Regulamento para Oferta de Curso Fechado - CENEX/BU

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1 Regulamento para Oferta de Curso Fechado - CENEX/BU A DIRETORIA DA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA, no uso de suas atribuições estatutárias estabelece os procedimentos operacionais referentes à oferta de curso fechado. Art. 1º Para demanda de curso de iniciação/treinamento/atualização a empresa/instituição solicitante deverá preencher todos os itens do formulário de solicitação de curso e enviá-lo para o Centro de Extensão CENEX/BU - e aguardar parecer. (Formulário disponível no site Art. 2º Após o recebimento da demanda o CENEX/BU marcará reunião com a Diretoria da Biblioteca Universitária BU - para avaliar a solicitação do curso e a escolha do responsável em coordenar e ministrar o curso. Art. 3º Caberá ao Diretor da Biblioteca Universitária assinar o Termo de aprovação de ações de extensão pela congregação ou órgão de deliberação superior da unidade. Art. 4º O CENEX/BU entrará em contato com profissional indicado para confirmar sua participação. Art. 5º Após confirmação o coordenador deverá preencher todos os itens do Formulário de proposta de curso e enviar para o CENEX/BU juntamente com o projeto do mesmo. (Formulário disponível no site Art. 6º O coordenador do curso deverá fazer a juntada dos documentos para a Fundação de apoio responsável pela gestão financeira do curso, nesse caso a Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa - FUNDEP. Os documentos a serem preenchidos são:

2 I. Ficha de gestão: deve ser preenchida e assinada pelo Diretor da BU e pelo coordenador do curso; (Ficha disponível no site II. Protocolo de oferta de curso: deve ser preenchido e assinado pelo coordenador do curso; (Protocolo disponível no site III.Registro SIEX Sistema de Extensão: o curso deve ser registrado no SIEX. O registro deve ser impresso e anexado juntamente com os demais documentos; (Procedimento para preenchimento disponível no site IV. Formulário da Resolução 01/2011: deve ser preenchido em conformidade com o Ofício Circular GR nº 19/2012. Especificar os membros que compõem a equipe executora do curso, com o respectivo valor de bolsa a ser recebido. O formulário deverá ser preenchido de acordo com a orientação da FUNDEP e conter no campo 1 os membros que irão exercer função científica no curso, as atribuições que os mesmos irão realizar devem ser informadas em documento a parte. Os membros que irão exercer função sem qualificação científica, dentre eles servidores técnicos administrativos, Celetistas e autônomos devem ser informados no campo 3. Formulário disponível no site V. Orçamento: deve ser preenchido na planilha que compõe o Formulário de Proposta do Curso. Ressaltam-se os seguintes aspectos: a) Fazer um orçamento mínimo para viabilização do curso e um orçamento máximo; b) Fazer planilha dos materiais que serão necessários para realização do curso, sendo indicado a relação dos fornecedores, o orçamento deve ser realizado em papel timbrado da empresa fornecedora;

3 c) Todos esses dados deverão ser lançados no portal da FUNDEP, após a obtenção do valor mínimo para viabilidade do curso. O orçamento em papel timbrado deve ser anexado em PDF no campo específico referente às despesas, deve-se informar ainda o local, a data e o responsável pelo recebimento das mercadorias. IMPORTANTE: ¹ O prazo para cotação e compra dos materiais pelo setor da Fundep é de 7 dia úteis. ² As notas fiscais entregues ao responsável pelo recebimento das mercadorias, devem ser enviadas para a Fundep para pagamento dos fornecedores. Após a conferência de toda mercadoria recebida deve-se informar no verso da nota o número de registro do projeto na FUNDEP, a data de recebimento e assinatura de quem recebeu. A coordenação deverá entregar a cópia das notas fiscais juntamente com relatório final para o Cenex para fins de prestação de contas. Art. 7º Após a juntada de documentos o coordenador deverá marcar reunião com o setor da Fundep responsável pela avaliação de Propostas. Art. 8º O coordenador deverá solicitar a Fundação de apoio, que informe a Empresa/ Instituição solicitante o pagamento inicial de 40% referente ao valor do curso, para que os procedimentos operacionais possam ser iniciados com o objetivo de assegurar o cumprimento do cronograma. Art. 9º O coordenador deve deixar uma cópia do documento da ficha de gestão, do formulário da Resolução nº 01/2011, dos contratos firmados com os membros da equipe executora do curso e da planilha de orçamento no CENEX/BU para fins de controle, arquivamento e prestação de contas. Art. 10 Caberá ao coordenador entregar para os alunos o formulário de avaliação do curso. Após a avaliação os formulários devem ser entregues

