PROCEDIMENTOS SOBRE ANÁLISE E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS PELA SECRETARIA GERAL ADMINISTRATIVA

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1 UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO CENTRO DE TECNOLOGIA E CIÊNCIAS FACULDADE DE ENGENHARIA PROCEDIMENTOS SOBRE ANÁLISE E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS PELA SECRETARIA GERAL ADMINISTRATIVA 1.0 O PROTOCOLO GERAL DA FACULDADE DE ENGENHARIA O Protocolo Geral da Faculdade de Engenharia é um setor da Secretaria Geral Administrativa da FEN e está situada na sala 5005 do bloco (B). 2.0 DOCUMENTOS QUE DEVEM PASSAR PELO PROTOCOLO GERAL DA FEN Devem passar pelo Protocolo Geral da Faculdade de Engenharia, todos os DOCUMENTOS RECEBIDOS de qualquer setor da Universidade ou de origem externa a UERJ, direcionados a qualquer setor ou pessoa da FEN. Devem também passar pelo Protocolo Geral da FEN, todos os DOCUMENTOS EMITIDOS por qualquer setor ou pessoa da Faculdade, que se destinem a outros setores da Universidade ou cujo destinatário seja externo à UERJ. 3.0 TRAMITAÇÃO EM CARÁTER DE EXTREMA URGÊNCIA DE DOCUMENTOS EMITIDOS PELA FEN Documentos emitidos por qualquer setor da FEN, que por sua natureza precisem tramitar em caráter de extrema urgência, deverão ser entregues pessoalmente à Chefia da Secretaria Geral Administrativa para as providências cabíveis. A Chefia da Secretaria deverá designar pelo menos um substituto que tomará essas providências em sua ausência. Uma vez processados pela Secretaria Geral Administrativa através do seu Protocolo Geral, esses documentos poderão ser entregues ao setor de origem, para que este realize o encaminhamento devido em caráter de extrema urgência. Não havendo essa solicitação expressa pelo setor de origem, os documentos serão encaminhados pela Secretaria Geral Administrativa aos respectivos destinatários, em caráter de prioridade. 1

2 Quando os documentos classificados como de extrema urgência, forem direcionados a destinatários externos via Correios, caberá ao setor de origem estabelecer com a Chefia da Secretaria Geral Administrativa, as condições desse encaminhamento. Quando nada for estabelecido nesse sentido, os documentos serão encaminhados ao setor competente da Universidade para o devido encaminhamento via Correios. A Secretaria Geral Administrativa poderá mobilizar o setor de Apoio para entrega de documentos classificados como de extrema urgência, desde que haja entendimento prévio do setor de origem com a Chefia da Secretaria e desde que o volume de documentos e a diversidade de destinatários assim o permita. Excepcionalmente a Direção da Faculdade de Engenharia poderá estabelecer outros mecanismos para entrega desses documentos, através de consulta prévia da Chefia da Secretaria Geral Administrativa. Em qualquer caso, os custos porventura existentes e que não forem cobertos pelo setor de origem, deverão ser previamente autorizados pela Direção da FEN, mediante consulta da Chefia da Secretaria Geral Administrativa. Todos os demais documentos não classificados como de extrema urgência, terão procedimento normal na Secretaria Geral Administrativa. 4.0 TRAMITAÇÃO EM CARÁTER DE EXTREMA URGÊNCIA DE DOCUMENTOS RECEBIDOS PELA FEN Serão considerados como de extrema urgência, todos os documentos de qualquer natureza recebidos pela Faculdade de Engenharia que apresentem prazos definidos, explícitos ou subentendidos para atendimento, independentemente do período estipulado. Pela sua característica especial, os Processos de qualquer natureza são considerados documentos de extrema urgência para efeito de tramitação na FEN, mesmo que não haja prazo explícito de atendimento. Todos os documentos destinados ao Conselho Departamental da Faculdade de Engenharia serão considerados de extrema urgência e para estes, deverá 2

