Versão I (Março/2014)

Transcrição

1 Versão I (Março/2014)

2 TUTORIAL PARA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA DE COMPRAS WEB 1ª ETAPA * PREGÃO PARA REGISTRO DE PREÇOS * AQUISIÇÃO DE BENS ATRAVÉS DA BOLSA ELETRÔNICA DE COMPRAS BEC. Versão I (Março/2014) Página 2

3 SUMÁRIO 1) Montagem de COMPRA COLETIVA: acesso do Comprador da Unidade Gerenciadora ) Montagem de COMPRA COLETIVA: acesso do Autorizador da Unidade Gerenciadora ) Adesão à COMPRA COLETIVA: acesso do Comprador da Unidade Participante ) ADESÃO à compra coletiva: acesso do Autorizador da Unidade Participante ) Montagem de COMPRA COLETIVA: acesso do Comprador da Unidade Gerenciadora CONTINUAÇÃO da compra após o ENCERRAMENTO das ADESÕES ) Montagem de COMPRA COLETIVA: acesso do Comprador da Unidade Gerenciadora CONTINUAÇÃO da compra após o PREGÃO ) COMPRA ATA: acesso do Comprador ) COMPRA ATA: acesso do Autorizador ) COMPRA ATA: acesso do Comprador continuação após AUTORIZAÇÃO e EMPENHO ) COMPRA ATA: acesso do Comprador continuação após ENTREGA ) Roteiro de montagem do PROCESSO FÍSICO de PREGÃO para REGISTRO DE PREÇOS BEC ) Roteiro de montagem do PROCESSO FÍSICO de COMPRA ATA ) CADASTRO de autorizações de USUÁRIOS: acesso do ASSISTENTE da Unidade OBS.: O objetivo deste material é orientar os usuários a conhecer o funcionamento do sistema, a se familiarizar com as novas telas do MercúrioWeb e orientar no preenchimento das informações solicitadas nos campos. Quanto às informações das compras nas imagens das telas, estas são fictícias e foram geradas num ambiente de teste. Versão I (Março/2014) Página 3

4 1) Montagem de COMPRA COLETIVA: acesso do Comprador da Unidade Gerenciadora Após o login, clique na opção Gerenciar Compra. Versão I (Março/2014) Página 4

5 Clique em Criar Compra. 1) Informe a Unidade, Tipo de compra, o Número de dias para adesão e a Modalidade. 2) Clique em Criar Compra. Versão I (Março/2014) Página 5

6 1) Insira o número da Requisição de Compra. 2) Clique em Buscar itens da requisição. Para a abertura da compra coletiva (compra mãe), a Unidade Gerenciadora deverá utilizar somente uma requisição. Os Bens cadastrados no MercúrioWeb deverão ter códigos BEC associados. Caso o Bem ainda não possua código BEC, solicite o cadastramento em MercúrioWeb > Solicitar Cadastro Material > Bem / Item. Os itens da requisição deverão pertencer ao mesmo grupo BEC. Para verificar acesse > Catálogo > Materiais (ou Serviços) > Consulta Itens. 1) Selecione o Endereço de ENTREGA da Unidade. 2) Selecione os itens da requisição a serem inseridos na Compra. 3) Clique em Inserir item na compra. Versão I (Março/2014) Página 6

7 Clique em Pesquisa Prévia. Para compor o preço de referência, o Comprador poderá: - utilizar, se houver, Referência de compras anteriores, e/ou - cadastrar novas pesquisas. Para cadastrar novas pesquisas, clique em Inserir Pesquisa. Versão I (Março/2014) Página 7

8 1) Selecione o Meio de Pesquisa. 2) Informe o nome da empresa em Nome Pesquisado. 3) Insira Validade, Prazo de Pagamento, Prazo de Entrega e, se houver, Observações. 4) Informe a quantidade pesquisada, o preço unitário de cada item e quais comporão a média na composição do preço referencial. 5) Clique em Salvar pesquisa. Na aba Pesquisa Prévia estarão listadas as pesquisas cadastradas pelo comprador, além da Referência de compras anteriores. Versão I (Março/2014) Página 8

