Diplomação PG - Stricto Sensu

Transcrição

1 Diplomação PG - Stricto Sensu Este tutorial visa auxiliar o Programa de Pós-Graduação, o aluno e a equipe do Setor de Diplomação da PROPG no processo de Diplomação. Itens do Tutorial Fluxograma de Diplomação Programa de Pós-Graduação Requisitos para Defesa Tese/dissertação na Biblioteca Solicitação de Diploma pelo Aluno PROPG Informações sobre Diplomas Reconhecimento de Cursos Titulações de Cursos Selecionar Máscara de Diploma Submeter Máscara de Diploma Informações sobre Boletos Homologação de Diplomação Homologação de Diplomação sem Boletos Pagos Gerar Registros de Diplomas Emissão de Diploma Editar Dados de Diplomas Imprimir Livros Segunda Via do Diploma Fluxograma de Diplomação - segunda via Fluxograma de Diplomação Clicando aqui, é possível visualizar o fluxograma de diplomação. Os processos nele descritos não são consecutivos. Programa de Pós-Graduação O primeiro passo no processo de Diplomação é feito pelo Programa, que autoriza o aluno a defender o seu Projeto e, posteriormente, indica o recebimento deste na biblioteca. O seu acesso é através do caminho: ENSINO PÓS-GRADUAÇÃO >> PROGRAMA >> INFORMAÇÕES PROGRAMA >> DIPLOMAÇÃO. Requisitos para Defesa Nesse item, o Programa de Pós-Graduação informa se o aluno está apto a defender a tese/dissertação, e é de preenchimento obrigatório para a emissão do diploma.

2 Tese/dissertação na Biblioteca O aluno entrega a tese/dissertação nos formatos impresso e eletrônico na Secretaria do respectivo Programa de Pós- Graduação, acompanhada do Termo de autorização para disponibilidade no Lume - Repositório Digital da UFRGS, em duas vias. A Secretaria verifica o arquivo e o preenchimento do formulário e os encaminha à respectiva Biblioteca, que deve assinar o formulário atestando o recebimento do arquivo. Com o termo de autorização devidamente assinado pela Biblioteca, a Secretaria informa no Sistema, clicando no botão "Receber" a fim de que o aluno possa solicitar o diploma e emitir o boleto para pagamento. Depois de o Projeto (tese/dissertação) estar na biblioteca, o aluno pode solicitar o diploma e emitir o boleto para pagamento. Solicitação de Diploma pelo Aluno O aluno estará apto a solicitar a diplomação depois de ter cumprido todos os requisitos para defesa, ter a tese/dissertação homologada e uma cópia desta entregue na Biblioteca. Os registros das condições acima são responsabilidades do Programa de Pós-Graduação. O diploma é solicitado através da página do Portal do Aluno de Pós-Graduação: ENSINO PÓS-GRADUAÇÃO >> ALUNO >> SOLICITAÇÃO DE DIPLOMA.

3 Após clicar no botão "salvar", a solicitação será salva e enviada com os dados informados e documentos anexados. Então, aparecerá um aviso informando que a solicitação foi feita com sucesso. Aluno estrangeiro Se o aluno for estrangeiro, deve-se selecionar a resposta "estrangeira" no campo "nacionalidade", e aparecerão os campos "país de nascimento" e "naturalidade", como mostra a imagem abaixo. É importante preencher corretamente e conferir os dados (como nacionalidade e número de RG), alterando-os antes de enviar, pois caso seja preciso fazê-lo no diploma, a impressão da segunda via será cobrada. Ao aluno: a primeira via do boleto não é paga, portanto não há emissão. Já a segunda aparece automaticamente na tela para impressão, após a solicitação ter sido feita com sucesso; tem validade de 30 dias para pagamento, mas pode ser impresso novamente. PROPG Os processos descritos abaixo são de responsabilidade da PROPG, através do caminho: PROPG >> INFORMAÇÕES PROPG >>

4 DIPLOMAÇÃO. Importante: exceto o primeiro cadastro, feito na tela "Informações sobre Diplomas", que é geral, os outros feitos em "Reconhecimentos de Cursos", "Titulação de Cursos" e "Seleção de Máscaras de Diplomas" só precisam ser feitos uma vez para cada curso, pois ficam salvos e só são alterados quando necessário. Informações sobre Diplomas: tela para informar o nome e a função da pessoa que assina os diplomas de Pós-Graduação e também o valor da segunda via destes; Clicar primeiro em "Alterar", e depois digitar o nome da pessoa. Reconhecimento de Cursos: salva o nome do documento oficial que reconhece os cursos, geralmente uma Portaria;

