I Como fica a requisição com a implantação do SEI (Sistema Eletrônico de Informações)?

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1 Procedimentos para Requisição de materiais, bens e serviços 1 Sumário I Como fica a requisição com a implantação do SEI (Sistema Eletrônico de Informações)?... 1 II Roteiro 1 - Criando o processo no SEI (Sistema Eletrônico de Informações)... 6 III - Roteiro 2 Criando um nato-digital... 8 IV - Roteiro 3 Editando e assinando um nato-digital... 9 V - Roteiro 4 Anexando um arquivo externo VI - Roteiro 5 Disponibilizar em Bloco de Assinatura I Como fica a requisição com a implantação do SEI (Sistema Eletrônico de Informações)? A requisição de materiais, bens e serviços continua sendo feita no SIORG de acordo com as orientações contidas na IN 02/2017 e no Guia de Contratação de Serviços 2. Porém, passa a fazer parte do processo Requisição de materiais, bens e serviços na nova plataforma digital, onde todas as assinaturas de s passam a ser efetuadas digitalmente no SEI. Qualquer dúvida adicional procure o facilitador do seu câmpus ( A Figura 1 apresenta uma visão geral do processo de Requisição de materiais, bens e serviços. 1 Versão 2 atualizada em 01/08/ /14

2 Figura 1 - Fluxo da requisição de materiais, bens e serviços A partir de 31/07/2017, com a implantação do SEI, toda requisição de compras fará parte de um processo que será criado e tramitado por meio eletrônico, contendo todos os s necessários ao processo, tais como: a requisição cadastrada no SIORG, os orçamentos obtidos seguindo as orientações da IN 02/2017 e do Guia de Contratação de Serviços de TI, a tabela de formação de preços, as justificativas para a aquisição, entre outros. Para cada requisição gerada no SIORG, deve ser criado um processo do tipo Requisição de materiais, bens e serviços no SEI (Roteiro 1 Criando processo no SEI). Os s, como parte integrante do processo eletrônico, podem ser de dois tipos: a) Internos: são s nato-digitais que permitem assinatura diretamente no SEI. Ao criar um interno, podem ser incorporados quaisquer conteúdos, a exemplo de figuras, telas de sistemas, conteúdo de outros s texto, tabelas, etc. O conteúdo digitado ou colado em um do tipo interno, passa a fazer parte do nato-digital e permite que seja assinado digitalmente. O Roteiro 2 Criando um nato-digital mostra como proceder para criar estes s. Para editar e assinar ver Roteiro 3 Editando e assinando um nato-digital. Após assinado o e para que mais de um usuário o assine, inclusive para o ordenador de despesa, é necessário que seja utilizado um bloco de assinatura e disponibilizado para assinatura os s através dele. Para este caso deve-se utilizar o Roteiro 5 Criando e disponibilizando bloco de assinaturas. 2/14

3 b) Externos: são todos os s anexados aos processos criados no SEI, geralmente em formato PDF/A ou.doc. Um do tipo externo não permite assinatura digital e requer uma autenticação. O Roteiro 4 Anexando um arquivo externo, mostra o passo-a-passo para enviar um externo a um processo do SEI. Todos os s necessários ao processo de compras (requisição, DOD, tabela de formação de preços, cotação, entre outros) deverão ser incorporados ao processo eletrônico no SEI, seja como s internos (nato-digital) ou como s externos (anexados nos formatos PDF/A ou.doc), conforme a tabela tipos de s. Para mais detalhes sobre o SEI, acesse a página do SEI UTFPR ( no módulo capacitação existem manuais de apoio como gerar o PDF/A e o guia rápido com o passo a passo para várias ações, como assinar um, autenticar, etc. Os s atualmente em uso (a exemplo do DOD) estão sendo adaptados para ficarem disponíveis como um modelo de interno. Assim, ao invés de enviar um externo ao SEI, ele estará disponível diretamente na plataforma (como um interno), bastando ajustar/adaptar à realidade do interessado. Isso deverá ocorrer no período de transição (90 dias a partir da implantação do SEI). Neste tempo, todos os s (internos e/ou externos) podem ser criados segundo as alternativas apresentadas na tabela a seguir. Tabela Tipos de s Alternativa 1 Alternativa 2 Documento Descrição Produzir um interno no SEI Passo 1 - Produzir externo Passo 2 - Criar externo no SEI Passo 3 - Criar interno no SEI Requisição SIORG Por ser feita diretamente no SIORG, deverá ser gerado um digital (formato PDF) para ser incorporado ao processo criado no SEI. interno no SEI que deverá ser do tipo Requisição SIORG natodigital (seguir o Roteiro 2), editando o e colando o print da requisição como uma imagem, e assinar digitalmente no Criar a requisição no SIORG, salvar em formato PDF e anexar ao processo no SEI. Não é necessário imprimir e coletar as assinaturas! Incluir o em formato PDF como um externo no SEI, do tipo Requisição SIORG (Roteiro 4) interno no SEI do tipo Assinatura da Requisição SIORG, informando os dados necessários para assinar digitalmente no SEI (Roteiros 3 e 5). 3/14

