Material de Apoio Pedagógico PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL PEN - UFOPA 1
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- Catarina Silva
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1 Material de Apoio Pedagógico PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL PEN - UFOPA 1
2 TRANSFORMANDO PROCESSO FÍSICO EM DIGITAL 2
3 Processo Eletrônico via SIPAC Do Processo Físico para o Processo Digital 1 Escanear o processo físico para PDF. (Observar a resolução no equipamento e escolher a mais razoável). 2 Nomear o arquivo digital com o número do processo físico. Exemplo: (No lugar da barra, usar hífen) Logar no SIPAC e entrar no Portal Administrativos, Protocolo, Processos, Adicionar Documento. 3
4 Processo Eletrônico via SIPAC Do Processo Físico para o Processo Digital 4 Digitar o número do processo para consultá-lo. Obs: O processo deve estar na posse do servidor encaminhado. 5 Após o Processo ser listado, clicar em Selecionar Processo. 4
5 Processo Eletrônico via SIPAC Do Processo Físico para o Processo Digital 6 a) Opções de Documentos: Informar Novo Documento; b) Informar no campo Tipo do Documento : CÓPIA DE PROCESSO; c) Digitar observação (Recomendação abaixo); d) Forma do Documento: Anexar Documento Digital. 5
6 Do Processo Físico para o Processo Digital 7 a) Data do Documento: Colocar a data da criação do PD; b) Identificador: Informado na 1ª página do PF (Não é a capa); c) Ano: Ano do PF; d) Número de Folhas: Total de folhas no PF; e) Unidade de Origem: Informar a unidade atual, na qual encontra-se o PF; f) Tipo de Conferência: DOCUMENTO ORIGINAL; g) Arquivo Digital: Carregar o PDF do PF escaneado; PD: Processo Digital PF: Processo Físico 6
7 Do Processo Físico para o Processo Digital 8 Selecionar um Assinante Responsável pelo documento que está sendo adicionado. 7
8 Do Processo Físico para o Processo Digital 9 Após selecionar o nome, o servidor deverá assinar digitalmente o documento (Cópia do PF) anexado. Preencher Função e Senha. Clicar em Adicionar Documento. 8
9 10 Finalizar. 9
10 Do Processo Físico para o Processo Digital 10
11 Do Processo Físico para o Processo Digital Inserir Declaração Oficial de Documento Original informando que o processo foi digitalizado e que seguirá no formato digital, daqui pra frente. Sugestão no Site da Proad: 11
12 Do Processo Físico para o Processo Digital 1 Logar no SIPAC e entrar no Portal Administrativos, Protocolo, Processos, Adicionar Documento. 2 Digitar o número do processo para consultá-lo. Obs: O processo deve estar na posse do servidor encaminhado. 12
13 Do Processo Físico para o Processo Digital 3 Após o Processo ser listado, clicar em Selecionar Processo. 4 a) Opções de Documentos: Informar Novo Documento; b) Informar no campo Tipo do Documento : DECLARAÇÃO; c) Digitar observação (Recomendação abaixo); d) Forma do Documento: Escrever Documento. 13
14 Do Processo Físico para o Processo Digital DECLARAÇÃO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTO OFICIAL Buscando assegurar a eficiência, eficácia e a efetividade da ação governamental e também visando a sustentabilidade ambiental, por meio do uso da tecnologia da informação e comunicação, e dentre outros benefícios, foi publicado o Decreto nº em 08 de outubro de 2015 onde dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Neste sentido, a Universidade Federal do Oeste do Pará, fazendo o devido uso do seu sistema próprio de gestão e tramitação de processos administrativos, efetua a digitalização do processo em pauta como fase inicial no uso do Processo Digital na instituição, atuando especificamente com um grupo de trabalho (Port. 05, 23/05/2018/PROAD) para efetivação do uso, inicialmente nos campi da UFOPA, de forma modular e por assunto processual específico, visando o estabelecido pelo Decreto nº 8.539/2015. Portanto, todos atos administrativos exarados nos autos físicos estão autuados oficialmente como originais e a partir deste ponto, todos os atos administrativos deverão ser executados na forma digital sob controle geral do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC. 14
