SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho

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1 SERVIÇOS GERAIS IT / 6 1. OBJETIVO Orientar a realização de serviços gerais nas dependências do Crea GO e controle dos s. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA IT. 28 Patrimônio. IT.27 Arquivo Geral e Correspondências 3. PROCEDIMENTOS 3.1 Realização de serviços gerais Quando da necessidade de solicitação de realização de serviços gerais, as Áreas Requisitantes devem utilizar o registro Requisição de Serviço ou Memorando devidamente preenchido e com anuência do Líder, Coordenador e/ou Gestor da Área solicitante, e encaminhar para o Departamento Administrativo/Financeiro. Observação: no caso de necessidade de manutenção predial detectada pela Área de Serviços, não é necessário a aprovação pelo Departamento Administrativo/Financeiro. De posse da solicitação, o Gestor/Assessor Administrativo/Financeiro deve analisar a necessidade da mesma e, caso autorizado, deve despachar a solicitação para a Área de Serviços para providenciar a solicitação verificando: Disponibilidade de material, nos casos de manutenção predial ou serviços que necessitem de utilização de material; Agendamento para realização do serviço. Caso a solicitação não seja apropriada/autorizada, o Departamento Administrativo/Financeiro deve comunicar ao solicitante. No caso da indisponibilidade de material, a deverá solicitar ao Departamento Administrativo/Financeiro, a aquisição do mesmo, através de Memorando devidamente especificado. Mensalmente, a deverá elaborar o RG. 086 Planilha de serviços executados pela e o RG. 108 Planilha de gasto por contrato. Elaborado/revisado por: 31/10/2013 Alessandro da Silva Marques Data Aprovado para uso: 31/10/2013 Edvaldo Pereira Maia Data

2 SERVIÇOS GERAIS IT / Controle de s a) Solicitação e entrega de s Quando da necessidade de solicitação de s, as Áreas Requisitantes devem preencher o registro Solicitação de Veículo, em duas vias, encaminhando estas à para realização de pré-agendamento. A primeira via será entregue ao solicitante, juntamente com as chaves, no dia da retirada do. Após a devolução do, a segunda via será descartada. No caso de solicitação, dentro da cidade de Goiânia, a liberação será autorizada pelo responsável da e/ou Gestor Administrativo/Financeiro. Em caso de solicitação de viagem para fora da cidade de Goiânia, o requerente deverá proceder da seguinte forma: Sem necessidade de diárias e/ou suprimento de fundos: Preencher o registro Solicitação de Veículo em 02 vias e entregar na. A liberação será autorizada pelo Gestor administrativo/financeiro e, na sua ausência, pelo Líder da. Com necessidade de diárias e/ou suprimento de fundos: Encaminhar memorando ao Departamento Administrativo/Financeiro para análise e aprovação junto à Presidência. Não sendo autorizada, o Departamento Administrativo/Financeiro deverá comunicar tal fato ao solicitante. Quando da entrega do ao solicitante e seu recebimento, a deverá analisar as condições do mesmo e solicitar a assinatura do condutor no registro Solicitação de Veículo. A deverá registrar o RG. 087 Planilha de controle de movimento de s, com objetivo de proceder ao controle da quilometragem diária percorrida, nome do condutor e local de destino, exceto o de uso privativo da Presidência e os de uso permanente da Fiscalização. b) Veículo de uso da Fiscalização Os s de uso permanente da Fiscalização serão controlados por meio do registro RG. 030 Utilização de pela fiscalização, o qual será encaminhado à até o décimo dia útil do subsequente. Mensalmente, o responsável pelo deverá verificar e registrar no RG.101- Verificação das condições dos s as condições deste, relacionadas a: troca de óleo, alinhamento, balanceamento, rodízio de pneus e aspectos físicos (lataria). Referido registro será encaminhado à, até o décimo dia útil do subsequente, para conhecimento e providências, caso necessário.

