Orientações para Solicitação de Diárias e Passagens para os Apoiadores da SESAI/MS 2014

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1 Orientações para Solicitação de Diárias e Passagens para os Apoiadores da SESAI/MS 2014 Prazos: A solicitação de passagens e diárias deve ser encaminhada para a OPAS com, no mínimo, 16 dias úteis de antecedência da viagem. Lembrando que é necessário pelo menos 2 dias pra tramitação interna no DASI e assinatura do Coordenador (a) da CGASI e Diretor (a) do DASI, respectivamente. Assim, aconselhamos enviar as solicitações com, no mínimo, 18 dias úteis. Como fazer a solicitação: a solicitação deve ser feita através do preenchimento do Formulário de Solicitação de Viagem (Anexo I) e preenchimento da Planilha de Solicitação de Diárias e Passagem (Anexo II). A solicitação deve ser encaminhada para o apoiodasesai@saude.gov.br com cópia para as Referências. O encaminhamento da solicitação deverá ser validado pela Referência e pela Coordenação do Apoio. Caso haja dúvidas quanto à pertinência da agenda frente aos objetivos do Projeto e Plano de Atividades do Apoiador, a mesma deverá ser discutida entre o Apoiador e sua Referência para esclarecimentos. Lembrando que o Apoiador possui um Plano de Trabalho pactuado com as Referências, logo, sua agenda deve estar em consonância com as atividades descritas neste. É obrigatório o cronograma das atividades anexado às solicitações contendo os participantes, assim como a descrição das atividades e objetivos que serão realizados na agenda. As agendas do Apoiador, principalmente aquelas que envolvem viagem com diárias e passagem, devem ser pactuadas com o Coordenador do DSEI. Em caso de urgência para atendimento/encaminhamento de uma solicitação no prazo limite dos 16 dias úteis, orienta-se que o apoiador entre em contato telefônico com a Referência e/ou Coordenação do Apoio - (61) para que o encaminhamento da solicitação possa ser realizado a tempo, se possível. Valor das Diárias: As diárias da OPAS são sempre cheias, não existe meia diária. Exemplo: se a data de ida é 20/04 e a data de volta é 22/04, consta-se três dias cheios, ou seja, três diárias. O valor das diárias é único e de R$ 224,00 (duzentos e vinte e quatro reais). Pagamentos das diárias: As diárias serão depositadas na conta informada nos formulários um dia antes da agenda ou até o final da agenda. Caso não ocorra o depósito, informar a Secretaria da CGASI - Secretaria da CGASI: (61) para procedimentos. Emissão das passagens: o apoiador receberá por as informações sobre seu voo. Caso o Apoiador queira mudar a data da viagem após a emissão das passagens pela

2 OPAS/OMS, ele deverá realizá-lo diretamente no balcão da companhia aérea e os custos serão de sua responsabilidade, sem a possibilidade de reembolso por parte da OPAS/OMS. Em caso de cancelamento da agenda ou imprevistos que impeçam a viagem: o apoiador deverá comunicar imediatamente a Coordenação do Apoio. Em caso de deslocamento de Trecho Terrestre: Enviar cotação em papel timbrado da empresa contendo o trecho ida/volta e o valor. O valor da passagem será pago junto com as diárias. Prestação de Contas: Após a agenda, o Apoiador deverá encaminhar em 5 dias o Relatório de Viagem (Anexo III) assinado e acompanhado dos cartões de embarque. O mesmo deve ser escaneado e enviado em formato PDF para o apoiodasesai@saude.gov.br, de onde a Secretaria da CGASI irá encaminhar para a OPAS. Excepcionalmente, em caso de dificuldade de acesso à scaner, poderá ser encaminhado via foto de celular, desde que a imagem seja nítida e tenha enquadramento adequado. A não realização da prestação de contas ocasionará na suspensão de novas solicitações. Fluxo: As solicitações de diárias e passagens devem ser realizadas para agendas bem planejadas e anteriormente discutidas com as Referências. É fundamental que sejam atividades que cumpram com o papel do apoiador, não fugindo de suas atribuições e competências. Apoiador + Referência Plano de Trabalho (Solicitação de Viagem - Agenda) Coordenação do Projeto de Apoio Coordenador(a) CGASI Referência (cópia) Diretor(a) DASI OPAS