4 SEI (Roteiros 3 e 5). Solicitação de Cotação de Preços + Modelo de Apresentação de Cotação de Preços Conteúdo do para ser enviado aos fornecedores para obter a cotação de preços, conforme anexo I da IN02/2017 (modelo de apresentação da cotação de preços, a ser enviado ao fornecedor) A solicitação de cotação pode ser o próprio conteúdo do e- mail criado no ambiente do SEI, anexando o modelo de apresentação de cotação em formato DOC e enviado para vários fornecedores. Este já ficará como parte integrante do processo criado no SEI. Enviar aos fornecedores com o modelo em anexo via institucional e depois salvar o comprovante do enviado em PDF. Incluir um externo no SEI do tipo Solicitação de cotação e seguir o Roteiro 4 anexando externo, para adicionar o arquivo PDF do encaminhado. Cotações Documento que agrega o retorno das cotações dos fornecedores. Colocar as cotações retornadas pelos fornecedores em um único arquivo no editor de textos, e salvar em formato PDF. externo no SEI do tipo Cotação dos fornecedores e seguir o Roteiro 4 para anexar o PDF produzido no passo 1. Tabela de Formação do Preço de Referência Documento conforme modelo do Anexo II da IN02/2017 que contém o detalhamento da formação de preços de referência. interno no SEI do tipo Tabela de Formação de Preço de Referência, preenchendo a tabela de acordo com o modelo do Anexo II. Criar a tabela de acordo com o modelo do Anexo II, preenchendo com os dados necessários e salvar em formato PDF. externo no SEI tipo Tabela de Formação de Preço de Referência, para anexar o arquivo PDF gerado no passo 1, conforme o Roteiro 4. DOD aprovado Documento conforme modelo definido no guia de contratação de serviços, disponível no portal institucional 3 interno no SEI do tipo do DOD. Observar que o modelo disponível no portal Criar o denominado DOD de acordo com o modelo 3, preenchendo com os dados necessários, e externo no SEI tipo DOD para anexar o arquivo PDF gerado no passo 1, conforme o Roteiro 4. interno no SEI do tipo Assinatura do DOD, informando os dados necessários para assinar digitalmente 3 4/14

5 institucional 4 contém vários s nato-digitais de acordo com as assinaturas e requer adaptação. Todos os s devem ser do tipo interno DOD. gerando um PDF. no SEI (Roteiro 3).. Estudo Técnico Preliminar e Análise de Riscos Documento conforme modelo definido no guia de contratação de serviços disponível no portal institucional 2 interno no SEI tipo do Estudo preliminar técnico/análise de risco. Observar que o modelo disponível no portal institucional 5 contém vários s nato-digitais de acordo com as assinaturas e requer adaptação. Todos os s resultantes devem ser do tipo interno Estudo Técnico Preliminar e Análise de Riscos (Roteiros 2,3 e 5). Criar o denominado DOD de acordo com o modelo Estudo preliminar técnico/análi se de risco 4 preenchendo com os dados necessários, em formato PDF. externo no SEI tipo Estudo Técnico Preliminar/Análi se de Risco para anexar o arquivo PDF gerado no passo 1, conforme o Roteiro 4.. interno no SEI do tipo Assinatura da Estudo preliminar técnico/análi se de risco, informando os dados necessários para assinar digitalmente no SEI (Roteiro 3 e 5). Termo de Referência Documento no qual a instituição contratante estabelece os termos pelos quais um serviço deve ser prestado ou um produto deve ser interno no SEI tipo do Termo de Referência preenchendo os itens /14

6 Justificativa entregue por potenciais contratados. Documento que descreve a necessidade e o interesse público na aquisição ou contratação, e quanto à pesquisa de preços, se necessário. solicitados e providenciar as assinaturas digitais necessárias (Roteiros 2, 3 e 5). interno no SEI tipo do Justificativa e providenciar as assinaturas digitais necessárias (Roteiros 2, 3 e 5). II Roteiro 1 - Criando o processo no SEI (Sistema Eletrônico de Informações) a) Na tela do SEI, no menu à esquerda, escolher a opção: Iniciar processo Em seguida escolher o tipo de processo: Compras: Requisição de materiais, bens e serviços, como ilustrado na Figura 2. Figura 2 Iniciando um processo no SEI b) Preencher os dados que formarão a capa do processo, de acordo com as orientações contidas na Figura 3. 6/14

