Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 1

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1 Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 1

2 ELABORAÇÃO Cristina Isidio Gracília dos Santos Gonçalves Tatiany Torres FORMATAÇÃO Silvânia Oliveira Teixeira DATA Estabelecido em 10/12/2013 Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 2

3 SUMÁRIO 1. Objetivos Específicos Orientações Gerais Organograma e Atribuições Organograma Atribuições Classificação de Solicitações de viagens Critério de Prioridade de Viagens em voos fretados Fluxo de Solicitação de Viagens Plano de contigencia Processo Fluxo de passagens aérea e terrestres Fluxo de aquisição de passagens terrestres Fluxo de prestação de contas Adiantamento Cotação de Hospedagem Fluxo para viagens em voos fretados Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 3

4 1 OBJETIVOS ESPECIFICOS Apresentar aos gestores, funcionários e/ou profissionais com relação de trabalho junto ao ISGH as orientações, procedimentos, competências e informações necessárias e pertinentes para a realização de viagens a serviço; Estabelecer procedimentos padrões para aquisição de passagens e hospedagens, delimitando as responsabilidades dos que atuam no processo, visando garantir a tranquilidade e o conforto no deslocamento e estadia dos profissionais. 2 ORIENTAÇÕES GERAIS As orientações estabelecidas neste manual são gerais e aplicáveis a todas as unidades administradas pelo ISGH; Todo funcionário que realizar viagem a trabalho e solicitar adiantamento para despesas referentes a táxi e alimentação, deverá, em até 5 dias úteis, prestar contas, em formulário próprio, ao Setor Financeiro, anexando um relatório de viagens da visita realizada; O recurso subsidiado pelo ISGH refere-se à alimentação e transporte mediante comprovação com a apresentação de cupom fiscal e recibo devidamente preenchidos; Ressaltamos que este subsídio não deverá ser utilizado para pagamento de bebidas alcoólicas; O valor do consumo deverá ser proporcional ao funcionário e/ou colega de trabalho descrito em prestação de contas. Nas viagens para fora do Estado do Ceará, o ISGH oferecerá aos profissionais hospedagem em hotel padrão três estrelas; O ISGH arcará somente com as despesas de profissionais que estiverem a serviço de interesse do ISGH. Eventuais despesas com acompanhantes serão de inteira responsabilidade dos profissionais. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 4

5 3 ORGANOGRAMA E ATRIBUIÇÕES 3.1 ORGANOGRAMA Gerente Assessor Tecnico Assistente Administrativo Auxiliar Administrativo/ Auxiliar de Escritório 3.2 ATRIBUIÇÕES GERENTE DO NÚCLEO ADMINISTRATIVO/ ISGH Estabelecer as normas, diretrizes e procedimentos para a boa execução do serviço de viagens; elaborar e revisar continuamente os procedimentos operacionais e rotinas dos colaboradores com foco na celeridade, economicidade, qualidade documental e padronização dos processos; definir as ações prioritárias do setor; definir em comum Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 5

6 acordo com a Direção do ISGH as informações relevantes a serem controladas pelo setor; analisar o custo das viagens; analisar criticamente os processos e informações repassadas pelos profissionais que fazem uso do serviço de viagens, identificando pontos de melhoria; realizar continuamente feedbacks individuais e reuniões com a equipe da área de viagens, com foco no engajamento institucional, no desempenho e no desenvolvimento de habilidades e atitudes necessárias à execução das atividades; analisar as necessidades da área de viagens referentes à contratação de pessoal, serviços, recursos tecnológicos e materiais essenciais à execução das atividades, providenciando as solicitações e respectivas autorizações junto à Direção; promover ações que assegurem a melhor interação possível com os setores e unidades do ISGH bem como com o público externo; interagir com os gestores do ISGH e unidades geridas por este, prestando-lhes informações e esclarecimentos a cerca do processo de aquisição de passagens e reserva de hospedagens; zelar pelo cumprimento das normas institucionais e setoriais, disseminando as boas práticas de gestão e intervindo sempre que necessário para assegurar o fiel cumprimento das mesmas; submeter por meio de despacho junto à Direção do ISGH os expedientes inerentes à área de viagens; delegar competências aos assessores técnicos tomando por base a conveniência e a necessidade do serviço; executar outras atividades que lhe forem conferidas pela Direção do ISGH observando o limite das competências previstas neste Manual ASSESSOR TÉCNICO DA HOTELARIA Assegurar o cumprimento das normas e procedimentos estabelecidos para a execução e controle das atividades relativas à área de viagens, informando à Gerência sempre que houver descumprimento das mesmas; acompanhar as solicitações de viagens junto ao assistente administrativo; acompanhar a execução e montagem dos processos de viagens (aquisição de passagem e hospedagem); acompanhar a execução dos serviços contratados, tais como agências de viagens e fretamento de aeronaves; realizar, mediante ciência e concordância da Gerência do Núcleo Administrativo, as ações necessárias para contratação de serviços emergenciais; assegurar a entrega ao Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 6

