MEMORANDOS SIPAC/PROTOCOLO/MEMORANDOS VERSÃO /07/2017

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1 MEMORANDOS SIPAC/PROTOCOLO/MEMORANDOS VERSÃO /07/2017

2 MEMORANDO Memorando é um gênero textual comum nas comunicações internas oficiais de instituições, empresas e órgãos públicos. Os memorandos servem como um meio de transmitir uma informação para funcionários de um mesmo local de maneira rápida e menos burocrática. Para isso, as respostas deste ato administrativo devem ser feitas no próprio memorando, evitando o acúmulo de documentações. A principal particularidade deste gênero textual é a objetividade. Por fazer parte da comunicação interna de um meio comercial, o memorando deve ser feito com uma linguagem breve, direta e precisa.

3 MEMORANDO Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc a serem adotados por determinada unidade administrativa (setor) do serviço público. apenas servidores com níveis de responsabilidade CHEFE, VICE ou GERENTE podem ser destinatários).

4 ACESSO Após realizar o login no SIPAC entraremos na tela principal do sistema aonde teremos acesso aos módulos do sistema. CLICANDO AQUI PODEMOS ACESSAR OS MÓDULOS DO SISTEMA

5 ACESSO AO PROTOCOLO Nesta tela é apresentado todos os módulos do SIPAC CLICANDO EM PROTOCOLO TEREMOS ACESSO AO MEMORANDO

6 ACESSO AO PROTOCOLO Na tela de protocolo é possível gerenciar os processos, documentos e memorandos Aqui é possível cadastrar, editar listar e acompanhar os memorandos AQUI PODEMOS ENCAMINHAR UM MEMORANDO A OUTRO SETOR DA UNIVERSIDADE PODEMOS CADASTRAR E ALTERAR MEMORANDOS PODEMOS VISUALIZAR OS MEMORANDOS AQUI PODEMOS DEFINIR QUAIS SERVIDORES DO SETOR TERÃO ACESSO AO MEMORANDO

7 CADASTRO DE MEMORANDO Primeiramente precisamos selecionar a unidade de destino AQUI DEVEMOS SELECIONAR O SETOR QUE IRÁ RECEBER O MEMORANDO AO DIGITAR NO CAMPO O SISTEMA APRESENTA UMA LISTA DE OPÇÕES

8 CADASTRO DE MEMORANDO Precisamos selecionar agora a unidade de destino e quem será responsável por receber o memorando AQUI TEMOS O SETOR SELECIONADO AQUI TEMOS A ÁRVORE DE TODOS OS SETORES DA UNIVERSIDADE AQUI APARECE O SERVIDOR RESPONSÁVEL PELO SETOR E QUAL SUA FUNÇÃO MARCANDO ESSA OPÇÃO O SISTEMA TE AVISARÁ ATRAVÉS DE QUANDO O DESTINATÁRIO LER O MEMORADO. AQUI DEVEMOS SELECIONAR QUAIS SERVIDORES PODERÃO RECEBER O MEMORANDO

9 DIGITANDO O MEMORANDO Nesta tela é informado o Titulo do memorando, assunto e texto. Também é possível adicionar um anexo caso seja necessário O TÍTULO DO MEMORANDO (OBRIGATÓRIO) ASSUNTO DO MEMORANDO AO CLICAR EM ESCOLHER ARQUIVO ABRE UM CAIXA DE SELEÇÃO PARA A ESCOLHA DO ARQUIVO DESEJADO TEXTO DO MEMORANDO (OBRIGATÓRIO) APÓS ESCOLHER O ARQUIVO, ESTE DEVE SER ANEXADO.

