Agendamento de Entregas

Transcrição

1 Agendamento de Entregas MT Última Atualização 24/11/2014

2 I. Objetivos Após este módulo de capacitação você será capaz de: Solicitar um Agendamento de Entregas de Materiais; Acompanhar o andamento da solicitação de Agendamento; Editar, confirmar e cancelar um Agendamento.

3 II. Como Acessar Como acessar a funcionalidade Entregas : Após efetuar o login no Portal Petronect, será exibido um menu principal. Clicar no menu Entregas.

4 IV. Solicitação de Agendamento Solicitar Agendamento Acessando submenu Agendamento de Entregas, será possível realizar as solicitações de agendamento de entregas e acompanhar o andamento das solicitações, bem como visualizálas, editá-las, confirmá-las ou cancelá-las. Na seção Solicitação do Agendamento haverá orientações para a realização do agendamento. Clicar no botão Solicitar Agendamento.

5 IV. Solicitação de Agendamento A tela de solicitação do agendamento será exibida. Na parte superior da tela haverá uma orientação para a realização da solicitação do agendamento. Selecionar o local de entrega desejado nas opções disponíveis.

6 IV. Solicitação de Agendamento Ao selecionar o local de entrega, surgirá ao lado a tabela Instruções do Local de Entrega. Após ler e aceitar as instruções indicadas na tabela ao lado, marque esta caixa. Clique no nome do arquivo para baixar e ler as instruções. Observação: A leitura e ciência das instruções do local de entrega é de caráter obrigatório para efetivar a solicitação.

7 IV. Solicitação de Agendamento A seção Pessoa de Contato indicada abaixo, estará preenchida com as informações do usuário que está acessando o portal no momento e não será possível editá-las.

8 IV. Solicitação de Agendamento Na seção Informações Básicas serão adicionados os números dos pedidos do agendamento, bem como, certificados e notas fiscais dos pedidos. O Nº de Agendamento é gerado automaticamente no momento em que se inicia o processo de solicitação de agendamento. Selecionar o tipo de agendamento para poder adicionar pedidos

9 IV. Solicitação de Agendamento O campo para informar os pedidos é exibido. Preencha o número do Pedido desejado e clique no botão Adicionar.

10 IV. Solicitação de Agendamento Será aberta uma janela para a confirmação da adição deste Pedido ao Agendamento. Verifique o Número do Pedido, o CNPJ e a Razão Social do Fornecedor. Clique no botão Confirmar.

11 O Pedido será incluído na tabela indicada. IV. Solicitação de Agendamento

12 Número do Pedido IV. Solicitação de Agendamento

13 CNPJ do Fornecedor referente ao Pedido. IV. Solicitação de Agendamento

14 Razão Social do Fornecedor referente ao Pedido. IV. Solicitação de Agendamento

15 IV. Solicitação de Agendamento Para incluir certificados ao pedido, clicar no ícone IIII. Observação: Os tipos de certificados que deverão ser carregados estarão descritos no Pedido.

16 IV. Solicitação de Agendamento Será aberta a janela Carregar Certificados apresentada abaixo. Preencha o campo Descrição com o nome do certificado que irá carregar. Observação: Todos os certificados exigidos no pedido devem ser informados. Caso algum arquivo tenha mais que 5 mb marcar a opção Sim no campo Entrega Física do Arquivo.

17 IV. Solicitação de Agendamento Registrar se haverá entrega física do certificado. Caso assinale a opção Não, o carregamento do arquivo será obrigatório. Ao manter o cursor em cima do ícone indicado, surgirá uma definição do campo e uma observação.

18 IV. Solicitação de Agendamento Clique no ícone Procurar... para buscar o arquivo no computador

19 IV. Solicitação de Agendamento Busque um arquivo no computador, selecione, e clique em Abrir.

20 IV. Solicitação de Agendamento Clique no botão Carregar Certificado.

21 IV. Solicitação de Agendamento Os certificados carregados ficarão registrados na tabela Certificados, com as informações preenchidas anteriormente. Haverá possibilidade de baixar os certificados clicando no ícone a da coluna Baixar ou excluí-lo clicando no ícone da coluna Excluir. Clicar no botão OK para voltarmos na tela de solicitação de agendamento.

