SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho

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1 INSPETORIAS IT / OBJETIVO Estabelecer diretrizes para procedimentos referentes a manutenção das instalações das Inspetorias do Crea-GO. 2 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Lei n de 21 de junho de 1993, que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências; ABNT NBR 15575:2013, Edificações habitacionais Desempenho; ABNT NBR 5674:2012, Manutenção de edificações Requisitos para o sistema de gestão de manutenção; IT.04 - Compras diretas; IT.01 - Processo Administrativo; IT.02 - Concorrência, Tomada de Preço, Convite e Pregão; IT.04 - Compras diretas; e IT Almoxarifado e. 3 - PROCEDIMENTOS Quando da existência de problemas nas instalações de alguma das Inspetorias do Crea-GO, o colaborador da respectiva Inspetoria deverá preencher o RG.052/00 e encaminhá-lo à Área de Manutenção,. Essa classificará o problema como administrativo técnico. ou Problema Administrativo Problemas administrativos são decorrentes do desgaste natural do imóvel ou defeito súbito em equipamento eletroeletrônico, informática e outros. Elaborado/revisado por: 31/03/2015 Waldimar Barcelar de Santana Data Aprovado para uso: 31/03/2015 Waldimar Barcelar de Santana Data

2 INSPETORIAS IT / Do Imóvel Próprio A Área de Manutenção, verificará se o mesmo encontra-se em período de garantia e se a manutenção decorre de problema técnico, desgaste natural ou adequação. a) Imóvel em período de garantia com problema técnico Quando detectado algum problema, o colaborador da inspetoria deverá comunicar a Área de Manutenção,, que deverá elaborar memorando/relatório, fotos e o RG.052/00 Requisição de Serviço e encaminhar para Área Técnica para providências, conforme item 3.2. b) Imóvel em período de garantia com desgaste natural ou adequação Quando detectado algum problema, o colaborador da inspetoria deverá comunicar a Área de Manutenção,, que deverá elaborar memorando/relatório, fotos e o RG.052/00 Requisição de Serviço e, em reunião com a Área Técnica discutir os procedimentos a serem realizados, se for o caso. c) Imóvel fora do período de garantia com problema técnico Quando detectado algum problema, o colaborador da inspetoria deverá comunicar a Área de Manutenção,, que deverá elaborar memorando/relatório, fotos e o RG.052/00 Requisição de Serviço e encaminhar para Área Técnica para providências, conforme item 3.2. d) Imóvel fora do período de garantia com desgaste natural ou adequação Quando detectado algum problema, o colaborador da inspetoria deverá comunicar a Área de Manutenção,, que deverá elaborar memorando/relatório, fotos e o RG.052/00 Requisição de Serviço e, em reunião com a Área Técnica discutir os procedimentos a serem realizados, se for o caso Do Imóvel Locado A Área de Manutenção, verificará se a manutenção é de responsabilidade do Crea-GO ou do Proprietário do imóvel. a) Do Proprietário

3 INSPETORIAS IT / 8 A Área de Manutenção, deverá avaliar os problemas apontados e, caso estes sejam goteira, infiltrações, rachaduras, etc, o proprietário do imóvel deverá ser acionado para que faça os reparos necessários. b) Do Crea-GO A Área de Manutenção, ou o colaborador da Inspetoria deverão providenciar orçamentos para execução dos serviços ou aquisição de materiais/produtos. A Área deverá elaborar memorando com a solicitação, anexar orçamentos e encaminhar ao Departamento Administrativo/Financeiro para providências. No caso de adequação do imóvel locado, a Área Técnica deverá ser acionada para análise de viabilidade, bem como, a definição dos procedimentos a serem realizados e orçamento Problema Técnico Quando a Área de Manutenção, constatar um problema técnico, essa informará a Área Técnica por meio de memorando/relatório acompanhado do RG.052/00 Requisição de Serviço preenchido pelo colaborador da respectiva Inspetoria. Após a realização/recebimentos dos serviços a Área Técnica deverá devolver a Área de Manutenção, devidamente assinado para arquivo. A Área Técnica analisará a solicitação fornecida pela Área de Manutenção, para realizar o levantamento dos serviços necessários à funcionalidade da edificação, e, sendo indispensável, fará uma inspeção in loco para realização de tal levantamento. a) Edificação própria em período de garantia Verificada alguma patologia no período de garantia duma edificação, a Área Técnica deverá oficiar a construtora para proceder os reparos, concedendo-lhe 15 dias para iniciar os serviços. Caso a construtora não atenda à solicitação, deverá ser providenciada a execução dos serviços necessários e cobrá-los judicialmente. Dessa forma, a Área Técnica enviará a relação dos serviços a serem executados à Área de Manutenção, para que seja providenciada a execução de tais serviços. Após a conclusão dos serviços a Área de Manutenção, encaminhará a Área Técnica cópia dos documentos fiscais dos serviços realizados para cobrança judicial.

