Ajustar Solicitação A depender do assunto, o destinatário ou a instância seguinte poderá solicitar ajustes de informações de sua solicitação. Neste caso, acesse a opção Andamento e clique sobre a aba Minhas Solicitações. Selecione a solicitação com situação Devolvido para Ajustes e clique no botão Visualizar para verificar os comentários do destinatário referente ao ajuste necessário que estarão na área Pareceres Recebidos.

28 Ajustar Solicitação Em seguida, feche o pop-up e clique no botão Ajustes. O sistema exibirá um pop-up com as informações da solicitação. Faça as alterações necessárias e clique no botão Alterar na parte inferior da tela. Após realizar as alterações, a situação da solicitação continuará Devolvido para Ajustes, mas a instância atual será alterada. Presidente da CPq Sumário

29 Enviar Mensagem (Usuário Não Logado) No campo Identificação, selecione Número USP ou CPF e insira o número no campo ao lado. Preencha os demais campos, escreva sua mensagem e clique em Enviar. Após o envio, o sistema irá exibir um pop-up com o número da mensagem para acompanhamento posterior. Você receberá um para orientações sobre o acompanhamento da mensagem.

30 Enviar Mensagem (Usuário Logado) Se já estiver logado no sistema, acesse o caminho Pesquisa Atende> Fale Conosco > Nova Mensagem. Preencha os campos, escreva sua mensagem e clique em Enviar. Após o envio, o sistema irá exibir um pop-up com o número da mensagem para acompanhamento posterior. Você receberá um para orientações sobre o acompanhamento da mensagem e poderá acompanhá-la na opção Minhas Mensagens.

31 Acompanhar Mensagens (Usuário Não Logado) Na tela de envio de mensagens, acesse o link Minhas Mensagens. Insira seu endereço de ou CPF e a Chave de Acesso recebida por . Digite os caracteres da imagem e clique em Continuar

32 Acompanhar Mensagens (Usuário Logado) Usuários logados podem acompanhar mensagens através do caminho Pesquisa Atende> Mensagem > Andamento. Selecione a aba Minhas Mensagens, selecione a mensagem e clique em Visualizar.

33 Acompanhar Mensagens (Usuário Logado) Ou selecione a aba Consulta, selecione Respondido no campo Situação e clique em Buscar. Selecione a mensagem e clique em Visualizar.

34 Visualizar Resposta (Usuário Logado) Selecione a mensagem com situação Respondido e clique em Visualizar. O sistema exibirá um pop-up com as informações da Mensagem.

35 Avaliar Atendimento Após visualizar a mensagem, clique em Avaliar Atendimento, preencha o formulário e clique em Salvar.

36 Reabrir Mensagem Após visualizar a resposta, se for necessário enviar novamente ao destinatário, clique em Reabrir Mensagem. Digite o texto e clique em Reenviar.

37 Responder Mensagens (Usuário Logado) Faça o login no sistema e acesse o caminho Pesquisa Atende> Fale Conosco > Andamento. Selecione a aba Encaminhadas ao Grupo, selecione a mensagem e clique em Responder.

38 Responder Mensagens (Usuário Logado) Ao clicar em Responder, o sistema exibirá um pop-up com as informações da Mensagem. Para responder, selecione Responder no campo Ação, digite o texto da mensagem e clique em Enviar.

39 Encaminhar Mensagem à PRP (Usuário Logado) Caso precise encaminhar a mensagem recebida à PRP, selecione Enviar à PRP no campo Ação. Importante: A PRP irá responder de volta à Comissão de Pesquisa e não ao remetente original. Dessa forma, ao receber a resposta da PRP, a CPq deverá responder ao remetente.

40 Responder Mensagens - Resposta Padrão (Usuário Logado) Para incluir textos prontos no corpo da mensagem, clique em Buscar Resposta Padrão. Selecione o grupo de respostas e a pergunta. Clique em Usar Resposta. O sistema incluirá o texto no corpo da mensagem. Para saber como cadastrar uma Resposta Padrão, clique aqui.

41 Buscar Mensagens Faça o login no sistema Atena e acesse o caminho Pesquisa Atende > Fale Conosco > Andamento. Clique na aba Consulta, filtre pelos campos desejados e clique em Buscar. Sumário

42 Cadastrar Resposta Padrão (Usuário Logado Comissão de Pesquisa) Para cadastrar textos prontos e utilizá-los para responder perguntas frequentes, faça o login e acesse Pesquisa Atende > Configuração > Resposta Padrão. Clique em Incluir Grupo e cadastre o nome para o grupo de perguntas e respostas a serem cadastradas em seguida.

43 Cadastrar Resposta Padrão (Usuário Logado Comissão de Pesquisa) Depois de incluir o grupo, clique no ícone + e em Inserir Pergunta. Digite no campo Pergunta, as perguntas recebidas frequentemente. No campo Resposta, inclua o texto a ser inserido no corpo da mensagem quando a respectiva pergunta for recebida. Clique em Salvar. As respostas cadastradas poderão ser utilizadas por todos os usuários da sua Comissão de Pesquisa. Sumário

44 FUNCIONALIDADES Remetente Externo Fale Conosco 1. Enviar Mensagem 2. Acompanhar Mensagens 1. Visualizar Resposta 2. Avaliar o Atendimento 3. Reabrir Mensagem

45 Enviar Mensagem (Usuário Não Logado) No campo Identificação, selecione Número USP ou CPF e insira o número no campo ao lado. Preencha os demais campos, escreva sua mensagem e clique em Enviar. Após o envio, o sistema irá exibir um pop-up com o número da mensagem para acompanhamento posterior. Você receberá um para orientações sobre o acompanhamento da mensagem.