22 IV. Solicitação de Agendamento Para incluir Notas Fiscais ao pedido, clicar no ícone IIII.

23 IV. Solicitação de Agendamento Será aberta a janela Carregar Notas Fiscais conforme indicado abaixo. Sendo possível incluir os números da Notas Fiscais referentes ao Pedido. Informar o Número da Nota Fiscal. Atenção: O prazo máximo para a realização do carregamento da Nota Fiscal será informado via em cada agendamento. Caso a Nota Fiscal não seja enviada até a data limite, o Agendamento será cancelado automaticamente.

24 IV. Solicitação de Agendamento Clicar no botão Carregar Nota Fiscal.

25 IV. Solicitação de Agendamento Caso a Nota Fiscal ainda não tenha sido enviada para Petrobras, será exibido uma mensagem de erro orientando a realização deste envio e posteriormente o carregamento do número da Nota Fiscal na solicitação do Agendamento.

26 IV. Solicitação de Agendamento Após carregar com sucesso, o Número e data do carregamento da Nota Fiscal ficarão gravados na tabela indicada abaixo. Clicar no botão indicado caso deseje excluir a Nota Fiscal. Clicar no botão OK.

27 IV. Solicitação de Agendamento Na seção Informações dos Volumes Transportados deverá ser selecionado a Área de Descarga do local de entrega de acordo com o tipo de volume transportado e preenchido a quantidade de itens de cada tipo. Selecione a área de descarga apropriada para o tipo de volume.

28 Descrição da Área de Descarga selecionada acima. IV. Solicitação de Agendamento

29 IV. Solicitação de Agendamento A tabela Volumes Recebíveis tem o objetivo de informar a quantidade dos volumes transportados de acordo com as suas características.

30 IV. Solicitação de Agendamento A Coluna Volumes : apresenta todas as características de volumes que a Área de Descarga selecionada está apta a receber.

31 IV. Solicitação de Agendamento Coluna Quantidade : preencher com a quantidade de itens que será entregue.

32 IV. Solicitação de Agendamento Na seção Data Preferencial informe a data de entrega de sua preferência. Selecione a data de entrega. Clique no botão desejada. e selecione a data Observação: Este campo não é de preenchimento obrigatório neste momento, podendo ser preenchido posteriormente ao editar o agendamento.

33 IV. Solicitação de Agendamento Selecione o turno que será realizado a entrega.

34 Clique no botão Salvar para enviar a solicitação de agendamento. IV. Solicitação de Agendamento

35 IV. Solicitação de Agendamento Após o sistema verificar todos os campos preenchidos, será exibida uma mensagem de sucesso.

36 IV. Solicitação de Agendamento O sistema exibirá uma mensagem de alerta caso algum campo obrigatório não esteja preenchido ou esteja incorreto.

37 V. Consultar Agendamentos Busca de Agendamentos O acompanhamento dos Agendamentos serão realizados através da seção Busca de Agendamentos. Para facilitar a consulta de agendamentos, utilize os filtros de busca desejados.

38 V. Consultar Agendamentos Os campos de filtragem são : Local de Entrega Exibe os locais de entrega disponíveis. Data da Solicitação Período que compreende a data de solicitação do agendamento. Data Agendada Período que compreende a data de entrega. Nº do Pedido ou Nº da PTM Número do pedido que foi associado ao agendamento. Nº da Nota Fiscal Número da Nota Fiscal que foi adicionada ao agendamento. Nº do Agendamento Número do agendamento solicitado. Reagendado Exibirá Sim ou Não para filtrar as solicitações reagendadas. Status do Agendamento Lista dos status possíveis de um agendamento.

39 V. Consultar Agendamentos Após preencher os critérios, clicar no botão Buscar. Observação: Ao clicar no botão Buscar sem ter preenchido nenhum campo de filtro, será apresentado como resultado todos os agendamentos realizados por sua empresa.

40 V. Consultar Agendamentos Caso nenhum registro seja encontrado, será exibida a mensagem abaixo.

41 V. Consultar Agendamentos Caso um agendamento seja encontrado será exibido uma tabela de resultados, conforme os critérios preenchidos anteriormente.