7 setor financeiro das notas fiscais devidamente atestadas pertinentes aos contratos de serviços contratados; identificar oportunidades de melhoria, propondo-as à Gerência; assessorar a Gerência do Núcleo Administrativo no exercício de suas funções, podendo ainda substituí-la nos casos de ausência ou impedimentos; sugerir à Gerência do Núcleo Administrativo medidas de caráter administrativo necessárias ao perfeito andamento ou desenvolvimento das atividades da área de viagens; elaborar estudos e preparar informações mediante solicitação da Direção ou Gerência; coordenar os colaboradores da área de viagens, assegurando o cumprimento das rotinas e procedimentos internos do setor dentro dos prazos cabíveis, zelando pela organização do ambiente e pelo decoro por parte dos integrantes da equipe, aplicando feedbacks formais sempre que necessário; identificar as necessidades de treinamento e solicitá-las à gerência do Núcleo Administrativo; prover treinamento em serviço; disseminar entre os setores as normas e procedimentos internos da área de viagens, assegurando o fiel cumprimento; analisar criticamente os documentos entregues pelos gestores, devolvendo-os quando estiverem incompatíveis com as exigências legais ou procedimentais e identificando as alterações necessárias; realizar a entrega dos relatórios pertinentes à área de viagens dentro dos prazos estabelecidos ou sempre que solicitado pela Gerência do Núcleo Administrativo ou Diretoria do ISGH; solicitar a contratação de serviços essenciais ao funcionamento da área de viagens; emitir parecer e avaliação técnica a cerca dos serviços contratados; notificar as empresas prestadoras de serviços cujo acompanhamento dos contratos estejam sob sua responsabilidade sempre que descumprirem cláusulas contratuais; atender os clientes externos e internos, dando-lhes a atenção necessária para resolução dos problemas, acolhimento de reclamações e/ou sugestões de melhoria e feedback sobre as ações realizadas; elaborar documentos; controlar correspondência física e eletrônica, atentando para a qualidade das informações repassadas pela área de viagens;executar outras atividades que lhe forem conferidas pela Direção do ISGH ou Gerência do Núcleo Administrativo observando o limite das competências previstas neste Manual. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 7

