Em caso de anormalidade no procedimento comunicar os responsáveis pelo sistema SUAP no DADT- Reitoria

Transcrição

1 Manual de Utilização SUAP Modulo Protocolo Criado por: Carlos Gomes Em: 13/10/2010 Objetivo: Operação do modulo Protocolo SUAP Pré-requisitos: Possuir acesso ao sistema; Possuir usuário com permissão de utilização ao modulo; Em caso de anormalidade no procedimento comunicar os responsáveis pelo sistema SUAP no DADT- Reitoria

2 Passos: 1. Acessar o sistema através do endereço: 2. Inserir o usuário e senha fornecida; 2.1. Para alterar a senha entrar em contato com o suporte SUAP no DADT através do ramal 1681; 3. Acessar o Modulo Protocolo: 3.1. Ao realizar o acesso o menu será exibido conforme abaixo: 4. Cadastrar Processo: 4.1. Acessar o menu Cadastrar Processo;

3 4.2. Na tela de cadastro inserir as informações necessárias: Pessoa interessada: A quem o processo é referenciado; Numero do documento: Numero do documento enviado ao setor de protocolo solicitando a abertura do Processo; Assunto: Titulo do Processo o mesmo deve ser redigido de forma que facilite a interpretação do processo; Tipo: Memorando, Oficio ou Requerimento apenas por estes três tipos de documentos um o Processo deve ser solicitado; Palavras Chaves: São palavras que facilitem a busca do Processo; Primeiro trâmite: Nenhum: Caso selecionado um processo é aberto sem um encaminhamento, ou seja, ele ainda não tem um despacho e setor de destino; Interno: Caso selecionado um processo é aberto e é solicitado um despacho e um setor de destino obrigatoriamente interno significa dizer que o interessado é uma pessoa dentro do instituto; Externo: Caso selecionado um processo é aberto e é solicitado um despacho e um setor de destino obrigatoriamente externo significa dizer que o interessado é externo ao instituto exemplo uma empresa;

4 4.3. Caso a pessoa interessada não esteja cadastrada basta clicar no link ao lado de Pessoa Interessada, para cadastro do mesmo: Para cadastro de pessoa Física estes dados são solicitados Nome, Sexo, CPF e Data de Nascimento; Para cadastro de pessoa Jurídica estes dados são solicitados; Obrigatoriamente, Nome, CNPJ e pelo menos um telefone para contato o campo DDD deve ser preenchido no formato xx e o numero no formato xxxx-xxxx; 4.4. Ao ser preenchidos os campos clicar em salvar para criar o Processo; 4.5. Quando o Processo é criado se selecionado interno ou externo o mesmo é direcionado para a tela de despacho, onde é solicitado a descrição do despacho e o setor de destino;

5 No campo despacho deve ser inserido o Maximo de informações possíveis, exemplo o que está acontecendo, quais documentos pertencem ao processo etc No Campo setor de destino existe duas possibilidades Exibir Auto Completar onde digitando a sigla do setor o descrição são listados as opções a serem escolhidas, encontrado a desejada basta clicar sobre a opção: Selecionando a opção arvore é possível a localização do setor via arvore de figura:

6 4.6. Após confirmar o despacho e o destino será exibida esta tela; 4.7. Clicar sobre o numero do processo; 4.8. Será exibida uma tela com todas as informações do processo;

7 4.9. O Próximo passo é a impressão da capa do processo clicando sobre o link capa: Abrir o PDF e realizar a impressão; O Processo agora está criado e encaminhado; 5. Caixa de entrada e saída; 5.1. Acessar o menu Ver Caixa de entrada e saída; 5.2. Esta caixa tem o conceito de caixa de ;

8 Caixa de entrada: Nesta área estão os processos encaminhados ao departamento; Processos aguardando encaminhamento: Estão os processos que foram recebidos e aguardam tramitação; Caixa de saída: Estão os processos que foram enviados e ainda não recebidos pelo destinatário, permite que de maneira fácil saibamos quem não recebeu os processos enviados por nós; 5.3. Para receber um processo se faz necessário abrir a caixa de entrada e saída e na área da caixa de entrada clicar sobre o link receber do processo;

9 Em seguida será exibida uma tela para inserir o despacho de recebimento, deve-se detalhar ao máximo, se a escolha for apenas receber clicar em Receber se a ação do usuário que está recebendo o processo estiver concluída e o processo poder ser encaminhado deve-se clicar em Receber e Encaminhar; Se estiver encaminhando seguir os passos do tópico 4.5; 5.4. Apenas quando o processo é recebido o mesmo pode ser encaminhado ou finalizado; 5.5. Para Encaminhar um processo acessar o menu Ver Caixa de entrada e saída e na área de caixa de entrada acessar o link encaminhar, o procedimento seguinte é igual ao do tópico 4.5; 5.6. Para Finalizar um processo acessar o menu Ver Caixa de entrada e saída e na área de caixa de entrada acessar o link finalizar;

10 Deve-se inserir um despacho de finalização detalhado; 5.7. Arquivando um Processo: Este arquivamento pode ocorrer apenas quando o processo é finalizado; AO Finalizar um processo é possível registrar o local de arquivamento do mesmo será exibido uma opção de arquivamento conforme segue: Na tela seguinte é solicitado o setor de arquivamento e um despacho para o mesmo, após preencher os campos basta clicar em salvar:

11 Esta tela é apresentada: Esta é a tela com o histórico de tramitação de um Processo: