SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho

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1 CERIMONIAL E EVENTOS PROTOCOLARES IT / 6 1. OBJETIVO Traçar diretrizes para a organização e execução das atividades de cerimonial e de eventos protocolares do Crea GO, voltados para os públicos interno e externo. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA IT. 40 Publicidade e TV Crea DS. 13 Pl de Comunicação 3. PROCEDIMENTOS As atividades da visam consolidar a imagem institucional e promocional do Crea GO, auxiliando a Sede e as Inspetorias do Regional a alcançar seus objetivos junto aos públicos interno e externo. Os eventos que o Crea-GO promove e de que participa são classificados nas seguintes categorias de eventos protocolares: Sessões plenárias; Sessões especiais do Crea-GO; Sessões solenes: Posse do presidente; Solenidade de posse dos conselheiros; Celebração de datas cívicas (Dia da Bandeira); Descerramento de bustos, placas e aposição de retratos; Prêmios, diplomas e comendas; Assinatura de atos, convênios e contratos; Ato ecumênico; Feiras e exposições; Inaugurações; Lançamento de campanhas, produtos e serviços. Observação: Os eventos protocolares são aqueles de natureza institucional, promocional, de lançamentos e de inaugurações. Os eventos demandados pela Presidência, Câmaras Especializadas, Comissões Permanentes ou Temporárias e Inspetorias, mesmo não previstos nesta Instrução de Trabalho, também são considerados eventos protocolares. Diante disso, a deverá: 3.1 Atividades de Cerimonial: Verificar com os propositores do evento a data, horário, local e programação dos eventos oficiais, bem como a necessidade de composição de mesa diretiva e execução de Hino Nacional, Hino de Goiás e Hino de Goiânia, conforme o tipo de evento. A partir dos dados, considerando o tipo de evento e as normas de cerimonial público, elaborar e coordenar roteiros de cerimonial e programação de eventos promovidos pelo Conselho, bem como executar serviços de mestre de cerimônia, quando for designado. Em eventos de pequeno porte, o mestre de cerimônia poderá ser um funcionário do Conselho com experiência mínima no assunto; e para eventos de grande porte será contratado profissional da área; Elaborado/revisado por: 26/06/2015 Abadilene Marques de Oliveira Data Aprovado para uso: 26/06/2015 Abadilene Marques de Oliveira Data

2 CERIMONIAL E EVENTOS PROTOCOLARES IT / 6 Propor e coordenar eventos protocolares/técnico-científico/capacitação que aproximem o Conselho de seus públicos-alvo; Sugerir os públicos de interesse para a expedição de convites; Encaminhar folders e kits de divulgação para participantes dos eventos institucionais para Inspetorias, Entidades de Classe, Instituições de Ensino, Autoridades, Profissionais e outros, utilizando os meios pertinentes ( , fax e correios); Selecionar e orientar a equipe de recepção para o evento, alocando pessoas de apoio, para auxiliar autoridades e o evento como um todo; Se houver necessidade, nomear pessoa de apoio para palco, encarregada de estar sempre presente na cerimônia, auxiliando o mestre de cerimônia e o próprio cerimonialista; Providenciar, quando necessário, as reservas de lugares em mesas de jantar ou auditórios; Checar infraestrutura disponível no local do evento: acompanhar passagem de som, projeção, posição de bandeiras, mesa diretiva, arranjos, etc.; Verificar alterações na programação e providenciar alterações no Roteiro de Cerimonial dos eventos institucionais, quando necessário; Receber autoridades e direcioná-las aos locais reservados, quando houver, com o apoio de recepcionistas; Criar e executar sistema de cumprimentos e outros aos públicos de interesse do Crea-GO para datas comemorativas providenciando, inclusive, o encaminhamento de correspondências especiais (cartões, telegramas, s ou ofícios); Manter articulação com o Cerimonial governamental de sua instância, sendo: O da Presidência da República, no caso de eventos que tenham ligações com o Poder Federal; O do Estado, no caso de eventos que tenham ligações com o Poder Estadual; O do Município, no caso de eventos que tenham ligações com o Poder Municipal; Assessorar a Presidência sobre a programação, protocolo e o cerimonial das solenidades e recepções, quando solicitado, internas e externas às quais deva comparecer; Acompanhar, quando solicitado, o Presidente em eventos de pequeno, médio e grande portes de interesse do Crea-GO em âmbitos institucional, político ou técnico; Monitorar a agenda do Presidente e do Gabinete para elaborar o roteiro de cerimonial de eventos periódicos, caso seja necessário; Solicitar à Publicidade e TV Crea a expedição de convites de eventos/reuniões/encontros/café da manhã/outros para públicos-alvo (interno e externo). Em casos específicos, esta Coordenadoria também expedirá convites;