4 INSPETORIAS IT / 8 Sendo necessária uma licitação para contratação dos serviços a serem realizados para efetuar os reparos, a Área Técnica deverá, também, orçar os serviços. Nesse caso, a relação dos serviços a serem executados serão enviados ao Departamento Administrativo para que seja providenciada a licitação. Em ambos os casos, a Área Técnica deverá fiscalizar os serviços a serem executados. b) Edificação própria fora do período de garantia A Área Técnica enviará a relação dos serviços a serem executados à Área de Manutenção, para que seja providenciada a contratação dos serviços. Sendo necessária uma licitação para contratação dos serviços a serem realizados para efetuar os reparos, a Área Técnica deverá, também, orçar os serviços. Nesse caso, a relação dos serviços a serem executados serão enviados ao Departamento Administrativo para que seja providenciada a licitação. Em ambos os casos, a Área Técnica deverá fiscalizar os serviços a serem executados Limpeza das Inspetorias a) Sede própria As Inspetorias com Sede própria poderão contratar empresa para execução de limpeza de suas dependências. O colaborador responsável pela Inspetoria deverá adotar os seguintes procedimentos: Preencher o RG.052/00 Requisição de Serviço; e Providenciar 03 (três) orçamentos, com: nome da empresa, endereço, nome do responsável pelo orçamento, telefone, número do CNPJ, valor do serviço. Obs.: Caso não seja possível a apresentação dos 03 (três) orçamentos, o responsável pela Inspetoria deverá encaminhar memorando justificando a quantidade de orçamentos realizados. O colaborador deverá encaminhar os documentos a Área de Manutenção, para definição dos termos contratuais, e posterior encaminhamento ao Departamento Administrativo/Financeiro para contratação. b) Inspetorias com imóvel locado

5 INSPETORIAS IT / 8 O colaborador poderá solicitar a contratação de 01(uma) faxina mensal, a ser paga com suprimento de fundos, adotando os seguintes procedimentos: Encaminhar até o 5º dia útil do mês a Área de Manutenção, solicitando a realização da faxina, contendo telefone, nome, endereço completo do(a) prestador(a) de serviços e valor bruto do serviço; e Cópia do RG, CPF e PIS. Obs: Nesse caso o pagamento será por meio de RPCI Recibo de Pagamento ao Contribuinte Individual e será descontado 11% de INSS. A Área de Manutenção, fará a análise da solicitação, e caso seja aprovado, será feito o registro da limpeza no RG.050/00 Registro de Emissão de RPCI, o qual será encaminhado a Área de Pessoal para elaboração do RPCI. Após o recebimento do RPCI, a Área de Manutenção, o encaminhará via a Inspetoria solicitante, para que proceda a execução do serviço. O responsável pela Inspetoria deverá imprimir 02(duas) vias do RPCI, colher assinatura do prestador de serviço, o qual reterá uma via, a outra via deverá ser digitalizada pelo colaborador e enviada no sendo a original anexa a sua prestação de contas JARDINAGEM DAS INSPETORIAS As Inspetorias com jardins poderão contratar empresa/pessoa física para execução de serviço de jardinagem, devendo o colaborador responsável pela Inspetoria adotar os seguintes procedimentos: Preencher o RG.052/00 Requisição de Serviço; e Providenciar 03 (três) orçamentos, com: nome da empresa, endereço, nome do responsável pelo orçamento, telefone, número do CNPJ, valor do serviço. Caso não seja possível a apresentação dos 03 (três) orçamentos, o responsável pela Inspetoria deverá encaminhar memorando justificando a quantidade de orçamentos realizados. Obs: Caso o contrato seja com pessoa física, deverá ser solicitado cópia do RG, CPF, PIS, comprovante de endereço e telefone.

