Treinamento do Sistema de Protocolo Módulo SIPAC Perfil: Tramitação de processos

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1 Treinamento do Sistema de Protocolo Módulo SIPAC Perfil: Tramitação de processos Maceió, junho de 2012.

2 2 Histório de versões Versão /06/2012 Descrição: Versão inicial

3 3 Conteúdo 1. Conhecendo o Sistema de Protocolo 2. Módulo de Protocolo 3. Registrar Recebimento de Processos 4. Registrar Envio (Saída) de Processos 5. Alterar Encaminhamento de Processo 6. Arquivar Processo 7. Cadastrar Memorandos Atenção: Todas as funcionalidades do sistema podem ser facilmente visualizados online, no endereço eletrônico: Endereço do ambiente de treinamento:

4 4 1. Conhecendo o Portal Administrativo O Sistema de Protocolo contem uma tela inicial, onde a consulta e visualização de processos pode ser realizada por qualquer pessoa. Para acessar o sistema e realizar as funcionalidades institucionais do Sistema de Protocolo, é necessário clicar no canto superior direito da tela, onde tem ENTRAR NO SISTEMA. Ao clicar em Entrar no Sistema, será carregada a tela a seguir, onde há algumas informações importantes:

5 5 1. O sistema indica que você está em SIPAC (Administrativo), onde será possível acessar o Sistema de Protocolo 2. Para acessar o sistema, você precisará usar o seu USUÁRIO e a sua SENHA. 3. Caso você não possua um USUÁRIO e SENHA para acessar o sistema, clique em CADASTRE-SE. 4. É possível obter o envio do de confirmação de cadastro, assim como obter o login e senha, caso você tenha esquecido. Nas próximas seções será apresentado como é realizado o cadastro de servidor, e como está organizada a tela inicial do sistema Cadastro de Servidor Ao clicar em CADASTRE-SE, apresentado na figura anterior, será carregada uma tela contendo um formulário para preenchimento dos dados do servidor: Ao entrar nessa tela, o servidor deverá informar os dados. Seguem algumas informações importantes: Todos os campos que possuem uma estrela são de preenchimento obrigatório. A qualquer momento você pode passar o mouse em cima da interrogação para ler as informações sobre o campo solicitado. É definido por padrão que o login do usuário seja preenchido com a seguinte formatação: PRIMEIRO NOME +. + ÚLTIMO NOME. Veja o exemplo: Nome Completo: José Santos Silva Login: jose.silva (sem acentos e com todas as letras minúsculas)

6 Tela Inicial Na tela inicial do sistema contem um menu principal, onde é possível acessar vários sistemas, e outras informações que serão apresentadas: 1. Na parte superior da tela é possível visualizar as informações do usuário que está logado no sistema. Além do nome completo, é possível visualizar também o setor de lotação do usuário. Essas informações ficam visíveis em quase todas as telas do sistema. 2. No canto superior direito há seis botões, os quais também ficam visíveis em quase todas as telas do sistema. São as suas funcionalidades: a. Módulos: a qualquer momento você pode clicar nesse botão para abrir a tela com os módulos b. Cx. Postal: clique nesse botão para visualizar as mensagens que são enviadas para você. c. Abrir Chamado: É possível solicitar suporte do sistema diretamente por esse botão. Será aberta uma tela, contendo um formulário para preenchimento, onde é possível indicar problemas que eventualmente possam ocorrer. d. Portal Admin.: Clicando nesse botão, você estará entrando no portal inicial do sistema. e. Alterar Senha: Você pode alterar a sua senha clicando nesse botão. Lembre-se: evite criar senhas de fácil descoberta. Datas de nascimento, nomes e palavras podem ser facilmente descobertas por pessoas má intencionadas. É recomendável a utilização de senhas contendo a combinação de LETRAS e NÚMEROS. f. Ajuda: Contém os manuais de todas as funcionalidades do sistema. 3. Tela contendo os botões de acesso aos Módulos (sistemas). 4. Área contendo os botões de acesso aos Módulos de Portais. 5. Clicando em MENU PRINCIPAL você voltará para a tela contendo os botões de acesso aos Módulos (sistemas). Entrando no Portal Administrativo, é possível visualizar notícias, um menu superior, e acessar funcionalidades e operações úteis para a realização do seu trabalho diário:

7 7 Onde: 1. É possível navegar pelo menu horizontal, o qual contém o acesso às funcionalidades de vários sistemas. Os itens desse menu podem variar de acordo com o perfil do usuário. Assim, identifique a localização da opção PROTOCOLO e visualize as suas subopções. 2. Você pode alterar informações do seu perfil de usuário, além de poder alterar a sua própria fotografia. 3. No canto central há uma tela onde é possível obter algumas informações sobre o sistema de protocolo.

