Manual de Cotação. Índice ÍNDICE

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2 Índice ÍNDICE Nova cotação Editar / Reenviar Verificar andamento Interrompidos Visulizar Pedidos Ver Responsáveis Exibir Relatórios Mensagens Alterar login / senha Aprovar pedidos Montar perfil... Arquivos... Meu catálogo... Incluir... Mover... Editar... Meus parceiros... Incluir parceiros... Editar... COTAÇÃO Nova Cotação MEU CATÁLOGO DETALHES DO PEDIDO DE COTAÇÃO SELECIONAR PARCEIROS DADOS DO PEDIDO DE COTAÇÃO MINHA COTAÇÃO Incluir Produto Alterar EDITAR/REENVIAR VERIFICAR ANDAMENTO INTERROMPIDOS VISUALIZAR PEDIDOS VER RESPONSÁVEIS EXIBIR RELATÓRIOS Performance de Parceiros Economia Produtos MENSAGENS VIDE MANUAIS ANTERIORES ALTERAR LOGIN/SENHA APROVAR PEDIDOS MASTER Aprovação Segurança Funções Fora de catálogo Manutenção do catálogo Manutenção do parceiros Visualizadores Solicitantes ARQUIVOS Cotação Pedido MEU CATÁLOGO Visualizar Incluir Mover Editar MEUS PARCEIROS

3 Nova cotação - 01 COTAÇÃO NOVA COTAÇÃO 31 Para solicitar uma cotação, acesse o Websupply com seu login e senha, e clique na opção NOVA COTAÇÃO, no menu à esquerda. 2 Informe um título para a sua cotação e clique no botão OK

4 Nova cotação Inclua os produtos que deverão ser cotados utilizando o catálogo de produtos MEU CATÁLOGO. Nele, os produtos estão classificados em família, classe, linha para permitir uma navegação lógica e rápida. Se preferir, encontre um produto através da ferramenta BUSCA (à esquerda, acima do menu). Digite nome do produto ou código e selecione um filtro de pesquisa: descrição ou código.

5 Nova cotação Meu catálogo Digite a quantidade desejada do produto e clique no botão INCLUIR. Somente serão incluídos em sua cotação os produtos que estiverem com o campo QTD preenchido. 5 Para dar continuidade à cotação, clique em Próximo passo Dados do pedido de cotação

6 Nova cotação Detalhes do pedido de cotação Preencha os campos com as informações necessárias; os campos marcados com * são obrigatórios. Título Título da cotação Número interno Para controle interno do cliente Prazo p/ resposta Definir a data de fechamento da cotação Prazo p/ entrega Definir prazo p/ entrega da mercadoria Condições de pagamento à vista, 15 dias, 30 dias Observações Campo em aberto p/ qualquer informação 7 Solicitante Solicitante da cotação Departamento Departamento do solicitante Telefone telefone Clique no botão CONTINUAR para seguir para o próximo passo.

7 Nova cotação Selecionar Parceiros Selecione os parceiros que receberão este pedido de cotação e clique no botão CONTINUAR. Para ver detalhes do parceiro, clique sobre respectivo CNPJ ou Razão Social. 9 Dados do pedido da cotação Verifique os dados da sua cotação e selecione o contato do seu parceiro a quem será enviado o pedido. Para salvar a cotação, clique sobre o botão SALVAR. Para enviar a cotação, clique sobre o botão ENVIAR COTAÇÃO.

8 Nova cotação Minha cotação 9 A opção MINHA COTAÇÃO (no submenu à esquerda) permite visualizar a sua cotação e os itens já inclusos. Utilize esta opção sempre que quiser: Incluir produto Alterar 11 Incluir Produto 9 Para incluir um produto, clique sobre o botão incluir produto, navegue sobre a família, classe e linha. Digite a quantidade do produto desejado e clique no botão INCLUIR PRODUTO Alterar Para alterar a quantidade de um produto, digite a nova quantidade no respectivo campo e clique no botão ALTERAR. Para excluir um produto, clique sobre no botão X à direita.

9 Nova cotação Anexar arquivo Esta função permite anexar um arquivo na cotação que está sendo enviada. Obs: O título do arquivo deverá ter no máximo 50 caracteres. 32 Fora de catálogo 9 Para solicitar produtos fora do catálogo, ou seja, aqueles que não estão discriminados no catálogo, clique em FORA DE CATÁLOGO. Preencha os campos obrigatórios e clique no botão CADASTRAR.