4 para o CENEX/BU. No caso de curso a distância os formulários devem ser enviados eletronicamente. (Form ulário disponível no site Art. 11 O coordenador é o responsável em lançar no portal da FUNDEP o nome dos membros da equipe executora que irão receber as bolsas. Ressalta-se que a fatura de pagamento de pessoal da FUNDEP tem um prazo para fechamento, nesse caso o coordenador deve se informar com o Analista responsável pelo curso. Para efetivação do recebimento das bolsas o Coordenador deve imprimir o contrato referente a cada membro no portal da FUNDEP, colher assinatura e enviar documento físico para a mesma. Art. 12 Critérios para emissão de certificados no CENEX/BU: I. Para cada certificado emitido no CENEX/BU é deduzido a taxa de R$ 8,00 reais. O montante total deve ser informado na planilha de orçamento; II. Para certificação de cursos a distância o coordenador deverá avaliar se os mesmos serão postados para os alunos. Caso sim, contemplar essa despesa no orçamento e acrescentar a AR Aviso de recebimento; III.Para a emissão de certificado caberá ao coordenador lançar a despesa referente a essa rubrica no portal da FUNDEP e solicitar a transferência do valor montante dos certificados para a conta única da BU. Enviar a confirmação da transferência para o do CENEX/BU; (cenex@bu.ufmg.br) IV. Nos cursos presenciais, os certificados serão emitidos no final do curso. O coordenador deverá entregar a lista de presença diariamente no CENEX/BU, para que gradualmente possa ser realizado o procedimento para certificação; V. No caso de contratempos os certificados poderão ser emitidos pelo CENEX/BU até no prazo de 45 dias após o recebimento da relação dos concluintes e/ou participantes do curso de extensão, bem como

5 todas as informações que constarão no certificado entregue pelo coordenador após o término do curso; VI. A emissão de certificados para os membros da equipe executora deve ser solicitada pelo coordenador do curso, para tanto se faz necessário informar a função exercida por cada membro; VII.Os certificados serão entregues mediante assinatura de recebimento. Art. 13 Infraestrutura: I. Sendo o espaço utilizado localizado nas dependências do Prédio da Biblioteca Central, caberá ao Setor de Apoio Operacional após comunicado do CENEX/BU, reservar o espaço, verificar a quantidade de assentos e os demais equipamentos solicitados (data show/computadores), como ainda providenciar jarras com água, garrafas de café e copos descartáveis; II. Caberá ao Coordenador do curso enviar para o CENEX/BU a lista de alunos matriculados para que a portaria do prédio possa fazer o controle da entrada dos mesmos; III.Solicitação de uso da copa deverá ser realizada com antecedência, para que o Setor de Apoio Operacional possa tomar todas as providências; IV. A limpeza do local e dos banheiros deve ser solicitada com antecedência para o Chefe do Setor de Apoio Operacional. No caso do curso se estender no final de semana e feriado o custeio pela limpeza é de responsabilidade da coordenação; V. Caberá ao Setor de Automação providenciar acesso à internet nos computadores e verificar funcionamento do data show; VI. Reservar espaço em dependências de outras unidades da UFMG: o Setor de Apoio Operacional fará contato com a Secretaria da Diretoria da respectiva unidade, para a reserva do espaço e do

6 aparato de infraestrutura física e computacional necessário. Deve-se ainda solicitar a permissão de uso dos equipamentos caso estiverem disponíveis, não havendo os mesmos deverão ser providenciados pelo Setor de Apoio Operacional da BU. O Diretor da BU poderá solicitar a equipe de automação da BU, para que faça a verificação do funcionamento dos computadores e data show. A operação dos demais equipamentos deverá ser realizada pelo responsável indicado pela coordenação. A equipe de automação deverá apresentar autorização para o chefe do Setor de Apoio Operacional da unidade em que se realizará o curso para seguir com os procedimentos operacionais; VII. O Setor de Apoio Operacional da BU deverá emitir autorização para os responsáveis pelos procedimentos operacionais de automação em outra unidade; VIII. O uso adequado e a preservação de todo patrimônio utilizado é de responsabilidade do coordenador e da equipe executora do curso. Art. 14 Caberá ao coordenador entregar o Relatório final do curso para o CENEX/BU, em formulário próprio, lançar as informações dos resultados no registro do SIEX e se o curso não for ocorrer novamente deve-se concluí-lo no sistema, no prazo de até 15 dias corridos após o término da atividade. (formulário disponível no site Art. 15 Os casos omissos deste Regulamento serão resolvidos pela Coordenação Geral do CENEX/BU e, por decisão desta, pela Diretoria da Biblioteca Universitária. Art. 16 Este Regulamento entrará em vigor após sua aprovação pela Diretoria da Biblioteca Universitária. Belo horizonte, 16 de outubro de 2014.

7 Wellington Marçal de Carvalho Diretor da Biblioteca Universitária Anália das Graças Gandini Pontelo Vice-diretora da Biblioteca Universitária