6 INSPETORIAS IT / 8 O colaborador deverá encaminhar os documentos a Área de Manutenção, para definição dos termos contratuais, e posterior encaminhamento ao Departamento Administrativo/Financeiro para contratação. A Área de Manutenção, emitirá a ordem de serviço para empresa executar a jardinagem, de acordo com a necessidade das Inspetorias PATRIMÔNIO DAS INSPETORIAS A Área de Manutenção, analisará as condições dos bens móveis das Inspetorias, desempenhando as seguintes atividades: a) Conserto de equipamentos Em caso de conserto em equipamentos de informática, eletrodoméstico e eletroeletrônico, o responsável pela Inspetoria deverá comunicar imediatamente a Área de Manutenção,, informando através do RG.052/00 Requisição de Serviço, descrevendo o bem e o problema/defeito apresentado. A Área de Manutenção, analisará a solicitação, verificando se o objeto poderá ser reparado na própria cidade da Inspetoria ou terá que ser encaminhado pra Sede em Goiânia (produto em garantia ou que não possua assistência no local) e informará ao responsável pela Inspetoria dos procedimentos a serem adotados. b) Aquisição de bens Havendo a necessidade de aquisição de bens para as Inspetorias, a Área de Manutenção, deverá elaborar memorando, com a descrição detalhada do bem a ser adquirido, bem como, justificativa da necessidade da compra e encaminhar ao Departamento Administrativo/Financeiro para demais procedimentos VISITA DE INSPEÇÃO Mensalmente, no máximo 05 (cinco) Inspetorias será visitada, preferencialmente sem aviso prévio, por um integrante do Departamento de Inspetorias, na ocasião será realizado o registro das condições gerais da Inspetoria no RG.051/00 Relatório de Inspeção.

7 INSPETORIAS IT / 8 Os relatórios serão utilizados no planejamento do Departamento de Inspetorias, e em ações preventivas e corretivas das Inspetorias SUPRIMENTO DE FUNDOS A solicitação de suprimento deverá ser feita via memorando, com o ciente do Gestor do Departamento de Inspetorias e posteriormente encaminhado ao Departamento Administrativo/Financeiro. Na ocasião da visita às Inspetorias, e constatado a necessidade de compra ou realização de serviço para um bom funcionamento da Inspetoria, com valores até R$ 200,00 (duzentos reais), as despesas poderão ser realizadas com suprimentos de fundos. Os documentos fiscais deverão ser atestados pelo colaborador da Inspetoria. Posteriormente, os documentos fiscais deverão ser encaminhados à Área Financeira para a prestação de contas do Suprimento de Fundos ABERTURA E TRÂMITE DE PROCESSO ADMINISTRATIVO Quando necessário a abertura e trâmite de processos administrativos, a Área de Manutenção, deverá seguir as orientações descritas na IT. 01 Processo Administrativo. 4 - REGISTROS - Memorandos; - RG.052/00 Requisição de Serviço; - RG.051/00 Relatório de Inspeção; e - RG.050/00 Registro de Emissão de RPCI.

8 INSPETORIAS IT / CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Pasta Acesso da Memorando Área de Manutenção, Área de Manutenção, Indexado por data Ano vigente e anterior Lixo Pasta Acesso da RG.052/00 Requisição de Serviço Área de Manutenção, Área de Manutenção, Indexado por data Ano vigente e anterior Lixo Pasta Acesso da RG.050/00 Registro de Emissão de RPCI Área de Manutenção, Área de Manutenção, Indexado por data Ano vigente e anterior Lixo Pasta Acesso da RG.051/00 Relatório de Inspeção Área de Manutenção, Área de Manutenção, Indexado por data Ano vigente e anterior Lixo

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