3 Nome: Projeto de Apoio Institucional aos DSEI Coordenação Geral de Articulação da Atenção à Saúde ANEXO I - Formulário de Solicitação de Viagem (com considerações em vermelho) Formulário de Solicitação de Viagem CPF: RG: Órgão expedidor/uf: de Nascimento: Passaporte: (caso a viagem seja internacional) Endereço: Bairro: CEP: UF: Cidade: Nacionalidade (país): Naturalidade (UF): Telefone: Celular: Fax: Banco nº: Agência nº: Cidade da agência UF: Dados Bancários Nome do banco: Conta corrente nº: Sobre Evento/Missão Localidade do evento: Início: Término: Hora Hora Objetivo: (informações sobre o evento, as instituições organizadoras e participantes) A referência deve estar ciente da agenda e o apoiador deve desenvolver suas atividades de acordo com as atribuições e competências. ANEXAR CRONOGRAMA. Resultado esperado: Sempre especificar quais os resultados esperados com a agenda. Observações: (justificativas sobre viagens no fim de semana, no dia anterior e/ou posterior ao evento) Especificar quando o deslocamento for terrestre e informar se será por meio de veículo oficinal do DSEI ou por outro meio. Caso seja por veículo oficial do DSEI, informar que não há necessidade de passagens, somente de diárias. Mesmo quando não há necessidade de passagem, todos os formulários devem ser devidamente preenchidos, inclusive, especificando os trechos. Fornecer diária? (marcar X ) Sim( ) Não( ) Preenchimento da unidade de passagens Valor da diária: R$ 224,00 Qtde.: Total: R$ Total Geral: R$ da viagem Cidade de origem Sobre a Passagem Cidade de destino Sempre especificar Período (manha /tarde/noite) do pedido: Área solicitante: Assinatura e identificação do solicitante (ou responsável imediato): NOME DO DSEI Autorização ASSINATURA COORDENADOR CGASI Assinatura e carimbo do responsável pela autorização ASSINATURA DIRETOR DASI

4 ANEXO II Modelo de Planilha de Solicitação de Diárias e Passagem com considerações em vermelho Evento: Total Geral: $0,00 (esse valor será automaticamente preenchido com a soma das passagens e diárias) : N. # 1 Nome Completo (sem abreviaturas) DADOS PESSOAIS Viagem Internacional DADOS BANCÁRIOS Telefone (Só numeros, com DDD) CPF (Só numeros) Passaporte Somente Voo internacional Nascimento Nº Banco Nome do Banco (não preencher) (preenchimento automático) Nº Agência (sem digito) Nome da Agência (não preencher) (preenchimento automático) Conta Corrente (somente números) Preenchimento da Contraparte TRECHO IDA VOLTA Diárias (Origem/Escala/Destino) Período Período Taxa (manha /tarde/noite) (manha /tarde/noite) INC Valor No. Diárias Total Diárias Diárias Ex.: Manaus/ Brasília/ Manaus R$224,00 $ (preenchimento automático) IDA Voo Saída Chegada Preenchimento da FlyTour VOLTA Voo Saída Chegada *PREENCHIMENTO DA FLYTOUR: NENHUM CAMPO DEVERÁ SER PREENCHIDO PELO APOIADOR Observações gerais Valor Passagem (Estimado) Campo livre para observações sobre múltiplos trechos ou outras informações relevantes. Numero E- Ticket Especificar caso o deslocamento seja terrestre (por meio de veículo oficial do DSEI ou outro) e quando não há necessidade de passagens, somente diárias. Total Total Geral $ -

5 ANEXO III Modelo de Relatório de Viagem RELATÓRIO DE VIAGEM MINISTÉRIO DA SAÚDE SECRETARIA EXECUTIVA SUBSECRETARIA DE ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS 1 IDENTIFICAÇÃO DO PROPOSTO: NOME: MATRÍCULA: CARGO: UNIDADE ORGANIZACIONAL: 2 IDENTIFICAÇÃO DO AFASTAMENTO: AUTORIZADOR: PERCURSO: PERÍODO: 3 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS: DATAS ATIVIDADES 4 ENCAMINHAMENTOS: 5 NOMES/TELEFONES DE PESSOAS CONTATADAS: SERVIDOR/COLABORADOR: DATA: ASSINATURA