3 SERVIÇOS GERAIS IT / 6 c) Multas de s Na ocorrência de multas, a deverá verificar quem foi o condutor e encaminhar Memorando ao Gestor Administrativo/Financeiro, com cópia da multa e do registro solicitação de s da da multa. De posse dos documentos, o Gestor Administrativo/Financeiro deverá entrar em contato com o motorista/devedor para a negociação da multa. d) Manutenção dos s Mensalmente, a deverá verificar e registrar no RG. 101 Verificação das condições dos s as condições dos s do Crea GO, exceto os de uso permanente da fiscalização, relacionadas a: troca de óleo, alinhamento, balanceamento, rodízio de pneus e aspectos físicos (lataria). Quando verificada a necessidade de reparos nos s, a deverá encaminhar memorando ao Departamento Administrativo/Financeiro solicitando autorização para realização do serviço e aquisição de peças, quando for o caso. Observação: As manutenções/abastecimentos realizadas nos s devem ser registradas no RG. 107 Planilha de manutenção de. 3.3 Entrega de Correspondências / Motoristas A deverá separar por setor e distribuir aos motoristas, para posterior entrega, as correspondências recebidas pelos Departamentos, Coordenadorias e Assessorias, com o recibo de entrega, até as 9h do dia e que serão entregues pelos motoristas. Após a entrega, os recibos devidamente assinados, serão devolvidos à, assim como, as correspondências que por algum motivo não foram entregues. 3.4 Serviços terceirizados Diariamente, a deverá controlar a pontualidade e assiduidade dos prestadores de serviços vinculados às empresas terceirizadas contratadas pelo Crea-GO, nas áreas de limpeza e vigilância, bem como, controlar as atividades que serão desenvolvidas, supervisionando a qualidade dos serviços prestados, e comunicando ao Gestor Administrativo/Financeiro quando verificado alguma desconformidade. A solicitação para adentrar ao conselho em horários não comerciais, feriados e finais de semana, deverá ser encaminhada ao Gestor Administrativo/Financeiro com anuência do Gestor responsável da Área solicitante para aprovação. A deverá repassar aos prestadores de serviço de vigilância vinculados à empresa terceirizada, o registro RG. 109 Autorização de entrada, com objetivo

4 SERVIÇOS GERAIS IT / 6 de proceder ao controle de acesso de pessoas no interior do prédio da sede do Crea-GO, em horários não comerciais, feriados e finais de semana. Será permitida a entrada somente de pessoas que constarem do RG Autorização de entrada, sendo necessária a assinatura do interessado na entrada. Em caso de eventos, deverá ser preenchido o horário de término do evento, ou seja, o horário de saída dos participantes. Caso haja necessidade de algum(s) participante(s) continuar(em) no prédio do Conselho, após o término do evento, deverá ser preenchido o horário de saída dos mesmos no RG. 109 Autorização de entrada. 3.5 Empréstimo de Bem Patrimonial Para colaboradores do Conselho Quando da necessidade de empréstimos de equipamento ( show, notebook, tela de projeção e outros), a Área solicitante deverá encaminhar Memorando à constando no documento os motivos da solicitação, a de retirada do bem patrimonial, bem como, a de devolução deste. Havendo disponibilidade do equipamento solicitado, a deverá proceder o preenchimento do RG. 151 Termo de Responsabilidade (Empréstimo de Bens Patrimoniais), procedendo, posteriormente, a entrega do bem. Para terceiros Quando da necessidade de empréstimos de equipamento ( show, notebook, tela de projeção e outros), o interessado deverá requerer, este, junto ao Gestor do Departamento Administrativo/Financeiro. Após o deferimento da solicitação, o documento deverá ser encaminhado à. Havendo disponibilidade do equipamento solicitado, a deverá proceder o preenchimento do RG. 151 Termo de Responsabilidade (Empréstimo de Bens Patrimoniais), procedendo, posteriormente, a entrega do bem. 4. REGISTROS Requisição de Serviço Memorando Solicitação de RG. 030 Utilização de pela fiscalização RG. 086 Planilha de serviços executados pela

5 SERVIÇOS GERAIS IT / 6 RG. 087 Planilha de controle de movimento de s RG. 107 Planilha de manutenção de RG. 108 Planilha de gasto por contrato RG Autorização de entrada RG. 101 Verificação das condições dos s RG. 151 Termo de Responsabilidade 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Requisição de Serviço Memorando RG Planilha de serviços executados pela de Serviços Solicitação de ( Primeira via) (ano atual) Caixa Box (anos es) de Serviços uprimentos 05 anos quatro es Solicitação de (Segunda via) Até a devolução do com a primeira via

6 SERVIÇOS GERAIS IT / 6 Planilha de controle de movimento de s RG. 087 de Serviços e por Planilha de manutenção de RG. 107 Permanente até leilão do Planilha de gasto por contrato RG. 108 Autorização de entrada RG 109 de Serviços Verificação das condições de s RG. 101 de Serviços Termo de Responsabilidade RG. 151 de Serviços Utilização de pela fiscalização RG. 030 de Serviços 05 anos quatro es

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