46 Enviar Mensagem (Usuário Logado) Se já estiver logado no sistema, acesse o caminho Pesquisa Atende> Fale Conosco > Nova Mensagem. Preencha os campos, escreva sua mensagem e clique em Enviar. Após o envio, o sistema irá exibir um pop-up com o número da mensagem para acompanhamento posterior. Você receberá um para orientações sobre o acompanhamento da mensagem e poderá acompanhá-la na opção Minhas Mensagens.

47 Acompanhar Mensagens (Usuário Não Logado) Na tela de envio de mensagens, acesse o link Minhas Mensagens. Insira seu endereço de ou CPF e a Chave de Acesso recebida por . Digite os caracteres da imagem e clique em Continuar

48 Acompanhar Mensagens (Usuário Logado) Usuários logados podem acompanhar mensagens através do caminho Pesquisa Atende> Fale Conosco > Minhas Mensagens. Selecione a mensagem e clique em Visualizar.

49 Visualizar Resposta (Usuário Logado) Selecione a mensagem com situação Respondido e clique em Visualizar. O sistema exibirá um pop-up com as informações da Mensagem.

50 Avaliar Atendimento Após visualizar a mensagem, clique em Avaliar Atendimento, preencha o formulário e clique em Salvar.

51 Reabrir Mensagem Após visualizar a resposta, se for necessário enviar novamente ao destinatário, clique em Reabrir Mensagem. Digite o texto e clique em Reenviar. Sumário

52 FUNCIONALIDADES Outras Instâncias de Aprovação (Presidente de Comissão de Pesquisa, Chefe de Departamento e Diretor de Unidade) Formulários 1. Buscar Solicitações 2. Acompanhar Solicitações 3. Emitir Parecer da Solicitação 4. Devolver para Ajustes Configurações 1. Cadastrar Resposta Padrão

53 Buscar Solicitação Faça o login no sistema Atena e acesse o caminho Pesquisa Atende > Formulário > Andamento. Clique na aba Consulta, filtre pelos campos desejados e clique em Buscar.

54 Buscar Solicitação Selecione a solicitação desejada e clique em Visualizar. O sistema exibirá as informações da solicitação e o fluxo de aprovação, cujas instâncias variam de acordo com o assunto da solicitação.

55 Acompanhar Solicitação Faça o login no sistema Atena e acesse o caminho Pesquisa Atende > Formulário > Andamento. Clique na aba Minhas Solicitações, selecione a solicitação desejada e clique em Visualizar. O sistema exibirá um pop-up com as informações da solicitação, a instância atual e o fluxo de aprovação, cujas instâncias variam de acordo com o assunto. Fluxo de Aprovação

56 Emitir Parecer da Solicitação Faça o login no sistema Atena e acesse o caminho Pesquisa Atende > Formulário > Andamento. Clique na aba Encaminhadas ao Grupo, selecione a solicitação desejada e clique no botão Emitir Parecer. O sistema exibirá um pop-up com as informações da solicitação. Selecione o parecer, digite as observações necessárias e clique em Emitir Parecer na parte inferior da tela.

57 Emitir Parecer da Solicitação Se necessário, faça o upload de arquivos no botão Encontrar Arquivo. Para enviar uma cópia da resposta para outro , preencha o campo Enviar com cópia para:. O sistema permite adicionar uma resposta padrão. Para isso, clique em Buscar Reposta Padrão. Clique aqui e saiba como cadastrar uma resposta padrão.

58 Devolver para Ajustes A depender do assunto da solicitação, poderá ser feita a devolução ao remetente para ajustes de informações. Para solicitar ajustes, selecione a opção Devolver para Ajustes no campo Parecer. A solicitação irá retornar para o solicitante que deverá realizar as alterações. Após realizar as alterações, a solicitação voltará para o início do fluxo de aprovação. Assim que o solicitante realizar as alterações, a solicitação estará visível na aba Encaminhadas ao Grupo dos usuários da segunda instância. Se a segunda instância do fluxo for a Comissão de Pesquisa, a situação da solicitação será Devolvido para ajustes e a instância atual será Comissão de Pesquisa. Sumário

59 Cadastrar Resposta Padrão (Usuário Logado Comissão de Pesquisa) Para cadastrar textos prontos e utilizá-los para responder perguntas frequentes, faça o login e acesse Pesquisa Atende > Configuração > Resposta Padrão. Clique em Incluir Grupo e cadastre o nome para o grupo de perguntas e respostas a serem cadastradas em seguida.

60 Cadastrar Resposta Padrão (Usuário Logado Comissão de Pesquisa) Depois de incluir o grupo, clique no ícone + e em Inserir Pergunta. Digite no campo Pergunta, as perguntas recebidas frequentemente. No campo Resposta, inclua o texto a ser inserido no corpo da mensagem quando a respectiva pergunta for recebida. Clique em Salvar. Sumário

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