15 Processo Eletrônico via SIPAC Do Processo Físico para o Processo Digital 5 Editar Texto. Sugestão no Site da Proad: 15
16 Do Processo Físico para o Processo Digital 6 Selecionar um Assinante Responsável pelo documento que está sendo adicionado. 16
17 Do Processo Físico para o Processo Digital 7 Após selecionar o nome, o servidor deverá assinar digitalmente o documento (Cópia do PF) anexado. Preencher Função e Senha. Clicar em Adicionar Documento. 17
18 Do Processo Físico para o Processo Digital 8 Finalizar. 18
19 CRIANDO PROCESSOS TOTALMENTE DIGITAIS 19
20 1º: Como criar um Memorando Eletrônico que gerará um Processo Digital? 20
21 DESTINATÁRIO INICIAL Se for fora de Sede: Protocolizador de Processo Digital DEMANDA ANEXOS DESTINATÁRIO FINAL: Quem vai trabalhar inicialmente no processo. 21
22 Memorando Eletrônico PASSO 1 Cadastrar Memorando no SIPAC 22
23 Memorando Eletrônico PASSO 2 Escolher a "COORDENAÇÃO DE PROTOCOLO" como Unidade Destinatária OU PROTOCOLIZADOR DE PROCESSO DIGITAL DO CAMPUS, nas unidades fora de Sede. 23
24 Memorando Eletrônico PASSO 3 Preencher TODOS os campos do cabeçalho do Memorando 24
25 Memorando Eletrônico PASSO 4 Incluir texto do Memorando 1. Solicitamos emissão de empenhos para utilização em diárias e passagens no exercício de 2018, conforme estrutura orçamentária informada em mapa de empenho anexo. 2. Informamos que este ME instruirá Processe Eletrônico e deverá ser enviado à Diretoria de Finanças e Contabilidade DFC. 25
26 Memorando Eletrônico PASSO 5 Digitar o nome e selecionar o(a) servidor(a) que autenticará e enviar para autenticação. UD 26
27 Memorando Eletrônico MEMORANDO CADASTRADO UD 27
28 2º: Agora que o Memorando foi enviado pelo demandante, é a vez da Unidade Protocolizadora autuar o PD. 28
29 Processo Digital desde o início 1 Após logar no sistema o ME deve ser primeiramente recebido. 2 Clicando na lupa, automaticamente o ME é recebido pelo servidor. Se tiver anexo, clicar para baixar o anexo. UP 29
30 Processo Digital desde o início Lembrar de clicar no anexo e baixá-lo, pois ele será anexado como Documento no PD, quando houver. UP 30
31 Processo Digital desde o início 3 Iniciando a abertura do PD; Na guia Processos, clicar em Autuar Processo. 4 No campo Documentos Encontrados, deverá aparecer o ME recebido; Clicar em Selecionar Documento. 31
32 Processo Digital desde o início 5 Dados Gerais do Processo; Processo Interno; Assunto do Processo; Assunto Detalhado; Observação. UP 32
33 Processo Digital desde o início 6 Editar Informações do anexo que comporá o processo. Havendo outras nomenclaturas, o setor deve consultar o Arquivo Central antes de solicitar o acréscimo na lista. UP
34 Processo Digital desde o início 34
35 Processo Digital 7 Selecionar um Assinante Responsável pelo anexo que está sendo adicionado. 35
36 Do Processo Físico para o Processo Digital 8 Após selecionar o nome, o servidor deverá assinar digitalmente o documento (Cópia do PF) anexado. Preencher Função e Senha. Clicar em Adicionar Documento. 36
37 Processo Digital desde o início O procedimento pode ser repetido para incluir outros anexos. 37
38 Processo Digital desde o início 9 Identificar os interessados no PD. 38
39 Processo Digital desde o início 10 Identificação do destinatário. Somente digitar o nome da Unidade destinatária. Não há necessidade de dados complementares e despacho, nesta fase. 39
40 Processo Digital desde o início 11 Confirmação do cadastro. Dados Gerais do Processo. Finalização. 40