10 QUEM DEVE ASSINAR O MEMORANDO Nesta tela devemos adicionar todos os servidores que deverão assinar o memorando.(somente chefes,vice-chefes e secretários) DEVEMOS SELECIONAR O SERVIDOR QUE ASSINARÁ O DOCUMENTO AQUI MOSTRA O SETOR DO SERVIDOR PARA ADICIONAR O SERVIDOR DEVEMOS CLICAR AQUI AQUI SELECIONAMOS A FUNÇÃO DO SERVIDOR PODEMOS ADICIONAR OUTRO SERVIDOR REPETINDO O PASSO ANTERIOR AQUI APARECE OS SERVIDORES QUE FORAM ADICIONADOS PARA ASSINAR O MEMORANDO AQUI PODEMOS GRAVAR PARA REVISAR E ENVIAR DEPOIS. OU PODEMOS ENVIAR DIRETAMENTE TEXTO DO MEMORANDO É POSSÍVEL VISUALIZAR COMO FICOU O MEMORANDO

11 FINALIZANDO O MEMORANDO Ao enviar o memorando para autenticação o sistema apresentará uma tela de confirmação de envio com os dados do memorando MENSAGEM DE CONFIRMAÇÃO DADOS DO MEMORANDO ENVIADO PODEMOS CADASTRAR UM NOVO MEMORANDO VOLTAR PARA O MENU DE PROTOCOLOS PODEMOS AUTENTICAR UM MEMORANDO CASO SEJA CHEFIA, VICE-CHEFIA OU SECRETÁRIO

12 CANCELAR MEMORANDO É Possível cancelar um memorando desde que não tenha sido entregue É POSSÍVEL ESTIPULAR O TIPO DE FILTRO, PARA FACILITAR A BUSCA DO MEMORANDO AQUI É APRESENTADO TODOS OS MEMORANDOS ENVIADOS PELO USUÁRIO QUE AINDA NÃO FORAM AUTENTICADOS VISUALIZAR O MEMORANDO CLICANDO NO X É POSSÍVEL CANCELAR O ENVIO DO MEMORANDO. AQUI TAMBÉM É POSSÍVEL EDITAR E ENVIAR O MEMORANDO.

13 ASSINATURA DO MEMORANDO ASSINAR MEMORANDO O Servidor que tem cargo de chefia ou vice-chefia poderá visualizar se existe algum memorando para a assinatura através da aba Autenticações e depois Memorandos Eletrônicos AO CLICAR EM AUTENTICAR MEMORANDO É APRESENTADO A SEGUINTE TELA AONDE O SERVIDOR AUTENTICAR E ENVIAR OU AUTENTICAR E NÃO ENVIAR VISUALIZAR O MEMORANDO EDITAR O MEMORANDO DADOS DO MEMORANDO AQUI É APRESENTADO TODOS OS MEMORANDOS QUE NECESSITAM SER ASSINADOS DEVE SER INFORMADO A SENHA CORRETA PARA AUTENTICAR O MEMORANDO CASO TODOS AS ASSINATURAS JÁ TEREM SIDO CONFIRMADAS CASO EXISTA ALGUMA ASSINATURA FALTANDO

14 OUTRO CAMINHO PARA AUTENTICAR É possível autenticar o memorando também pelo menu protocolos memorandos e depois em autenticar memorandos AUTENTICAR MEMORANDOS APÓS CLICAR EM AUTENTICAR MEMORANDO É APRESENTADO ESTA TELA NA QUAL É POSSÍVEL ASSINAR, VISUALIZAR E EDITAR O MEMORANDO O PASSO PARA AUTENTICAR O MEMORANDO É O MESMO APRESENTADO ANTERIORMENTE

15 RECEBIMENTO DO MEMORANDO Após todos assinarem o memorando ele é enviado para o destinatário. O destinatário deve acessar o módulo memorando dentro do protocolo para visualizar o memorando recebido. AQUI É APRESENTADO OS MEMORANDOS QUE FORAM RECEBIDOS E AINDA NÃO VISUALIZADOS AQUI É APRESENTADO OS MEMORANDOS QUE FORAM RECEBIDOS E VISUALIZADOS

