GESTÃO DE TÍTULOS E TAXAS NÁUTICO

Transcrição

1 1 / 6 1. OBJETIVO Estabelecer padronização para os processos desde o cadastro de títulos até a cobrança de cheques devolvidos bem como a transferência de titularidade, a fim de que todas as etapas do processo sejam seguidas corretamente. 2. ALCANCE Náutico Praia Clube. 3. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS Sócio: Pessoa que adquiriu um título do parque ou clube. Dependente: Pessoa familiar ou não que usufrui das dependências do parque com uma carteirinha de dependente. Cessionário: Pessoa que recebe o título, seja um terceiro ou um filho. Título: Documento que dá direitos ao sócio de uso das dependências do parque. Título Friends: Documento que dá direito a inserir dependentes sem grau de parentesco. 4. CONTEXTO Uma das formas de acessar o Náutico Praia Clube é se tornando um sócio a partir de uma aquisição de Título. Toda a negociação do título é feita pela Sala de Vendas e a Secretaria tem a responsabilidade de cadastrar o título no sistema do parque. A fim de melhor atender o sócio e seus dependentes, quando necessário são realizadas melhorias na estrutura do parque, como consequência contratos Taxas de Melhoria são criadas para auxiliar a cobrir os gastos das reformas, e estes também devem ser cadastrados no sistema do parque. A Secretaria também deve realizar a transferência de titularidade, seja ela para terceiros ou para o filho do titular, além de efetuar a inclusão ou exclusão de dependentes dos títulos Friends. Com o respaldo da Tesouraria, a Secretaria é responsável por realizar o bloqueio de acesso do sócio no sistema nos casos de inadimplência, bem como a liberação e controle dessas pendências. 4.1 Cadastro de Títulos Ao realizar a venda de um título, a Sala de Vendas deve encaminhar todo o processo de venda do título à Secretaria para que seja efetuado o cadastro no sistema do parque. O processo de venda do título é composto pelo contrato assinado em 2 vias (uma via deve ser entregue ao cliente a outra deve ficar em posse

2 2 / 6 da Secretaria), os documentos pessoais de identificação com foto do titular e seus dependentes, comprovante de endereço e os comprovantes de pagamentos (dinheiro, cartão de débito/crédito ou cheque). Ao receber o processo de venda do título, a Secretaria deve verificar se todos os documentos estão corretos e se há alguma divergência. Caso haja o processo deve ser devolvido a Sala de Vendas para que efetue as devidas correções. Com o processo de venda do título em mãos, a Secretaria deve assinar e carimbar as duas vias do contrato, devolver uma via à Sala de Vendas e reter a segunda via para realizar o cadastro do contrato no sistema. Caso haja dependentes a serem cadastrados, deve-se efetuar o cadastro no título e emitir a carteirinha tanto do sócio quanto dos dependentes. Semanalmente, a Supervisão deve preencher o Borderô de Recebimento de Títulos-FO-71 que deve conter as assinaturas do Gerente Geral do Parque, do Gerente da Sala de Vendas e da própria Supervisão e anexar o contrato assinado e os comprovantes de pagamentos devem ser enviados via malote ao Subgerente, que deve encaminhá-lo ao Financeiro de Goiânia para que seja efetuada a baixa dos pagamentos, do contrato e do Borderô de Recebimento de Títulos-FO-71. Ao receber o malote, o Financeiro de Goiânia deve fazer a conferência de todos os documentos e caso haja alguma divergência, deve-se devolver o contrato específico à Secretaria para as devidas correções. Estando todos os contratos corretos, deve-se depositar o dinheiro, arquivar os comprovantes de pagamentos junto com o Borderô de Recebimento de Títulos-FO-71 e devolver o contrato original à Secretaria para que seja arquivado de forma numérica e sequencial. 4.2 Cadastro de Pagamento de Taxa de Melhoria Ao realizar a venda das Taxas de Melhoria, a Sala de Vendas deve enviar à Secretaria o borderô com o contrato original assinado e os comprovantes de pagamentos. Ao receber o processo de cadastro da taxa, a Secretaria deve conferir se todas as taxas discriminadas no contrato e os comprovantes de pagamentos estão coretos de acordo como descrito no borderô. Havendo divergência, a Sala de Vendas deve efetuar as devidas correções. A Secretaria deve também conferir se houve o lançamento de renegociação de taxas em aberto. Caso não haja, deve-se efetuar o lançamento de todas as parcelas de acordo com a negociação pela Sala de Vendas no sistema do parque. Posteriormente, a Supervisão deve assinar o borderô e anexá-lo junto ao contrato da taxa assinado e comprovantes de recebimento para enviar ao Financeiro de Goiânia via malote para as devidas tratativas.

