SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

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1 PROCEDIMENTO AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS Nº PE-ADM-001 Fl. 1/11 Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B C D E F G H J K 03/05/04 15/09/04 23/06/06 30/10/06 23/11/07 22/02/08 30/10/09 30/07/10 30/08/10 31/10/14 17/07/15 Emissão Inicial Revisado Anexo III Revisado Figura 1 e Itens 4, 5.1 e 5.3. Substituído COM por CPM na figura 1 Revisado Logotipo da Genpro Revisada a Razão Social da GENPRO Revisão geral do documento Revisado Item 3 Revisados Itens 7.2 e 8.4; Eliminados Anexos Revisados Itens 1, 3 e 4 Incluído item 9.6 ViM SRo AHK JMn AHK JMn JMn SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Propriedade e uso exclusivo da GENPRO Engenharia S.A. Nenhuma parte deste documento pode ser copiada, reproduzida ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio, sem autorização expressa desta empresa. FR-GDQ-001 Rev. C

2 SUMÁRIO Folha 1 ESCOPO 3 2 APLICABILIDADE 3 3 DOCUMENTOS A CONSULTAR 3 4 TERMOS E DEFINIÇÕES 3 5 RESPONSABILIDADE 4 6 TIPOS DE AQUISIÇÃO Materiais e Equipamentos Serviços 4 7 AQUISIÇÕES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS Aquisição de Bens e Recursos Administrativos Aquisição de Bens e Recursos de Tecnologia da Informação Aquisição de Software Especial 5 8 AQUISIÇÕES DE SERVIÇOS Aquisição de Serviços Administrativos Aquisição de Serviços de Tecnologia da Informação Aquisição de Serviços de Programas Especiais Aquisição de Serviços de Engenharia Aquisição de Serviços Outros 8 9 PROCESSO DE COMPRA Módulo de Compras do SCP Pedido de Fornecimento (PFM) Diligenciamento dos Pedidos de Fornecimento Recebimento da Compra de Bens e Recursos Medição e Aceite dos Serviços Pagamento da Compra Controle Patrimonial dos Bens Imobilizados DOCUMENTOS DO PROCESSO DE COMPRA 11 FR-GDQ-001 Rev. C 2 de 11

3 1 ESCOPO Este procedimento define os critérios para compras de materiais e serviços da GENPRO. 2 APLICABILIDADE Este procedimento deve ser aplicado para todas as aquisições de bens e serviços da GENPRO Engenharia. 3 DOCUMENTOS A CONSULTAR O PE-ADM-015 Plano de Contas, em sua revisão mais recente, é indispensável à aplicação deste procedimento. 4 TERMOS E DEFINIÇÕES Para os efeitos do presente procedimento, aplicam-se os seguintes termos e definições: Solicitante Colaborador da GENPRO que detecta a necessidade de uma aquisição de bem ou serviço e solicita o início do processo de compra. Requisitante Responsável designado da GENPRO que requisita a compra do Solicitante no SCP Sistema de Controle de Projetos. Diligenciamento de Compra Compreende todas as ações necessárias para permitir que o bem seja adquirido no prazo, de acordo com as especificações técnicas aplicáveis e dentro dos padrões de qualidade esperados. Compreende, também, todas as ações necessárias para atendimento ao contrato, incluindo medições, elaboração e aprovação dos BMSs (Boletins de Medição dos Serviços) e coleta da documentação contratual exigida. Responsável Comprador Colaborador da GENPRO responsável pela compra do bem ou serviço. Bens Imobilizados Referem-se aos bens que contabilmente são depreciados, de acordo com a categoria do bem: em 5 anos, quando se tratar de recursos associados à tecnologia da informação (computadores, fontes, roteadores, telefones, projetores, etc.), e em 10 anos, para os demais bens que farão parte do ativo imobilizado da empresa (mesas, cadeiras, armários, etc.). FR-GDQ-001 Rev. C 3 de 11

