Universidade Federal de Roraima Diretoria de Tecnologia da Informação SIG Software e Consultoria em T.I

Transcrição

1 SIPAC - PROTOCOLO Manual de Processos Cadastros (Novo e Antigo); Receber, Enviar e Devolver Processos 1 Perfis Envolvidos Cadastrar Protocolo: Servidores da Instituição habilitados a realizar o cadastro de processos e/ou documentos protocolados. Enviar Protocolo: Permite ao usuário realizar operações de envio de Processos e Documentos. O usuário consegue tramitar Processos e Documentos que estão em sua unidade. Receber Protocolo: Permite ao usuário realizar operações de recebimento de Processos e Documentos. O usuário consegue tramitar Processos e Documentos que foram destinados à sua unidade. Cadastrador Processo Antigo: Permite ao usuário realizar o cadastro de processos protocolados antigos. 2 Operações 2.1 Cadastrar Processos Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de processos no sistema da Instituição. Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. Caminho pelo Sistema SIPAC Módulos Protocolo Processos Cadastros Cadastrar Processo

2 A figura abaixo apresenta a tela inicial de cadastro de processos. É importante observar que alguns campos são obrigatório: Origem do Processo; Assunto do Processo; Natureza do Processo e Unidade de Destino. Após informar os dados do processo, clique em Continuar para prosseguir. A seguinte página será carregada:

3 Nesta tela, é necessário informar ao menos um documento que formalize o processo, documento este que pode ser memorando, ofício, requerimento, entre outros. Para isso, selecione a opção Informar Novo Documento para que um novo documento seja criado no sistema e inserido no processo ou a opção Consultar Documentos Existentes para realizar uma consulta de documentos já cadastrados na base de dados do sistema pela sua unidade e inseri-los ao

4 processo. De acordo com a opção selecionada, a tela será carregada de uma forma diferente. Caso a opção selecionada tenha sido Informar Novo Documento, a tela carregada será a exibida na figura anterior. Porém, caso a opção selecionada tinha sido Consultar Documentos Existentes, a tela carregada será a exibida na imagem a seguir. Após informar um novo documento ou selecionar um já cadastrado, deve-se clicar em Inserir Documento(s). Após inserir, o mesmo aparecerá lista logo abaixo as telas anteriores.

5 Após inserir todos os documentos desejados, clique em Continuar para dar continuidade ao cadastro do processo. A seguinte página será exibida: Na tela acima, deverão ser informados os interessados no processo, eles poderam ser: servidores, credores, unidades, etc. Para inseri-los, basta selecionar a categoria e digitar o nome no campo de busca. Após inserir todos os interessados deve-se clicar em continuar para seguir em frente com o cadastro. Na próxima tela, será permitido que seja anexado algum arquivo que venha a ser importante para o processo. Caso necessite adicionar algum, basta informar o nome do arquivo, uma descrição, informar qual é o arquivo e clicar em Anexar.

6 Após anexar todos os arquivos, clicar em continuar para seguir com a operação de cadastro. A tela abaixo é a próxima que será exibida. Nela poderá ser informado um Despacho para o processo que está sendo cadastrado, mas não é obrigatório. Dependendo da opção escolhida, uma das telas abaixo será exibida.

7 Após informar ou não o despacho e clicar em continuar, a tela de confirmação de cadastro de processo será exibida para simples conferência.

8 Após verificar a correção dos dados, é só confirmar a operação é o processo estará cadastrado no sistema. Uma mensagem de sucesso será exibida pelo sistema, juntamente com as opção de impressão da Capa do Processo e da Guia de Movimentação.

9 Modelo de Capa do Processo

10 Modelo da Guia de Movimentação 2.2Cadastrar Processo Antigo Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de um processo antigo no sistema da Instituição. Caminho pelo Sistema SIPAC Módulos Protocolo Processos Cadastros Cadastrar Processo Antigo O processo é muito parecido com o Cadastro de Processo Novo, com uma única diferença: Na página inicial do Cadastro de Processo, deve-se informar o número do processo.

11 2.3Enviar Processo/Registrar Envio(Saída) Esta funcionalidade permite que o usuário envie processos localizados na unidade em que ele está lotado para outras unidades da Instituição. Caminho pelo Sistema SIPAC Módulos Protocolo Processos Movimentação Registrar Envio SIPAC Portal Admin. Protocolo Processos Enviar Acessando um dos caminhos acima, o sistema exibirá a seguinte tela: Nela observamos que são exibidos alguns campos para a realização de uma busca no sistema e uma pré lista de processos que constam na unidade. Basta realizar uma busca por um processo ou selecionar o mesmo na listagem e clicar em Registrar Envio.

12 Após selecionar o processo(s), basta informar o tipo de recebedor (Setor Interno ou Órgão Externo) e a unidade de destino, adicionando alguma observação e clicar em enviar. 2.4Receber Processo/Registrar Recebimento Esta funcionalidade permite o recebimento de processos e tem a finalidade de realizar o registro eletrônico do recebimento dos processos entre as unidades. Caminho pelo Sistema SIPAC Módulos Protocolo Processos Movimentação Registrar Recebimento SIPAC Portal Admin. Protocolo Processos Receber A tela abaixo será exibida pelo sistema, permitindo uma busca por processo na unidade e, a tela exibe também, uma pré listagem com os processos pendentes de recebimento pela unidade. Basta realizar a busca ou selecionar um processo enviado para a unidade e clicar em Registrar Recebimento.

13 Na próxima tela, o sistema pedirá que seja escolhido um responsável pelo processo entre os servidores lotados na unidade.

14 Após selecionar o servidor responsável, basta clicar em Confirmar Recebimento. DEVOLVER DOCUMENTO A devolução de um processo é a ação de retornar o mesmo para a unidade de origem, por não o ter recebido fisicamente. Para realizar a ação de devolução, basta, na lista de processos presentes na unidade, clicar na seta verde. Após clicar na seta de devolução, basta informar uma observação para a devolução e confirmar a mesma.