Política de Viagem Sistema de Gestão da Qualidade

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1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Política tem como finalidade informar as diretrizes na utilização dos serviços de viagem. 2. APLICAÇÃO Esta política aplica se á PC Sistemas. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Não se aplica. 4. REGRAS GERAIS A Central de Viagem contrata serviços de viagem, obedecendo à tarifa de menor custo; Considera-se viagem a serviço quando o deslocamento seja superior de 120 km da base geográfica do colaborador; Os serviços de viagem (Passagem aérea, hospedagem, locação de veiculo e adiantamento) deverão ser solicitados com antecedência mínima de 7(sete) dias; Para casos excepcionais, onde não seja possível respeitar o prazo de 07 dias, somente será realizado com a autorização por do Diretor da área. Todos os serviços de viagem (autorização para emissão de vôo, cancelamentos, remarcações) deverão ser solicitados em horário comercial (08 h á 18 h) via Central de Viagem e após esse horário deverão ser solicitadas via Plantão da Agência: Todas as solicitações de cancelamento e remarcações serão efetivadas mediante autorização do responesável e por ; 5. PASSAGEM ÁREA Alterações deverão ser enviadas com o motivo à central de viagens, que será analisada considerando custos diretos/indiretos. Havendo alteração direta do participante, o reembolso será analisado pela central de viagens. A não utilização de trechos emitidos deverá ser comunicado formalmente à central de viagens, que acompanhará o reembolso ou reutilização do bilhete. Necessidades diferentes da regra devem ser formalizadas/discutidas com a central de viagens. Caso o colaborador opte por assento especial a empresa não fará o reembolso. Não é autorizado colaborador comprar passagens para uso pessoal/particular via reserva, as tarifas da PC são de uso exclusivo para viagens corporativas. 6. LOCAÇÃO DE VEICULO As locações devem ser realizadas somente pela central de viagem/agência. Caso a contratação seja feita pelo próprio colaborador, o valor será descontado o colaborador;

2 Página 2 de 5 Para locação de veículo fica autorizada a contração de carro 1.0 básico, exceto quando a locação foi para o Presidente. Todas as despesas decorrentes de multas, franquias e sinistros, durante o período de locação serão de responsabilidade do viajante; O reembolso de gastos com combustível somente em caso de utilização de veiculo locado. Necessidades diferentes da regra devem ser discutidas com o diretor da área e formalizadas por para central de viagens. 7. DESLOCAMENTO As despesas de deslocamento reembolsadas pela PC são os descritos abaixo: a. Casa - aeroporto, b. Aeroporto - hotel, c. Hotel evento/cliente d. Evento hotel/cliente e. Hotel - aeroporto. 8. CÁLCULO PARA REEMBOLSO DE QUILOMETRAGEM A PC pagará o reembolso das despesas de KM (Quilometragem) quando o colaborador utilizar veículo próprio para a execução de serviços externos relacionados aos assuntos da empresa; Para o reembolso de KM, deverá ser apresentado o RQ.CDV.002 e obrigatoriamente o comprovante de abastecimento dentro do mês anexado. Este reembolso pago tem o objetivo de subsidiar as despesas com o veículo baseando nos itens abaixo: Calculo de KM Abastecimento (Consumo médio de combustível por litro - 50%) R$ 0,32 Manutenção (5% ao ano) R$ 0,05 Troca de Pneus (Troca de pneus a cada km - 10%) R$ 0,08 Troca de Óleo (Troca de óleo a cada km - 6%) R$ 0,05 Seguro (Seguro do veículo de 5% ao ano) R$ 0,06 IPVA (IPVA, DPVAT e licenciamento 4% ao ano) R$ 0,04 Depreciação (20% equiv. Depreciação ao ano) R$ 0,15 Total R$ 0,75 A base de pesquisa do KM percorrido será através do Google Maps 9. HOSPEDAGEM A escolha do hotel deve priorizar a tarifa de menor custo, associado ao endereço em que o colaborador