3 ser observado o calendário anual de reuniões, estabelecido pela Direção da Faculdade de Engenharia. Os documentos classificados como de extrema urgência receberão a identificação através da inscrição URGENTE, que será providenciada exclusivamente pelo setor de Atendimento e Distribuição ou pela Chefia da Secretaria Geral Administrativa. Todos os demais documentos terão tramitação normal na Secretaria Geral Administrativa. 5.0 OS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO DE DOCUMENTOS NA FEN O Protocolo Geral da FEN obedecerá a um Procedimento estabelecido em documento próprio. O setor de Protocolo Geral da FEN encaminhará todos os documentos recebidos pela FEN, exclusivamente ao setor de Atendimento e Distribuição da Secretaria Geral Administrativa, em dois horários pela manhã e em dois horários pela tarde, conforme escala estabelecida entre esses setores. 6.0 O SETOR DE ATENDIMENTO E DISTRIBUIÇÃO DA SECRETARIA GERAL ADMINISTRATIVA O setor de Atendimento e Distribuição pertence à Secretaria Geral Administrativa e está localizado na sala 5005 do bloco (B). Uma vez protocolados, todos os DOCUMENTOS RECEBIDOS pela FEN serão encaminhados ao Setor de Atendimento e Distribuição, a quem caberá a leitura, análise e separação dos documentos para despacho com a Chefia da Secretaria Geral Administrativa. Os DOCUMENTOS EMITIDOS pela FEN serão distribuídos diretamente pelo setor de Protocolo Geral, através da Equipe de Apoio da Secretaria Geral Administrativa, depois de realizados os devidos registros, não necessitando portanto passar pelo setor de Atendimento e Distribuição. Todos os PROCESSOS exceto os de natureza acadêmica (pasta rosa) despachados por qualquer setor da Faculdade só poderão ser encaminhados pelo Protocolo Geral a setores externos a FEN, se contiverem 3

4 os competentes despachos de encaminhamento da Direção da Faculdade de Engenharia. Os Processos de natureza acadêmica (pasta rosa) serão despachados diretamente pela Chefia da Secretaria Geral Acadêmica, só passando pela Direção da Faculdade de Engenharia, quando a critério da Chefia da Secretaria, necessitarem de Despacho ou providências da Direção ou do Conselho Departamental da Faculdade de Engenharia. 7.0 A LEITURA E ANÁLISE DE DOCUMENTOS RECEBIDOS PELA FEN O setor de Atendimento e Distribuição da Secretaria Geral Administrativa fará a leitura e análise dos documentos recebidos pela FEN, classificando aqueles de extrema urgência conforme critérios estabelecidos nestes Procedimentos, identificando-os imediatamente com a inscrição URGENTE. 8.0 A SEPARAÇÃO PRELIMINAR DOS DOCUMENTOS O setor de Atendimento e Distribuição procederá à separação dos documentos recebidos nas seguintes seis pastas: a) DOCUMENTOS DE EXTREMA URGÊNCIA (Documentos com data de atendimento, Processos de qualquer natureza e Documentos para o Conselho Departamental da FEN); b) DOCUMENTOS DE ENCAMINHAMENTO PESSOAL (Documentos que estejam com endereçamento nominal); c) DOCUMENTOS DESTINADOS À DIREÇÃO (Documentos que estejam endereçados à Direção da Faculdade, aos Diretores nominalmente, à Secretaria da Direção, ao Gabinete da Direção ou à Assessoria da Direção); d) DOCUMENTOS DESTINADOS À SECRETARIA GERAL ACADÊMICA (Todos os documentos relativos aos Alunos e às Disciplinas); e) DOCUMENTOS DESTINADOS À SECRETARIA GERAL ADMINISTRATIVA (Documentos relacionados aos Servidores Docentes, Técnicos e Administrativos, Freqüência, Férias, Licenças de qualquer natureza, etc.); 4