8 3.2.3 ASSISTENTE ADMINISTRATIVO Organizar e manter atualizada a planilha de viagens; reportar-se à assessoria técnica quanto às normas e procedimentos, visando a uma melhor realização das atividades relativas ao setor de viagens; conferir, organizar e providenciar as assinaturas referentes às documentações que precisam ser repassadas aos setores Financeiro e de Recursos Humanos, cumprindo fielmente os prazos de recebimento estabelecidos por estes setores; emitir relatórios; acompanhar as confirmações de voos, conferindo se as reservas foram realizadas conforme horários e datas solicitados; identificar oportunidades de melhoria, propondo-as à Assessoria Técnica da Hotelaria e/ou Gerência do Núcleo Administrativo; solicitar os processos de contratação emergenciais relativos à área viagens mediante instrução da Assessoria Técnica da Hotelaria ou Gerência do Núcleo Administrativo; monitorar a execução dos serviços, atentando para a satisfação dos profissionais, adotando, em comum acordo com a Assessoria Técnica da Hotelaria, as medidas necessárias para assegurar a tranquilidade e o conforto dos profissionais; atender os clientes externos e internos, dando-lhes a atenção necessária para resolução dos problemas, acolhimento de reclamações e/ou sugestões de melhoria e feedback sobre as ações realizadas; executar outras atividades que lhe forem conferidas pela Direção do ISGH ou Gerência do Núcleo Administrativo observando o limite das competências previstas neste Manual AUXILIAR ADMINISTRATIVO Receber as solicitações de viagens; alimentar planilhas; montar processos; confirmar as reservas via telefone junto aos funcionários; cotar passagens aéreas e hospedagens junto à agência de viagens contratada e voos fretados não contemplados em contrato; encaminhar para os setores de RH e financeiro as solicitações de viagens; identificar oportunidades de melhoria, propondo-as à Assessoria Técnica ou à Gerência do Núcleo Administrativo; executar outras atividades que lhe forem conferidas pela Direção do ISGH ou Gerência do Núcleo Administrativo observando o Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 8

9 limite das competências previstas neste Manual AUXILIAR DE ESCRITÓRIO Arquivar, receber, entregar e providenciar cópias de documentos; atender ligações telefônicas; executar outras atividades que lhe forem conferidas pela Direção do ISGH ou Gerência do Núcleo Administrativo observando o limite das competências previstas neste Manual. 4 CLASSIFICAÇÃO DAS SOLICITAÇÃO DE VIAGENS Para efeitos deste Manual, as solicitações foram classificadas em três categorias conforme descrição a seguir: SOLICITAÇÃO DE VIAGENS DE FUNCIONÁRIOS ADMINISTRATIVOS / ASSISTENCIAIS: São aquelas direcionadas aos funcionários que necessitam executar atividades administrativas ou plantões assistenciais nas unidades geridas pelo ISGH ou participar de eventos (a trabalho) relacionados as suas respectivas áreas. SOLICITAÇÃO DE VIAGENS DE AUDITORES / CONSULTORES: São aquelas direcionadas aos funcionários que são convidados ou contratados para administrar cursos, palestras, conferências, treinamentos ou consultorias aos colaboradores do ISGH. SOLICITAÇÃO DE VIAGENS DE PRESTADORES DE SERVIÇO: São aquelas direcionadas a pessoas que possuem um contrato firmado com o ISGH e necessitam de deslocamento para as unidades do ISGH fora do âmbito de Fortaleza. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 9

10 5 CRITERIO DE PRIORIDADE DE VIAGEM EM VOOS FRETADOS AS RESERVAS SERÃO REALIZADAS DE ACORDO COM AS SEGUINTES PRIORIDADES: GRUPO 01: Profissionais vinculados à escala assistencial contratados para realizar plantões fora do seu domicilio; GRUPO 02: Profissionais vinculados às áreas assistenciais ou administrativas que necessitem realizar atividades de treinamento ou capacitação. OBS.01: As condições de reserva devem proceder para cada grupo da seguinte forma: GRUPO 01: A reserva de vagas para os plantonistas deve ser realizada exclusivamente pelos coordenadores do Setor onde o plantonista exercerá as suas atividades; Os coordenadores devem encaminhar a escala dos profissionais até o dia 25 do mês anterior da prestação do serviço; Os coordenadores poderão solicitar alterações/inclusões até 12horas antes do voo, formalizando contato primeiramente por telefone e em seguida por . GRUPO 02: A reserva de vaga deverá ser solicitada ao Núcleo Administrativo através do formulário de Solicitação de Viagens, devidamente preenchido e autorizado, com antecedência mínima de 48 horas da viagem. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 10

11 6 FLUXO DE SOLICITAÇÃO DE VIAGENS Inicio Preencher o formulário padrão de Solicitação Viagens com todos os dados. Solicitar autorização do Diretor e Gerente de area. Encaminhar a solicitação ao Núcleo Administrativo do ISGH. O Núcleo Adminsitrativo do ISGH encaminhará para o Financeiro e Rh para conhecimento e deposito do adiantamento caso necessário. O Núcleo Administrativo confirmará as reservas de passagens aéreas e hospedagem diretamente ao funcionário por telefone e . Fim Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 11