42 V. Consultar Agendamentos A tabela Resultados da Pesquisa exibirá as seguintes colunas: Editar (Ícone ) link de acesso a tela de edição da solicitação do agendamento. Este ícone não estará disponível quando o status do agendamento for igual a: Agendado, Cancelado, Entrega Rejeitada, Entrega Parcial e Entregue ; Cancelar (Ícone ) link de acesso a tela de cancelamento da solicitação de agendamento. Este ícone não estará disponível quando o status do agendamento for igual a: Cancelado, Entrega Rejeitada, Entrega Parcial e Entregue ; Agendar (Ícone ) link de acesso a janela para escolha da data para entrega do material. Este ícone deve ser exibido somente quando o status do agendamento for igual a: Confirmar Agendamento, Agendado com Pendência ou Agendado ; Agendamento número identificador do agendamento link de acesso a tela de visualização do agendamento; Solicitado Em Data em que o agendamento foi solicitado; Status - Indica o status em que o agendamento encontra-se atualmente; Agendamento Solicitado: Quando o fornecedor / transportador solicita um agendamento para ser analisado pelo planejador. Analise em Andamento: Quando o planejador edita alguma informação da solicitação. Porém ainda não realizou a estimativa de tempo de descarga necessária para o agendamento.

43 V. Consultar Agendamentos Revisar Solicitação: Quando o planejador rejeita a solicitação por alguma pendência na solicitação (Exemplo: documentação não enviada ou informação não enviada); Confirmar Agendamento: Quando o planejador terminou a estimativa de tempo de descarga e informou essa estimativa ao fornecedor / transportador que vai escolher o dia e turno disponíveis; Cancelado: Quando a solicitação é cancelada; Agendado com Pendência: Quando o fornecedor / transportador escolheu o dia e turno para entrega e foi encontrada alguma pendência durante toda análise do agendamento. Ex.: Um certificado necessário que vai ser entregue via malote, ou seja, certificados não anexados ao agendamento ou algum pedido está sem nota fiscal associada; Agendado: Quando o fornecedor / transportador escolheu o dia e turno para entrega e não foi encontrada nenhuma pendência durante toda a análise do agendamento; Entrega Rejeitada: Quando o planejador rejeita o recebimento de todo o material. Entrega Parcial: Quando o material é recebido parcialmente, ou seja, algumas notas fiscais foram rejeitadas no recebimento, porém tiveram notas recebidas corretamente; Entregue: Quando o material é recebido completamente, ou seja, nenhuma nota fiscal foi rejeitada no recebimento.

44 V. Consultar Agendamentos Data Agendada: Data programada para entrega do material; Período: Turno para qual a entrega foi programada; Local: Nome do local de entrega; Data do Cancelamento: Data em que o agendamento foi cancelado. Clique no botão Exportar tabela para PDF para baixar o resultado de sua pesquisa em formato PDF. Clique no botão Exportar para baixar o resultado de sua pesquisa em formato de planilha do Excel.

45 VI. Visualizar Agendamentos Visualizar Agendamentos Para visualizar um agendamento, clique no número indicado na coluna Agendamento.

46 VI. Visualizar Agendamentos Serão exibidos os dados do agendamento selecionado com todos os campos bloqueados para edição. Clique no botão Histórico de Ações para acompanhar o andamento da solicitação do agendamento.

47 VI. Visualizar Agendamentos Será exibida a janela Histórico de Ações, contendo uma tabela com a lista do registro de todas ações realizadas, distribuídas nas seguintes colunas: Responsável : Nome do responsável pela execução da ação; Data da Execução : Data da execução da ação; Ação Realizada : Ação que foi realizada; Laudo : Laudo da ação realizada; Justificativa : Justificativa da ação realizada; realizada. Clique no botão Fechar para voltar a tela de exibição do agendamento.

48 VI. Visualizar Agendamentos Clique no botão Voltar para retornar a tela de resultado da pesquisa realizada.

49 VII. Editar Agendamentos Editar Agendamentos Para editar um agendamento, clique no ícone na coluna Editar do agendamento desejado. Observação: Quando o status do agendamento for igual a: Agendado, Cancelado, Entrega Rejeitada, Entrega Parcial ou Entregue, o ícone de acesso a tela de edição não estará disponível.