5 Titulação de Cursos: salva o título obtido pelo aluno quando este recebe o diploma; Seleção de Máscaras de Diplomas: nesse item é possível visualizar a amostra do diploma de acordo com o curso de Pós-Graduação (os diplomas não são todos iguais), e escolher entre os três tipos disponíveis;

6 Submissão de Máscara de Diploma: nessa opção, é possível encomendar máscaras de diploma diferentes das padrões, mediante a descrição detalhada do que se deseja. Importante ressaltar que a nova máscara não é aceita de forma instantânea, é criada no CPD e o é Setor avisado; Boletos Gerados: listagem de todos os boletos gerados pelo sistema, pagos ou não;

7 Homologação de Diplomação de Alunos de Pós: é possível homologar as solicitações de diplomação, feitas no momento da impressão do boleto. Clicando no ícone "+",abaixo de "Cartão", aparecerão os dados do aluno e, ao clicar no nome dele, abaixo de "Aluno", uma nova janela será aberta com o histórico dele; Novamente, ao clicar no ícone "+", aparecerão os dados do aluno e, ao clicar no nome, o seu histórico, como mostram respectivamente as imagens:

8 Será possível visualizar a ata de defesa também, se estiver disponível. Homologação de Diplomação sem Boletos Pagos (Alunos de Pós que não Solicitaram Diploma pelo Sistema) Essa tela é muito semelhante à anterior (com as mesmas funcionalidades), porém nela aparecem todos os alunos do curso, independentemente se fizeram pedido de diploma. Aqui é possível homologar alunos que tenham solicitado diploma via processo, ou seja, como funcionava a solicitação antes da entrade desse novo sistema. Ateste-se que será necessário conferir os dados do processo para se certificar que o aluno pagou a GRU caso seja solicitação de segunda via. Essa tela só deve ser utilizada quando for recebida uma solicitação de diploma via processo! Criação de Registro de Diploma de Aluno Pós: Gera os números de livros, páginas e folhas do livro virtual para os alunos selecionados e possibilita a impressão do diploma;

9 Emissão de Diploma de Aluno Pós: prepara o diploma para ser impresso. Ele é mostrado na tela para conferência e, então, pode ser impresso; Edição de Dados Diploma de Aluno Pós: Após impresso, é preciso verificar o número da folha numerada, que vem da Casa da Moeda, e atualizar qual aluno ficou com qual número de diploma. Ao lado do item "data de emissão" há as checkboxes "Assinado pelo Diretor" e "Assinado pelo Reitor"; a) Quando a linha é salva apenas com o número de diploma (com os dois checkboxes desmarcados), é enviado um para a Unidade e para o Programa de Pós-Graduação, informando que o diploma do aluno está pronto para ser assinado pelo Diretor; b) Se salva com a checkbox "Assinado pelo Diretor" marcada, significa que o Diretor já assinou e o diploma estará aguardando a assinatura do Reitor e Pró-Reitor; c) Finalmente, a checkbox "Assinado pelo Reitor" assinalada significa que o diploma está disponível para o aluno.

10 Clicando no ícone "+", ao lado de "Cartão", é possível escrever uma observação. Impressão de Livros de Registros: sempre que necessário, é possível imprimir o(s) livro(s) digital(is). Importante seguir as orientações de impressão. Segunda Via do Diploma O processo de impressão da segunda via do diploma é semelhante ao da primeira, porém é necessário fazer o registro de Diplomação e a PROPG precisa verificar se o cadastro do aluno existe e, em caso negativo, fazê-lo. Ambos são feitos pelo sistema POSGRAD. O Programa de Pós-Graduação não se envolve no processo de segunda via, pois os requisitos já foram cumpridos quando da emissão da primeira via. O aluno, então, entra no Portal do Aluno de Pós-Graduação, solicita e imprime o boleto: ENSINO PÓS-GRADUAÇÃO >> ALUNO >> SOLICITAÇÃO DE DIPLOMA. Importante: o boleto tem validade de 30 dias para pagamento, mas pode ser impresso novamente. Após, a PROPG imprime a segunda via como descrito anteriormente. Fluxograma de Diplomação - segunda via Para visualizar o fluxograma de impressão da segunda via do diploma, clique aqui.