12 7 PLANO DE CONTIGENCIA PROCESSO Solicitação no Gercomp Processo finalizado e entregue ao NFC Solicitação /Analise da Cotação Recebimento Parecer Autorização de Faturamento Negociação Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 12

13 8 FLUXO DE AQUISIÇÃO DE PASSAGEM TERRESTRE 1º Passo Encaminhar ao Núcleo Administrativo do ISGH o formulário padrão de Solicitação de viagens. 2º Passo 3º Passo O Núcleo Administrativo do ISGH verificará junto à companhia de ônibus a disponibilidade de horários; O Núcleo Administrativo do ISGH encaminhará o motoboy a agência de ônibus mais próxima para aquisição das passagens, com os dados pessoais do funcionários; 4º Passo O Núcleo Administrativo do ISGH realizará a entrega das passagens terrestres protocoladas ao funcionário. OBS.1: O recurso utilizado para aquisição da passagem será disponibilizado pelo ISGH através de adiantamento, solicitado ao Núcleo Financeiro antes da viagem, com o qual deverá prestar contas 48 horas após a viagem através de formulário especifico com os respectivos recebidos e cópias de passagens comprobatórios das despesas. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 13

14 9 FLUXO DE SOLICITAÇÃO DE ADIANTAMENTO PARA AQUISIÇÃO DE PASSAGENS TERRESTRE Fazer memorando solicitanto o adiantamento, assinado pela gerência. Preencher o adiantamento, encaminhar para a Direção para ser autorizado pela Presidência. Anexar o memorando ao adiantamento, fazer uma cópia dos dois 2 documentos. Apresentar o memorando e o adiantamento junto ao financeiro Fazer um memorando de aquisição de passagem. Solicitar um moto-boy ao setor de transporte. Anexar a passagem ao recibo e arquivar Realizar no último dia util do mês, sempre fazer a prestação de conta junto ao financeiro. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 14

15 10 FLUXOS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS ADIANTAMENTO Preencher o formulário de prestação de conta, enviar o mesmo para a direção para a autorização. Fazer o processo no gercomp, gerando a AF. Anexar a AF, o formulário de prestação de contas com a xerox da passagem. Conclusão do processo -Entregar ao Núcleo Financeiro o original com uma cópia. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 15

16 11 COTAÇÃO DE HOSPEDAGEM 1º Passo Através de é solicitado junto à agência de viagem, as opções de Hotéis disponíveis na rede hoteleira do Estado. 2º Passo Após o envio das opções é realizado uma análise criteriosa no site do Hotel, para aprovação do Hotel. 3º Passo Após a escolhado hotel é solicitado à agência de viagem a reserva e aquisição da hospedagem e em seguida enviado para o do funcionário o Voucher da confirmação Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 16

17 12 FLUXO PARA VIAGENS EM VÔOS FRETADOS Ao receber a escala dos seus respectivos coordenadores, alimentar a planinha de acompanhamento.(verificando sempre a quantidade de passageiros) Nas sextas-feira a programação dos vôos de sábado, domingo e segunda já deverão estar prontas. As notas das empresas deverão ser analisadas junto as propostas de vôos fornecidas pelas empresas.depois de analisadas as mesmas vão para atestoe em seguida enviadas ao financeiro Selecionar a quantidade de passageiros que irá em cada empresa com a areronave fretada Entrar em contato com os passageiros informando o horário do vôo e a empresa que mesmo embarcará.( No caso do contato telefônico não ocorra. O passageiro receberá uma mensagem informando os dados da viagem No caso de divegência na nota a mesma deverá ser cancelada e logo após esse processo gerar uma nota com as informações corretas. Sempre confirmar o retorno dos passageiros Confirmar a reserva da aeronave até as 17:00 do dia anterior a viagem. Obs: No caso de alteração da escala o coordenador tem 48h para informar ao setor de viagens, para que sejam feitas as devidas alterações em tempo hábil. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Viagens Página 17

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