9 1) Na aba Cadastro de preço de referência estará detalhada a composição do Preço Unitário de Referência. Caso seja necessário adotar um preço diferente, basta alterá-lo e justificá-lo. 2) Clique em Confirmar. 3) Imprima esta tela para anexar ao processo físico. 4) Para retornar à tela inicial da compra, clique no número da Compra. 1) Na tela inicial da Compra, altere a situação da compra para Enviar para Autorização. 2) Clique em Salvar. Versão I (Março/2014) Página 9

10 2) Montagem de COMPRA COLETIVA: acesso do Autorizador da Unidade Gerenciadora Após o login, clique na opção Autorizar Compra. Versão I (Março/2014) Página 10

11 Clique em Autorizar para abrir a tela inicial da compra. Para verificar os itens da compra, clique na aba Itens. Versão I (Março/2014) Página 11

12 Para autorizar a compra, clique na aba Compra. Altere a situação para Autorizar Compra e clique em Salvar. Versão I (Março/2014) Página 12

13 Obs.: Caso a Compra não seja autorizada, o preenchimento do campo Observação se tornará obrigatório. Após a autorização, será iniciado o prazo para as unidades aderirem à compra. Versão I (Março/2014) Página 13

14 3) Adesão à COMPRA COLETIVA: acesso do Comprador da Unidade Participante Após o login, clique em Gerenciar Compra. Versão I (Março/2014) Página 14

15 1) Informe o Ano. 2) Se já souber de alguma compra específica, informe o número da compra. Caso contrário, deixe o campo Código em branco. 3) Selecione a Modalidade, Tipo, e em Exibir Compras as opções Participando e Aberto para Adesões. 4) Clique em Buscar. 1) Para saber detalhes da compra, clique no número da Compra. 2) Para aderir à compra, clique em Aderir. Versão I (Março/2014) Página 15

16 Nesta tela são apresentados os detalhes da Compra. 1) Selecione a Unidade Participante. 2) Clique em Aderir itens à compra. Versão I (Março/2014) Página 16

17 Para a adesão à compra coletiva (compra mãe), a Unidade Participante poderá utilizar mais de uma requisição já autorizada. Essa requisição segue os trâmites usuais (MercúrioWeb > Compra > Requisição > Nova requisição). Deverão ser selecionados somente os bens/itens já constantes na compra coletiva. A Unidade Participante NÃO poderá incluir outros bens/itens diferentes dos que já constam nessa compra. 1) Insira o número da Requisição de Compra. 2) Clique em Buscar itens da requisição. 1) Selecione o Endereço de entrega da Unidade. 2) Assinale os itens que serão aderidos à compra. 3) Clique em Aderir. Ao aderir, já será enviado para autorização. Cada Unidade Participante deverá informar SOMENTE um endereço para a entrega do bem. Versão I (Março/2014) Página 17

18 1) Confira os itens aderidos. 2) Caso haja algum item que não deveria ter sido aderido, assinale o item. 3) Clique em Remover Itens Selecionados. Versão I (Março/2014) Página 18

19 4) ADESÃO à compra coletiva: acesso do Autorizador da Unidade Participante Após o login, clique em Autorizar Versão I (Março/2014) Página 19

20 1) Selecione os itens aderidos a serem autorizados. 2) Clique em Autorizar. Versão I (Março/2014) Página 20

21 5) Montagem de COMPRA COLETIVA: acesso do Comprador da Unidade Gerenciadora CONTINUAÇÃO da compra após o ENCERRAMENTO das ADESÕES Para acessar a tela inicial da Compra, clique em Gerenciar Compra. Versão I (Março/2014) Página 21

22 1) Informe o número da Compra. 2) Clique em Buscar. Clique no ícone Alterar Compra. Versão I (Março/2014) Página 22

23 Findo o prazo para adesões, altere a Situação da compra para Cadastrar Processo de Compra. Versão I (Março/2014) Página 23

24 Clique na aba Processo de Compra. 1) Informe o Número do Processo, Tipo de Licitação, Prazo de entrega, Prazo de pagamento, Validade da Proposta. 2) Clique em Salvar Processo de Compra. O prazo de Vigência da Ata é fixado em 12 meses, não sendo possível sua prorrogação. Versão I (Março/2014) Página 24

25 1) Clique na aba Compra. 2) Altere a situação para Montar Edital. 3) Clique em Salvar. Clique na aba Edital. Versão I (Março/2014) Página 25

26 Clique em Montagem do Edital. 1) Selecione em Tipo a opção Eletrônico BEC SRP. 2) Os procedimentos de montagem de edital via web seguem os trâmites usuais. Versão I (Março/2014) Página 26