8 8 2. Portal Administrativo: Módulo de Protocolo O Sistema de Protocolos é parte do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). O objetivo é auxiliar a gestão documental na instituição, abrangendo o controle de Processos, Documentos e Memorandos Eletrônicos com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos. A finalidade do módulo de protocolo é possibilitar o registro de processos de protocolo, documentos e memorandos eletrônicos, auxiliar operações básicas de autuação, despacho, tramitação entre unidades e arquivamento. Um Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas assim, o documento é protocolado e autuado pelos setores autorizados a executar tais procedimentos. Ele reúne um conjunto de informações que tramitam por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no processo. Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Também podem receber despachos e serem tramitados entre unidades. O Memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas do IFAL, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do IFAL. Para entrar facilmente no portal administrativo, clique em ícone PORTAL ADMIN., que está localizado no canto superior direito: Ao entrar no Portal Administrativo, você irá deparar-se com uma tela contendo um menu superior, que contém algumas opções, que agrupam várias funcionalidades correspondentes a cada um dos módulos do sistema SIPAC. Por exemplo, através desse menu é possível efetuar requisições de diárias e materias (Opção Requisições), enviar memorandos eletrônicos (Opção Comunicações), realizar a tramitação de processos (Opção Protocolo) etc. Outras opções estarão disponíveis no seu Portal Administrativo dependendo do seu perfil de acesso. A tela a seguir exibe a tela inicial do Portal Administrativo com as opções relacionadas ao módulo de protocolo sendo exibidas.

9 1. As funcionalidades do módulo protocolo estão organizadas por assunto: Processos, Documentos, Despachos Eletrônicos. Essas são as abas que serão mais usadas no seu dia-a-dia. 2. Dentro das abas é possível visualizar as funcionalidades. As próximas seções abordarão as funcionalidades do módulo de protocolo. 9

10 10 3. Consultar Processos Esta funcionalidade permite que o usuário realize uma consulta por um determinado processo no sistema da Instituição e, se desejar, visualize seus detalhes, sua capa e sua guia de movimentação. Para isso, acesse o SIPAC Módulos Portal Administrativo Protocolo Processos Consultar Processo. O sistema exibirá o campo de Consulta de Processo: Para realizar a busca por um determinado processo, informe um ou mais dos seguintes dados: Número do Processo; Origem do processo, dentre as opções Interna ou Externa; Ano do processo; Tipo do Processo; Assunto Detalhado do processo; Unidade Origem do processo; Tramitado entre, ou período de tramitação do processo; Nome do Interessado no processo; Situação do processo na Instituição; Período de Cadastro do processo; Número/Ano do documento anexado ao processo; Ano do Documento anexado ao processo; Tipo do documento anexado ao processo; Observações do Documento, se houver; Selecione a opção Formato de Impressão, se desejar. Vale ressaltar que, quanto mais campos forem preenchidos, mais refinado será o resultado da busca. Além disso, vale ressaltar que no campo Unidade Origem, clique no ícone para realizar uma busca pela unidade desejada, caso não saiba seu código e/ou a denominação.