16 RECEBIMENTO DO MEMORANDO AQUI É POSSÍVEL CONFIGURAR FILTROS PARA FACILITAR A BUSCA POR UM MEMORANDO ESPECIFÍCO AQUI É APRESENTADO OS MEMORANDOS É POSSÍVEL MARCAR PARA ACOMPANHAMENTO, VISUALIZAR, VER EM DETALHES, RESPONDER E ENCAMINHAR O MEMORANDO

17 Visualizar É possível visualizar o memorando na integra, ou podemos visualizar o documento detalhado ATRAVÉS DO MENU MEMORANDO DETALHADO ATRAVÉS DO MENU VISUALIZAR MEMORANDO

18 RESPONDER MEMORANDO Após o recebimento do memorando o servidor é possível responder a solicitação feita pelo memorando através do ícone ADICIONAR SELECIONADOS SÓ POSSÍVEL RESPONDER A DIVISÃO QUE ENVIOU O MEMORANDO. É NECESSÁRIO SELECIONAR ELA E ADICIONAR A LISTA DE DESTINATÁRIOS PARA PROSSEGUIR SELECIONAR SETOR APÓS ADICIONAR O SETOR ELE APARECERÁ NA LISTA DE DESTINATÁRIOS PODEMOS EXCLUIR UM DESTINATÁRIO JÁ ADICIONADO

19 RESPONDER MEMORANDO Após selecionar os destinatários o sistema apresenta a tela abaixo para escrever o texto de resposta do memorando, é possível também anexar um arquivo. Em seguida o sistema apresenta os mesmos passos apresentados no cadastro do memorando. O TITULO É OBRIGATÓRIO O TEXTO É OBRIGATÓRIO

20 ENCAMINHAR MEMORANDO Antes de encaminhar o memorando é importante se atentar em qual unidade o usuário está conectado, pois caso esteja conectado a uma unidade que memorando não tenha sido enviado isso acarretará em um erro. A seleção da unidade é feita através do ícone abaixo do nome do servidor na topo esquerdo da página do sistema UNIDADE SELECIONADA, AO CLICAR NO ÍCONE É POSSÍVEL ALTERAR O texto é Obrigatório SELECIONE A UNIDADE QUE DESEJA CONECTAR CONFIRMA TROCA DE UNIDADE

21 SELECIONAR A UNIDADE A SER ENCAMINHADA Após selecionar o encaminhamento devemos escolher a unidade que receberá o memorando

22 ENCAMINHANDO MEMORANDO Um memorando só pode ser encaminha para uma unidade diferente da atual. Ao encaminhar um memorando é possível escrever alguma observação sobre ele ou adicionar um despacho. SELECIONE PARA INFORMAR UM DESPACHO PODEMOS ESCREVER ALGUMA OBSERVAÇÃO SOBRE MEMORANDO Selecione a unidade que O deseja conectar ENCAMINHAR O MEMORANDO

23 INFORMANDO DESPACHO OPÇÕES DO DESPACHO Ao selecionar a opção de despacho o sistema abre a secção de despacho aonde deve ser informado o tipo de despacho, o parecer, o servidor responsável, se é publico, forma de despacho e o texto do despacho TIPO DE DESPACHO PARECER RESPONSÁVEL TEXTO DO DESPACHO Despacho é a decisão proferida pela autoridade administrativa no caso submetido à sua apreciação, podendo ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrado, funcionário ou não. ENCAMINHAR O MEMORANDO

24 RECEBER MEMORANDO COM DESPACHO É possível verificar se um memorando possui despacho através da consulta de memorando no modulo de protocolo. TELA DO MEMORANDO DETALHADO Na consulta aparece o ícone memorando detalhado, quando clicado apresenta detalhes do memorando. VISUALIZAR DESPACHO MEMORANDO DETALHADO RESULTADO DA CONSULTA

25 Visualização do despacho DESPACHO FAVORÁVEL

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