10 Editar / Reenviar - 08 EDITAR / REENVIAR 16 1 Para editar/reenviar uma cotação, clique na opção EDITAR/REENVIAR (no menu à esquerda) e sobre o Número ou Título da cotação e refaça o processo de cotação, como se fosse uma nova cotação. Obs: No box Dados da cotação, o usuário poderá visualizar tambéma confirmação do arquivo anexo (se houver). Para procurar uma cotação específica utilize a ferramenta pesquisar. Digite o título ou número da cotação e clique no botão OK. Para excluir uma cotação, clique sobre X.

11 Verificar andamento - 09 VERIFICAR ANDAMENTO 1 Para verificar o andamento da cotação, clique na opção VERIFICAR ANDAMENTO (no menu à esquerda). Veja na coluna S/A/R a situação de cada cotação: S = Solicitadas A = Acessadas R = Respondidas Clique no Número ou Título cotação, para visualizar mais detalhes. 2 Esta tela trará as informações das respostas dos seus parceiros ao pedido de cotação. Se desejar estender a duração do pedido de cotação, clique sobre o botão PRORROGAR e altere a data máxima para resposta e clique sobre o botão PRORROGAR. Para adicionar ou remover um parceiro da cotação, clique sobre o botão + - ADICIONAR OU REMO- VER PARCEIROS. Selecione ou remova o parceiro desejado, e clique em atualizar. Para salvar as informações da cotação em um arquivo TXT (arquivo tipo texto), clique no botão IMPORTAR e salve o arquivo no seu computador.

12 Verificar andamento Para negociar a cotação com o parceiro, selecione o parceiro e clique sobre o botão NEGOCIAR. 4 Insira uma nova quantidade ou o valor negociado e clique em ATUALIZAR. Para conferir a cotação, clique em CONFERIR PEDIDO.

13 Verificar andamento Visualize os dados do pedido e para finalizar a cotação, clique em ENVIAR.

14 Interrompidos - 12 INTERROMPIDOS 1 Caso o seu pedido de cotação seja interrompido por qualquer motivo e não consiga enviar para seus parceiros, este poderá ser recuperado. Clique na opção INTERROMPIDOS, localizada no menu à esquerda, e, em seguida clique no número ou título do pedido de cotação. Para excluir uma cotação interrompida, clique sobre o botão X na coluna EXCLUIR. Em seguida, siga o processo de pedido de cotação para finalizar.

15 Visualizar Pedidos - 13 VISUALIZAR PEDIDOS 1 Esta ferramenta do menu permite visualizar seus pedidos de cotação e o status em que se encontram. Clique na opção do menu VISUALIZAR PEDIDOS e em seguida, clique em um número de pedido para visualizá-lo. Se necessário, faça um filtro de exibição dos pedidos pesquisando pelo número ou parceiro.

16 Visualizar Pedidos Interrompidos Esta ferramenta do menu permite visualizar os pedidos de cotação não enviados. Clique na opção do menu VISUALIZAR PEDIDOS, interrompidas e, em seguida, no respectivo número. Para excluir um determinado pedido de cotação, clique no botão X. Se necessário, faça um filtro de exibição dos pedidos pesquisando pelo número ou parceiro.

17 Visualizar Pedidos Para concluir, confira os dados da cotação e clique no botão ENVIAR.

18 Ver responsáveis - 16 VER RESPONSÁVEIS 1 Esta ferramenta permite visualizar os administradores, master, aprovadores e requisitantes da sua empresa. Escolha uma opção: Administradores Masters Aprovadores Requisitantes

19 Exibir Relatórios -17 EXIBIR RELATÓRIOS 1 Para gerenciamento e segurança do processo, o Websupply oferece a sua empresa relatórios para o seu controle. Veja a seguir os tipos de relatórios disponíveis: Performance de parceiros Economia Produtos 1 2 Performance de Parceiros Permite obter relatório da performance de cada um dos parceiros referente às cotações realizadas. Clique na opção do EXIBIR RELATÓRIOS, e em seguida, em Performance de Parceiros, no menu à esquerda. Selecione os usuários e clique no botão INCLUIR Digite o período desejado e clique no botão OK.

20 Exibir Relatórios Economia Permite obter relatório informando a economia que a empresa obteve nas cotações realizadas. Clique na opção do EXIBIR RELATÓRIOS, e em seguida, em Economia, no menu à esquerda. Selecione os usuários e clique no botão INCLUIR. Selecione o tipo de relatório. Digite o período desejado e clique no botão OK.