3 Página 3 de 5 estiver a serviço, em função dos custos de translado. As acomodações contratadas são do tipo standard (banheiro privativo, ar condicionado, frigobar, televisão, telefone, serviço de quarto, café da manhã e internet quando disponível). As despesas pagas de hospedagem pela PC são diárias. Deverá ser observado o horário de check in dos hotéis que geralmente são às 12h e o check out que geralmente são às 12h, para evitar cobranças extras de diárias. Uma reserva não utilizada e não cancelada em até 48 horas antes da data marcada, pode implicar no pagamento da primeira diária (no show). Essa despesa será de responsabilidade do colaborador, exceto quando motivada por circunstâncias fora de seu controle. Alteração de reserva de hospedagem por iniciativa do viajante serão de responsabilidade do mesmo, salvo quando autorizadas por pelo Diretor Responsável da Área; Em caso de viagens onde estiverem dois ou mais viajantes hospedados no mesmo hotel, os mesmos serão acomodados em apartamentos duplos ou triplos, exceto Diretoria. 10. ALIMENTAÇÃO As despesas pagas de alimentação pela PC são de R$ 50,00 (cinquenta reais) por dia. Despesas com bebidas alcoólicas não serão ressarcidas pela PC. Despesa de alimentação com deslocamento inferior de 120 km não serão reembolsadas pela empresa, o mesmo deve utilizar o vale alimentação fornecido pela empresa. 11. PRAZOS PARA ENTREGA DA DOCUMENTAÇÃO E REEMBOLSO Os relatórios deverão ser enviados para central de viagem/financeiro. Comercial: Os espelhos do cartão de crédito são enviados até o dia 05 de cada mês; Os relatórios de despesas de dinheiro, cartão de crédito e KM, devem estar no financeiro até dia 10 e o reembolso será efetuado no dia 20, ou no próximo dia útil quando o dia 20 cair no final de semana ou feriado; Para os relatórios entregues do dia 11 em diante, o reembolso será efetuado no próximo mês; Caso uma das datas citadas acima seja feriado ou final de semana será realizado a ação no próximo dia útil. Só será reembolsado relatório de despesas de dinheiro e KM mediante a entrega do cartão de crédito. Outros departamentos: Os relatórios devem ser entregues a central de viagens até quarta-feira devidamente assinados, para reembolso na segunda feira da próxima semana. Caso seja entregue a partir de quinta feira será reembolsado obrigatoriamente na semana subsequente.

4 Página 4 de CARTÃO DE CRÉDITO CORPORATIVO A Central de Viagem somente poderá solicitar o Cartão Corporativo junto ao banco mediante recebimento de com a autorização do Diretor/Gestor da área solicitante. O Cartão somente poderá ser entregue ao colaborador caso o mesmo não tenha nenhuma pendências/adiantamento de viagem em aberto junto a Central de Viagem. Não é liberado adiantamento de viagem a colaboradores que tem Cartão Corporativo. Exceto para área de Marketing em caso de viagens para feiras e eventos. Colaborador que tem Cartão Corporativo recebe reembolso de despesas e Quilometragem todo dia 20 ou no próximo dia útil, quando dia cair no final de semana ou feriado. 13. ADIANTAMENTO DE VIAGEM O adiantamento de viagem somente será liberado se não houver pendências de acerto com a Central de Viagem, exceto em caso de viagens consecutivas. Para adiantamento de última hora, o responsável deve solicitar autorização para o gestor da área e encaminhando com motivo por não ter solicitado no prazo. o Para o adiantamento solicitado de última hora será liberado somente 50% do valor caso não haja disponibilidade de caixa. Não serão realizados novos adiantamentos para participantes com prestação de contas em aberto por mais de 07 dias úteis de retorno da viagem. O bloqueio é automático. Será descontado em folha de pagamento a prestação de conta em aberto por mais de 1 mês. A regra não se aplica para viagens consecutivas. Adiantamento é realizado exclusivamente para o colaborador, para os casos do custo da viagem ser de responsabilidade do cliente, é de inteira responsabilidade do colaborador receber do cliente e realizar o acerto com a PC. O adiantamento só é liberado para os colaboradores efetivados. Para aqueles que serão efetivados e precisam viajar por necessidade da empresa, o mesmo deverá preencher a RQ de reembolso e enviar para a PC para ter o ressarcimento. 14. ACERTO DE VIAGEM É de inteira responsabilidade do solicitante preencher o RQ.CDV.001 Relatório de Despesa de Viagem e/ou RQ.CDV.002 Relatório de Quilometragem. O prazo para acerto de viagem será de 5 (cinco) dias úteis, após este prazo será encaminhado para desconto em folha. Exceto para viagens consecutivas; Os relatórios para acerto de adiantamento de viagem deverão ser encaminhados aos cuidados da Central de Viagem via correio. Recibo para comprovação de despesas de viagem deverá ter validade contábil, somente serão aceitos documentos originais. Os gastos extras referentes às viagens autorizadas devem ser aprovados pelo Diretor da Área

5 Página 5 de 5 solicitante. No caso de relatório de despesas com vale e o mesmo esteja com alguma irregularidade, deve ser corrigido em tempo hábil (10 dias corridos), caso contrário o valor total será descontado do colaborador. Para relatório de despesas sem vale, só será reembolsado após as correções. ANEXOS Não se aplica