3 3 / 6 Havendo lançamento de renegociação, a Secretaria deve efetuar o lançamento no sistema do parque da renegociação conforme descrito no contrato, cancelar/excluir todos os débitos anteriores e realizar o lançamento da cobrança atualizada. 4.3 Emissão de Cortesias para convidados (Cartão Convidado) O cartão cortesia é confeccionado pela Controladoria e entregue à Secretaria do clube sempre quando necessário. O cartão cortesia é uma autorização de acesso ao parque que deve ser entregue mediante a solicitação do sócio. A solicitação sendo pelo próprio sócio, a Secretaria deve solicitar a carteirinha de sócio e os documentos de identificação pessoal. Caso a solicitação seja por um terceiro, deve ser apresentado além dos documentos de identificação pessoal o Autorização para Terceiros-FO-35, assinado e reconhecido em cartório. Com toda a documentação em mãos, o Atendente da Secretaria deve fazer a consulta pelo nome do sócio no sistema do parque para verificar se a carteirinha está dentro do prazo de validade. Caso a carteirinha esteja vencida, deve-se informar ao sócio que a carteirinha deve ser renovada como descrito no Gestão de Acesso de Sócio-POP-91. A carteirinha não estando vencida ou o sócio a renovando, o Atendente da Secretaria deve verificar no sistema do parque se existe saldo suficiente no benefício para a entrega do cartão cortesia. Caso não haja, deve-se informar ao sócio da não entrega do cartão cortesia. Caso contrário, o Atendente da Secretaria deve entregar o cartão cortesia, registrando a ocorrência no sistema. Após emissão do cartão cortesia, o Atendente da Secretaria deve entregá-lo juntamente com os documentos pessoais de identificação ao sócio, colocar a pulseira no braço do solicitante e direcioná-lo à catraca para efetuar a entrada no parque. A catraca deve reter a cortesia e depositá-la no cofre coletor da catraca. 4.4 Troca de Dependentes Títulos Friends Ao receber do sócio a solicitação para a troca de dependentes do título Friends, a Secretaria deve solicitar os documentos de identificação pessoal com foto dos dependentes a serem incluídos no título, preencher o Atualização de Dependentes-FO-72 que deve ser assinado pelo titular, carimbado e assinado pela Secretaria. Após o preenchimento do Atualização de Dependentes-FO-72 deve-se efetuar o recebimento da taxa de troca de dependentes (dinheiro ou cartão de débito/crédito).

4 4 / 6 Com o Atualização de Dependentes-FO-72 preenchido e assinado, e com os recebimentos em mãos, deve-se efetuar a troca de dependentes no sistema do parque, excluindo os dependentes antigos e incluindo os novos. A carteirinha dos dependentes somente de ser emitida com o pagamento da Taxa específica. A Secretaria deve preencher o Borderô de Recebimento-FO-71 com os dados da venda, pois, existe comissão a ser paga ao corretor que fez a negociação e posteriormente deve ser enviado para o Financeiro de Goiânia para as devidas tratativas. 4.5 Transferência de Titularidade Quando um titular deseja vender seu título, toda a negociação deve ser feita entre titular e cessionário. A Secretaria do parque deve realizar o recebimento da taxa de transferência no sistema e o registro e arquivamento dos documentos Entre Titular e Terceiro A Secretaria do parque disponibiliza o Cessão de Direitos (documento padrão que registra a transferência de titularidade) para o Titular, para o Cessionário ou para qualquer outra pessoa (pois o documento é público), para que seja preenchido com os dados do titular e terceiro/cessionário, assinado e reconhecido em cartório que deve ser entregue à Secretaria junto com a cópia dos documentos pessoais e comprovante de endereço (atualizado) do cessionário. O titular deve, junto há um cartório, elaborar uma procuração específica que deve ser assinada e reconhecida, outorgando poderes ao terceiro de gerir o contrato a partir da data de transferência no sistema Transferência Entre Pai e Filho A transferência sendo entre pais e filhos, apenas o documento Cessão de Direitos deve ser preenchido e assinado por ambos e para envio a Secretaria, deve-se anexar uma cópia dos documentos de identificação do pai e filho e comprovante de endereço atualizado Transferência pela Secretaria Em posse de toda a documentação necessária, a Secretaria deve verificar se existe divergência na documentação e efetuar o recebimento (dinheiro ou cartão de crédito ou débito) da taxa de transferência, que entre pais e filhos é isenta (esposo (a) não é considerada como parte isenta). Caso haja alguma divergência, a Secretaria deve devolver a documentação ao titular para que seja efetuado as devidas correções.