5 f) DOCUMENTOS DESTINADOS A OUTROS SETORES DA FEN (Documentos com endereçamento a outros setores da FEN tais como Departamentos Acadêmicos, Laboratórios Físicos, Laboratórios Computacionais, Complexo Fonseca Teles ou Centro de Ciência e Tecnologia da Faculdade de Engenharia, Agência de Desenvolvimento da FEN ou Núcleo de Estudos e Projetos Técnicos NEP, Centro de Estudos da Faculdade de Engenharia CEFEN, Coordenações dos Programas de Mestrado, Coordenações dos Cursos de Especialização, Coordenação Acadêmica, Comissão de Biblioteca ou Biblioteca, Núcleo de Orçamento e Patrimônio, Coordenação de Cursos de Extensão, etc.) e Documentos destinados aos Projetos dos Alunos (Hidros Consultoria, Projeto MINIBAJA, GECAD Grupo de Estudos de Concreto de alto Desempenho, IEEE UERJ, GRUVE Grupo de Veículos Elétricos da UERJ, CDECart Centro de Divulgação de Estudos Cartográficos, Centro Acadêmico, Atlética da Engenharia, etc.). 9.0 O DESPACHO COM A CHEFIA DA SECRETARIA GERAL ADMINISTRATIVA O setor de Atendimento e Distribuição despachará com a Chefia da Secretaria Geral Administrativa, em pelo menos um horário pela manhã e um horário à tarde, conforme escala previamente acordada. Nesse despacho serão avaliadas as distribuições previamente feitas, as eventuais alterações de distribuição e emitidos os respectivos despachos pela Chefia da Secretaria Geral Administrativa. Para os documentos classificados de extrema urgência será dada a devida prioridade nesse procedimento. Em qualquer despacho deverá estar claramente definido o setor de destino do documento, de forma a não gerar dúvidas no Protocolo Geral da FEN. Nos documentos a serem distribuídos a diferentes setores simultaneamente, deverá constar explicitamente do despacho quais os setores que deverão receber esses documentos. Nesses casos deverão ser providenciadas pelo setor de Apoio da Secretaria geral Administrativa, tantas cópias quantas forem necessárias para atender à distribuição especificada. 5

6 Os documentos destinados à Direção e todos os Processos exceto os de natureza acadêmica (pasta rosa), serão sempre despachados pela Chefia da Secretaria Geral Administrativa à Direção da Faculdade. Os documentos destinados ao Conselho Departamental da FEN serão despachados pela Chefia da Secretaria Geral Administrativa à Direção da Faculdade de Engenharia, observados os prazos para emissão da pauta da reunião, conforme calendário anual estabelecido pela Direção da FEN. Os Processos de natureza acadêmica (pasta rosa) serão despachados à Secretaria Geral Acadêmica. Os demais documentos serão despachados diretamente pela Chefia da Secretaria Geral Administrativa a quem de direito para as providências cabíveis. Dos documentos classificados como de extrema urgência e despachados diretamente a quem de direito, será enviada cópia à Direção da FEN indicando as providências tomadas. Todos os documentos retornarão ao setor de Atendimento e Distribuição após o despacho com a Chefia da Secretaria Geral Administrativa, para o devido registro de saída pelo Protocolo Geral da FEN e encaminhamento ao setor competente O REGISTRO FINAL E O ENCAMINHAMENTO DOS DOCUMENTOS Concluído o despacho com a Chefia da Secretaria Geral Administrativa, o setor de Atendimento e Distribuição fará as anotações para seu controle, encaminhando imediatamente as pastas ao setor de Protocolo Geral, que providenciará os encaminhamentos devidos, depois de realizados os competentes registros. As pastas vazias deverão ser imediatamente devolvidas ao setor de Atendimento e Distribuição para receber nova carga de documentos. O setor de Protocolo Geral deverá priorizar o registro e encaminhamento dos documentos classificados como de extrema urgência. O setor de Apoio deverá providenciar as cópias necessárias ao encaminhamento dos documentos, conforme despacho da Chefia da Secretaria Geral Administrativa, o que deverá ser controlado pelo Protocolo Geral da FEN. 6