27 1) Após gerada a Oferta de Compra no Siafísico Net, informe o respectivo número no campo da aba Processo de Compra. 2) Clique em Salvar Processo de Compra. 1) Na aba Compra, após aprovação do edital, altere a situação para Edital Aprovado. 2) Clique em Salvar. Versão I (Março/2014) Página 27

28 6) Montagem de COMPRA COLETIVA: acesso do Comprador da Unidade Gerenciadora CONTINUAÇÃO da compra após o PREGÃO 1) Altere a situação para Cadastrar Propostas. 2) Clique em Salvar. Versão I (Março/2014) Página 28

29 Clique na aba Proposta Fornecedor. Clique em Gerenciar Propostas. Versão I (Março/2014) Página 29

30 Clique em Inserir Proposta Fornecedor. Para buscar o Fornecedor, clique em.... Versão I (Março/2014) Página 30

31 Informe os dados e clique em Buscar. Clique no Código e Nome do Fornecedor. Versão I (Março/2014) Página 31

32 1) Preencha os dados da Proposta e do Representante da Empresa. 2) Clique em Salvar. Clique na aba Classificação dos Itens. Versão I (Março/2014) Página 32

33 1) Preencha os dados de cada um dos itens. 2) Clique em Salvar. Clique na aba Resumo das Propostas e Classificação. Versão I (Março/2014) Página 33

34 1) Nesta aba será possível visualizar os fornecedores de cada um dos itens e sua respectiva classificação. 2) Ao clicar em Versão para impressão, será gerado o documento Resumo das Propostas e Classificação (equivalente ao documento Grade Comparativa de Propostas ) que deverá ser impresso e incluído no processo físico. Para retornar à tela inicial da Compra, clique em Gerenciar Compra. Versão I (Março/2014) Página 34

35 1) Informe o número da Compra. 2) Clique em Buscar. Clique no ícone Alterar Compra. Versão I (Março/2014) Página 35

36 1) Altere a Situação da Compra para a opção Para Homologação. 2) Clique em Salvar. 1) Informe a Data de Homologação. 2) Clique em Salvar. Versão I (Março/2014) Página 36

37 1) Altere a Situação da Compra para a opção Gerenciamento de Ata de RP. 2) Clique em Salvar. Versão I (Março/2014) Página 37

38 7) COMPRA ATA: acesso do Comprador Após o login e a busca da Compra, clique em Utilizar Saldo. Versão I (Março/2014) Página 38

39 1) Preencha os dados da Requisição de Compra (Ata) e da Compra Ata. 2) Informe a(s) quantidade(s) dos Itens do Registro de Preço que será(ão) solicitada(s) igual(is) ou menor(es) que os valores disponíveis em Qtde. Restante. 3) Clique em Enviar para Autorização. 1) Será gerado um número de Compra Ata. 2) Será gerado um Número Processo. Clique nesse número para imprimir a capa do processo. Versão I (Março/2014) Página 39

40 No final da página, clique em Versão para impressão para imprimir o Documento de Compra Ata e inclui-lo no processo físico. Em Gerenciar Compra será possível buscar a Compra Ata e acessar sua tela inicial para saber sua Situação. Versão I (Março/2014) Página 40

41 8) COMPRA ATA: acesso do Autorizador Para acessar a tela inicial da Compra, clique em Gerenciar Compra. Versão I (Março/2014) Página 41

42 1) Informe o número da Compra. 2) Clique em Buscar. 1) Altere a Situação da Compra para a opção Autorizar. 2) Clique em Salvar. Versão I (Março/2014) Página 42

43 9) COMPRA ATA: acesso do Comprador continuação após AUTORIZAÇÃO e EMPENHO 1) Altere a Situação da Compra para a opção Empenhado. 2) Clique em Salvar. Versão I (Março/2014) Página 43

44 10) COMPRA ATA: acesso do Comprador continuação após ENTREGA 1) Altere a Situação da Compra para a opção Receber Item. 2) Clique em Salvar. Versão I (Março/2014) Página 44

45 Clique na aba Recebimento de Itens. 1) Informe os dados do recebimento, da nota fiscal e as quantidades dos itens. 2) Clique em Salvar. Versão I (Março/2014) Página 45