4 5 RESPONSABILIDADE É responsabilidade da Diretoria Administrativa e Financeira (DIRAF) implementar este procedimento e assegurar o seu cumprimento. 6 TIPOS DE AQUISIÇÃO As aquisições da GENPRO se dividem em dois grupos: o de compra de Materiais e Equipamentos e o de compra de Serviços. 6.1 Materiais e Equipamentos Este grupo de aquisição abrange todas as compras de bens ou recursos para a GENPRO que não seja de prestação de serviço. Os bens ou recursos a serem adquiridos podem ser: a) Materiais e Equipamentos Padrão: referem-se aos bens ou recursos usualmente utilizados na empresa e que por este motivo estão vinculados a uma lista de produtos pré-aprovada pela empresa, e b) Materiais e Equipamentos Avulsos: referem-se aos bens ou recursos não utilizados usualmente na empresa e que por este motivo não estão vinculados a uma lista de produtos. 6.2 Serviços Este grupo de aquisição abrange todas as contratações de prestação de serviço à GENPRO. 7 AQUISIÇÕES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS As aquisições de materiais e equipamentos são divididas em categorias, como segue. 1) Aquisição de Bens e Recursos Administrativos. 2) Aquisição de Bens e Recursos de Tecnologia da Informação. 3) Aquisição de Softwares Especiais. 7.1 Aquisição de Bens e Recursos Administrativos Detectada a necessidade de aquisição de bens ou recursos administrativos, o Solicitante aciona a Gerência Administrativa (GEACO), que requisitará ao Setor de Compras (SECOM) que este inicie o processo de compra no SCP Sistema de Controle de Projetos. É responsabilidade da GEACO analisar e controlar todas as aquisições de bens e recursos administrativos, tais como materiais e equipamentos de escritório, papelaria, EPIs, uniformes, normas, livros, mobiliário, artigos de copa, higiene e limpeza, etc. FR-GDQ-001 Rev. C 4 de 11

5 Solicitante: colaborador GENPRO; Requisitante: GEACO; Responsável Comprador: SECOM; Diligenciamento da Compra: SECOM; Supervisão Técnica: GEACO ou Solicitante; Fornecedor: através de concorrência técnica e comercial a GEACO determina e Recebimento do Produto: GEACO. 7.2 Aquisição de Bens e Recursos de Tecnologia da Informação Detectada a necessidade de aquisição de bens ou recursos de Tecnologia da Informação, o Solicitante aciona o Setor de Tecnologia da Informação (SEINF) para que este inicie o processo de compra no SCP Sistema de Controle de Projetos. É responsabilidade do SEINF analisar e controlar todas as aquisições de bens e recursos de Tecnologia da Informação, tais como software de uso geral (sistemas operacionais, compactadores, antivírus, Microsoft Office, firewall, etc.), hardware (servidores, roteadores, computadores, no-breaks, teclados, mouse, monitores, cabos, etc.), equipamentos de mídia e telefonia e outros equipamentos de informática. Neste caso temos: Solicitante: colaborador GENPRO; Requisitante: SEINF; Responsável Comprador: SEINF; Diligenciamento da Compra: SEINF; Supervisão Técnica: SEINF; Fornecedor: através de concorrência técnica e comercial o SEINF determina e Recebimento do Produto: SEINF. 7.3 Aquisição de Software Especial Detectada a necessidade de aquisição de bens ou recursos de Software Especial, o Solicitante aciona o Setor de Sistemas (SESIS) que, após análise, aciona a GEACO para que esta inicie o processo de compra no SCP Sistema de Controle de Projetos. É responsabilidade do SESIS analisar e controlar todas as aquisições de software de aplicação específica em engenharia (modelagem 3D, cálculos de engenharia, geração automática de desenhos e diagramas a partir de dados de entrada, etc.) que são denominados programas especiais. FR-GDQ-001 Rev. C 5 de 11

6 Solicitante: DIROP, GEREN ou DIRCO; Requisitante: GEACO; Responsável Comprador: GEACO; Supervisão Técnica: SESIS; Fornecedor: através de concorrência técnica e comercial o SESIS determina e Recebimento do Produto: SESIS. 8 AQUISIÇÕES DE SERVIÇOS As aquisições de serviços são divididas em categorias, como segue. 1) Aquisição de Serviços Administrativos. 2) Aquisição de Serviços de Tecnologia da Informação. 3) Aquisição de Serviços de Programas Especiais. 4) Aquisição de Serviços de Engenharia. 5) Aquisição de Outros Serviços. 8.1 Aquisição de Serviços Administrativos Detectada a necessidade de aquisição de serviços administrativos, o Solicitante aciona a GEACO que requisitará junto ao SECOM para que inicie o processo de compra no SCP Sistema de Controle de Projetos. É responsabilidade do SECOM analisar, gerenciar e controlar todas as contratações de serviços administrativos, tais como serviços de correio, abastecimento e locação de veículos, manutenção, reformas, transferências, mudanças, consertos, eventos, representações, limpeza, serviços gráficos, etc. Solicitante: colaborador GENPRO; Requisitante: GEACO; Responsável Comprador: SECOM; Supervisão Técnica: GEACO ou Solicitante; Fornecedor: através de concorrência técnica e comercial a GEACO determina e Diligenciamento do Serviço: Solicitante. 8.2 Aquisição de Serviços de Tecnologia da Informação Detectada a necessidade de aquisição de serviço de tecnologia da informação, o Solicitante aciona o SEINF para que este inicie o processo de compra no SCP Sistema de Controle de Projetos. FR-GDQ-001 Rev. C 6 de 11