41 Processo Digital desde o início Nº do Processo Digital 41
42 Não esquecer de enviar (Institucional) informando o envio do Processo Digital. Depois que Registrar a Saída do Processo. 42
43 Processo Digital 43
44 Como tramitar os Processos Digitais? Receber, Ler, Despachar Anexando Documentos e Enviar. Receber o PD 44
45 Processo Digital 1 Iniciando o recebimento do Processo Digital; Clicar em Registrar Recebimento. 2 Preencher o número do processo e depois buscar ; Clicar na caixa de seleção do processo e depois Continuar. DF 45
46 Processo Digital DF 46
47 Como tramitar os Processos Digitais? Receber, Ler, Despachar Anexando Documentos e Enviar. Ler o PD 47
48 Processo Digital 1 Iniciando a leitura do Processo Digital; Continuando a partir da tela anterior; Clicar na lupa ou no número do Processo. DF 48
49 Processo Digital 2 Na aba Documentos, ler os documentos que deram origem ao processo. DF 49
50 Processo Digital Ler os Anexos Visualizar Documento Visualizar Dados do Documento Visualização Não Disponível Visualizar Dados do Documento 50
51 Processo Digital Ler o Memorando Inicial 51
52 Processo Digital 3 Na aba Movimentações, ler o histórico de tramitações e seus respectivos despachos. 52
53 Processo Digital 53
54 Como tramitar os Processos Digitais? Receber, Ler, Despachar Anexando Documentos e Enviar. Despachar o PD 54
55 Iniciando pela Anexação do Documento (Produto de um determinado trabalho). 55
56 Processo Digital nos Campi 1 Na aba Processos, clicar em Anexar Documentos. 2 Localizar o processo e clicar em Selecionar Processo. DF 56
57 Processo Digital nos Campi 3 Informar o tipo do Documento e demais informações inerentes. Nova versão possibilitará a seleção de servidores de outras unidades. DF 57
58 Processo Digital nos Campi 4 Identificar o Documento a ser inserido e Finalizar. DF 58
59 Finalizando com o cadastramento do Despacho. 59
60 Processo Digital nos Campi 1 Na aba Processos, clicar em Cadastrar Despacho. 2 Localizar Processo; Clicar em Cadastrar Despacho. DF 60
61 Processo Digital nos Campi 3 Preencher os dados gerais do Despacho e o seu conteúdo. 61
62 Processo Digital nos Campi Não utilizar a função de anexar arquivos no despacho. - Convencionamos esta restrição para evitar arquivos espalhados ao longo do processo digital, o que dificulta a localização e leitura. - Todos os anexos organizados na tela inicial do processo propicia melhor organização e visualização do conteúdo juntado como um todo. 62
63 Processo Digital nos Campi 63
64 ERREI O DESPACHO!!! E AGORA??? 64
65 Processo Digital nos Campi 1 Na aba Processos, clicar em Cadastrar Despacho. 2 Localizar Processo; Clicar em Editar Despacho. 65
66 Processo Digital nos Campi 3 Clicar novamente em Editar Despacho. 66
67 Como tramitar os Processos Digitais? Receber, Ler, Despachar Anexando Documentos e Enviar. Enviar o PD 67
68 Processo Digital nos Campi 1 Na aba Processos, clicar em Registrar Envio (Saída). 2 Localizar o Processo, marcar a caixa de seleção e continuar. 68
69 Processo Digital nos Campi 3 Selecionar a Unidade de destino; Clicar em Enviar. 69
70 Processo Digital nos Campi Parabéns! Processo Digital enviado com sucesso. 70
71 Não esquecer de enviar (Institucional) informando o envio do Processo Digital. Depois que Registrar a Saída do Processo. 71
72 Material didático pedagógico desenvolvido para complementar a capacitação presencial e auxiliar na desenvoltura dos trabalhos digitais. Dúvidas ou sugestões: secretaria.proad@ufopa.edu.br Com dedicação, motivação, visão, talento, diálogo e trabalho em equipe podemos transformar o trabalho, a empresa, a comunidade e contribuirmos para uma sociedade melhor e mais justa. Otto Cembranelli Obrigado! 72
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