11 Nos campos Tramitado entre e Período de Cadastro, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar em. Já no campo onde deverá ser informado o nome do Interessado, ao digitar as primeiras letras do nome do interessado no processo, o sistema exibirá uma lista contendo as opções disponíveis para preenchimento. Clique na opção desejada para selecioná-la. Exemplificaremos com a Origem: Interna; o Ano 2011; e o Tipo do Processo AÇÃO CAUTELAR. Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as telas em que for apresentada. Após informar os dados desejados, clique em Buscar para prosseguir. A lista de Processos Encontrados que atendem aos critérios de busca será exibida conforme figura a seguir: 11 Clique no número do processo encontrado ou no ícone para visualizar seus detalhes, que serão apresentados pelo sistema em uma nova página, conforme figura a seguir:

12 12 Para retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em. Clique no ícone caso deseje visualizar os detalhes de um documento anexado ao processo. Utilizaremos como exemplo o documento OFICIO - 01/01/ Uma nova tela será exibida, contendo os dados do Documento no seguinte formato:

13 13 Clicando no número do Processo Associado, o sistema exibirá uma tela contendo os Dados Gerais do Processo, semelhante à uma tela exibida anteriormente, neste mesmo manual. Para fechar esta tela e retornar à página anterior, clique em. Se desejar imprimir o comprovante de cadastro do documento, clique em Clique em. para fechar o comprovante e retornar à página anterior. Para imprimir o comprovante, clique no ícone. Caso deseje retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em topo da página., no De volta à página Dados Gerais do Processo, clique em para imprimir a capa do processo. Para retornar à página anterior, clique em Voltar. Se desejar imprimir a capa, clique no ícone. Caso deseje retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em, no topo da página. Retornando mais uma vez à página que contém os Dados Gerais do Processo, clique em para imprimir a guia de movimentação do processo. Clique em Voltar para retornar à tela anterior.

14 14 Registrar Recebimento de Processos Esta funcionalidade permite o recebimento de processos e tem a finalidade de realizar o registro eletrônico do recebimento dos processos entre as unidades. Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. Para registrar o recebimento de um processo, entre no SIPAC Módulos Portal Administrativo Processos Movimentação Registrar Recebimento. O sistema exibirá uma janela contendo o campo de Consulta de Processos e a lista de Processos Pendentes de Recebimento. Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função. Para retornar à página inicial do módulo, clique no link função estiver disponível.. Esta opção é válida sempre que a Na tela acima, para buscar por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados: Unidade: Selecione a unidade que deverá receber o processo; Número do Processo: Informe os números do processo pendente de recebimento; Código de Barras: Forneça o código de barras referente ao processo desejado; Número Original do Processo: Forneça os números originais do processo que deseja localizar; Assunto Detalhado: Descreva o assunto detalhado do processo; Interessado: Informe o nome do interessado do processo; Apenas processos que estão bloqueando a unidade: Selecione esta opção para listar apenas os processos bloqueantes da unidade. Após informar os critérios de busca desejados, clique em Buscar. A lista de Processos Pendentes de Recebimento será atualizada, então, com os processos que atendem aos critérios informados.

15 Na lista de Processos Pendentes de Recebimento, clique em ou no número do processo para visualizar seus detalhes. Esta ação encontra-se descrita no manual Consultar Processo, listado em Manuais Relacionados, no final da página, e será válida sempre que uma das opções for disponibilizada. De volta à lista de Processos Pendentes de Recebimento, selecione os processos que deseja receber e clique em Registrar Recebimento. Exemplificaremos esta ação com o processo / A seguinte página será gerada: 15 Clique em Voltar para retornar à tela anterior. Esta função será válida sempre que a opção estiver presente. Se desejar remover o processo selecionado da lista de itens escolhidos para recebimento, clique no ícone e confirme esta ação na seguinte caixa de diálogo exibida pelo sistema: Clique em OK para confirmar a remoção do processo selecionado. A mensagem de sucesso abaixo será exibida no topo da seguinte tela: De volta à tela anterior, dessa vez com algum processo selecionado para recebimento, selecione o Responsável pelo recebimento do processo e clique em Confirmar Recebimento. A mensagem de sucesso a seguir será fornecida: Para arquivar o processo recebido, clique em. Esta operação está detalhada no manual Arquivar Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página. Para registrar a saída do processo recebido, clique em. Esta operação está detalhada no manual Registrar Envio (Saída) de Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

16 Para registrar a saída de outro processo, clique em. Esta operação está detalhada no manual Registrar Envio (Saída) de Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página. Para receber outros processos, clique em e repita esta operação. Retornando, mais uma vez, à lista de Processos Pendentes de Recebimento, clique em para devolver um processo para a unidade de origem por não o ter recebido fisicamente. Desta vez, exemplificaremos com o processo / A página dos Dados da Devolução será exibida: 16 Nesta tela, informe a Observação da devolução do processo e clique em Confirmar. O sistema solicitará ainda a conformação desta etapa através da caixa de diálogo gerada abaixo: Clique em OK para confirmar. A tela abaixo será visualizada, exibindo a mensagem de sucesso da operação do topo da página: Para receber outros processos, clique em e repita esta operação.