5 5 / 6 Com a documentação correta e o pagamento em mãos (caso haja), a Secretaria deve assinar e carimbar a via do documento Cessão de Direitos do titular/cessionário como comprovante de recebimento para efetuar a transferência de titularidade (no prazo de 7 dias úteis) e a atualização dos dependentes no sistema do parque, ou seja, fazer a alteração de cadastro no sistema. Para que a transferência aconteça, é obrigatória que todas as taxas de melhoria estejam em dia. O documento Cessão de Direitos e procuração específica devem ser arquivados na Secretaria junto ao título original. 4.6 Cobrança de Cheques Devolvidos de Títulos Ao receber os cheques devolvidos do Financeiro de Goiânia, a Tesouraria deve efetuar o bloqueio de acesso do sócio e de seus dependentes pelo motivo de Pendencia Financeira e inserir as devidas informações referente ao bloqueio no sistema do parque. Posteriormente, deve-se encaminhar os cheques ao departamento de Cobrança que deve preencher o Controle de Cheques Devolvidos - Títulos - Náutico - FO-77 para realizar o contato com o sócio a fim da regularização da pendência. Caso haja êxito no contato, mas o pagamento não seja realizado pelo sócio ou ainda o sócio não atenda as tentativas de contato, a Cobrança deve inserir a informação no Controle de Cheques Devolvidos - Títulos - Náutico - FO-77 e continuar efetuando as tentativas até que a pendência seja regularizada ou o sócio atenda os chamados. Havendo resultado positivo no contato e a pendência tenha sido regularizada, deve-se inserir no Controle de Cheques Devolvidos - Títulos - Náutico - FO-77 a confirmação do pagamento efetuado a dinheiro (que deve ser depositado) ou cartão (débito ou crédito) e emitir o recibo em 5 vias que serão distribuídas da seguinte forma: uma ao cliente, uma ao departamento de Cobrança, uma à Tesouraria, uma à Secretaria do Náutico e a última ao Financeiro de Goiânia, anexados ao comprovante de pagamento. A Cobrança deve colher a assinatura e carimbo da Tesouraria em todas as 5 cópias do recibo para que seja comprovada que o pagamento foi efetuado. A Secretaria ao receber a via do recibo deve arquivá-lo junto ao título original e efetuar a liberação do sócio no sistema do parque. Ao final do mês, deve-se preencher o relatório Relação de Cheques Recebidos- FO-70 de todos as pendências que foram ou não regularizadas para enviar ao Financeiro de Goiânia para as devidas tratativas. Após o sócio efetuar o pagamento da pendência financeira, o Cobrança deve devolver cheque via Correios.

6 6 / 6 5. RELAÇÃO DE ANEXOS / REFERÊNCIA / REGISTROS GERADOS Relacionar anexos e registros gerados bem como referências utilizadas. Borderô de Recebimento de Títulos-FO-71; Gestão de Acesso de Sócio-POP-91; Atualização de Dependentes - FO-72; Controle de Cheques Devolvidos - Títulos - Náutico - FO-77; Relação de Cheques Recebidos-FO APROVAÇÕES