21 Exibir Relatórios Produtos Permite obter relatório de produtos informando o ranking dos produtos mais vendidos. Clique na opção do EXIBIR RELATÓRIOS, e em seguida, em Produtos, no menu à esquerda. Selecione os usuários e clique no botão INCLUIR. Digite o período desejado e clique em OK.

22 Mensagens - 20 MENSAGENS 1 O Correio lhe dá acesso a um sistema de troca de mensagens entre os usuários do Websupply de sua empresa. Ele funciona como um sistema de correio interno. Para iniciar o seu uso, clique na opção do menu Mensagens. Procure seu destinatário digitando o nome ou através dos campos filial e centros de custo. Campos destinados para o assunto e a mensagem 2 Nova mensagem Para enviar uma mensagem clique sobre a opção Nova. Defina então para quem irá enviar a mensagem utilizando a caixa de pesquisa ou simplesmente apontando a(s) filial(s), o(s) centro(s) de custo e o(s) requisitante(s). Digite o assunto e a mensagem e clique no botão Enviar.

23 Mensagens Caixa de entrada Para visualizar as mensagens que recebeu clique em Caixa de Entrada. Clique no título da mensagem para acessar seu conteúdo. Para excluir, selecione e clique no botão Excluir. Relação de todas as mensagens recebidas Para ver a mensagem clique sobre seu título As setas indicam as mensagens novas

24 Mensagens Enviadas Para verificar todas as mensagens que foram enviadas nos últimos dias clique na opção Enviadas. Clique sobre seu assunto para ler o texto da mensagem. Para excluir a mensagem, selecione a caixa em branco e clique no botão Excluir. Relação das mensagens enviadas Para ler a mensagem clique sobre seu assunto Para apagar uma mensagem, marque-a e clique no botão excluir

25 Alterar login / senha - 23 ALTERAR LOGIN / SENHA 1 Para alterar o login de acesso ao Websupply, clique na opção alterar LOGIN/SENHA no menu à esquerda. Digite o seu novo login e clique no botão OK. Para alterar a senha de acesso ao Websupply, clique na opção alterar LOGIN/SENHA, no menu à esquerda. Informe sua senha atual, a nova senha e a confirmação da nova senha. Clique no botão OK para finalizar. Para expirar a senha de um requisitante, clique na opção alterar LOGIN/SENHA, no menu à esquerda. Então clique sobre o botão expirar na coluna status. Se desejar, faça um filtro do requisitante selecionando o c.de custo, requisitante e categoria.

26 Aprovar pedidos - 24 APROVAR PEDIDOS 1 Para aprovar um pedido, clique em APROVAR PEDIDOS no menu à esquerda. Em seguida selecione a caixa em branco e clique em aprovar. Caso queira obter mais informações sobre o pedido que está aguardando aprovação, clique sobre o número correspondente a esse pedido. Você acessará uma tela com a descrição do pedido. A partir disto, clique em confirmar.

27 Montar perfil - 25 MASTER MONTAR PERFIL 1 Esta ferramenta permite montar o perfil de cada usuário do Websupply. Assim,cada usuário pode realizar atividades determinadas por: Aprovação Segurança Funções Visualizadores Solicitantes 2 Aprovação Este perfil determina os aprovadores dos requisitantes. Clique na opção do menu MONTAR PERFIL.

28 Montar perfil Selecione os requisitantes e a opção APROVAÇÃO do escolher perfil. Clique sobre o botão OK 4 Selecione o aprovador e clique no botão CONFIRMAR O pedido será liberado após a aprovação de qualquer um dos aprovadores selecionados.

29 Montar perfil Segurança Este perfil determina se a cotação será aberta ou fechada. Ao selecionar aberta, você permitirá que os usuários possam verificar o andamento das cotações antes do término. Ao selecionar fechada, os usuários só poderão conferir os dados de resposta ao final do prazo de encerramento da cotação. Clique na opção MONTAR PERFIL, do menu à esquerda. Selecione os requisitantes e a opção segurança do escolher perfil e clique no botão OK.

30 Montar perfil Selecione uma das opções e clique no botão CONFIRMAR. 7 Funções Este perfil determina as funções do Websupply a serem disponibilizadas para o usuário. Fora de catálogo Manutenção do catálogo Manutenção de parceiros Clique na opção MONTAR PERFIL, no menu à esquerda. Selecione os requisitantes e a opção funções do Escolher Perfil. Clique no o botão OK.

31 Montar perfil Selecione uma das opções e clique no botão CONFIRMAR. Fora de catálogo Este perfil determina se o requisitante poderá solicitar algum item fora do catálogo. Manutenção do catálogo Este perfil determina se o requisitante poderá fazer manutenções no catálogo. Manutenção do parceiros Este perfil determina se o requisitante poderá fazer manutenções de parceiros.