7 É responsabilidade do SEINF analisar, gerenciar e controlar todas as aquisições de serviços de tecnologia da informação, tais como serviços de telefonia, internet, manutenção, consultoria, etc. Solicitante: colaborador GENPRO; Requisitante: SEINF; Responsável Comprador: SEINF; Supervisão Técnica: SEINF; Fornecedor: através de concorrência técnica e comercial o SEINF determina e Diligenciamento do Serviço: SEINF. 8.3 Aquisição de Serviços de Programas Especiais Detectada a necessidade de aquisição de serviço de programas especiais, o SESIS, após análise, aciona a GEACO para que esta faça a requisição do serviço e inicie o processo de compra no SCP Sistema de Controle de Projetos. É responsabilidade do SESIS analisar, gerenciar e controlar todas as aquisições de serviços de software de aplicação específica em engenharia (modelagem 3D, cálculos de engenharia, geração automática de desenhos e diagramas a partir de dados de entrada, etc.) que são denominados programas especiais. Solicitante: SESIS; Requisitante: SECOM; Responsável Comprador: SECOM; Supervisão Técnica: SESIS; Fornecedor: através de concorrência técnica e comercial o SESIS determina e Diligenciamento do Serviço: SESIS. 8.4 Aquisição de Serviços de Engenharia Detectada a necessidade de aquisição de serviços de engenharia, a GEREN, aciona a Administração de Contratos (ADCOT) para que esta faça a requisição do serviço e inicie o processo de compra no SCP Sistema de Controle de Projetos. É responsabilidade da ADCOT analisar, gerenciar e controlar todas as aquisições de serviços e as subcontratações de empresas de engenharia e tecnologia, para a realização de serviços tais como serviços de geotecnia e de topografia, serviços de engenharia de segurança, civil, elétrica, mecânica, naval e nuclear, serviços de arquitetura, etc. FR-GDQ-001 Rev. C 7 de 11

8 a) Quando o solicitante for o GEREN, temos: Solicitante: GEREN; Requisitante: ADCOT; Responsável Comprador: ADCOT; Supervisão Técnica: GEREN; Fornecedor: através de concorrência técnica e comercial a ADCOT junto com a GEREN determina e Diligenciamento do Serviço: GEREN. b) Quando o solicitante for a GECOT, temos: Solicitante: GECOT; Requisitante: ADCOT; Responsável Comprador: ADCOT; Supervisão Técnica: GECOT; Fornecedor: através de concorrência técnica e comercial o ADCOT junto com a GECOT determina e Diligenciamento do Serviço: GECOT. 8.5 Aquisição de Serviços Outros Detectada a necessidade de aquisição de outros serviços não mencionados anteriormente, o Solicitante aciona o SECOM para que este faça a requisição do serviço e inicie o processo de compra no SCP Sistema de Controle de Projetos. É responsabilidade do SECOM fazer a requisição de todas as contratações de serviços denominadas de Serviços Outros, incluindo: assistência médica e planos de saúde; segurança, meio ambiente e saúde; advogados e consultoria de contratos; seguros, fiança ou garantia bancária; locação de Imóveis e locação de veículos; cursos, palestras e treinamentos; desenvolvimento de software; outros. Solicitante: colaborador da GENPRO; Requisitante: SECOM; Responsável Comprador: SECOM; FR-GDQ-001 Rev. C 8 de 11