7 Figura 3 Descrevendo o processo 1- Selecionar um protocolo automático. 2- O tipo do processo já vem selecionado e não deve ser alterado. 3- Informar: Câmpus, número da requisição/ano, no formato Campus XX, requisição XXX/XXXX (nr/ano). 4- A classificação por assuntos não deve ser alterada, pois já vem preenchida segundo o tipo de processo selecionado. 5- Interessados e observações: são campos opcionais e podem ficar em branco. 6-O nível de acesso do processo, já vem especificado como público e não deve ser alterado. 7/14

8 III - Roteiro 2 Criando um nato-digital a) Para criar um novo, clicar no botão (Incluir Documento) b) Em seguida, escolhemos o do tipo Compras: Requisição SIORG Figura 4 - Criar novo tipo Requisição SIORG c) Em seguida será exibida a tela Gerar 8/14

9 Figura 5 Descrição do a ser criado 1- Escolher o tipo Nenhum. 2- Descrição: não é necessário preencher. 3- Região para classificação dos assuntos classificação já pré-definida, não deve ser alterado. 4- Observações específicas da unidade deixar em branco. 5- Nível de acesso mantenha como público. 6- Clique no botão Confirmar dados para criar o (Figura 5). IV - Roteiro 3 Editando e assinando um natodigital a) Para editar o conteúdo do criado, clicar no botão (Editar Conteúdo) e para assiná-lo, clicar no botão (Assinar ) - Figura 5. 9/14

10 Para editar o Para assinar o Figura 5 Editar/assinar b) Ao finalizar a edição do Requisição SIORG, salvar e assinar. 10/14

11 Figura 6 Documento Requisição SIORG em edição V - Roteiro 4 Anexando um arquivo externo a) Para incluir um do tipo externo, clique no número do processo (lado esquerdo) e em seguida, clique no botão e na tela seguinte, selecione Externo (Figura 7). (Incluir Documento), Figura 7 Incluir externo b) Ao selecionar externo, informar os seguintes dados: 1. Escolher o tipo de (por exemplo, Compras: Documento SIORG, Compras: externo, Compras: Edital, entre outros). 2. Informar a data em que o foi criado. 3. O formato do arquivo que será registrado pode ser nato-digital (todo arquivo PDF, como a requisição que foi gerada pelo SIORG) ou digitalizado a partir de um impresso. Neste caso, será necessário definir o tipo de conferência (identificado na Figura 7). i. Documento como DOD, por exemplo, que tenha sido preenchido, assinado e digitalizado deve ser classificado como original. ii. Os demais, provenientes de cópia, devem se encaixar em cópia simples, autenticada administrativamente (quando validada por um servidor mediante original) ou autenticada em cartório. 4. O nível de acesso do deve ser público. 5. Em seguida, clicar no botão escolher arquivo (número 5, na Figura 7) para selecionar o externo que será anexado ao processo. 6. Os campos identificados com número 1 na Figura 7, não precisam ser preenchidos. 11/14

12 a 5 4 Figura 7 Detalhamento do externo a ser incluído VI - Roteiro 5 Disponibilizar em Bloco de Assinatura a) Para disponibilizar a assinatura de outros usuários que estão fora da sua unidade e que precisam assinar a requisição é preciso disponibilizar o em um bloco de assinatura, clicando no de um processo, e em seguida, clicar no ícone incluir em bloco de assinatura : Figura 8 Incluir em bloco de assinatura b) Após, o sistema exibirá uma tela com os s do processo selecionado que podem ser incluídos em blocos de assinatura. Caso já tenha um bloco de assinatura, basta escolher o bloco (nr. 1 na figura abaixo), marcar o e clicar no botão Incluir. Se não, tiver nenhum bloco cadastrado, clicar no botão Novo, como as figuras abaixo: 12/14

13 1 2 Figura 9 Incluir em bloco de assinatura e criar novo bloco de assinatura c) A descrição do bloco de assinatura precisa identificar o bloco de forma clara (ex: requisição SIORG_DIRGTI ) para que possa facilitar a comunicação tanto na unidade que está enviando, quanto daquela que está recebendo o bloco. d) Todas as unidades que devem assinar a Requisição, devem fazer parte do bloco de assinatura e devem ser adicionadas no campo Unidades para Disponibilização (nr 2, na Figura 9), tanto as chefias como o ordenador de despesa. Em seguida, no menu lateral bloco de assinatura, é necessário disponibilizar o bloco. e) Neste mesmo local estarão outros blocos de assinatura da unidade, como a tela da Figura /14

14 Figura 10 Disponibilizar bloco para assinatura Para maiores detalhes sobre blocos de assinatura ver Guia Rápido 6. Para mais informações consulte parte de capacitação na página do SEI, onde tem os manuais e tutorias sobre o uso do SEI. 7 Este procedimento corresponde às orientações definidas pela PROPLAD. Qualquer dúvida ou sugestão entre em contato com o facilitador do seu câmpus, disponível na página do SEI UTFPR ( /14