_GESTÃO DE DESPESAS Manual Guia do Solicitante de Adiantamento e prestação de conta NextGen v.s 1.0

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1 _GESTÃO DE DESPESAS Manual Guia do Solicitante de Adiantamento e prestação de conta NextGen v.s 1.0

2 Sumário 1. Introdução Como solicitar um adiantamento Solicitação Como efetuar uma prestação de contas Como solicitar uma despesa junto com uma viagem Pág. 2 de 18

3 1. Introdução O modulo Adiantamento permite solicitar ao departamento financeiro um adiantamento para ser utilizado nas despesas, tais como refeições, táxis, entre outros. No retorno da viagem, o viajante deverá prestar contas informando quanto foi utilizado de maneira que o sistema informe se há valor a ser reembolsado ou devolvido para a empresa. Vale mencionar ainda, que o Argo Gestão de Sistemas permite também a solicitação de um adiantamento em conjunto com a viagem. 2. Como solicitar um adiantamento Selecione o menu Adiantamento 2.1 Solicitação Insira o nome do viajante e clique em motivo e Rateio(s). Pág. 3 de 18

4 Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios: Preencha as informações do Adiantamento e clique no botão + para adicionar. Caso tenha outras solicitações de Adiantamento pode adicioná-las e ao finalizar clique em Concluir : Clicando na aba Colunas é possível padronizar conforme exemplo abaixo. O sistema salvará esta configuração de forma independente para cada usuário e as colunas serão exibidas nos próximos acessos: Pág. 4 de 18

5 Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios: Depois de efetivar o pedido, a solicitação passará ao status Autorização para ação do aprovador. Após a aprovação realizada, o responsável do departamento financeiro receberá uma notificação de que deverá efetuar o pagamento. Na sequência, ele irá atualizar essa informação no sistema através do menu Lança Pagamento : Pág. 5 de 18

6 Clicando no ícone que está no final da página, é possível consultar todos os pedidos que apresentam pendências: Ao retornar da viagem, o viajante deverá acessar a solicitação para fazer a Prestação de Contas do Adiantamento, lançando suas respectivas despesas: Ao selecionar Aguardando lançamento o sistema apresentará a tela abaixo. Clique em Reembolso para fazer o lançamento das despesas. Inclua os dados da prestação. As informações que poderão ser alteradas dependerão da política cadastrada. Ao finalizar clique em Adicionar + : Pág. 6 de 18

7 Ao fazer o lançamento da despesa, o viajante pode informar se o valor é Comprovado e/ou Reembolsável veja descritivo abaixo: - Comprovado: Significa que o solicitante tem a nota fiscal ou qualquer outro comprovante da despesa - Reembolsado: Deve sempre ser marcado para que o sistema entenda que o valor em questão foi gasto com despesa corporativa e deve gerar reembolso ou devolução. É possível ainda inserir as fotos do comprovante clicando em Enviar recibo. Além disso, a linha descrição mostra a política da despesa, cadastrada pelo administrador. Depois de concluídos os lançamentos, clique em Enviar para Autorização a solicitação seguirá o fluxo até que a despesa esteja Encerrada : Obs.: Caso o aprovador reprove qualquer uma das despesas e inserir o motivo no campo Justificativa, a solicitação inteira será reprovada, e voltará para o status Aguardando Lançamento para que sejam corrigidos ou excluídos os respectivos lançamentos reprovados. Pág. 7 de 18

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10 Após Conferida e/ou Aprovada a solicitação irá para o status de Aguardando Pagamento : Novamente as informações serão preenchidas pelo responsável do financeiro. Observe que esta tela também propicia a impressão do arquivo: A despesa passará ao status de Encerrada e não aparece mais na tela de solicitações pendentes: Pág. 10 de 18

11 3 Como efetuar uma prestação de contas A prestação de contas isolada serve para fazer lançamentos que não estejam associados a uma OS efetuada anteriormente, selecione o menu Expense. Selecione o viajante e clique em Incluir. Na sequência, Nova prestação. Pág. 11 de 18

12 Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios: Inclua os dados da prestação clicando em Reembolso As informações que poderão ser alteradas dependerão da política cadastrada. Ao finalizar clique em Adicionar + : Pág. 12 de 18

13 Ao finalizar clique em Enviar para Autorização É possível incluir outras despesas caso necessário, ao finalizar clique em Enviar para Autorização. Se houver Estrutura de Aprovação para conferência, esta solicitação passará pelas duas aprovações. Mesmo que o usuário seja Master Reembolso, a solicitação passará por aprovação por conferência, caso exista. Após a ação dos aprovadores de custo e conferência a solicitação passará para o status de Aguardando Pagamento : Pág. 13 de 18

14 Após o responsável do financeiro preencher as informações de pagamento, deverá clicar em Confirmar e a despesa passará para o status de Encerrada : 4 Como solicitar uma despesa junto com uma viagem Após a escolha do Produto apresentado e incluir as informações da viagem, clique na aba Adiantamento Pág. 14 de 18

15 Observe que na aba Adiantamento Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios: Pág. 15 de 18

16 Novamente, as informações de quantidades e valores poderão ser alteradas de acordo com as políticas cadastradas pelo Administrador. A solicitação passará pelo fluxo de aprovação da viagem, ou seja, quem aprovar a viagem também estará aprovando o Adiantamento : Pág. 16 de 18

17 Depois que a solicitação for Emitida pela agência ela passará a seguir o fluxo da despesa, ao retornar da viagem o solicitante deverá efetuar o lançamento: Ao fazer o lançamento da despesa, o viajante pode informar se o valor é Comprovado e/ou Reembolsável conforme as flags: - Comprovado: Significa que o solicitante tem a nota fiscal ou qualquer outro comprovante da despesa - Reembolsado: Deve sempre ser marcado para que o sistema entenda que o valor em questão foi gasto com despesa corporativa e deve gerar reembolso ou devolução. Além disso, a linha descrição mostra a política da despesa, cadastrada pelo administrador. Vale mencionar ainda que caso a moeda solicitada seja diferente da despendida, o viajante deverá preencher a informação do câmbio. Depois de concluídos os lançamentos, a solicitação seguirá o fluxo até que a despesa esteja Encerrada : Pág. 17 de 18

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