17 17 4. Registrar Envio (Saída) de Processo Esta funcionalidade permite que o usuário envie processos localizados na unidade em que ele está lotado e tem a finalidade de realizar o registro eletrônico do envio dos processos entre as unidades. Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. Para registrar o envio de um processo, entre no SIPAC Módulos Protocolo Processos Movimentação Registrar Envio (Saída). O sistema exibirá uma tela contendo o campo de Consulta de Processos e a Lista de Processos pendentes na unidade: Nesta tela, é possível visualizar os processos pendentes em unidades de sua hierarquia selecionando a unidade desejada no campo Processo na Unidade. Além disso, pode-se realizar a busca por um processo específico informando o Número do Processo, o número do Código de Barras, o Assunto Detalhado ou o nome do Interessado e clicando em Buscar. A lista dos processos será, então, atualizada e nela passarão a constar os processos que atendem aos critérios informados. Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida pelo sistema. Esta ação será válida para todas as telas que a contenha. Clique no ícone ou no link com o número do processo para visualizar os detalhes do processo. Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente. Exemplificaremos com o processo de número / O sistema apresentará uma nova janela com os Dados Gerais do Processo, da seguinte forma:

18 18 Para fechar a janela, clique em. As ações contidas nesta tela serão detalhadas no manual Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página. De volta a tela contendo a Lista de Processos, selecione o(s) processo(s) que deseja enviar clicando na caixa ao lado esquerdo do(s) mesmo(s) e clique em Registrar Envio. Exemplificaremos mais uma vez com o processo / A tela Processos Selecionados para Envio será exibida:

19 19 Aqui, é possível optar por enviar o processo para um Setor Interno ou para um Órgão Externo. Optando por enviar para um Setor Interno, a tela será exibida conforme figura acima. Já ao optar por enviar para um Órgão Externo, ela será exibida no seguinte formato: Neste caso, é necessário informar o código ou a denominação da Unidade de Destino externa. Vale ressaltar que, ao digitar o código ou as primeiras letras da denominação, o sistema exibirá automaticamente a lista de opções disponíveis. Clique na opção desejada para selecioná-la. Para exemplificar, optaremos por enviar o processo para um Setor Interno. Se desejar cadastrar um despacho eletrônico para o processo que será enviado, clique no ícone. Esta operação será detalhada no manual Cadastrar Despacho de Processos, disponível em Manuais Relacionados, ao final desta página. Para remover um determinado processo da lista de processos que será enviado, clique em seguinte tela será exibida pelo sistema:. A

20 Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, uma mensagem de sucesso será exibida no topo da página, conforme figura a seguir: 20 De volta à página contendo os Processos Selecionados para Envio, informe a Unidade de Destino e o Tempo Esperado na Unidade de Destino, em dias. Exemplificaremos com Unidade de Destino SUPERINTENDÊNCIA DE COMUNICAÇÃO (11.28) e Tempo Esperado na Unidade de Destino 2. Se desejar retornar à página anterior, clique em Voltar. Após informar os dados necessários, clique em Enviar para prosseguir. A seguinte página contendo a mensagem de sucesso do envio e as informações sobre o processo enviado será carregada: Para registrar o envio de outro processo, clique em e repita esta operação. Caso deseje retornar à página inicial do Módulo Protocolo, clique em. Clique em para imprimir a guia de movimentação do processo. A guia será exibida conforme figura abaixo: Para retornar à tela anterior, clique em Voltar. Se desejar imprimir a guia, clique em.