46 1) Após concluída a fase de recebimento dos itens, altere a Situação da Compra Ata para a opção Concluir. 2) Clique em Salvar. Versão I (Março/2014) Página 46

47 11) Roteiro de montagem do PROCESSO FÍSICO de PREGÃO para REGISTRO DE PREÇOS BEC ITEM DOCUMENTOS CONSTANTES DO PROCESSO 1 Capa do processo 2 Requisição de Compra para Registro de Preço (MERCÚRIO-WEB) 3 Justificativa Técnica para Aquisição ou Contratação (quando necessária) 4 Pesquisa de Preços (MERCÚRIO-WEB) 5 Documento de Compra (MERCÚRIO-WEB) 6 Documento Siafisico Net de Oferta de Compra (OC) liberada para negociação, Ativa 7 Parecer da PG referente à minuta padrão 8 Minuta do Edital de Pregão Eletrônico para Registro de Preços (MERCÚRIO-WEB) 9 Página de encaminhamento do Edital Web para Análise (MERCÚRIO-WEB) 10 Mensagens do Edital de Compras até a Aprovação 11 Atestado de Adequação 12 Publicação da Portaria de Designação do Pregoeiro 13 Edital Eletrônico Web (contendo número da OC) 14 Autorização de Abertura do Pregão pela Autoridade Competente 15 Encaminhamento de Edital para Apreciação e Assinatura do Dirigente 16 Publicação no DOE e Jornal de Grande Circulação (quando necessária) 17 Publicação no site de Licitações da USP 18 Publicação no site do Pregão 19 Publicação no site da BEC 20 Ata de Realização do Pregão Eletrônico 21 Documentos Habilitatórios e Proposta do Fornecedor 22 Declaração de retirada de Material em Garantia (quando necessária) 23 Atos Decisórios (Homologação no site da BEC) 24 Resumo das Propostas e Classificação (MERCÚRIO-WEB) 25 Site do Pregão: CADASTRO DE PREGÕES com a "Situação: Classificação-Registro de Preços" 26 Fechamento e Encaminhamento para Homologação 27 Publicação da Homologação no DOE 28 Site do Pregão: CADASTRO DE PREGÕES com a "Situação: Encerrado" 29 Encaminhamento ao Setor Financeiro para Conferência 30 Análise Financeira 31 Convocação para assinatura da Ata 32 Ata de Registro de Preços assinada 33 Documentos comprobatórios de poderes do(s) signatário(s) da Ata 34 Publicação da Ata no DOE Versão I (Março/2014) Página 47

48 12) Roteiro de montagem do PROCESSO FÍSICO de COMPRA ATA ITEM DOCUMENTOS CONSTANTES DO PROCESSO 1 Capa do processo (MERCÚRIO-WEB) 2 Manifestação do solicitante 3 Documento de Compra Ata (MERCÚRIO-WEB) 4 Cópia da Homologação publicada no Diário Oficial 5 Cópia da Ata de Registro de Preços 6 Cópia da publicação da Ata no Diário Oficial 7 Documentos comprovantes de regularidade do fornecedor (CND, CRF, Cadin, Sanções) 8 Resumo das Propostas e Classificação (MERCÚRIO-WEB) 9 Autorização da Despesa 10 Nota de Empenho 11 Encaminhamento da Nota de Empenho ou Convocação para Assinatura do Termo de Contrato 12 Termo de Contrato assinado 13 Publicação do Extrato de Contrato (quando necessário) 14 Documentação Fiscal 15 Liquidação da Despesa Versão I (Março/2014) Página 48

49 13) CADASTRO de autorizações de USUÁRIOS: acesso do ASSISTENTE da Unidade 13.1) CADASTRO DE COMPRADOR Após o login, clique em Cadastrar. Versão I (Março/2014) Página 49

50 Informe o número USP do usuário e clique em.... Clique na Unidade de Despesa selecionada. Versão I (Março/2014) Página 50

51 Selecione a opção Criar e Participar de Grupo de Compra. No final da página, clique em Inserir as autorizações selecionadas acima. Versão I (Março/2014) Página 51

52 Clique em OK. Versão I (Março/2014) Página 52

53 13.2) CADASTRO DE AUTORIZADOR Selecione a opção Autorizar Grupo de Compra. Versão I (Março/2014) Página 53

54 DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO Rua da Reitoria, 374 Cidade Universitária - São Paulo SP Versão I (Março/2014) Página 54