50 VII. Editar Agendamentos Quando o status do agendamento for igual a: Solicitado ou Revisar Solicitação, a tela de edição do agendamento se comportará conforme apresentado abaixo. A seção Seleção do Local de Entrega estará bloqueada para edição.

51 A seção Pessoa de Contato estará bloqueada para edição. VII. Editar Agendamentos

52 VII. Editar Agendamentos A seção Informações Básicas estará disponível para edição, podendo incluir novos pedidos, certificados e notas fiscais.

53 A seção Informações dos Volumes Transportados e Data Preferencial para Entrega estarão disponíveis para edição. Clicar no botão Salvar após realizar as edições. VII. Editar Agendamentos

54 Após salvar a edição será exibida a mensagem indicada abaixo. VII. Editar Agendamentos

55 VII. Editar Agendamentos Quando o status do agendamento for igual a: Análise em Andamento, Confirmar Agendamento ou Agendamento com Pendência, a edição do agendamento se comportará conforme apresentado abaixo. A seção Seleção do Local de Entrega e Pessoa de Contato estarão bloqueadas para edição.

56 Na seção Informações Básicas, somente as funções de carregar certificados e notas fiscais estarão habilitadas para edição. VII. Editar Agendamentos

57 VII. Editar Agendamentos As seções Informações dos Volumes Transportados e Data Preferencial para Entrega estarão bloqueadas para edição. Clicar no botão Salvar após realizar as edições.

58 Após salvar a edição será exibida a mensagem indicada abaixo. VII. Editar Agendamentos

59 Clique no botão Voltar. VII. Editar Agendamentos

60 VIII. Cancelar Agendamento Cancelar Agendamentos Para cancelar um agendamento, clique no ícone na coluna Cancelar do agendamento desejado. Observação: Quando o status do agendamento for igual a: Cancelado, Entrega Rejeitada, Entrega Parcial e Entregue ; o ícone de cancelamento não estará disponível.

61 VIII. Cancelar Agendamento Ao clicar no botão Cancelar, será apresentada a tela de cancelamento do agendamento conforme indicado abaixo. Na parte superior haverá uma seção de orientação para a realizar o cancelamento.

62 VIII. Cancelar Agendamento As seções Pessoa de Contato e Informações Básicas estarão disponíveis para visualização.

63 VIII. Cancelar Agendamento Na seção Confirmação do Cancelamento, deverá ser informado uma justificativa para o cancelamento do Agendamento. Após preencher, clicar no botão Confirmar.

64 VIII. Cancelar Agendamento Após confirmar o cancelamento será exibida a mensagem indicada abaixo. Clique no botão Voltar.

65 IX. Agendar Agendar Caso o ícone da coluna Agendar estiver sendo exibido e o status do agendamento for Confirmar Agendamento, será necessário indicar a data preferencial da entrega. Clicar no botão da coluna Agendar para indicar a data preferencial da entrega.

66 IX. Agendar Será exibida a janela Seleção de turno de entrega conforme indicado abaixo. Conferir o número do Agendamento. Preencha a data de entrega desejada e clique no botão Verificar Turnos para o sistema verificar os turnos disponíveis para a data escolhida. Em seguida, selecione o turno da entrega desejado. Clique no botão Confirmar. Observação: O campo Data do Agendamento estará preenchido com a primeira data e turno disponível do local de entrega.

67 X. Reagendar Reagendar Caso o ícone da coluna Agendar estiver sendo exibido e o status do agendamento for igual a: Agendado com Pendência ou Agendado, haverá possibilidade de realizar um reagendamento, ou seja, mudar a data da entrega. Clicar no botão da coluna Agendar para reagendar a entrega para outra data.

68 X. Reagendar Será exibido a janela Seleção de turno de entrega conforme indicado abaixo. Conferir o número do Agendamento. Preencha a data de entrega desejada e clique no botão Verificar Turnos para o sistema verificar os turnos disponíveis para a data escolhida. Em seguida escolha o turno da entrega. Clique no botão Confirmar. Observação: O campo Data do Agendamento estará preenchido com a data e turno do Agendamento salvo no sistema.

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