21 5. Alterar Encaminhamento de Processo Nesta funcionalidade, o usuário poderá realizar alterações no encaminhamento de um processo. Para isso, entre no SIPAC Módulos Protocolo Processos Movimentação Alterar Encaminhamento. O sistema exibirá uma tela contendo o campo de busca e a lista dos processos enviados e ainda não recebidos: 21 Caso o usuário deseje efetuar uma busca por um processo específico, este deverá informar o Número do Processo ou selecionar a opção Todos os Processos para listar todos os processos da unidade com a qual possui vínculo. Exemplificaremos com o Número do Processo: / Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela exibida pelo sistema. Esta ação é válida para todas as telas em que estiver presente. Para prosseguir com a operação, clique em Buscar. A lista dos processos será atualizada, então, com os processos que atendem aos critérios informados na busca.

22 22 Para alterar o encaminhamento do processo, clique no ícone desejado. O sistema exibirá a seguinte tela: no lado direito do processo

23 23 Nessa tela, o usuário deverá informar a nova Unidade de Destino do processo informando o código ou o nome da unidade ou selecionando-a no esquema de hierarquia das unidades da Instituição disponibilizado pelo sistema. Exemplificaremos com Unidade de Destino: SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA (11.35). Para prosseguir, clique em Alterar. O sistema exibirá a seguinte janela: Clique em Cancelar caso desista da operação ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, o sistema exibirá uma mensagem de sucesso da operação no topo da tela Dados Gerais do Processo: Caso deseje retornar à página inicial do Menu Protocolo, clique em.

24 24 6. Arquivar Processo Esta funcionalidade permite o arquivamento do processo, que é uma ação no sistema para informar que o processo foi arquivado e não terá mais movimentação. Para acessar, entre no SIPAC Módulos Protocolo Processos Arquivo/Cancelamento/Diligência Arquivar Processo. O sistema exibirá a página Consulta de Processos, como mostrado a seguir: Caso desista da operação, clique em Cancelar. Uma caixa de diálogo serpa exibida solicitando a confirmação da operação. Essa ação será válida em todas as páginas em que estiver presente. A busca poderá ser feita através do Número do Processo, pelo Ano do Processo ou poderá ser selecionada a opção Todos os Processos Pendentes. Selecione a opção desejada e clique em Buscar. Exemplificamos com Número do Processo: / A seguinte página será exibida: Clicando em ou no número do processo o usuário poderá visualizar seus detalhes. Este processo está descrito no Manual Relacionado Desarquivar Processo, listado ao fim deste. Para arquivar o processo, selecione o(s) arquivo(s) desejado ou clique em Selecionar Todos. Depois de selecionar, clique em Arquivar, a seguinte página será carregada: Clique em Voltar caso deseje retornar para a página anterior. Na tela acima o usuário deverá inserir a Localização Física do(s) processo(s) selecionado(s) no passo anterior. Um exemplo de sugestão para o endereçamento do processo: Prédio Andar Sala Corredor Estante Prateleira Caixa

25 25 Usaremos como exemplo a Localização Física SINFO e 08. Após informar a localização, clique em Confirmar. A seguinte janela para a confirmação será apresentada: Clique em OK para confirmar. O sistema retornará para a página de resultados da busca, com a seguinte mensagem de sucesso no topo:

26 26 7. Cadastrar Memorando Esta funcionalidade permite que o usuário cadastre um memorando eletrônico no sistema da Instituição. Memorandos são documentos utilizados na comunicação interna da Instituição e devem servir como um mecanismo de comunicação somente entre suas unidades, com exceção de envios destinados a chefes, vice-chefes e gerentes desses setores. Para realizar esta operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Cadastro/Autenticação Cadastrar Memorando. O sistema exibirá a seguinte tela: Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função.