7 Os documentos destinados à Direção da FEN, deverão ser entregues imediatamente pelo pessoal de Apoio da Secretaria Geral Administrativa diretamente à Secretaria da Direção. Os documentos destinados à Secretaria Geral Acadêmica ou à Secretaria Geral Administrativa, deverão ser entregues imediatamente pelo pessoal do setor de Apoio diretamente à Chefia das Secretarias. Os demais documentos deverão ser colocados nos respectivos escaninhos na Secretaria Geral Administrativa pelo pessoal do setor de Apoio. Havendo documentos classificados como de extrema urgência entre os documentos colocados nos escaninhos, o setor de Apoio comunicará a existência dos mesmos aos respectivos setores para que esses possam retira-los com a maior brevidade possível. Conforme estabelecido anteriormente pela Direção da FEN, todos os documentos destinados a Fonseca Teles, serão entregues à pessoa designada pela Direção da Faculdade, incumbida de retirar os documentos no Protocolo Geral da FEN e entrega-los à recepção do Centro de Ciência e Tecnologia da Faculdade de Engenharia Complexo Fonseca Teles, realizando também o processo inverso O REGISTRO DA ENTREGA DE DOCUMENTOS O Protocolo Geral da FEN deverá observar rigoroso controle na saída de documentos registrados, tanto para setores internos da FEN como para outros setores da Universidade ou endereçamentos externos à UERJ. Para tanto deverá estabelecer mecanismos de controle apropriados e adequados a cada tipo de encaminhamento. Nenhum documento deverá sair do Protocolo Geral sem que esteja claramente identificado quem o retirou. A colocação de documentos nos escaninhos da Secretaria Geral Administrativa ou a sua retirada para entrega aos destinatários, deverá ser realizada exclusivamente pelo pessoal da Secretaria, sendo vedada a sua realização por qualquer outra pessoa. 7

8 Periodicamente o setor de Apoio da Secretaria Geral Administrativa deverá realizar uma avaliação dos documentos não retirados e alertar os respectivos setores sobre a existência desses documentos. No caso de encaminhamentos a outros setores da Universidade ou endereçamentos externos a UERJ, em que o registro de recebimento seja dado em cópia do documento, este deverá ser obrigatoriamente arquivado em pasta própria no Protocolo Geral da Secretaria Geral Administrativa AS TRAMITAÇÕES INTERNAS Entende-se como tramitação interna à passagem de documentos entre os diferentes setores da FEN, sejam estes documentos originados internamente em qualquer setor da Faculdade de Engenharia, ou ainda originados externamente e que já tenham, neste caso, passado obrigatoriamente pelo Protocolo Geral da FEN, na sua entrada na Faculdade de Engenharia. As tramitações internas de documentos de qualquer natureza e de qualquer origem, entre diferentes setores da FEN, exceto entre o Campus Maracanã e o Complexo Fonseca Teles, não passarão mais pelo Protocolo Geral da FEN a cada tramitação interna, só passando obrigatoriamente por este setor quando despachado a outro setor da Universidade ou destinatário externo à UERJ. Caberá nestes casos a cada setor da FEN organizar o seu próprio protocolo e promover adequadamente os competentes registros de recebimento e de saída de documentos, de forma a permitir rápida localização dos mesmos. Os escaninhos da Secretaria Geral Administrativa poderão ser utilizados para o encaminhamento destes documentos entre os diferentes setores da FEN. No entanto, não caberá ao Protocolo Geral da FEN o registro ou acompanhamento desses documentos, enquanto permanecerem em tramitação interna dentro de Campus Maracanã. No caso da tramitação de documentos entre o Campus Maracanã e o Complexo Fonseca Teles, o Protocolo Geral da FEN continuará a registrar a movimentação desses documentos, utilizando para isso um registro específico em separado. Rio de Janeiro, 29 de dezembro de 2005 Direção da Faculdade de Engenharia Gestão Participativa Luiz Biondi Carlos Alberto 8