3 CERIMONIAL E EVENTOS PROTOCOLARES IT / 6 Enviar mensagens institucionais e de serviço para autoridades municipais, estaduais e federais; 3.2. Atividades de Eventos: a) Na fase de planejamento dos eventos aprovados pelo Crea-GO, definir por meio de um Planejamento de Evento, os seguintes itens, de acordo com a necessidade do evento: Tipo e porte do evento; Local e horário em que será realizado o evento; Programação/temário; Objetivos do evento; Os públicos-alvo do evento; Estratégias de comunicação e divulgação que serão adotadas para o evento; Os recursos materiais necessários (artigos de escritório, decoração, dentre outros); Recursos tecnológicos (datashow, movings, telões, painéis especiais, dentre outros); Recursos físicos necessários (espaço para coquetel, jantar, auditório, dentre outros); Recursos hums (equipe de apoio e fornecedores a serem contratados); Atividades de lazer e entretenimento (programação sócio-cultural); Vias para a captação de recursos (busca de patrocinadores se necessário); Estrutura de traslado e hospedagem para palestrantes e convidados; Definição de patrocínios, quando houver; Previsão de custos; Sistematização e controle do processo de inscrição/convidados, quando necessário; b) Na fase de pré-evento, deverá providenciar: Contato com palestrantes; Acompanhamento do material gráfico do evento; Envio de materiais de divulgação; Item excluído; Cadastramento de participantes, quando houver necessidade; Supervisão logística (recursos mobiliários, tecnológicos e hums);

4 CERIMONIAL E EVENTOS PROTOCOLARES IT / 6 Confirmações de presença de autoridades; Reuniões com a equipe de apoio; Montagem de planilhas para transfer de palestrantes e convidados ilustres; Verificar junto ao Departamento Administrativo/Financeiro os fornecedores que irão prestar os serviços (iluminação, sonorização, projeção, decoração, buffet, mestre de cerimônia, fotógrafo, filmagem, dentre outros) para dar o devido andamento à solenidade; Impressão de listas de presença e coleta de assinaturas. Acompanhamento da chegada de fornecedores e equipamentos locados (palco, som, pontos de luz, itens de buffet, artigos de decoração, dentre outros), bem como a instalação de cada item nos locais predeterminados; Confirmação de horários de voos e chegada de palestrantes; Instalação de sinalização para banheiros, bebedouros e auditório; Impressão de listas de presença, conforme modelo aprovado pela ;. Checagem dos recursos materiais (canetas, pastas, crachás, prismas, dentre outros); Confirmação do horário de coffee-breaks, almoço e outras atividades; Acompanhamento do traslado de palestrantes e convidados ilustres. c) Na fase de trans-evento (abrange as atividades no dia do evento): Distribuição da equipe de recepção no evento; Coleta das assinaturas dos convidados/participantes nas listas de presença; Orientação e acompanhamento de fornecedores para prestação de serviços; Direcionamento de convidados aos respectivos lugares; Prestar apoio ao mestre de cerimônia; Verificar o cumprimento do roteiro do cerimonial; Acompanhamento do traslado de palestrantes e convidados ilustres. d) Na fase de pós-evento: Recolhimento de material pertencente ao Crea-GO no local do evento; Após o evento, reunião com a equipe de apoio, para elaborar relatório Análise Pós Evento, quando promovido pelo Crea-GO.

5 CERIMONIAL E EVENTOS PROTOCOLARES IT / 6 e) Planejamento e execução de Evento A realização dos eventos protocolares deverá ser precedida da elaboração do Planejamento do Evento especificando os recursos necessários, bem como as atividades para a realização do evento. Este deverá ser apresentado à Presidência para apreciação. Após apreciação do Planejamento do Evento pela Presidência, a deverá providenciar encaminhamento das solicitações pertinentes aos Departamentos envolvidos na execução, solicitando a realização das atividades nele descritas. A arte de material gráfico e virtual de divulgação dos eventos, roteiro de spot e roteiro de VT deverá ser solicitada pela para a Publicidade e TV Crea, via memorando ou . A será responsável por solicitar a impressão/veiculação do próprio material junto ao Departamento Administrativo/Financeiro. 4. REGISTROS Planejamento de Evento Material gráfico e virtual de Divulgação Lista de Presença Roteiro de Cerimonial Análise Pós Evento

6 CERIMONIAL E EVENTOS PROTOCOLARES IT / 6 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Planejamento de Evento Acesso da Cursos Indexada por 05 s Lixo e Eventos Material Gráfico e Virtual de divulgação Acesso livre Indexada por 05 s Lixo Lista de Presença Acesso da Cursos Indexado por 05 s Lixo e Eventos Roteiro de Cerimonial Acesso da Cursos e Eventos Indexado por 05 s Lixo Análise Pós Evento Coordenadoria de Acesso Livre Indexado por 05 s Lixo