27 Para retornar à página inicial do módulo, clique no link. Esta opção é válida sempre que a função estiver disponível. Na tela acima, o usuário deverá selecionar o Destinado do memorando entre as opções A uma Unidade ou Não encontrei a unidade, buscar por responsável. Caso esta última opção seja escolhida, deverá ser definido o Servidor Destinatáriodentre as opções que serão listadas pelo próprio sistema. Exemplificaremos esta ação com o Destinado A uma Unidade. Feito isso, deverá ser indicada a Unidade destinatária do memorando, a qual poderá ser escolhida através do código da unidade, ou selecionando-a a partir da lista fornecida pelo sistema. Para esta ação, exemplificaremos com a Unidade SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA (11.35). Em seguida, selecione a opção Com Cópias caso deseje enviar cópias do memorando a outros destinatários. Uma vez habilitada esta função, o usuário deverá novamente informar o campo Destinado dentre as opções disponíveis. Neste caso, exemplificaremos com Destinado Não encontrei a unidade, buscar por responsável. Ao escolher esta opção, deverá ser selecionado o Servidor destinatário da cópia a partir da lista fornecida pelo sistema ao informar as letras iniciais referentes ao nome do servidor. Marque a opção Desejo receber por uma confirmação da leitura deste Memorando caso deseje ser notificado sobre a leitura do memorando por parte dos destinatários. Após a seleção do Servidor destinatário da cópia, clique em Adicionar Destinatário para incluí-lo na lista dos Destinatários que Receberão Cópia do Memorando, conforme mostra a tela abaixo, acompanhada da seguinte mensagem de sucesso: 27

28 28 Para remover determinado Destinatário cadastrado, clique no ícone da seguinte caixa de diálogo: e confirme a remoção através Clique em OK para confirmar a exclusão do destinatário selecionado. O mesmo deixará de ser listado pelo sistema, o qual fornecerá a seguinte mensagem de sucesso: Após a definição dos campos acima descritos e a seleção da Unidade Destinatária, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro do memorando. O sistema apresentará a seguinte página:

29 Para retornar à página anterior, clique em Voltar. Esta função será válida sempre que a opção estiver presente. Nesta etapa do procedimento, o usuário deverá informar o Assunto do Memorando (Título) e descrever o corpo do memorando no espaço em branco destinado a este fim. Se desejar, são fornecidas ainda ferramentas de edição de texto as quais poderão ser utilizadas pelo cadastradores do memorando a fim de editá-lo conforme desejado. Na seção Deseja anexar algum arquivo ao memorando eletrônico?, clique em Selecionar Arquivo e indique o documento a ser anexado ao memorando, caso deseje anexar algum arquivo. Exemplificaremos o cadastro do memorando com o Assunto do Memorando (Título) Confecção das carteiras de estudantes Clique em Pré-Visualizar para verificar a pré-visualização de como o memorando será enviado quando concluído. A seguinte tela será gerada: 29

30 30 Clique no ícone para imprimir a pré-visualização do memorando; ou em Fechar caso deseje fechar a visualização e retornar à tela anterior. De volta à tela anterior, após preencher os campos necessários, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro. A seguinte tela será exibida: Neste passo, é necessário informar os servidores responsáveis pela autenticação do memorando. Para isso, informe o nome do Servidor de Assinatura e a Unidade do Servidor. Exemplificaremos com Servidor de Assinatura NOME DO SERVIDOR ( Técnico Administrativo) e Unidade do Servidor DAP - Secretaria Administrativa ( ). Feito isso, clique em Adicionar Servidor para cadastrar um servidor responsável pela autenticação. O servidor será adicionado, então, à lista de Servidores Adicionados, conforme exibido na página abaixo:

31 31 Para adicionar um novo servidor responsável pela autenticação, repita a operação. Se desejar remover um servidor adicionado, clique em. O sistema solicitará a confirmação desta ação através da seguinte tela: Clique em OK para confirmar a remoção do servidor, o qual será removido da lista de Servidores Adicionados. Após adicionar os servidores desejados, clique em Gravar para salvar as informações sem enviar o memorando para autenticação. A seguinte tela será mostrada, acompanhada da mensagem de sucesso abaixo: Clique em para cadastrar um novo memorando. Para isso, repita todas as etapas descritas desde o início do manual. Para autenticar o memorando enviado para autenticação, clique em. Esta ação está detalhada no manual Autenticar Memorando, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página. De volta à tela dos Servidores Responsáveis por Autenticar o Memorando, clique em Enviar para Autenticação para enviar o memorando cadastrado para autenticação. O sistema exibirá uma mensagem de confirmação da operação no topo da seguinte página:

32 Note que o memorando foi enviado e autenticado ao mesmo tempo, isso porque o usuário que realizou o cadastro era o próprio autenticador do memorando. Utilize os links fornecidos na página acima conforme as orientações dadas na tela anterior. 32

33 33 Referências Manual SIPAC, disponível em:

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