32 Montar perfil Visualizadores Este perfil determina de quais requisitantes os usuários poderão visualizar as cotações. Clique na opção do menu MONTAR PERFIL, no menu à esquerda. Selecione os requisitantes e a opção visualizadores do Escolher Perfil. Clique sobre o botão OK Segurança 10 Selecione os requisitantes desejados e clique no botão CONFIRMAR.

33 Montar perfil Solicitantes Este perfil determina em nome de qual usuário o requisitante também poderá realizar um pedido de cotação. Clique na opção do menu MONTAR PERFIL. Selecione os requisitantes e a opção Solicitantes do Escolher Perfil. Clique sobre o botão OK. 12 Escolha os usuários pelos quais o(s) requisitante(s) selecionado(s) poderá(ão) solicitar pedidos e clique no botão CONFIRMAR.

34 Arquivos - 32 ARQUIVOS 1 Cotação Esta função permite anexar arquivo nas cotações. OBS: Uma vez inserido, o arquivo será anexado automaticamente em todas as futuras cotações, a não ser que seja removido por esta mesma função. Clique sobre o botão procurar e selecione o arquivo desejado. Clique em seguida, no botão ANEXAR ARQUIVO. 2 Pedido Esta função permite anexar arquivo nos pedidos. OBS: Uma vez inserido, o arquivo será anexado automaticamente em todas as futuras cotações futuras, a não ser que seja removido por esta mesma função. Clique sobre o botão procurar e selecione o arquivo desejado. Clique em seguida, no botão ANEXAR ARQUIVO.

35 Meu catálogo - 33 MEU CATÁLOGO Esta ferramenta permite montar o catálogo que será usado para fazer os pedidos de cotações. 1 Visualizar Esta ferramenta permite visualizar o catálogo com a sua família, classe, linha e os seus produtos cadastrados. Para visualizar o catálogo, clique na opção VISUALIZAR.

36 Incluir - 34 INCLUIR 1 Esta ferramenta permite incluir um produto no catálogo. Para incluir o produto no catálogo, clique sobre a opção INCLUIR. Preencha os campos necessários. Para cada produto cadastrado é necessário classificá-lo dentro de uma família, classe e linha. Para cadastrar a família, digite o nome da família no campo nova família e clique em OK. Para cadastrar a classe, digite o nome da classe no campo nova classe e clique em OK. Para cadastrar a linha, digite o nome da linha no campo nova linha e clique em OK. Após o cadastramento da família, classe e linha, clique sobre o botão incluir produtos para cadastramento do produto.

37 Mover - 35 MOVER 1 Esta ferramenta permite mover um produto de uma família, classe ou linha para outra. Para mover o produto, clique em MOVER, no menu à esquerda. 2 Clique n a descrição do produto que será movido e selecione a nova família, classe e linha, e clique sobre em ALTERAR.

38 Editar - 36 EDITAR 1 Esta ferramenta permite editar os produtos cadastrados. Para editar o produtos, clique em EDITAR no menu à esquerda. Para alterar a família, classe e linha clique sobre o botão e digite o novo nome e clique em alterar. Para excluir, basta clicar no botão X na coluna excluir.

39 Editar Para alterar o produto cadastrado, navegue pela família, classe e linha até o produto desejado. Clique na descrição do produto, altere os campos desejados e clique no botão ALTERAR.

40 Meus parceiros - 38 MEUS PARCEIROS 1 Esta ferramenta permite fazer o cadastramento dos parceiros. Visualizar Esta ferramenta permite visualizar os parceiros cadastrados. Para visualizar os parceiros, clique em VISUALIZAR, no menu à esquerda. Para verificar os dados completos do parceiro, clique n o CNPJ ou razão social. Você poderá fazer um filtro do parceiro desejado por razão social, CNPJ ou ramo de atividade através da opção pesquisa de parceiro.

41 Incluir parceiros - 39 INCLUIR PARCEIROS Esta ferramenta permite fazer o cadastramento dos parceiros. Para cadastrar os parceiros, clique sobre em INCLUIR PARCEIROS e preencha os campos necessários. Para finalizar, clique no botão CONFIRMAR.

42 Editar - 40 EDITAR Esta ferramenta permite editar os parceiros cadastrados. Para alterar os parceiros cadastrados, clique EDITAR, no menu à esquerda. Clique sobre o CNPJ ou razão social, altere os dados desejados e clique no botão ALTERAR.