9 Supervisão Técnica: Solicitante; PE-ADM-001 Fornecedor: através de concorrência técnica e comercial o SECOM junto com o Solicitante determina e Diligenciamento do Serviço: Solicitante. 9 PROCESSO DE COMPRA 9.1 Módulo de Compras do SCP O Solicitante aciona o Requisitante para dar início ao processo de compra no SCP Sistema de Controle de Projetos que, conforme procedimento estabelecido no Módulo de Compras do Manual do SCP, segue as seguintes etapas: a) o Requisitante prepara a Solicitação de Compra (SCM) e envia para aprovação; b) aprovada a SCM, o Responsável Comprador efetua a compra e prepara o Pedido de Fornecimento (PFM); c) o PFM é enviado para o cadastro da compra na Gerência Financeira (GEFIN) e para o Recebimento do Produto, no caso de bens e recursos, ou diligenciamento do serviço, no caso de serviços. 9.2 Pedido de Fornecimento (PFM) Após a realização da tomada de preços e escolha do fornecedor, o responsável pela aquisição deve emitir o PFM para o recebimento do bem ou para dar início ao serviço adquirido. Antes do início dos serviços o contrato entre as partes deve estar assinado. Com o PFM o Responsável pelo Diligenciamento do Serviço mede o andamento dos trabalhos conforme o contrato, solicitando ao Requisitante que emita um PFM parcial, vinculado ao principal, conforme BMS. 9.3 Diligenciamento dos Pedidos de Fornecimento O responsável pela aquisição deve fazer um acompanhamento dos PFMs pendentes e, quando necessário, contatar o fornecedor para esclarecimentos e agilização do processo de compra. 9.4 Recebimento da Compra de Bens e Recursos O responsável pelo recebimento dos materiais entregues pelos fornecedores efetua rigorosa conferência, verificando as especificações constantes do PFM. Após atestar a conformidade entre os materiais, nota fiscal e o PFM, o responsável pelo recebimento do produto deve registrar o recebimento, enviar o PFM com a nota fiscal à GEFIN para pagamento, e providenciar a guarda do material. Qualquer irregularidade entre o material recebido e PFM deve ser imediatamente comunicada ao responsável comprador e este ao fornecedor. FR-GDQ-001 Rev. C 9 de 11

10 Caso haja não conformidade total entre o PFM e o material entregue, o mesmo será imediatamente devolvido juntamente com a nota fiscal correspondente. O PFM permanecerá em aberto até que o fornecedor providencie o material correto. Caso haja não conformidade parcial entre o PFM e o material entregue, os itens conformes podem ser recebidos e a não conformidade anotada no campo de observação do PFM. Os itens não conformes devem ser devolvidos ao fornecedor para as correções devidas. O PFM permanecerá em aberto para os itens pendentes e deve ser feita uma observação no canhoto da nota fiscal. 9.5 Medição e Aceite dos Serviços O responsável pelo diligenciamento do serviço deve fazer a medição, encerrar o PFM e enviar o BMS junto com a Nota Fiscal correspondente para a GEFIN proceder ao pagamento. 9.6 Pagamento da Compra A GEFIN efetua o pagamento após o recebimento do PFM enviado pelo responsável pela compra devidamente aprovado e liberado para pagamento. O responsável pela compra deve enviar o Boleto para pagamento ou fornecer a conta corrente do vendedor, no caso de depósito bancário, para que a GEFIN possa fazer o pagamento da compra. Para efetuar o pagamento a GEFIN deve: 1. consultar a Nota Fiscal para calcular as retenções de imposto; 2. conferir o PFM e fazer o lançamento na contabilidade e no caixa da GENPRO; 3. dar baixa do PFM no SCP; 4. elaborar e enviar arquivo de pagamento para agendamento no Banco; 5. verificar e aprovar o agendamento de pagamento que foi cadastrado pelo Banco. Considerando que o arquivo de pagamento para agendamento será disponibilizado pelo Banco para verificação e aprovação apenas um dia após o seu envio, a GEFIN necessita receber a documentação para pagamento (PFM, Boleto, etc.) no mínimo com 3 dias úteis antes da data do seu vencimento. Preferencialmente o PFM com o Boleto ou a indicação da conta corrente para depósito deve chegar ao GEFIN pelo menos 10 dias antes da data do vencimento de pagamento. A aprovação e a liberação do PFM são feitas pelo responsável pela compra, através do envio de um ao GEFIN com o número do PFM. Nesta ocasião, o responsável pela compra já deverá ter anexado o Boleto e a Nota Fiscal ao PFM, no SCP. Não existe necessidade de enviar cópia em papel destes documentos ao GEFIN. 9.7 Controle Patrimonial dos Bens Imobilizados No caso da aquisição de Bens Imobilizados, a GEACO, antes da guarda do bem, deve cadastrar e colocar a etiqueta de Controle Patrimonial na aquisição. FR-GDQ-001 Rev. C 10 de 11

11 10 DOCUMENTOS DO PROCESSO DE COMPRA Durante o processo de compra, todos os envolvidos devem anexar os arquivos pertinentes no SCP. FR-GDQ-001 Rev. C 11 de 11